第3章 人力资源获取前的准备(1岗位分析)

第三章、人力资源获取前的准备《人力资源管理》课件本章重点岗位分析的内容和方法岗位评价的作用和方法人力资源供给与需求预测人力资源的获取方式第一节岗位分析一、岗位分析的含义与启示二、岗位分析的资料收集三、岗位说明与岗位规范一、岗位分析的含义与意义（一）一则案例的启示引出问题机床周围地板的清洁工作谁来做？机床操作工服务工勤杂工岗位说明书中没有清扫地板的条文有清扫条文，但工作时间是从正常下班开始岗位说明书中没有清扫的条文得出结论必须有岗位分析一、岗位分析的含义与意义岗位分析的含义岗位分析，也称工作分析、职位分析或职务分析，它是对企业各类岗位的性质、职责、劳动条件和环境以及员工承担本岗位任务应具备的资格条件所进行的系统分析和研究，并制定出岗位规范、岗位说明书等人力资源管理文件的过程。5W1H：What：员工完成什么样的工作Why：为什么要完成此项工作When：将在什么时候完成工作Who：谁负责Where：工作在哪里完成How：员工如何完成此项工作（二）岗位分析的基本问题1、两个最基本的问题第一个问题第二个问题工作是什么？谁适合这份工作？岗位的名称、级别岗位设置的目的岗位的工作内容、任务和职责岗位的主要工作权利岗位需要的工作条件岗位与其他岗位的关系岗位在企业组织结构中的位置基本学历和专业要求在某一领域的工作经验必须具备的基本能力必须接受的培训项目培训时间年龄和性别要求性格和性向要求2、岗位分析的其余三个问题第三个问题谁最适合这个工作？第四个问题谁来做岗位分析？第五个问题何时做岗位分析？新组织投入运行时；战略调整、业务发展时；工作内容与性质发生变化时；兼并、扩充、增加生产线时；改变编制，重新定岗定员时；引进新设备、工艺、技术时；建立相关制度时；人力资源管理专家负责总体策划和审定；主管人员结合企业实践，参与或组织人员编写；在岗员工结合个人实践提供经验资料；人力资源部门做出规范、完整、系统的岗位分析；哪些经历可以优先；哪些专业可以优先；怎样的资格可以优先；有过哪些培训可以优先；岗位分析的时机企业刚成立时建立新的组织模型时建立新的部门时增加新的工作岗位时岗位新增工作内容时企业涉足新的行业时新技术新工艺导入时工作流程重组时需要进行职位评价时新的管理模式导入时组织规模发生变化时人员结构发生变化时顾客的需求提高时岗位分析导入的时机（三）岗位分析的意义1、优化整合资源，为组织带来效益2、岗位分析是人力资源管理的基石（1）岗位分析的定义（2）岗位分析的两大组成部分岗位（工作）说明和岗位（工作）规范（3）岗位分析是许多人力资源管理实践的基础准备（图4—1）岗位分析的参与者人力资源部门管理者(经理或专员)工作承担者工作承担者的上级主管其他相关人员(四）岗位分析的程序准备阶段计划阶段调查阶段分析阶段描述阶段运用阶段访谈反馈问卷修正（1）岗位分析的准备阶段在这一阶段，主要解决以下几个方面的问题：建立岗位分析小组明确岗位分析的总目标、总任务明确岗位分析的目的建立良好的工作关系（2）岗位分析的计划阶段分析人员为使研究工作迅速有效的开展，应制定好相应的执行计划。同时，要求管理部门提供有关的信息，如各不同部门的岗位名称及各种岗位人员数目等资料。信息来源：（1）组织结构图（2）工作（或业务）流程图（3）现有的工作说明书（4）其他相关背景信息（2）岗位分析的计划阶段在这个阶段，信息来源的选择应注意：（1）不同层次的信息提供者提供的信息存在不同程度的差别；（2）岗位分析人员应站在公正的角度听取不同信息，不要事先存有偏见；（3）使用各种岗位信息文件时，要结合实际不可照抄照搬。（3）岗位分析的调查阶段人力资源部门管理者(经理或专员)工作承担者工作承担者的上级主管其他相关人员（4）岗位分析的分析阶段岗位分析中的岗位信息包括下列内容：（1）岗位名称（2）岗位上的在岗人数（3）岗位部门（4）职责（5）岗位工作知识（6）智力要求（7）经验、教育和培训要求（8）身体要求（9）工作环境（5）岗位分析的描述阶段在完成岗位的分析阶段后，并未完成岗位分析，分析人员必须将获得的信息予以整理并写出报告。通常就是把获得的信息整理成岗位规范、岗位说明书等人力资源管理文件（6）岗位分析的运用阶段此阶段是对岗位分析的验证，只有通过实际的检验，岗位分析才具有可行性和有效性，才能不断适应外部环境的变化，从而不断地完善岗位分析的运行程序。此阶段的工作主要有两部分：其一，培训岗位分析的运用人员。这些人员在很大程度上影响着分析程序运行的准确性、运行速度及费用，因此，培训运用人员可以增强管理活动的科学性和规范性。其二，制定各种具体的应用文件。（7）岗位分析的控制阶段控制活动贯穿岗位分析的始终，是一个不断调整的过程，包括对企业因业务发展需要的岗位增加、合并和删减而变化的信息和文档的实时更新，岗位职责增加或减少的信息和文档的实时更新，组织结构变化的文档和信息更新等。它是一项长期的重要活动。二、岗位分析的资料收集（一）工作实践法（二）工作日志法（三）观察法（四）访谈法（五）典型事例法（六）问卷调查法工作实践法工作日志法观察法访谈法典型事例法问卷调查法直接了解岗位的实际工作情况以及岗位的各方面要求不适用于需要进行大量训练或危害性的工作岗位信息可靠性高，所需费用少，容易掌握有关岗位的信息可为岗位分析、绩效评估提供第一手信息；了解员工需求及满意度；发现管理隐性问题；较好沟通获得职务的静态信息和动态特点；行为被观察和衡量；确定行为的利益和作用；获得资料使用范围小；整理信息工作量大；可能会产生信息失真分析者对工人造成压力；不易观察到一些突发事件；不适用于工作周期长的岗位耗费大量时间；难以对工作完整把握可能导致调查结果的偏差；不能准确地描述他们的工作任务短时间内获取信息；内容有针对性；员工容易作答；事后对结果的处理和分析；意见和建议渠道员工在面谈中可能夸大其工作任务和重要性；比较费时有助于了解岗位比较客观的信息；能澄清某些疑问；能直观得到岗位要求的个人资格方法优点缺点三、岗位说明与岗位规范（一）岗位说明岗位说明又称工作说明或描述、职位（务）描述等，是指用书面形式对组织中各类岗位的工作性质、工作任务、工作职责与工作环境等所做的统一要求，其主要功能为（1）让员工了解工作概要；（2）建立工作程序和工作标准；（3）阐明工作任务、责任与职权；（4）为员工聘用、考核、培训等提供依据。岗位规范岗位规范主要包括：（1）岗位名称、编号；（2）本岗位与其他岗位的关系；（3）岗位主要工作范围和职责；（4）岗位工作目标和责任、权限；（5）岗位人员应具备的资格条件，如知识、能力、经验等；（6）其他应补充规定的事项。岗位说明书基本内容部分，包括岗位名称、岗位系列、所属部门、岗位编号等；岗位关系部分，包括直接上级、直接下级、内部联系、外部联系；岗位描述部分，包括岗位概述、岗位职责和岗位责任（责任范围、失误责任和责任大小）；任职资格部分，包括一般要求、能力要求和培训要求；岗位说明书工作条件部分，包括工作地点、工作时间、工作负荷和出差情况；最后是备注部分。一般要求，包括学历、专业、专业知识、相关知识、工作经验、体能和品德；能力要求，包括组织能力、决策能力、创新能力、判断能力、应变能力、谈判能力、沟通协调能力、分析解决问题能力、冲突解决能力和其它能力；培训要求，包括管理培训、业务培训和其它培训。图4－3岗位说明的基本内容基本内容工作识别工作编号工作概要工作关系工作职责工作条件与工作环境工作身份工作名称工作活动内容工作权限工作结果所属工作部门直接上级职位工作等级工资水平所辖人数定员人数工作地点工作时间工作产所工作环境危险职业病工作时间工作均衡性工作环境舒适程度表4－2销售部经理职务描述职务名称：销售部经理所属部门：销售部职务代码：XL-××-×××直接上级职务：营销副总经理工作目的：领导销售部销售公司自有和代理产品工作要求：认真负责、工作主动、善于团结下属工作责任：1、对外沟通、展示、讲演2、配合技术人员进行售前技术咨询3、作实施计划建议书4、进行商务谈判5、监督售后技术支持服务6、对销售部进行管理衡量标准：1、本人的销售业绩2、本部门的销售业绩工作难点：提高销售业绩工作禁忌：对客户不细心周到，无法清楚地了解客户的需求实例一表4－3招聘专员的职务描述职务名称：招聘专员所属部门：人力资源部职务代码：XL-HR-021工资等级：9~13直接上级职务：人力资源部经理工作目的：为企业招聘优秀、适合的人才工作要点：1、制订和执行企业的招聘计划2、制订、完善和监督执行企业的招聘制度3、安排应聘人员的面试工作工作要求：认真负责、有计划性、热情周到工作责任：1、根据企业发展情况、提出人员招聘计划2、执行企业招聘计划3、制订、完善和监督执行企业的招聘制度4、制订招聘工作流程5、安排应聘人员的面试工作6、应聘人员的材料管理7、应聘人员材料、证件的鉴别8、负责建立企业人才数据库9、完成直属上司交办的所有工作任务衡量标准1、上交的报表和报告的时效性和建设性2、工作档案的完整性3、应聘人员材料的完整性工作难点：提供详尽的工作报告工作禁忌：工作粗心，不能有效地向应聘者介绍企业的情况实例二（二）岗位规范岗位规范又称工作规范或任职资格，是指任职者要胜任该项工作必须具备的资格，其主要内容包括：（1）一般性的人员任职条件：身体素质、心理素质、知识经验、职业品德。（2）管理岗位工作规范内容：知识要求、专业要求、经历要求、职业道德要求。（3）员工岗位工作规范要求：应知、应会、工作实例。表4－4招聘专员的任职资格职务名称：招聘专员所属部门：人力资源部职务代码：XL-HR-021工资等级：9～13直接上级职务：人力资源部经理一、知识和技能要求1、学历要求：本科及以上2、工作经验：3年以上大型企业工作经验3、专业背景：从事人力资源招聘工作2年以上4、英文水平：达到国家四级水平5、计算机水平：熟练使用Windows和Office系列二、特殊才能要求1、语言表达能力：能够准确、清晰、生动地向应聘者介绍企业情况；准确、巧妙地解答应聘者提出的各种问题2、文字表述能力：能够准确、快速地将希望表达的内容用文字表述出来，对文字描述很敏感3、观察能力：能够很快的把握应聘者的心理4、处理事务能力：能够将多项并行的事务安排得井井有条三、综合素质1、有良好的职业道德，能够保守企业人事秘密2、独立工作能力强，能够独立完成布置招聘会场、接待应聘人员、应聘者非智力因素评价等任务3、工作认真细心，能准确的把握同行业的招聘情况四、其他要求1、能够随时出差2、假期一般不超过一个月实例三岗位分析的应注意的事项岗位分析要做到全面、完整（包括企业内部的所有岗位）；在岗位分析前，一定要明晰内部的组织结构、管理层次和业务流程；要定期地（一季度微调一次，一年调整一次）、动态地、及时地根据企业的实际情况对岗位说明书进行调整和修订；制定出来的岗位说明书应该在实际工作中得到实施，而不是用金钱堆砌的抽屉材料；制定的岗位分析结果必须得到员工的参与和反馈，并受到组织和员工双方的认同；岗位分析结果应该在绩效考核、培训和职业发展、岗位评价和薪酬中得到体现。练习请对人力资源部经理的岗位职责进行界定。胜任人力资源部经理应具备哪些条件？请举例说明复习思考题岗位分析对组织的发展有哪些作用？为什么说岗位分析是人力资源管理的基石？图4－1岗位分析的基础地位岗位分析岗位说明岗位规范位置职务任务责任权力知识能力经验技能专业人力资源规划招聘甄选优化配置晋升降级岗位评价绩效考核培训需求薪酬福利安全健康劳动关系表4－1岗位分析带来的效益增加高附加值的工作（加）减少低效益的工作（减）创造整体性合成效应的工作（乘）利用外部资源提高效益的工作（除）采用具有竞争力的先进方法强化有效的工作培训，改进工作质量提高整体生产力，争取扩大市场顾客群去掉不合理工作，删除不必要工序清理重复工作合并同性质工作，降低资源消耗从大局出发改善主题工作系统，减少并防止内部阻力，创造合成的经营效益。尽量利用供应商、社会机