环境体系文件编制

环境体系文件编制环境管理体系是个文件化体系。建立体系的过程，就是结合组织性质和特点将标准具体化为组织的环境管理体系文件的过程。按标准要求所建立的体系文件是组织实施环境管理的规范。一、环境管理体系的结构参照ISO10013≤质量手册编制指南≥附录A的描述，环境管理体系文件可采用三层次结构，即：管理手册：按ISO14001标准描述环境管理体系环境管理体系程序文件：描述实施环境管理体系要素所涉及到的各职能部门有关活动其它环境文件：详细作业文件及其它有关文件在ISO14001标准中没有明确要求组织一定要编制环境管理手册，只是提到了可将环境管理纳入组织的全面管理活动之中。标准的引言建议组织可选取多个与ISO9000系列相符的现行管理体系，作为具体环境管理体系的基础。因此，组织可以在环境管理体系文件方面实行环境与质量的一体化。这样做的结果，可使质量管理体系文件和环境管理体系文件具有完整性，避免重复，也便于实施管理。但是，鉴于目前大多数组织落后的环境管理现状，同时为了加强环境意识，突出重点，在建立环境管理体系的初期仍建议组织编制独立的环境管理文件。二、环境管理体系文件的要求在编制文件过程中，应重点考虑以下几个问题：1、文件的系统性体系文件反映了组织环境管理的特征，对与产生环境因素和环境影响有关活动的技术、管理和人员等因素的控制作出了规定。体系文件的各层次间，文件与文件之间应做到层次清楚、接口明确、结构合理、协调有序。为此在策划编制环境管理体系文件时，应从组织环境管理体系的整体出发，统一思想、统一规划、统一步骤地进行。2、文件的权威性体系文件是组织实施环境管理和保证环境因素得到控制的行为准则，体系文件应遵循ISO14001的要求，以及国家有关法律、法规及其它的要求。环境管理体系文件一旦经组织最高管理者发布实施，就成为组织所必须执行的内部法规性文件，是指导组织一切活动的行为规范和实施审核的依据之一。3、文件的见证性环境管理体系文件可以做为客观证据（适用性证据和有效性证据）向管理者、向相关方、向第三方审核机构证实本组织环境管理体系的运行情况。例如：对内审或外审来说环境管理体系文件可作为下列方面的客观证据。1）、环境因素己被识别、重要性已经评价；2）、有关活动的程序已被确定并得到批准；3）、有关活动处于全面的监督检查之中；4）、程序更改处于控制之中………..4、文件的适宜性环境管理体系文件应充分反映出组织活动的特点、组织规模、环境因素的识别、技术水平以及人员素质等因素。同时环境问题也是一个发展的问题，随着科学技术的进步、国家环保法律法规要求的强化，环境管理体系也反映出动态特性，为了达到可持续发展的目的，确保体系的持续适宜性、充分性和有效性，必须充分考虑到环境管理体系要不断跟踪环境法律、法规要求的更新及企业发展对环境带来的新变化。5、文件的符合性环境管理体系文件内容应符合ISO14001标准条款的要求，充分体现出“标准要求的要写到、写到的要做到、做到的要有效”。为此，草拟的文件应经过充分的讨论和评审，以具备可操作性，并反映组织环境管理活动的客观需求。三、环境管理手册1、手册的作用①对环境管理体系总体性描述；②描述组织的环境方针、目标、指标和管理方案，展示组织环境管理体系重点解决的问题；③向组织各级管理人员提供本组织环境管理的总框架；④向各级管理人员提供查询所需文件与记录的途径；⑤明确组织中各部门的职责及相互关系。2、手册的内容环境管理手册通常包括如下内容：①环境方针、目标、指标和环境管理方案；②影响环境管理、执行、审核或评审工作的人员职责、权限和相互关系；③关于程序文件的说明及查询路径；④关于手册评审、修改和控制的规定。环境管理手册在深度和广度上可以不同，取决于组织的性质、规模、技术要求及人员素质，以适应组织的需要。对于中小型组织，可以把环境管理手册和程序文件合成一套文件，但是许多组织为便于管理仍把环境管理手册、程序文件分开。3、手册的结构和格式环境管理手册是对组织环境管理体系的书面描述，它是全部体系文件的索引，对体系的建立和运行具有特殊意义。环境管理手册的结构和格式没有统一的要求，但应准确、全面、简明地阐述组织的环境方针、目标和指标、组织机构、职责权限以及相对应的程序的描述。环境管理手册一般的结构和格式如下：1）范围和应用领域：应清楚表明手册和体系文件的适用范围和应用领域。包括组织的行政范围、地理范围和应用领域。2）目录：应列出手册各章、节的题目和页码，包括章、节、主要附录等。3）前言：介绍组织的概况、手册梗概等。主要内容：组织简介：应包括组织的地址、投资方、建立日期、投资规模、组织活动等组织的基本信息。组织生产工艺：流程简图，主要污染物，危险品、原材料。组织使用土地状态：地质条件、土地使用历史。组织所在社区简图：范围随环境问题的性质和严重性而定。简图中应至少包括组织内现有排污口、潜在危险所在地、厂内建筑物功能名称，以及周围社区。环境管理手册管理规定。4）编写环境管理手册时建议使用统一的环境标准术语，或通用词典中的标准术语和定义，但有时还应包括某些专用术语和定义，这些定义就需要在环境管理手册中给出一个完整的、统一的和明确的解释。5）环境管理手册要求环境管理手册中应包含有与本标准要求相对应的程序内容，如果对中小企业，把环境管理手册与程序文件合成一套，则本部分就是整个体系的文件化程序：若组织决定把环境手册与文件程序分为各自独立的部分，则此时在环境管理手册的程序中是作简要的描述，具体内容大致包括：标准要求所对应的程序文件名称程序适用的内容和范围该程序的主管部门及相关部门的职责与任务对该过程的控制及要求等附录例：手册的结构和格式章节标题ISO14001的对应章节页次目录、发布令、分发清单0组织介绍11．11．21．31．3．11．3．21．3．3环境管理体系概况环境管理体系的范围、目标环境管理体系文件的结构环境手册的管理制定环境手册的目的手册的批准、分发和控制手册的修改4．11．4环境管理组织机构1．5定义和术语2．0环境方针4．23．03．13．23．33．4环境管理策划环境因素和影响环境法律和其它要求环境目标、指标和绩效参数环境管理方案4．34．3．14．3．24．3．34．3．44．04．1实施与运行机构和职责4．44．4．1……..6．0管理评审和持续改进4．67．0查询相关文件的途径4．4．48．0附录（平面图、社区图、工艺流程图）9．0更改页4．4．5．4．5．3四、环境管理体系程序文件按ISO8402标准，将程序定义为“为进行某些活动所规定的途径”，就是为完成环境管理体系要素所规定的方法。在程序文件中通常包括活动的目的和范围：做什么和谁来做；何时、何地以及如何做：应采用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录。其内容是描述为实施环境管理体系要素所涉及到的各职能部门的活动，是环境管理体系文件结构中的第二层次文件。1、程序文件的作用1）程序文件是对那些产生环境影响的活动进行策划和管理所用的基本文件，是环境管理手册的支持性文件。2）每一个程序文件都应包含环境管理体系要素中一个逻辑上独立的内容，可能是环境管理体系一个要素：或要素中的一个部分：或几个环境管理体系要素相关要求的一组活动等。程序文件的数量、内容、格式和外观由组织自行确定，环境管理体系程序文件一般不应涉及纯技术性的细节，细节通常在作业指导书中规定。3）程序文件有效的实施，才能体现环境管理体系的功能，因此程序文件的内容及要求，要密切结合组织的实际情况。程序文件展开的广度和深度，取决于组织任务的复杂性，采用的工作方法和对执行活动人员的水平、能力、技术与培训所达的程度。4）程序文件实质是组织环境管理中的科学的管理制度，是法规性文件，要强制执行，因此程序文件应有可操作性和可检查性。2、程序文件的内容和格式组织在建立环境管理体系的程序文件时，建立应以相同结构和格式编制每一个文件化程序，这样便于使用者熟悉体系每项要求的固定格式，也体现了整个体系满足了要求。其内容可参照如下：1）文件编号和标题：编号可以根据活动的层次进行编排，同一层次的程序文件应统一编号，以便识别。标题应明确说明开展的活动及其特点，如“环境因素的识别和评价程序”、“环境管理体系内部审核程序”等。2）目的和适用范围：一般都应简单说明开展这项活动的目的和涉及的范围。3）相关文件：相关文件指需引用的或与本程序相关联的文件，如其它程序文件和作业指导书。4）定义：定义指本程序中涉及到的并需说明的术语或名词。5）职责：指明实施该程序文件的主管部门及相关部门、职责、权限、接口及相互关系。6）工作程序：如何合理的开展此项工作。7）报告和记录格式：确定使用该程序时的记录和报告格式，记录和保存期限。程序文件必须简练、明确易懂，并得到主管部门负责人同意和接受，以及相关部门对接口关系的认可，经过审批、实施。3、程序文件的编制1）清理和分析组织原有的规章制度组织原有的各种企业标准、规章和制度等文件，其中有许多是行之有效的制度，有些也具有程序的性质，当然也有不足之处，因此，对原有企业的各种管理文件在保证环境管理体系有效运行的前提下，按标准要求对原有文件进行清理和分析，摘其有用、删除无关，按程序文件内容及格式要求进行改写。2）编制程序文件明细表根据环境管理体系的总体策划，按所确定的环境因素，特别是重大环境因素及标准要逐级展开，首先制定出程序文件的明细表，明确程序文件的主管部门及相关部门的职责，对照己有的程序文件，确定哪些文件重写，哪些文件改写及哪些文件需完善，制定计划逐步完成。为了清晰地指明体系文件的关系，还应给出文件查询途径，形式如下：序号ISO14001章节ISO14001章节标题文件编号文件标题14．1总要求××-××-001环境管理体系手册24．2环境方针××-××-0012.0章环境方针34．3环境因素××-××-0013.1节环境因素及响响五、程序文件清单按ISO14001标准要求，有以下程序文件是必须要写的：（1）环境因素识别及评价程序（2）法律与其他要求的识别及获取程序（3）环境培训程序（4）信息交流程序（5）文件控制程序（6）运行控制程序（标准未明确要求）（7）应急准备和响应程序（8）环境监测和测量程序（9）遵守法律法规情况定期评价程序（10）不符合、纠正和预防措施程序（11）环境记录控制程序（12）环境管理体系审核程序（13）环境评审程序（标准未明确要求）六、关于几份清单的处理重要环境因素记录、法律法规清单、目标和指标清单、环境管理方案、培训计划等五份文件，因为要定期修改、补充，批准的权限也不一致，可单独给予文件编号，也可放手册的相关章节，作为手册的一部分。