XX建筑工程有限公司行政公文处理办法

行政公文处理办法1目的为使公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和质量，制定本办法。2范围本办法适用于公司所属机关部室及基层单位。3引用文件《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）4管理内容4.1总则4.1.1行政公文是公司在生产经营管理过程中所形成的具有规范体式的文书；是公司传达党和国家方针政策、请示和答复问题、指导工作、报告情况的重要工具。4.1.2在公文处理工作中，应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。4.2管理机构4.2.1综合部是公司行政公文处理工作的管理部门，主管本公司并负责指导基层单位的公文处理工作；综合部以外的部室及经办公文的人员，应当按照本办法规定和综合部的要求办理公文。4.2.2综合部设专职文秘人员，负责对公文统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。4.3公文种类4.3.1各单位、各部室行文，应当根据隶属关系和职权范围、发文目的、公文内容、行文关系等正确选用公文种类。4.3.2本公司执行国家规定的行政机关的公文十三大种类：命令（令）、决定（决议）、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。4.4公文格式4.4.1公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关名称、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。4.4.1.1发文机关名称应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。4.4.1.2秘密的公文应当在首页上方标明密级和保密期限，其中，“绝密”、机密“级公文还应当标明份数、序号。4.4.1.3紧急公文应当在首页上方根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。4.4.1.4发文字号应当包括单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。4.4.1.5行文应当有签发人、会签人审批与审核的签名。4.4.1.6公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。4.4.1.7公文中应当使用全称或者规范化简称、统称。4.4.1.8公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。4.4.1.9公文除会议纪要和会议通知外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。4.4.1.10成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准；会议通过的事项，以通过日期为准。4.4.1.11公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。4.4.1.12公文应当标注主题词。上行文按照上级主管部门的要求标注主题词。4.4.1.13抄送机关指除主送机关外需要知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。4.4.1.14文字从左至右横写、横排。4.4.2公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。4.4.3公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。4.5行文规则4.5.1向下级机关的行文一般不要抄报上级机关。重要行文需要抄报的，由起草人提出，核稿人、签发人审定。4.5.2一般不得越级请示和报告。除领导个人指定索要的公文外，不得直接送领导个人。4.5.3请示和报告必须严格分开，不得在报告中夹带请求指示或批准的事项。4.5.4“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。4.5.5受双重领导机关的上报公文，应根据内容写明主送机关和抄报机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文时，应同时抄送另一上级机关。4.6发文办理4.6.1发文办理指以本公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、编号、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。4.6.2草拟公文应当做到：4.6.2.1符合国家的法律、法规及其他有关规定。4.6.2.2情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，语句通顺，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。4.6.2.3公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送机关的行文关系确定。4.6.2.4人名、地名、数字、引文准确。4.6.2.5应当使用国家法定计量单位。4.6.2.6结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”第四层为“（1）”。4.6.2.7文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。4.6.2.8符合集团公司公文处理办法的规定。4.6.3拟制的公文涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理由和意见，报请主管副总经理协调处理或报请总经理裁定。4.6.4公文送公司领导签发前，应当由综合部进行审核。审核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合本办法的规定等。4.6.5以本公司名义制发的上行文，由公司总经理签发；以本公司名义制发的下行文或平行文，由主管副总经理或总经理签发。4.6.6公文正式印制前，应当进行认真校对；印出之后，再次核对无误，方可发出。公文发出后，如发现错误，应当及时更正。4.6.7草拟、修改、审批和签发公文，应当使用钢笔、签字笔和毛笔，如果用笔不符合规定和字迹潦草的公文，综合部有权退回。4.7收文办理4.7.1收文办理指对收到的公文的办理过程，包括传递、签收、登记、拟办、分发、传阅、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。4.7.2收到上级机关下发或交办的公文，统一交综合部登记，报送公司领导批示后，转交有关部室办理。4.7.3承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时将公文退回综合部，并说明理由。4.7.4公文办理过程中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请主管副总经理协调处理或报请总经理裁定。4.7.5送交有关部门办理的公文，综合部负责催办。主办部门应当及时并实事求实地向公司主管领导和综合部反馈公文办理情况及存在的问题。4.8公文归档4.8.1公文办完后，应当根据集团公司及本公司的有关规定，交由综合部及时整理（立卷）、归档。其它部室及个人不得保存应当归档的公文。4.8.2归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本公司的主要工作情况，便于保管和利用。4.8.3归档范围内的公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求，并应当确定保管期限。4.9公文管理4.9.1公文的传阅、复印、销毁由综合部统一管理，复制的公文应与正式印发的公文同样管理。4.9.2工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、退还。4.9.3没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴别后，综合部部长批准，可定期销毁。销毁时要登记造册，两人以上监销。4.10附则4.10.1本办法自发布之日起施行。4.10.2本办法由综合部负责解释。