浅谈企业采购与付款的内部控制制度设计叶铠

华南师范大学增城学院课程论文题目：浅谈企业采购与付款的内部控制制度设计课程名称企业内部控制考查学期2010/2011学年第1学期考查方式课程论文姓名叶铠学号070324202专业财务管理成绩指导教师凌辉贤企业内部控制课程论文叶铠1浅谈企业采购与付款的内部控制制度设计摘要：随着社会主义市场经济的发展，建立和健全企业内部控制制度，对一个现代化的企业成长是十分重要的。在企业的经济活动中，采购与付款业务是企业生产经营管理中的一个主要环节，其内部控制有着举足轻重的作用。本文立足于我国现代企业采购与付款的现状，揭示出企业采购中的请购、验收、记账、付款四大问题，并针对现状和问题，提出一个比较健全的企业采购与付款内部控制制度方案。关键字：内部控制，制度，采购前言在企业的经济活动中，采购与付款业务是基本业务，是企业生产经营管理中的一个主要环节，是企业生存发展的基础，对降低企业采购成本，防范不法行为，规避经营风险，提高经济效益有着深远的意义。但由于企业内部控制的不健全，企业采购与付款业务中易出现的弊端包括盲目采购、个人或部门收受回扣、货物质量控制不严、采购款流失以及采购成本记录不实等。因此，建立和完善企业的采购与付款的内部会计控制制度，加强企业的内部管理已经变得越来越重要。一、目前企业采购与付款的现状近年来从大量新闻媒体的报道中可以看到，商品采购是经济领域中容易滋生舞弊腐败的温床之一，一些违法者钻采购内部控制缺失的空子，徇私舞蔽、损公肥私，侵吞企业财产。如原宝安县某区一民政助理员，在某区农工商信托公司任采购员期间，串通某商场经理，在向该商场购人4000打尼龙伞时，要经理在开发票时每打提高28．065港元价款，他从中贪污112000港元；再如深圳市新光牛奶联合公司某借调干部，来深圳不满一年时间，利用采购云耳和菊花之机，以企业内部控制课程论文叶铠2许给介绍生意一方3％的手续费为诱耳，勾结对方炮制虚报价款的发票，从中贪污15000元。根据我国经济领域的大量采购问题案例，我们可以看出，企业采购制度的缺失已成为普遍现象，使整个企业的经济出现运行不良并陷入困境。二、目前企业采购与付款的问题1、请购问题请购问题一般表现在请购不应采购的货品，请购货品超量，请购人混淆不清等。通常会导致库存积压，造成不必要的开支，资金效率低，负债增加或不充足的现金流等一系列问题。如深圳民润一采购经理因收受了百事可乐的“好处费”，大额采购百事可乐并压缩可口可乐的采购量，导致品类结构比例严重失调和可乐单品的库存状况恶化。2、验收问题验收问题一般会导致采购商品可能和验收的商品不一致，实际采购数额和批准数额不一致，实际库存与帐面记录不一致，货品质量低下等。通常表现在验收人员与请购、采购人员不独立，验收人员未经清点即予认可，验收未采购货品。如项目交接时双方分别就项目现状进行了逐项检查和记录，接收人员在检查环境不正常或不稳定时，粗略检查了一下便在“一切正常”的字样下签了名，导致了后来的问题。3、记账问题这个问题一般表现在未发生的采购业务被记帐，退货和折让的记录不实，存货和负债的低报，账户余额不正确，监守自盗。经常导致应付账款的编制可能依据虚拟的交易，应付账款所记载的会计科目及交易事项不实，应付账款未予入账，已进仓的货单未记账等问题。如某企业总经理指使财务人员将“实收资本”更改为企业内部控制课程论文叶铠3“应付账款”，以后再借机填平了该笔款项。4、付款问题付款问题一般表现在付款给非供应商，支付了未经核准的采购，重复付款，开具支票未及时入帐，支票记录可能发生错误，未定期与供货商核对帐目。这容易引发货款支付业务没有记录，导致负债和资产的高估，错误付款，资产流失，企业内部人员贪污等问题。如利用支付正常的施工费，涂改付款签单，虚加金额，在取得总经理签名后，将单子分别交给公司各相关部门的负责人审批，再从公司财务部开取支票，最后达到套取虚加金额的目的。三、设计方案在企业建立和健全采购与付款业务内部控制制度中，应对请购、审批、签约、采购、验收、审核和付款等环节建立标准化的业务处理程序；健全以采购申请、经济合同、结算凭证、验收入库单据为载体的控制系统，加强请购、采购、验收、付款关键点的控制；实施采购决策环节的相互制约和监督机制。针对现实中企业采购与付款的问题共性，我提出如下内部控制设计方案。1、岗位控制企业应建立采购与付款的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约并形成有效监督。在采购与付款业务中，需要分工的岗位有：请购与审批；询价与确定供应商；采购合同的拟订、审核与审批；采购、验收与相关会计记录；付款申请、审批与执行。总之，不能由同一部门或个人办理采购与付款的全过程。2、请购与审批控制请购与审批控制仓库、生产部门提出请购申请，编制请购单，根据请购单进行授权审批，每张请购单必须经负预算责任的主管人员签字批准。请购单一式三企业内部控制课程论文叶铠4联，注明请购部门、采购物资名称、规格型号、数量、到货日期及用途等内容，经仓库、生产部门主管审批，并经财务部门同意后，交采购部门办理采购。采购部门在发出订货单前，应考虑顾客需求信息和仓库库存量。此外，也应从企业资金占用的角度考虑，用经济订货批量解决这个问题，使仓库库存达到最佳。采购部门对经过批准的请购单发出订货单，列明该批拟采购物资名称、规格型号、数量、单价、计量单位、质量要求、交货期、必要时注明交货运输方式、执行的标准、其他要求、付款方式。3、询价控制询价并确定供应商控制由企业指定的询价人员对拟采购的物资进行供应商查询，查询内容包括比较供应商的价格、质量、付款方式、可享受的折扣、交货期、交货能力、企业规模、信誉等。询价后，交由销售部门和财务部门授权的主管人员对请购单或订货单进行审批，确定供应商。4、采购合同控制采购人员凭审批手续齐全的请购单或订货单，与已确定的供应商进行采购谈判，并将采购的相关条款明确后签订购货合同。购货合同应按照合同法的规定将主要条款，如采购物资名称、规格型号、数量、单价、总额、计量单位、质量要求、交付地点、验收依据及违约责任等填写齐全。5、采购物资验收控制采购物资验收控制主要包括两个环节的控制。(1)物资检验物资到达企业后，首先应由生产部门、质量检验部门和仓库部门共同对采购物资进行检验，检验的依据是请购单、订货单、购货合同和企业内部质量管理要求，在确认无误后，质量检验部门编制一式多联、预先编号的验收单。尤其对于制造企业，物资检验很重要，需要比一般制造企业对检验的要求严格。企业内部控制课程论文叶铠5(2)物资入库储存岗位与验收岗位分离，限制无关人员接近储存的商品存货。对于验收合格的采购商品，办理规定的人库手续，并做好记录。仓库保管员应依据单据重点对采购物资的实际查收数量、品种、规格进行查验，办理入库手续并编制入库单，第一联交采购部门留存，用于财务部门对账；第二联交财务部门会计记账；第三联交仓库部门会计登记台帐，用于财务部门对账，并将同采购单与验收单送财务部门。按照检验单对物资做出分类整理、摆放。如果验收入库过程中出现了问题，需要及时通知采购部门进行处理。6、应付账款控制采购人员应将收集到的、审批齐全的请购单、订货单、购货合同、验收单、入库单、购货发票等相关资料送交财务部门负责人办理付款审批手续，财务部门负责人确定购货发票的内容与相关的验收单、订货单一致，计算正确，编制预先编号的付款凭单，并附上凭证，如订货单、验收单和购货发票等。如果物资是进口的，应由国外采购部提供货款结算申请单、报关代理结算申请单及购货发票。由被授权人员在凭单上签字，以示批准按此凭单要求付款。由独立于请购、采购、验收、付款的员工记录应付账款明细账。应付账款部门应将发票上所记载的品名、规格、价格、数量、条件及运费与订货单上的资料核对．如有可能，还应与验收单上的资料比较。7、付款控制财务部门独立检查已签发支票的总额与所处理的付款凭单的总额的一致性，由出纳负责签署支票，确定每张支票都附有已经适当批准的未付款凭单，并确定支票收款人姓名和金额与凭单内容一致。支票一经签署就应在凭单和凭证上用加盖印戳或打洞等方式将其注销，以免重复付款，而且支票应预先连续编号，保证已签发支票存根的完整性和作废支票处理的恰当性。8、账务处理控制企业内部控制课程论文叶铠6财务部门在采购单据收集齐全的情况下，应及时、准确地编制记账凭证，并将请购单、订货单、验收单、入库单、购货发票等凭证附在记账凭证的后面，如资料较多，可另外装订成册，注明索引号后存档。财务部门应根据记账凭证准确、及时地登记货币资金、应付账款和存货明细账。9、对账控制财务部门应当定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。财务部门在取得供应商对账单后，除了与应付账款发生额与余额核对外，还应与验收单、入库单、购货合同、购货发票核对。建议企业设立应付账款备查账簿，因为上面谈到的有关付款信息在一般的财务软件中无法查询，可通过设立备查账簿的方式解决，日常工作中要保持与采购部门的沟通，经常核对相关记录，并且定期与供应商核对。结语：企业采购与付款制度的缺失已导致大量的企业资产流失，严重影响着我国经济的健康发展。今后，企业应在实际工作中，根据自身采购与付款业务的特点，不断完善、修订其内部会计控制制度，以保证企业经营活动的有序、高效运行。参考文献：[1]孔龙.《我国企业内部控制存在的问题及对策》[J].财会研究,2008年第15期:32-33[2]陆萍.《建立健全中小企业货币资金内部控制制度的探讨》[J].中国乡镇企业会计,2008年第11期:37[3]郭学新.《浅论采购与付款的内部控制设计》[J].会计之友,2007年第2期:16[4]中华人民共和国财政部.《企业内部控制应用指引——资金、采购》(征求意见稿),2008年.企业内部控制课程论文叶铠7课程论文成绩评定表指导老师评语：（评语50字左右，对论文选题、资料收集与处理、论证水平、写作能力和规范等进行评定。）成绩评定：指导教师签名：年月日