08第八章档案馆(室)的编研工作

辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础第八章档案馆（室）的编研工作第一节编研工作概述档案馆（室）的编研工作，是以馆（室）藏档案为主要对象，以满足社会利用档案的需要为主要目的，在研究档案内容的基础上，编辑史料，编写档案参考资料，参加编史修志，撰写专门著述。一、编研工作的内容（一）熟悉与研究档案内容，编写档案参考资料用这种方式提供的不是档案原件和复印件，而是根据档案内容综合加工而成的一种素材。有了参考资料，利用者不必翻阅大批档案即可满足一定的利用需要，或者找到需要查阅的档案线索。（二）汇编现行机关的档案文集和编纂档案史料即按照一定的作者、专题、时间或文种等特征，把档案材料选编成册，在一定的范围使用或公开出版。例如重要文件汇编、各种专题档案史料汇编等。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础（三）以馆藏为基础，参加历史研究和编史修志，撰写有关的文章和著作档案工作者从事历史研究，是我国档案工作的历史传统。编史修志，要利用大量的档案。自古以来的史书，无不如此。古代的档案工作者，往往也是历史学者，许多历史名著出于档案工作者之手。现在档案工作和史学工作虽有严格的分工，但作为永久保管档案史料基地的档案馆，仍须进行一定的历史研究，通过研究成果，有效地发挥档案的作用。档案馆的历史研究和专题研究，同史学界和其他学术界的研究工作有所不同，档案馆不重于著书立说和规范系统地区研究历史学和某些学科的各种问题，而是充分发挥档案史料基地的优势。这项工作的内容包括：研究档案史料，考证史实，撰写历史论著，参加或承担一部分编史修志等。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础二、编研工作的意义档案馆（室）编研工作对整个档案工作具有重要的意义：（一）积极提供利用服务的有效方式编研工作时档案馆（室）积极提供利用服务的一种有效方式。其突出之点，表现在工作成果的研究性，提供方式的主动性，材料的系统性，以及作用的广泛性。可以说，开展档案的编辑和研究工作，是档案的整理和利用工作的一种高级形式，也是开放历史档案的一项重要措施。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础（二）提高工作水平的重要途径开展编研工作是提高档案馆（室）工作水平的一个重要途径。切实搞好档案馆（室）的收集、整理等基础工作，是开展编研工作的基础和前提条件；而编研工作的开展，既对基础工作提出新的要求，又能检验和推动各项基础工作的全面发展。同时，由于编研作品的出版和发行，可以减轻社会各界络绎来馆（室）查阅的压力，使档案馆（室）有更多的时间和精力去从事改进提高工作。只有通过研究档案内容、汇编档案史料、参加编修史志等研究和服务活动，才能进一步提高档案馆的科学水平和社会声望，成为名副其实的科学文化事业机构。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础（三）有利于档案原件的保管和流传开展档案馆（室）的编研工作，是保护档案原件和长远流传档案史料的有效措施。提供编写的参考资料和编辑的档案史料，可以避免档案遭到损坏和流失，有利于档案原件的时代长传。档案只靠单份和一处保管可，难以千古无失。编印档案汇集和以档案为基础的资料，发行量打，存放点多，即使遇有不测，也会此失彼存，能够辗转流传。迄今我国保存下来相当数量古代的和近现代的档案史料，就是有力的证明。档案史料专门的编辑理论与方法，另有专门课程讲授。下面只对日常档案管理和组织提供利用工作中经常使用的档案的考资料进行阐述。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础第二节档案参考资料一、参考资料的特点和种类档案界通常所说的参考资料，是档案馆（室）根据档案内容综合编出的一种材料，它是档案提供利用的一种方式。参考资料，具有与其他利用方式不同的特点：1、改变了档案原来的面貌，具有问题集中、内容系统、概括性强的特点。它与汇编的档案文集不同，不是提供档案原件，或直接根据档案复制副本、摘录，而是根据一定的专题对有关档案材料的内容加工编写而成的系统材料。它已改变了档案原来的面貌，具有问题集中、内容系统、概括性强的特点。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础2、综合记述档案内容，为利用者提供素材。档案参考资料与专门论著也有所不同，它不重在论说，而是综合记述档案内容，为利用者提供素材。3、直接为利用者提供加工过的、具有信息内容的情报资料。参考资料也不同于检索工具，它虽然在一定程度上能起查找档案的作用，但主要是直接为利用者提供加工过的、具有信息内容的情报资料。档案利用工作中编写的参考资料种类很多，名称不一，用途也较为广泛，归纳起来，大致可以分为四种类型：大事记、组织沿革、统计数字汇集和专题概要。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础二、大事记大事记是按照时间顺序简要地记载一定历史时期发生的重大事件的一种参考资料。它系统扼要地记载一定事件的历史发展事实，揭示重要事件和活动的发生、发展的过程，以及它们彼此之间的关系。大事记的主要用途是，可以向利用者提供了解某一历史梗概，便于人们研究史实的演变及其规律性。它对实际工作和历史研究的查考，都很有价值：1、可以帮助各机关领导同志和业务人员回忆过去的工作，了解本地区、本机关工作活动和发展的历史情况，便于总结、研究工作时参考；2、对历史研究人员研究国家和地方历史、编修方志，也是很重要的参考材料；3、大事记也具有对群众进行宣传教育的作用，它提供许多系统的历史材料，，有助于人们从历史发展的事实中总结经验教训，提高认识。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础大事记种类很多，目前我国档案馆（室）所编写的大事记，主要有以下几种：（一）机关工作大事记记载一个机关在一定时期内的重要活动。如：《××县人民政府大事记》、《中共××市委大事记》等。（二）国家或地区大事记记载全国或一个地区在一定时期内的重大事件。如：《中华人民共和国大事记》、《解放后西藏大事记》、《美国两百年大事记》、《永福县大事记》（三）专题大事记按照一定专题记载国家或一定地区或一个机关在一定时期内某一方面的重大事件。如：《大革命时期统一战线大事记》《中华人民共和国教育大事记》、《××县自然灾害史料》等。（四）个人生平大事记记载某些重要人物的生平的重要活动，通常也称年谱。如：《孙中山年谱》、《李大钊年谱》、《张太雷年谱》、《郭沫若年谱》、《张太雷年谱》等。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础编写大事记，要求用材真实、准确、简明扼要。通常一条一事，每条对大事涉及的时间、地点、人物、数据、发展过程、因果关系，用简练的文字表远出来。形式多为条目式文字叙述，也可采用表格形式。编写方法有三种：1、将大事按时间顺序（年、月、日)排列，先排有确切日期的大事，后排接近准确日期的，日不清者附于月末，月不清者附于年末，年不清者一般不记。2、先分若干时期，每一时期内的大事，综合归纳几个问题。3、先分几个大问题，在大问题下再分时期。大事记的内容，主要由大事时间和大事记述两部分组成。还可以根据大事记的编写目的、对象、篇幅大小、年限长短等因素，设置前言、材料出处、注释等，为进一步研究，起检索和参考作用。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础大事时间，一般要求记载准确的日期，并按照大事发生的时间顺序先后排列，以便反映事件发生、发展的进程。力求精确到时、分、秒。如果重要事件没有时间或时间不准确，应尽力进行考证，写明确切时间，也可注明接近时间或时限。一时搞不清的留后待查补充。大事记述，是大事记的主要组成部分，通过许多重大历史事件的记述，展示历史发展的概貌和规律。在大事记中，应选用确属重大事件的材料，避免事无巨细地罗列材料；防止片段摘取和割裂材料，不能全面反映历史事件的真实面貌。大事记的关键在于准确地选择大事。所谓大事，一般是指涉及全面性的事件，重要的活动，典型的事件，对工作和历史发展有重要影响的事件等等。大事记要全面地反映某地区、某系统、某机关工作的基本面貌。大事突出、要事不漏，小事、琐事不取。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础三、组织沿革组织沿革是系统记载一个机关、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革情况的一种材料。内容大致包括：地区概况、机构名称改变、地址迁移、成立和撤销或合并的时间、隶属关系、性质和任务、职权范围、领导人员变动、编制扩大与缩小以及内部机构设置等变化情况。组织沿革的主要用途是：1、便于人们查考核研究本地区、本机关、本系统的机构和人员发展变化情况；2、为研究国家机关史、地方史、革命史和专业史提供必要的参考材料；3、为档案馆（室）编写立档单位历史考证提供系统材料。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础组织沿革的种类，大致有下列集中：（一）机关组织沿革记载一个机关、单位（如党委机关、政府机关、学校、工厂等）及其内部组织机构和人员的演变情况。如：《中共××县委组织沿革》。（二）地区组织沿革记载一定区域内（如省、市、县等）所属党、政、群各级组织的设置和变化。如：《××地区直属机关机构演变》、《××县历史沿革》等。（三）专业系统组织沿革记载一定专业系统（如工业、商业、文教卫生系统等）所属组织的设置和变化。如：《中国人民解放军组织沿革和各级领导成员名录》。组织沿革其主题结构的体例，通常有：1、编年法。即按年度记述某一机关（地区、专业系统）的组织机构。2、系列法。即以组织机构或问题形成系列，分别记述其沿袭变化的始末概况。3、阶段法。即根据机关（地区、专业系统）发展变化的特点划分为若干个历史阶段。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础四、统计数字汇集统计数字汇集又称“基础数字汇集”，就是以数字的形式反映一定地区或某一方面的基本情况的参考资料。汇集统计数字，实际上也就是对原来各种统计的综合工作，因此，又称为“基本情况统计”。如：《××县基础数字汇编》、《××县农业基础数字汇集》、《××县牲畜和家禽变化情况汇集》。五、专题概要专题概要，就是用文章叙述的形式，简要地说明和反映某一方面的工作、生产或其他社会现象、自然现象的产生、发展、变化一种专题资料。如：《畜牧事业专题资料》、《历年工业发展基本情况》、《矿产资源分布》、《××县自然概括》、《××县水旱灾冰雹和地震》、《××地方病——克山病专题资料》、《内蒙古自治区历届党代会简介》、《××县历届人代会简介》等。这种资料的主要用途，是向利用者集中地提供某项工作、生产和其他方面系统的专题历史材料。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础六、编写参考资料的一般方法参考资料的编写工作，大致可分为以下几个步骤进行：（一）制定编写计划是保证查考资料编写工作顺利进行的重要环节。计划应包括以下内容：1、参考资料的名称（题目）和编写目的。2、参考资料所包括内容、时间和地点的范围。3、参考资料的结构和形式。4、编写的组织工作和时间安排等等。制定计划应根据各个时期的中心工作、科学研究等各方面提出的要求和档案管理的需要而定。选题要注意大中小型结合，中心工作和日常工作服务相结合，统筹兼顾，适当安排。要求档案工作人员经常了解有关动向，体察领导意图，假期与各业务部门的联系和协作，掌握各方面需要利用档案的信息。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础（二）收集材料收集材料的方法，一般应借助于档案馆（室）的案卷目录和其他检索工具（如专题目录、全宗指南等），了解所需材料范围，调阅有关案卷进行选材和摘录。要求选择的材料必须全面、准确、典型，力求不遗漏重要材料。同时，注意机密材料的保密范围。（三）综合编写编写步骤：参考资料绝不是材料的罗列和堆积，而是：1、根据一定的目的和要求，对摘选的材料进行分析综合；2、按着一定的体例，行文撰写的。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础撰写要求：坚持正确的政治方向和立场，运用历史唯物主义的观点和方法，不要出现政治性错误，特别是在利用旧政权档案时，必须更加慎重。编写注意事项：1、内容叙述和结构的安排，应根据参考资料的种类及其用途来决定。一般的参考资料，宜采取专题结合时间、地区分为若干章节的形式，有层次的叙述档案内容。如果编辑基础数据汇编，则首先编制各种统计报表，然后再把统计报表按照一定的专题结合时间、地区来编排。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础2、为了便于使用，必须为参考资料编写序言、目录、注释和指明材料的出处，