5计算机辅助档案资料管理

5计算机辅助档案资料管理本章主要内容包括计算机管理档案的发展历程、计算机在档案资料管理中的应用以及档案管理软件的功能要求。介绍国家档案局推荐的六种计算机档案管理软件；介绍国家建设部推荐使用的三种建设工程资料管理软件。本章提要本章内容5.1计算机在档案资料管理中的应用5.2计算机档案资料管理的软件种类5.3档案资料管理软件的应用5.4建设工程资料管理软件5.1计算机在档案资料管理中的应用（1）离线批处理阶段：上世纪60年代中期到70年代中期这一时期计算机管理档案的主要特点是用一台或多台卫星机进行前台的数据录入和打印输出，卫星机录入的大量数据存于输入磁带上，由主机作批处理，其处理结果写到输出磁带上，再由卫星机输出。显然，这种方式只便于大量存储，不便于检索、利用。5.1.1计算机管理档案的发展历程（2）在线批处理阶段：1973～1979这一时期计算机管理档案的主要特点是直接由主机进行联机在线批处理，其处理方式已比前一阶段灵活多变。由于软件上已开始采用多任务、多渠道程序运行方式，所以在联机批处理的同时，已可以做到初步的机读查询。但是，由于数据库技术的发展还很不成熟，检索查询的灵活性与快速性受到大大的限制。（3）实时处理阶段：1980～1989年这一时期计算机在档案管理中的应用特点是全面开花，硕果累累，计算机广泛应用于从查询到管理、从应用到分析等各个领域。例如入馆安全检查，馆藏库房的防火监控系统，库区的空气净化及温度、湿度、空气成分的计算机控制系统以及查阅指导、查阅人员的自动登记和分析统计等等。总之，计算机技术渗透到了档案保管、利用和保护等各个方面。（4）全息处理阶段：进入90年代以来现在由档案查询不但完全可以做到全息查询——声、光、图、文并行查阅，而且全世界的任何人可以在任何地方通过计算机用互联网做授权允许的任何查询和传输各种信息。档案的录入、编目与存储也可做到全自动化处理。此外，还可以利用先进的计算机技术对档案的利用价值、各种综合分析与预测等方面进行智能化管理。档案资料管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要表现在：其一，用计算机编制档案检索工具。其二，用计算机进行档案检索。其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。档案信息自动化系统是一项需要运用多学科知识、多专业配合、多部门协作和多环节配套的复杂系统工程。5.1.2计算机在档案资料管理中的应用（1）档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。（2）在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。（3）标准化、规范化工作有待提高。5.1.2.1档案信息电子化的现状（4）档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术的特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。（5）档案信息管理人员的素质有待提高。档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。5.1.2.2档案信息电子化的发展趋势所谓档案信息电子化，就是以档案资料（纸质或机读形式的）为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其作用有：（1）可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。（2）缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。5.1.2.3档案信息电子化的作用（3）档案信息电子化，可一次投入、多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。（4）档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送给领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得（5）档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。5.2计算机档案资料管理的软件种类国家档案局、中央档案馆在2001年6月5日印发关于《档案管理软件功能要求暂行规定》的通知，该通知对档案管理软件功能要求如下：档案管理软件应具备数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体管理及根据用户特殊要求增扩其他相应功能。5.2.1档案管理软件功能要求（1）数据管理模块应具备对各类档案目录及原文信息进行管理的功能，主要包括数据库的建立、修改、删除，档案数据的输入、储存、修改、删除（2）数据库管理系统的选择应充分考虑用户所需的数据容量；数据结构设计应符合检索优先的原则，能够以DBF文件格式或通过XML文档进行数据（3）数据项的设置应符合《档案著录规则》（DA/T18—1999）的规定。5.2.1.1数据管理功能（4）系统应提供键盘录入、文件扫描和直接接收电子文件等多种档案数据输入方式。（5）各种不同类型的档案数据，其文件格式均应尽量采用XML文档和PTF、TXT格式；扫描图像数据采用JPEG、TIFF格式；视频数据采用MPEG、AVI格式；音频数据采用MP3、WAV（1）整理编目模块应具备数据采集、类目设置、分类排序、数据校验、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能，并能根据用户需要增设主题词（或关键词）及分类号的自动标引功能。（2）整理编目模块应能满足下列主要要求：①能为用户自行设置实体分类方案预留空间，并能满足自动按照分类类目进行分类和排序；②能自动生成档案管理所需各种排列序号，并能由用户自主修改和重排序，保存时有防重号校验功能；5.2.1.2整理编目功能③能自动生成符合档案工作相关标准的各类目录和备考表等；④具备功能齐全的统计功能，并能生成相应报表；⑤具备完备的打印输入功能，能打印输出各类目录、统计报表、备考表等。（1）检索查询模块应具备对档案信息数据进行多种途径检索查询的基本功能，并具备借阅管理等（2）检索查询模块中必须设置题名、责任者、形成时间、主题词、分类号等检索项。根据用户需（3）检索查询模块应能满足下列主要要求：①能根据检索查询模块提供多条件组合查询，并能对常用检索途径进行优化，满足用户对查全率、查准率的要求；5.2.1.3检索查询功能②能根据用户需要设置目录检索、全文检索、图文声像一体化检索等功能；③能对查询结果进行显示、排序、转存、打印（4）借阅管理功能应包括对利用者以及利用的目的、时间、内容、效果等信息的记录、分析、统（1）档案管理软件的研制、安装和使用，必须符合《计算机信息系统保密管理暂行规定》（国保发[1998]1号）的各项要求，具备系统访问控制、数据保护和系统安全保密监控管理等基本功能，确保（2）系统访问控制，必须能实现严格的权限控5.2.1.4安全保密功能（3）数据保护，必须保证系统对档案数据的采集、存储、处理、传递、使用和销毁按照国家有关保密规定进行，并在各项操作中有相应的密级识别。（4）系统安全保密监控，必须能对系统中各种（1）系统维护模块应具备用户权限管理、系统（2）用户权限管理应包括系统各部分的操作权限管理和数据操作的权限管理。系统应能对所有上机操作人员自动判断分类，拒绝、警示非法操作并加以记录。（3）系统日志管理应提供独立于操作系统的电子文件、档案查询日志记录功能，包括上机人姓名、访问时间、所用微机编号、查询内容、利用方式，并提供详情查询功能。5.2.1.5系统维护功能（4）系统维护模块在提供数据备份与恢复处理功能的同时，还应能对档案数据某些代码提供方便的维护。（1）辅助实体管理模块应具备对档案征集、接收、移交以及档案鉴定、密级变更等进行相应管理（2）辅助实体管理模块应能满足下列主要要求：对征集、接收、移交档案的时间、来源、交接人、数量、种类、载体进行管理；对档案划控、保管期限变更、密级变更、鉴定销毁等进行管理。5.2.1.6辅助实体管理功能国家档案局科技成果推广办公室2004年度推荐（1）珠海泰坦软件系统有限公司开发的DARMS（2）天津津科电子有限公司开发的津科JI系列（3）天津市档案局和天津大学天深公司联合开（4）北京世纪科怡科技发展有限公司开发的科怡20005.2.2计算机档案管理软件的种类（5）北京凯普计算机软件系统工程公司开发的（6）清华紫光股份有限公司电子档案事业部开发的清华紫光电子档案管理系统。（1）未归档文件管理（2）档案管理（3）全宗管理（4）卷内文件管理（5）归档文件管理（6）档案编研管理（7）资料管理（8）扫描和存储管理5.2.2.1DARMS系列档案管理软件的功能（1）技术起点高（2）功能强大（3）标准规范（4）安全可靠（5）易学易用（6）兼容性好5.2.2.2DARMS系列档案管理软件的特点5.3档案资料管理软件的应用（1）采用B/S结构，是国内首家同时支持Windows与Linux平台的操作系统。（2）档案管理具有可自定义的个性化界面，门类、案卷、盒内容自定义功能，档案组成字段定义及自动生成功能，著录内容批量修改文件著录内容自定义功能，以及主题词自动检索功能，外部用户查询方便、快捷。5.3.1《今易档案管理系统》的特点（3）系统原理本系统采用了数据库信息处理技术、网络技术、图像处理技术和光盘存储技术相结合，将档案的原始资料通过计算机输入后，建立电子数据信息库和光盘库。（4）系统优势本系统的查询包括复合查询、分类查询、智能模糊查询。从几万条数据中检索出一份文件只需要几秒钟的时间。发布范围广，本系统可以在局域网、广域网、企业内部网和国际互联网上进行发布。本产品的主要功能包括公文管理、辅助归档、档案管理（自定义门类）、系统管理、利用管理、综合统计查询等功能模块。系统模块图如图5.1所示。系统定义功能由用户自定义任意结构的档案门类和相应的数据库格式，以适应大多数软件用户的使用，为用户提供了类似于开发平台的二次环境。数字化加工是通过特殊的技术对档案原件进行扫描、压缩加密和存储，以便更好地对档案原件进行管理。5.3.2《今易档案管理系统》的功能介绍图5.1系统模块图用户启动今易档案管理系统，首先进入用户登录界面，如图5.2所示。用户在登录界面录入正确的用户名和口令，点击[确定]按钮，将进入系统功能主界面，如图5.3所示。点击相应的功能按钮，即可进入各个功能界面。5.3.3《今易档案管理系统》的使用5.3.3.1系统进入（1点击主界面中的[公文管理]，即可进入公文管理功能界面。公文管理的主界面如图5.4所示①公文管理②公文查询③公文报表如图5.5④公文导入导出（2①公文鉴定②临时归档夹③归档处理④公文销毁⑤查询（3点击主界面中的[档案管理]，即可进入档案管理功能界面。档案管理的主界面如图5.6。①文件级管理⑦查询②盒级管理⑧报表③案卷级管理④其他级管理⑤虚拟门类⑥其他功能与设置（4）利用管理利用管理分为查阅和借阅两个部分。①在登记界面的用户名中输入guest（不区分大小写），系统默认为是以查阅者的身份登陆，登陆后进入系统主界面，点击[利用管理]按钮，出现查阅登记界面，如图5.7所示。输入查阅者信息，单击[确定]按钮，即可进入查阅管理主界面，如图5.8所示。如单击[关闭\]按钮，则退出查阅登记，返回系统主界面。②利用管理的另一部分功能是借阅管理，该部分是满足借阅者的需要，主要对借阅者完成档案数据的查询、借出、归还功能。在系统登记界面输入用户名和密码，在系统主界面中点击[利用管理]按钮，进入借阅管理主界面，如图5.9所示。图5.2图5.3图5.4图5.5图5.6图5.7图5.8图5.9系统维护包括用户管理、系统设置、日志管理、数据管理、报表管理等功能项，如图5.3所示。（1点击[用户管理]菜单，系统将进入用户管理界面，如图5.10（2点击[报表管理]菜单，系统将进入报表