08 第五章 档案的鉴定(上)

08第五章档案的鉴定（上）陈慧琴Email:[e-mail]-1-第五章档案的鉴定（上）第一节鉴定工作的任务和意义一、档案鉴定工作的内容和任务档案的鉴定一般是指对档案真伪和档案价值的鉴定，而经常的业务工作则是后者。所以，档案界通常所说的档案鉴定，主要指对档案价值的鉴定。（一）档案鉴定工作的内容档案的鉴定工作，就是鉴别和判定档案的价值，挑选有价值的档案妥善保存，剔除无须保存的档案予以处理。档案鉴定工作的基本内容包括三个方面：1、制定标准制定鉴定档案价值的有关标准，包括单为规定和档案保管期限表等。2、确定期限具体判定档案材料的价值，确定其保管期限。3、找出无保存价值的档案，销毁。拣出无保管价值和保管期满的档案，按规定进行销毁或作相应的处理。（二）档案鉴定工作的任务1、通过鉴定档案的保存价值，划分保管期，确定库藏成分，优化库藏档案的质量。2、通过确定档案的保存价值，为档案馆的收集与保管工作奠定基础。从上述可以看出，鉴定工作主要是确定档案的存毁的一种手段，它是通过有所“毁”而更好地“存”这样一个辩证的过程，其着眼点是合理地保存。二、档案鉴定的意义（一）档案鉴定是“去粗取精”，提高管理效益的科学措施随着时间的推移，社会实践和各项工作的发展，档案的数量不断增长，有些档案失去了保存价值，致使库存档案显得庞杂起来，如果“玉石不分”地全部保存，势必影响对有价值的档案的管理和利用。08第五章档案的鉴定（上）陈慧琴Email:[e-mail]-2-我国历来就有鉴定档案的传统，如唐宋律令中就规定：文案不须常留者，留十年，每三年一检简；有其本应长留者，移于别库，并别注于籍。档案的鉴定，就是解决庞杂与精炼的矛盾，对档案材料进行“去粗取精”的工作。1、它有助于集中人力、物力，使有价值档案的保管条件得以改善；2、保存精选的档案，在查找利用时也免得“沙里淘金”，有利于发挥档案的作用；3、经过鉴定区分了主次，遇有战争、水灾、火灾、地震等险情，便于迅速地抢救和转移重要档案。（二）档案鉴定是关系“档案存亡”的一项非常严肃的工作鉴定与档案管理中其他业务工作相比，有些不同的地方，其主要特点就是：1、预测性和主观性。档案鉴定工作，对档案满足未来社会利用需要的预见、预测和评价，是一种主体性的认识，而且是一种主观性很强的认识。鉴定人员虽然能够在总结经验的基础上，掌握档案价值的评价标准，但总有某些随意性，难以完全预测准确。2、决断性和不可逆性。鉴定工作的结果，如档案界常说的那样“决定档案命运”，涉及档案的“生死存亡”和馆藏质量。如果错误地销毁了有价值的档案，会造成无可挽回的损失；反之，保存大量无价值的材料而使“档案膨胀”，也有碍于档案的科学管理和利用。总之，鉴定工作中对档案未来作用的预测实难完全准确，但又必须力求准确。所以国际档案界也多公认“文件鉴定这项工作，或许是档案工作者全部工作中最困难和最重要的一项专业活动”（詹姆斯.B.罗兹：《档案管理和文件管理在国家信息系统中的作用的调查报告》）。因此，开展档案鉴定工作必须严肃认真，而且要求具备较高的专门知识和业务水平，以最大限度地保证鉴定的准确性。08第五章档案的鉴定（上）陈慧琴Email:[e-mail]-3-第二节鉴定档案的原则和标准一、决定档案保存价值的因素档案价值鉴定工作的主要着眼点，是挑选和确定哪些档案需要保存以及保存多长时间。因此，鉴定档案价值，更确切地说，是鉴定档案的保存价值。对于特定的档案，鉴定其是否具有保存价值和具有怎样的保存价值，首先应该明确，档案的保存价值是由什么决定的？概括说来，档案的保存价值是由档案对于社会主义事业及长远历史的作用决定的。具体说，某部分档案、某个案卷、某份文件的保存价值，取决于两方面的因素；档案自身的特点和社会利用的需要。（一）档案自身的特点和状况是决定档案保存价值的基础档案的内容、来源、形式以及其他各种情况，影响着档案是否具有保存价值，有什么样的保存价值。例如，《中华人民共和国宪法》，它规定了我国的社会制度、国家制度、国家机构、公民的基本权力和义务等，是我国广大人民的意志的集中的表现；它是由国家最高权力机构——全国人民代表大会通过的、全体公民必须遵守的根本大法；它是保证我国顺利进行社会主义现代化建设的强大武器，是国家制定各种法律、法令和进行各项工作的依据。这些，就决定了《中华人民共和国宪法》具有极其重要的保存价值。又如，某机关的冬季发烤火费的名册，它说明某年冬季烤火费发给了哪些人，发了多少钱，并有领款人签名盖章。有人提出已多年未领过烤火费，要求补发。经查历年发烤火费名册，证明1968年确实未发给它，1969年以后历年都发了。档案的这种内容和形式，决定了冬季烤火费名册具有一定时期的保存价值。（二）社会利用需要是决定档案保存价值的社会因素各项事业、工作以及个人对各种档案利用都需要，影响着档案的保存价值。例如，机关的日常工作，经常需要查考上级颁发的决定、条例、指示等各种文件；总结经验和制定计划，就要根据各种调查材料和工作报告；处理08第五章档案的鉴定（上）陈慧琴Email:[e-mail]-4-案件，必须参阅前案的处理材料和有关政策的规定。又如，研究历史，需要查考各种能真实反映历史事件、历史情况的文件；研究经济，需要查考各种经济统计报表等。再如，为了证明个人经历，需要查考干部任命通知书、干部登记表、职工名册；为了证明个人学历，需要以学生学籍册、毕业证书存根等为根据。相反，如果没有这些需要，档案就没有继续保存的必要，也就会失去它的保存价值。因此，各种档案是否需要利用，怎样利用，都直接影响着各种档案是否具有保存价值，有什么样的保存价值。二、鉴定档案的原则鉴定档案价值的原则是：必须从党和国家的根本利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点，判定档案的价值。从党和国家的根本利益出发去衡量档案的价值，这是鉴定工作总的指导思想，也是档案价值评价的基本标准。档案是整个国家和人们宝贵的历史文化财富，而它的形成、存在以及如何发挥作用，又关系到各方面的利益。古今中外的历史和现实都曾表明，由于某种狭隘利益的支配，漠视某些重要档案的应有价值，有意地销毁有价值的历史记录的事情并不是绝不仅有的。在我国社会主义的档案事业中，档案的鉴定工作绝不能以个人的好恶和小团体的利益为准则而定夺，必须从党和国家的整体利益出发，去研究档案的内容实质及其他各种因素，充分估计档案对整个社会发展所起的作用。用全面的、历史的、发展的、效益的观点判定档案的价值，这是鉴定档案原则的主要内容。（一）全面的观点档案鉴定工作原则中的全面观点，包括以下三方面的含义：1、把档案自身的特点和社会利用需要结合起来，全面评价档案的价值。档案价值表示的是档案本身与社会需要的特定关系，鉴定档案价值不仅要看到局部，也要看到整体，既要考虑到本单位的利用，也要考虑到社会的需求。机关档案的鉴定存在的问题，往往是只顾到本机关的利用。档案的作用08第五章档案的鉴定（上）陈慧琴Email:[e-mail]-5-是多方面的，我们对档案的价值考虑时要从它的多个作用出发。2、全面联系地分析相关文件和文件的各种因素。必须在一定的范围内把有关的档案材料联系起来，从整体系统中全面地分析每份文件、某部分档案的价值。每份文件的特点也不尽相同，在鉴定它们的价值时还应该研究文件本身的各种因素，才能具体判别其保存价值。3、全面地预测社会的档案利用的需要。社会对档案的需要时多层次、多角度、多方面的，它与档案客体所结成的价值关系也必然具有多种表现形态。所以在鉴定档案价值时，既要考虑本机关的需要，也要考虑社会其他方面的需要；既要考虑当前的需要，也要刻录长远的需要；既要考虑人们的行政、业务、生产、科研方面的需要，也要考虑学术研究、编史修志等各方面的需要。总之，要在对不同需要及其程度的综合把握中判别档案的价值，切忌仅从本机关的工作需要，或者仅从本机关和社会的某一点需要出发，就轻易地确定档案的价值和保管期限。（二）历史的观点档案本身就是历史的记录，它是在一定的历史条件下产生的，因此鉴定时应当用历史唯物主义的观点来分析档案的价值。根据档案产生的时代背景、具体的事件、本身的历史作用等方面来预测档案的历史价值、反对狭隘的实用主义观点。（三）发展的观点社会不断向前发展，这决定了档案的价值不断发生变化。在鉴定时，不仅要看到档案在当前的作用，并要估计和预测档案在将来的作用，为子孙后代利用档案着想。（四）效益的观点在鉴定档案价值时，必须认真地衡量投入和效益之间的关系，争取使用有限的档案保管资源发挥最大的作用。三、鉴定档案价值的标准为使人们对档案价值的认识和评价活动最大限度地符合实际，保证鉴定工作的质量，必须建立明确的档案价值鉴定标准。08第五章档案的鉴定（上）陈慧琴Email:[e-mail]-6-档案价值鉴定标准，是以客观存在的档案价值构成为基础，分析档案的文件的各种特征及其对社会需要的意义之依据。坚持按照客观的鉴定标准来认识和评价档案价值，可提高档案鉴定结论的客观性、可靠性和准确性。档案价值鉴定标准主要有：档案来源标准、档案内容标准、档案形式特征标准和相对价值标准。（一）档案来源标准档案的来源是指档案的形成者。档案形成者在社会上以及机关内的地位、作用和职能可影响甚至决定档案的价值。美国档案学家谢伦伯格认为，在判定文件价值时，必须知道文件是怎样产生的，如果对文件产生于什么样的政府行政单位或特定的来源不明，它的作用和意义也可能就难于确定。鉴定档案价值时，档案来源特征的意义主要表现在三个方面：1、它是作为国家各级档案馆确定档案收集范围的基本根据。国家档案馆的收集工作通常首先是经过对档案源的选择，确定接收档案进馆的机关，然后再对这些机关的档案进一步加以筛选，确定具体的接受范围。2、机关在鉴定档案时，应注意区分不同的作者。通常情况下，有隶属关系机关的来文比非隶属关系机关的来文值得引起重视，针对本机关主管业务的、需要贯彻执行的文件比非本机关主管业务、参考性的文件价值要高。3、在本机关制成的文件中，具体撰写者、制发机构也对档案价值产生影响。机关领导人、决策机关、综合性办公机构、主要业务职能机构、人事机构、外事机构制发的文件大多比较直接反应本机关主要职能活动和基本情况，因而具有长久保存价值的文件比例较高。而一般行政事务机构、后勤机构及某些辅助性机构则主要形成事务性文件，具有长久保存价值的文件比例较低。（二）档案内容标准档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。这是因为人们对档案最普遍、最大量的需要来自档案的内容，即档案所08第五章档案的鉴定（上）陈慧琴Email:[e-mail]-7-记载的事实、现象、数据、经验、结论等。当这些内容能够解决利用者的某种疑难，满足利用者的某种需要时，便构成了档案的某种价值。对档案内容的分析可着眼于以下四个方面：1、档案内容的重要性。档案是对既有事实的记载，而这些事实本身的重要程度直接影响档案的价值。一般来说，反映党和国家的方针政策、重大事件、主要业务活动的，比反映一般性事务活动的重要；反映全面性问题的毕反映局部问题的重要；反映本机关主要职能活动、中心工作和基本情况的，比反映非主要职能活动、日常工作和一般情况的重要；反映典型性问题的比反映一般性问题的重要。总之，在工作、生产中，在维护国家、集体和个人权益以及科学研究、总结经验等方面具有证据性、查考性作用的档案都具有较高的价值。2、档案内容的独特性。档案形成者特定活动的原始记录，以孤本而稀有，其内容“独一无二性”等特点，是决定档案特点有价值的重要因素。内容独特、新颖的档案对利用者富有吸引力，具有较高的价值，因此，在鉴定某全宗档案价值时，应对具有本机关特色的档案特别给予重视。3、档案内容的时效性。根据文件内容的不同，其有效期的长短以及对档案价值的影响程度也不相同。文件作为处理事务、记录事实、传递信息的手段，在行政上、业务上、法律上具有一定的时效性。文件的时效性也对档案的价值发生直接影响，例如，方针政策性、法规性、综合计划性文件在市区现行效用后，其价值将有行政价值转