上海长江隧桥竣工档案编制办法（doc39页）

上海长江隧桥工程竣工档案编制办法上海长江隧桥工程建设指挥部上海长江隧桥建设有限公司2007年4月2目录第一章总则第二章档案编制原则和要求第三章档案的收集、整理和排列顺序第四章档案编制工作的具体要求第五章归档数量及内容第六章工程档案编制说明第七章工程档案资料的审查鉴定第八章竣工档案归档范围附件1、裱糊方法及页号编制方法2、采用不装订组卷图纸的折叠方法及页码编号3、竣工图修改方法附表1、监理检测资料汇总一览表2、质量事故情况检查表3、设计变更依据性文件汇总表4、基建工程建筑结构计算书代保管证明5、城市建设档案卷内目录6、城市建设档案案卷目录7、备考表8、国标要求（附件一、二、三、四）9、科技档案卷内目录10、科技档案案卷目录3第一章总则为了做好上海长江隧桥工程档案管理工作，充分发挥工程档案在工程建设使用管理以及工程维护中作用，根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程质量管理条例》、《上海市档案条例》以及《城市建设档案管理规定》（建设部令第90号），结合本工程建设工作的具体情况，特制定本办法。1.1工程档案含义及重要性1、工程档案是指工程从酝酿、立项、设计、施工至竣工验收全过程中形成的应当归档保存的文件材料，包括文字材料、图纸、图表、计算材料、科研文件、声像材料等各种形式与载体的文件材料。2、工程档案必须确保其真实、可靠、完整、准确、系统，不允许涂改、重新抄录，严禁伪造。3、工程档案是工程验收和申报评定部、市优秀工程项目的必要条件之一。有关主管单位在项目竣工验收前应对工程档案先行验收，凡工程档案验收不合格，其工程不得交付使用，财务不予结算，不得参加国家、部、市等各级优秀工程的评审。第二章档案编制原则和要求2.1档案编制原则1、本着“谁做谁负责编制”的原则，建设单位、设计单位、监理单位、施工单位根据各自承担的工作内容、范围和职责，分别进行收集、分类、整理组卷。2、各单位、部门归档职责和要求（1）建设单位负责收集、整理立项文件材料、征地拆迁文件材料、设计文件材料、招投标文件材料、各专业竣工验收证书等。（2）设计单位负责提供设计阶段的地质勘察报告、设计计算书代保管证明、有关技术要求、设计变更汇总等材料。（3）监理单位负责收集、整理监理过程中形成的文件材料，并同时4对施工单位所形成的档案（特别是竣工图）进行检查、审核。（4）施工单位负责、汇总在施工过程中形成的各种文件材料及编制竣工图。2.2职责要求1、按照统一领导、集中管理的原则，各单位档案编制工作应在长江隧桥建设有限公司的直接领导下进行，并逐级建立相应的档案机构，制定相应的制度，明确工作职责，做好档案的编制和交验工作，确保档案工作与工程进展同步。2、各标段技术负责人、各监理单位总监为档案负责人，下设专（兼）职档案员，档案人员应委派有上岗证或经过档案培训的人员担任。3、工程档案尚未交验合格前，档案工作人员不得随意调换。如确因工作需要，必须调换的，应提前一个月报建设单位核准同意，办好档案交接工作后，档案人员方能调换。档案机构必须在做好档案交验工作后方准撤离。第三章档案的收集、整理和排列顺序3.1档案的收集、整理1、工程档案随着工程建设同步形成的，有关职能部门应指定专人负责，按工程建设的程序，做好工程档案的积累、收集、登记工作，在工程建设到一定阶段时及时鉴定、整理、立卷。2、逐件整理收集的文件材料，剔除不需归档的文件，补充缺页，使每份文件材料都有头有尾，互有联系。3、建设项目应按前期、设计、施工、竣工等阶段归类划分。3.2排列顺序1、各阶段，各单位工程形成的技术文件应依照技术文件的自然形成规律，按后文8.2归档范围的内容进行分类组卷排列，要求做到完整、准确、系统，便于保管和利用。2、前期、竣工文件排列原则：批复在前、请示在后；正文在前、附件附图在后；打印稿在前、手写稿在后。53、设计技术文件按设计程序排列，设计图纸按设计图目录排列。4、施工技术文件按单位工程组卷，共用的放在合同标段工程的第一个单位工程中，对涉及到技术变更方面的业务单或其他签证单进行汇总并由监理工程师签认，其他各方面的业务单或其他签证单则不进行汇总。5、竣工图纸原则上按施工图目录排列。第四章档案编制工作的具体要求工程档案必须按统一要求和标准进行编制，内容要真实、资料要齐全、手续要完备，否则一律不予接收。4.1文字材料的具体要求1、文件材料规格尺寸为16K或A4纸（297*210mm），同一卷内要求同样规格（整卷的文字材料如都是16K幅面的可不裱），小于标准的应用A4纸（297*210mm）的白纸裱贴。裱贴时文件与白纸右边靠齐，预留25mm的装订边。（裱糊方法附后）2、归档的文字材料必须书写工整、字迹清晰、格式统一，一律以档案墨水书写，严禁使用圆珠笔或铅笔书写、签批。3、文件材料必须使用专用的蜡线装订，装订孔采用三孔一线方法（孔距8cm），装订线头外露在封底，并装入指定的专用硬盒内，每卷排列格式一般为：案卷封面----科技档案卷内目录----文件材料----备考表。4、装订前应逐份检查并去除原用于装订的金属物，以免锈蚀。5、每卷厚度不得超过2~3cm或张数不超过200张。6、卷内的文件要标明页号，页号每卷从首页“001”开始用页码机顺序编制，一页一号（卷与卷之间不连号），移交档案馆的文件页号正面标在右上角，反面标在左上角；移交业主的文件页号正面标在右下角，反面标在左下角。空白页、卷内目录、备考表、卷内封面不编页号。裱糊的文件页码全部标在原文件上，不可标在裱糊的白纸上，每页托裱几张文件时，则每张文件上都要标明页号。7、每个案卷的卷内目录、案卷封面、备考表、案卷目录必须按指挥部要求格式填写打印（附后）。8、移交城建档案馆的竣工档案其档案表式装具（包括照片档案册、6照片为7寸光面照片，包括底片和文字说明，如是数码像片则要求同时提交光盘）必须按市城建档案馆的统一规定（宋园路10#市城建档案馆A102室）。移交建设单位的竣工档案其档案表式装具按国标格式要求（附后）。4.2竣工图的编制要求1、竣工图是真实记录施工结束最终状态的技术文件，是工程实际的反映，竣工图必须与工程实物相符。竣工图的编制原则：（1）竣工图应由施工单位编制。施工图是编制竣工图的基础，设计变更文件是编制竣工图的依据，有一张施工图就应编制一张相应的竣工图（施工图取消例外）。（2）竣工图编制办法：一是全部重新绘制；二是利用原施工图来编制。竣工图必须使用蓝晒图。竣工图编制后，应加盖“竣工图”标记章（规格50*80mm），竣工图章使用不褪色的红色印泥盖印，“竣工图”标记章盖在图纸正面右下角的标题栏上方空白处或周围适当空白的不压盖图形文字的位置，并有编制人和技术负责人的签名。（3）监理单位对施工单位编制的竣工图应逐张复核，把好质量关。2、竣工图修改：所有修改内容（含被修改部分的相关图纸）都必须修改到位，具体修改、注记方式如下：（1）对于少量文字和数字的修改，可采用杠改法，即用一条实线将修改部分划去，在其附近的适当位置画上修改后的图形，并注明修改依据（见附件3）。（2）对于少量图形的修改，可采用叉改法，即用“х”将修改部分划去，在其附近的适当位置画上修改后的图形，并注明修改依据（样式附后）。（3）对于较多图形的修改，可采用圈改法，即用将修改部分图形圈去，按制图规范在其附近的适当位置画上修改后的图形，并注明修改依据（样式附后）。（4）施工图整张作废应在原图纸目录中注记“作废”及修改依据。（5）重新绘制的修改图，应圈出原施工图修改范围，注明修改的依据，并且应当有变更记录栏，内容为序号、内容、修改日期。7（6）设计单位重新绘制修改图的，应在原图纸目录中填写增加新图目录，并圈出原施工图修改范围，注明修改依据。（7）施工图在设计变更取消或现场未施工的，不需要编制竣工图，应在原图纸目录中注明“取消”，并将原图作废。3、修改依据在卷内目录中的注记：（1）在竣工图卷内目录备注栏中应注明被修改图纸的变更依据，如技术交底会议纪要、设计变更通知单、技术核定单、业务联系单等修改依据编号或产生日期。（2）在施工文件设计变更依据卷内目录备注栏中应注明被修改的图纸图号。4、竣工图的组卷要求：竣工图不装订，按4号图纸（297*210mm）规格折叠，图面朝里，图标要外露，页号标在右上角（“国标”标在右下角）。5、声像档案的整理声像档案包括照片、录音带、录像带、影视片等载体。1、工程声像档案应反映工程现场原地物、地貌和工程建设主要过程及建成的建筑物、构筑物和项目施工过程中重要会议活动等的照片和录像档案。2、照片档案应由照片、底片和文字说明三部分组成（如是数码像片则要求同时提交光盘）。文字说明要简短、完整、明了，其内容包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素，并要编制照片档案总说明和照片卷内目录。3、录音、录像必须图像清晰、声音清楚，并要有文字说明（包括录制说明、录制单位、录制人及年、月、日、带子的长短时间）。录像带必须是专业级。4.3关于采用国标格式的说明上海长江隧桥工程建设单位的项目档案整理要求按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822—2000的格式执行。现将有关档案整理格式用表的填写规范要求说明如下。8（一）、案卷封面（案卷封面格式见附件一）。1、“档号”栏由建设单位在项目档案汇总时正式填写，施工单位和监理单位先可用铅笔标注本单位（本标段）的卷数,如“共几卷第几卷”.2、“档案馆号”栏施工单位和监理单位不必填写。3、“案卷题名”栏应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容，具体地必须能够反映以下三个方面的内容：（1）建设项目名称，一律填写“上海长江隧桥工程”；（2）综合填写单项工程名称、标段工程名称、里程号、墩台号、结构名称、专业名称、建筑材料名称、设备名称、问题名称等等。有内容的依此填写，缺项的则可适当省略。（3）填写文件种类名称，如“请示”、“批复”、“合同”、“总结”、“报告”、“记录”、“文件”、“图”、“照片”、“光盘”等等。4、“立卷单位”栏填写施工单位或监理单位的法人单位全称，与工程合同落款公章一致。5．“起止日期”栏填写卷内文件材料形成的起止日期。如某卷内最早的一份文件形成于2003年12月15日，最晚的一份文件形成于2004年3月7日，则此栏填写“2003年12月15日—2004年3月7日”。6、“密级”栏施工单位和监理单位不必填写，由建设单位统一填写密级。7、“案卷脊背”栏应填写保管期限、档号和案卷题名或关键词。8、案卷封面及脊背的档号，暂用铅笔编写；由建设单位接收后统一正式填写。（二）、卷内目录（卷内目录格式见附件二）。1、“序号”栏应用阿拉伯数字从1开始依次标注卷内文件材料的顺序，一份文件一个号。2、“文件编号”栏应填写文件文号或图纸编号。3、“责任者”栏应填写文件形成部门或主要责任者，具体地应填写单位名称。4、“文件材料题名”栏应填写文件标题(或图纸名称)全称.5、“日期”栏应填写文件形成日期。96、“页号”栏应填写每份文件首尾页上标注的页号。7、“备注”栏，需要时填写。（三）、备考表（备考表格式见附件三）。1、“说明”栏应标明卷内各类载体的文件材料共多少页，文字材料多少页，图纸多少页，照片多少页。2、“其他需要说明的情况”应注明组卷情况和其他需要说明的问题。3、“立卷人”填写立卷人姓名，并标注立卷的年月日具体时间。4、“检查人”填写检查人姓名，并标注检查的年月日具体时间。（四）、案卷目录（案卷目录格式见附件四）1、“顺序号”栏填写本份案卷目录内的档号的排序号。2、“档号”栏填写案卷号。3、“案卷题名”栏应与案卷封面的填写内容一致。4、“页数”填写卷内各类文件材料的总页数。5、“备注”栏需要时填写。（五）、科技档案封面、目录及备考表字体要求1、封面中所填写的内容为三号字体，字型为楷体。档号填写字体为四号宋体。2、案卷目录和卷内目录中所填写的内容均为五号宋体字。序号、日期和页号均为阿拉伯数字。责任者名称如果较长，用规范的简写或者换行并设置为小五号。3、备考表中所填写的数字均为小三号楷体，应注明的情况字体均为小三号宋体。第五章归档数量及内容5.1归档数量电子档案