加强企业内部控制管理提高采购管理水平

1加强企业内部控制的采购管理水平采购与付款业务是企业经营管理活动的首要环节，直接影响企业的最终利润，内部控制管理作为企业自律和自我约束的一种有效管理手段,目前已广泛应用在企业管理工作中,并发挥着越来越重要的作用。本文在采购业务的控制环节，建立和加强企业制度、程序等内部控制管理工作,提高物资采购工作的管理水平。提出针对采购环节的具体内部控制措施，以便优化会计组织结构，防止违法行为的发生，提高会计工作效率和质量，保证会计信息的真实性和可靠性。一、采购业务的控制管理环节（一）企业内部控制制度管理体系是企业内部为了有效地进行经营管理而制定的一系列相互联系、相互制约、相互监督的制度、措施和方法的总称。企业物资计划系统在企业中的应用，一方面可对企业内部供应链上的所有环节如订单、采购、库存、计划、生产制造等有效地进行管理，但另一方面也给企业内部控制体系带来了新的挑战。采购业务从整体经营的角度看，最初的采购流程运行的成功与否将直接影响到企业生产、销售最终产品的定价情况和整个供应链的最终获利情况。也就是说，企业采购流程的“龙头”作用不可轻视。采购与付款业务是企业经营活动的首要环节，采购成本的高低将直接影响的企业最终的利润，同时，与采购业务相关的应付账款或预付账款的管理对企业来说也是很重要的。因此，本文探讨在物资采购2情况下如何加强采购系统的管理控制，使企业建立完善的采购业务内部控制制度，确保采购事项的真实性、合理性、合法性，及时准确地提供采购业务的会计信息，从事前、事中、事后各个层面实施手段各异的控制措施。比如事前的预算控制、职务分离，事中的授权控制、集体决策、在线监督，事后的内部审计等。保证采购付款业务循环有效运转，以确保企业会计信息系统能够正常、安全地运行。（二）采购业务的控制点，实际包括采购管理和应付账款两方面，而且是企业中比较繁杂的业务。在采购系统中保证物流和资金流两条线相互联系，正确形成与供应商的往来账，同时，根据目前企业经营的要求，事前做好采购计划和需要资金的预测，同时完成采购活动的事中管理、事后核算。根据不同企业因管理模式不同在业务流程上会有一定区别的，下面谈谈比较常规的一种业务处理模式。有以下几个主要的业务环节和控制点：1、审批。采购是企业经营的首要环节，控制材料采购成本对一个企业经营业绩至关重要。因企业材料成本占生产成本的比例很大，所以降低材料采购成本可以增加企业的经营利润。完善的审批程序是企业控制采购成本的重要一环。物资采购的审批有两个目的：一是根据年度计划对请购业务审核，二是明确请购和采购业务的相关责任。通过不同部门和人员之间相互审核及制约，避免某个人控制一项采购交易的各个环节，避免出现舞弊行为。不同部门和级别审批的目的不同，例如请购部门负责人审批的目的是审核请购商品的品种、数量满足经营活动的需要；财务3部门负责人审批的目的是控制请购商品采购成本；采购部门负责人审批的目的是防止重复采购和控制采购成本。2、采购员。采购人员必须在授权范围内签订采购合同，其次企业必须按要求设定涉及采购流程的人员每一系统的操作权限，例如，对供应商信息的录入必须得到对数据库的操作授权。3、供应商。公司要对供应商建立完善的档案，及时、准确的掌握各供应商的信誉、资金等情况，选择供应商的过程要公开、公平、公正，其中在保证质量情况下价格是选择供应商的重要因素。避免询价人员直接选择供应商出现舞弊行为，了解供应商的品质和信誉管理制度及生产能力，确保采购业务及生产销售环节的顺利运行。4、物资验收入库环节。采购物资到货后,物资管理部门应组织采购、质检、仓储等部门对到货物资进行检验清点,质检部门出具检验报告,仓储部门依据检验合格的报告办理入库手续,编制入库单,登记库存明细帐。这一环节的管理控制重点是检查物资入库验收资料是否齐全,验收入库是否符合不相容要求,库存明细账登记是否及时。5、付款结算。付款业务是采购业务不可分割的组成部分，主要是在采购业务基础上，将企业资金支付给采购商品的供应商。付款涉及资金整体使用，因此是企业财务会计控制的重点。付款业务的控制主要包括应付账款业务控制和资金支付控制。二、完善采购内部控制主要方法（一）加强预算管理4预算是对采购执行的制衡保障，所以要加强预算管理工作，明确预算控制部门的权责，最重要的要是加强全面预算的分析工作。（二）强化职责分离原则（三）采购业务规则与执行要分离进一步加强公司对采购业务各项制度、流程等的控制和监督管理，通过规则来约束执行者的行为，能够最大程度保证企业采购利益的最大化。（四）强化采购信息公开化信息公开化就是非常有力的一种约束机制。借助信息收集、分析，以实现内部信息公开，形成监督机制。要实现信息共享，应设立信息统计单位或岗位责任制，并制定信息批露格式、周期、方法等。（五）强化民主决策机制，形成事中制约强化民主决策，即强化了专业决策，避免走弯路。（六）建立采购价格的商情监控机制设立专项的采购价格小组，该小组主要负责市场情况调研与监控，掌握外部市场的价格行情，并定期编制市场价格行情报告、价格对比分析报告等，形成制约的管理程序。（七）通过内部审计监督，强化采购的深度与执行（八）完善关键岗位定期轮岗制度（九）完善投标人回访制度在招投标过程中，为保证采购信息的真实性，企业需要建立完善投标人回访制度。5建立完善的物资采购内部控制管理制度,既是满足提高采购管理水平的需要,也是完善现代企业制度的需要,同时更是全面提升企业经营管理水平的需要;建立完善的内部控制制度体系,通过内部控制管理制度来规范和管理采购程序和标准,并开展定期的评价和维护,必将为采购管理水平的提高、确保资金的安全完整、有效抵御和控制经营风险、实现经营管理目标等几个方面提供有力的保障。强化内部控制管理制度的建立是进一步强化公司内部经营管理、全面提升管理水平的客观要求;建立完善的内部控制制度,能够使企业的经营活动全过程均处于受控状态,确保采购业务工作有章可循,有法可依,促进采购工作的规范运转。三、采购内部控制管理的具体措施（一）对采购与付款业务要建立严格的授权审批制度。采购付款必须明确授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，对经办人办理采购与付款业务规定工作职责范围和相关要求。对不同种类的物资请购，要建立完善的责任授权体系。部门请购物资需求由部门负责人负责；特殊请购物资计划，由公司综合计划部等相关部门综合研究决定，大型物资的支出还要请示高层领导审批。（二）采购审批的内部控制管理。企业的各部门都要遵循采购申请业务制度化，要明确不同类型、不同级别的请购业务审批流程，确保采购申请业务按规定的审批程序审批。对于采购申请、采购订单等，必须按照流程的规定对不同的部门规定不同的审核人。报单必须按规定进行，严格执行审核制度，以保障账务处理及时性、准确性。6（三）采购成本控制1、进货成本。采购部门首先应对每一份请购单进行审查，其请购数量是否在采购控制限额范围之内，其次是检查使用物品或获得劳务的部门负责人是否已在采购单上签字确认。对于大型物资采购要做所采购的数量对成本影响的分析。内部会计控制制度必须对这些成本分析做出规定，并规定专人对成本分析进行监督。将各种请购项目进行有效的分类，然后利用经济批量法测算出成本；对于零星常用的请购，要适当采购批量的成本分析控制允许可参照资金预算的情况下执行。因采购量越多，价格就相对越低，由于资金周转率、仓库储存的成本等都会直接影响采购成本，所以要根据资金周转率、储存成本物料需求计划等综合计算出最经济的采购量。因此必须事先确定好采购量。使存货总成本最低的订购量被称为经济订购量。2、到货成本。企业控制到货成本不允许超过订单或合同成本。采购业务对企业盈利能力和财务流动性有很大影响。采购作业和存货管理有密切的关系，企业采购作业的成本在很大程度上取决于存货管理的质量。科学的存货管理在保证正常生产的基础上，能降低采购作业的成本。3、储存成本。当企业有大量存货时就会有场地租金、保险费等与储存有关的费用，影响资金周转，为了降低储存成本，企业要尽量减少库存量，理想的状况为零库存，或者实施及时采购的方法。例如减少供应商数目；选择信誉好的供应商，可以降低检验和质量成本。（四）财务付款控制7此项业务属于应付账款范畴，但是实际真正的原因在采购系统。财务控制付款应通过几种办法来控制：（1）会计人员在办理付款业务时，应对购货发票、结算凭证、订购单、验收单以及入库单等相关资料的真实性、准确性、完整性、一致性、合法性进行严格审核。对有疑问的款项拒绝支付，要求相关人员补齐资料后，方可支付款项。（2）会计人员要及时记录已经完成付款程序的采购业务，并对往来款项账户要严格管理。（3）企业设立请款控制，由财务人员对部门预算和付款要求核实后给予批准；会计人员依据付款单制单，为了确保业务的准确，可以建立企业与银行间、企业与供应商间的对账机制。财务及相关人员要具有实时控制的思想，对各项业务的关键控制点的控制方法应事前预防、事中控制、事后检查，严格的内部内控制度会优化会计组织结构及会计分工，有利于防止违法行为的发生，提高会计工作效率和质量，促进会计工作职能的转变，提高会计人员的工作水平，有利于企业经济效益的增加，严格的内部控制制度是计算机环境下会计信息真实可靠的保证。建立完善的采购业务内部控制制度，可以保证采购付款业务循环有效运行，保证采购作业的合法性、真实性、合理性，确保会计信息系统的正常运行。四、有效执行内部控制管理制度,提高采购管理水平。企业在建立了完善的内部控制管理制度和严密合理的采购程序的基础上,是否能够有效执行就是关键。一是可以通过拓宽监督管理8渠道,来保证内部控制管理工作的实施,企业内部控制监督管理部门要切实发挥监督的职能作用,对采购业务要由事后监督向事前、事中的监督进行转变,督促和约束采购部门的工作质量,促进内部控制管理的有效运行。对工作责任心不强、敷衍了事，导致造成损失后果的人员进行责任追究,予以通报、警告处分或给予必要的经济处罚来加强各级管理人员的内部控制管理意识,以此来提升管理人员的业务水平和对内部控制管理制度的履行意识。严格的内控管理必然会优化会计组织结构，有助于防止违法行为的发生，提高会计工作效率和质量，推动会计理论和会计技术的进步，是大幅度增加企业经济效益的可靠保证。建立完善的采购业务内部控制制度，可以保证采购付款业务循环有效运行，确保采购事项的真实性、合理性、合法性，防止欺诈和舞弊行为，保证会计信息系统正常、有效运行。综上所述，通过加强内部控制管理，来提高采购管理水平，是企业改革与发展的要求，是企业提升综合市场竞争能力的要求，需要我们在工作实践中科学运用，不断完善和提升。