(行政助理的岗位分析)岗位分析报告

浙江财经大学东方学院岗位分析报告报告题目：关于行政助理的岗位分析报告分院名称：法政分院队伍名称：Forthedream(FTD)组员名称：任津科、任晨慧、陈超2014年3月20日2目录一、主报告1、基本信息和总体性质………………………………………………………12、主要工作范围………………………………………………………………13、工作活动和程序……………………………………………………………24、工作条件……………………………………………………………………25、在职人员素质要求…………………………………………………………36、岗位近期需求和发展趋势…………………………………………………37、获取岗位的途径……………………………………………………………48、在职人员的职业规划路线…………………………………………………49、对在校学生的建议…………………………………………………………5二、报告分析1、社会环境分析………………………………………………………………62、就业形势分析………………………………………………………………73、发展趋势……………………………………………………………………9三、附录1、行政助理岗位分析调查问卷………………………………………………92、职位说明书…………………………………………………………………183、各大招聘网对行政助理聘用条件的公告…………………………………204、对法政分院行政管理专业舒振宇老师的访谈记录………………………235、对在职行政助理学长的访谈记录…………………………………………256、对大三行政管理专业学生的访谈…………………………………………251关于行政助理的岗位分析报告摘要：随着市场经济的发展，各行各业的企业不断发展，行政助理的需求量也不断增加。行政助理作为一个比较基础，但有较大发展前途的岗位，深受毕业生的亲睐。所谓知己知彼，方能百战不殆。通过对行政助理的了解，可以在校就有针对性地进行学习和实践，提高日后的应聘的竞争力。为此，我们对行政助理做了调查研究。关键词：行政助理；岗位分析；发展趋势一、主报告1、行政助理的基本信息和总体性质（一）定义：行政助理主要是协助行政经理开展工作，工作内容以公司运营保障为主，工作内容较多元化，但较基础。（二）行政助理通过安排主管日程、填写计划列表、处理信息需求、制作数据报告、安排会谈会议、接待客户来访、维护记录管理，完成文件归档等各项工作，从多方面综合性地完成高质量的行政管理工作。（三）行政助理工作相对繁琐，但其较低的门槛无疑是想从事行政管理工作的求职者的普遍选择，他们通过在此岗位上的锻炼培养，有望在了解企业运营流程、积累丰富工作经验、建立相应人脉网络的基础上，获得更为广阔的发展空间。2、行政助理的主要工作范围协助行政部经理完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作；协助审核、修订公司各项管理规章制度，进行日常行政工作的组织与管理；各项规章制度监督与执行；参与公司绩效管理、考勤等工作；奖惩办法的执行；协助行政部经理进行内务、安全管理，为其他部门提供及时有效的行政服务；负责公司快件及传真的收发及传递；参与公司行政、采购事务管理；负责公司各部门办公2用品的领用和分发工作；做好材料收集、档案管理、文书起草、公文制定、文件收发等工作；对外相关部门联络接待，对内接待来访、接听来电、解答咨询及传递信息工作；协助办理面试接待、会议、培训、公司集体活动组织与安排，节假日慰问等；协助行政部经理做好公司各部门之间的协调工作3、行政助理的工作活动和程序（一）工作活动行政助理的活动主要包括会议管理，工作接待以及公文处理三方面。（二）工作程序会议管理主要流程主要是会前组织、准备会议方案、制法会议通知、布置会议场所、国际会议准备、会中实施、会议主持、会务服务工作、处理意外情况、撰写会议纪要、会后跟进、会议文件整理、会务总结评估以及会议决议的跟进与落实。工作接待流程主要是来宾接待、核实来访的具体事宜、请示领导对接待计划事宜进行批示、依据批示通知有关人员参加接待、来访接待活动准备、来访食宿安排、电话接待、向上级汇报客户电话联系的相关事宜、向客户电话反馈领导意见、向有关职能部门转达领导对客户联系事宜的处理意见、向有关职能部门或其他内部人员的电话咨询、接受客户的电话投诉事宜、接受和处理客户的电话业务洽谈事宜。协调有关部门和单位处理客户电话反馈的问题。公文处理流程主要是处理对外正式文件、文件核稿、文件修改、组织撰写公司申报奖项材料、撰写公司年度工作报告、为领导拟定有关业务委托书、材料编写、撰写上级领导视察汇报材料、撰写当前经营发展状况材料、撰写企业创业发展历程回顾材料、撰写上级主管单位要求提报的文件资料、准备外部公司来访的企业介绍材料。4、行政助理的工作条件（一）物理环境行政助理的工作环境主要在公司内部，也会有外出接送客户等工作。总体工作环境轻松舒适，工作也比较基础简单，但也比较繁琐。（二）内外软性环境需要与公司上下员工进行沟通交流，团队合作，认同企业文化。35、在职人员素质要求（一）需要有一定的文字处理能力，能熟悉基本的办公软件应用，像WORD文档、电子表格、PPT等；（二）要有一定的语言表达能力，能协助组织会议等中小型会议。（三）要有一定的沟通能力，包括内部和外部。出去开会、办理社保、去主管部门联系业务等，都需要一定的沟通能力。（四）要有一定的行政专业知识，如果连什么是行政管理都不知道，怎么开展工作？这也是最基本的。（五）要有一定的文字处理能力，比如会公文写作，虽说不一定全部能写，但起码像通知、通告、工作计划、工作总结、会议记录、会议纪要、培训计划等，这些就要好好学习学习，这是最基本的文件写作。（六）最好有自己的行政管理理念，这与您今后的工作晋升有密切关系，同时也能丰富自己的工作经验，并能在一定程度上左右上司的管理决策。6、行政助理岗位近期需求和发展趋势（一）近期需求根据近几年的招聘信息，行政助理岗位需求攀升至第二位。这似乎对文科毕业生来说是个好消息，但是据人才市场负责人所说，这类岗位的要求比以往提高了，除了懂管理还要有行业背景。在前几年人才市场发布的一周才市分析上，可以看到管理、行政、文秘岗位大幅攀升。不少行政助理岗位要求有计算机网络、工民建、机械、教育等行业背景。（二）行政助理岗位发展趋势行政助理岗位，在众人看来是一个兢兢业业的管家，负责事务管理，虽然处理的都是一些琐碎的事情。虽然行政助理事务简单，在企业中只是一个不起眼的小角色，但是随着企业格局或形式的上升，公司的日常事务也随之增多，分工越来越细化，各部门都需要配置不同专业方向的行政助理。因此，行政助理的需求方向会更加细化，其发展形势亦会更加具有专业倾向性。47、获取岗位的途径（一）人才市场。（二）网上招聘市场。（三）报刊杂志获取。（四）延伸到该岗位需要的层次。（五）投递有特色专业的简历。（六）笔试有针对准备。（七）面试要展现个人专业水平及个人风采。（八）身边的人或亲戚朋友。（九)重新定位自身专业。（十）试用期间展现良好的个人风貌、能力及素质。8、在职人员的职业规划路线入职第1年第2~4年第5年5~10年10年后已录用人员行政助理人力助理行政专员人力专员行政主管办公室主任总经理内部岗位调换已工作相同时间的其他工作销售人员财务人员自主创业5第一条1、第1年：行政前台/助理，在行政助理的安排下，积极协调和处理日常事务，这一阶段主要是入门。2、第2~4年：从行政助理上升至行政专员，在某些事务上，可以独当一面，最好精通六大模块的某一或两个，当然其他方面也需了解。3、第5年：行政主管，掌握六大模块，精通多个模块，对企业文化建设有独特的理解，善于沟通，行事果断。4、第5~10年，朝着行政经理/办公室主任/人事部经理方向奔进，需要有领导魄力和管理远见。第二条1、第1~3年：成为成为一名行政专员，踏实努力工作，认真学习岗位技能，与同事和谐相处，开拓人际关系。2、第4~5年，适应职场环境和社会环境，积累工作经验与专业技能水平，积累与员工相处的沟通技巧，积累中层管理相关专业知识。通过内部岗位调换，晋升成为一名优秀的行政主管。第三条1、从事其他不同领域的工作，例如财务人员、销售人员等。2、自主创业，例如从事电子商务、物流、人才信息咨询、西餐厅、花店等行业。9、对在校学生的建议（一）行政管理专业出身（或者相近专业），以懂点法律、懂点经济、懂点财务、懂管理且具有熟练的实际动手能力为特色，大学四年扎实掌握行政助理所需要的专业理论知识与专业操作技能。（二）明确行政助理的职责，在大学四年，参加各类学生事务、社团活动、实习工作等社会实践，提高动手能力和操作技能。行政助理的主要职责是：1、负责员工的考勤；2、负责员工档案管理，包括原始档案的收集、整理、归档、电子档案的建立；3、对一般文件的起草和行政人事文的管理；4、依据人力资源要求计划，组织各种形式的招聘工作、收集招聘信息，协助6招聘工作；5、处理人事日常管理工作，负责请假、招聘、录用、保险、合同等人事手续的办理；6、及时办理相关证件的注册、登记、变更、年检等手续；协助做好公司人力工作的管理、培训与指导；7、组织公司各种活动的策划；8、负责办公用品采购计划制定及物品领取管理。（三）大学四年全面提升自己各方面的综合素质。行政助理的能力要求：1、要求熟练掌握个人电脑技术，如MSWord、Excel和PowerPoint等，以及使用多种专业软件的的经验。还要有一定的文字处理能力，比如会公文写作，像通知、通告、工作计划、工作总结、会议记录、会议纪要、培训计划等。2、分析性思维很重要，因为他们经常需要对自己的工作进行轻重缓急的判断，并且要对公司的发展和表现进行逐步地监控。详细了解行政岗位的各类信息，并按其培养能力。3、需要有非常好的组织能力，能够及时做好一天或者一周的基本工作计划，传播公司的正面形象并很好地反映在组织工作中，熟悉如何进行控制。4、最好有自己的行政管理理念，这与今后的工作晋升有密切关系，同时也能丰富自己的工作经验，并能在一定程度上左右上司的管理决策。5、需要较强的人际交往能力，与各部门人员接触密切，并且能够做简单的管理性演说。二、报告分析对行政助理岗位有了一定的了解后，需要充分分析行政助理的近期需求和发展趋势，这就要求我们更清楚地了解行政助理的发展现状，以便做出适合的选择。1、社会环境分析中国政治稳定，经济尽管面临金融危机，但经济仍持续发展，在全球经济一体化环境中的担当重要角色。中国加入WTO后，会有大批的中国的企业走出国门。同时，中国企业要想走出去，必须要学习国外企业管理的先进方法和经验，这就要求管理的科学性与艺术性和环境动态适应相结合。因此，中国市场吸引进入的7大批外资企业和本土企业都面临着建立新型管理体制的任务，为准备做行政管理工作的人员提供机会。中国市场经济的发展前景是国际化，对复合型管理人才需求迫切。未来行政管理专业的发展方向是服务专业化、业务多样化，可就业的企业或单位也将出现多样化。影片《穿普拉达的女人》的女主角，从一个处处受气的打杂小妹，变成了一位国际最知名时尚杂志社的总编助理，就是因为她奉献全部努力去热爱自己所从事的类似行政管理的工作。行政管理，是能让丑小鸭变天鹅的地方。行政管理可以看成管理学上的“万金油”，几乎每行每业都离不开它。但是，行政管理往往没有很明晰的工作范围，除非升任到中层领导，否则，在很多单位行政管理必须从小助理、小杂工开始做起：编写材料、收发文件、打字复印、接听电话、接待访客、端茶倒水、下基层蹲点等杂七杂八的事，都是必做的“功课”。行政助理的工作比较琐碎，每天面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务，而这些事务又是必不可少的。其主要价值在于理顺公司的各项工作职能及业务流程，大煎饼维护好基础管理平台，协助建立健全的管理体系，是管理制度化、规范化；协助构建一支高校和高执行力的团队，监督检查各类计划的实施过程及结果；成为协助主管进行公司管理的强有力的执行力量；充分协调、利用好各种社会资源，协调处理好公司内部与外部的关系。营造、维护有利于沟通、学习的工作氛围；并对公司遇到的