公文与档案管理

公文与档案管理第一部分：绪论Ⅰ档案一、档案的概念与特点档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。1.档案是直接形成于社会实践活动的原始的记录2.档案是由文件有条件地转化来的3．档案来源广泛，内容丰富，形式多样二、档案的划分种类与作用(一)文书档案(二)科技档案(三)专门档案因产生和使用领域不同，可分成公务档案和私人档案。按时间远近，可分为历史档案和现行档案按政权性质和阶段不同，可分为建国后档案、革命历史档案和旧政权档案Ⅱ档案工作广义，档案工作是指整个档案事业，它包括档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传出版工作和档案外事交往工作等。狭义，则是指档案业务工作，也就是人们通常所说的档案工作，是专指档案室和档案馆围绕档案所进行的一系列业务工作，即用科学的原则和方法管理档案，为社会各项事业服务的工作。一、档案事业的构成(一)机关档案室工作工作任务：第一，对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督。第二，负责管理本机关的全部档案，积极提供利用，为机关各项工作服务，并为党和国家积累史料。第三，负责对本系统和直属单位的挡案工作进行指导、监督与检查。分为：1．文书档案室2．科技档案室3．声像档案室4．人事档案室5．综合档案室6．联合档案室7．档案信息中心(二)档案馆工作基本任务：第一，接收与征集具有永久和长期保存价值的档案及有关资料，科学地进行管理；第二，通过多种方式，积极开展档案资料的利用工作；第三，参与编修史志的工作。分为：1.综合性档案馆2.专门性档案馆机关内部工作的组成部分本机关的全部档案只在一定时期内保管本机关形成的档案，对于逾期的档案，或向档案馆移交，或予以销毁主要为本机关提供档案服务，一般不与外界发生关系整个国家、地区或系统、专业的科学文化事业机构。本地区、本系统、本专业的档案党和国家永久保管档案的基地面向社会，提供档案为党和国家各项工作利用，甚至为国际友人和学者服务。性质管理范围保管期限利用范围档案馆和机关档案室的联系和区别档案馆机关档案室档案馆是档案信息的总汇，在档案事业中居于主导地位，档案馆工作是整个档案事业的主体。二、档案业务工作的内容(一)档案收集工作(二)档案整理工作(三)档案鉴定工作(四)档案保管工作(五)档案统计工作(六)档案利用工作三、档案工作的性质(一)档案工作是一项管理性的工作(二)档案工作是一项服务性的工作(三)档案工作是一项政治性的工作(四)档案工作是一项科学性的工作(五)档案工作是一项文化性的工作四、档案工作的基本原则档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。五、档案工作的几个专门术语(一)国家档案全宗国家档案全宗又称国家全部档案。指归国家所有的、由国家统一管理的、对国家和社会有保存价值的一切档案财富的总和。它包括我国各个历史时期的国家机构、社会组织和某些个人形成的各种内容和各种形式的档案。(二)全宗全宗是由一个独立的机关、社会组织或个人形成的全部档案所组成的有机整体。如一个机关所形成的全部档案可包括党群管理、行政管理、财务管理和基建、设备、科研等方面的各种门类的档案。一位科学家、文学家、教育家及其他知名人士，在其一生活动中形成的著作手稿、讲话稿、日记、文电、信函和音像材料等均属个人全宗中的内容。在我国档案科学和实际工作中，全宗是一个术语，也是一条理论和原则，即：同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。因为一个机关或著名人物在社会活动中形成的全部档案，反映了这个机关或人物的历史面貌及发展变化过程，是一个不可分割的有机整体。全宗是档案馆、室对档案进行日常管理的基本单位。(三)立档单位立档单位的定义是与全宗相对应的，用一句话去概括：其档案能够构成档案全宗的机关、社会组织或者个人即称为立档单位。确定一个组织机构是不是立档单位，它的档案构不构成全宗，要根据一定的条件来分析。构成立档单位的主要条件有三：第一，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外单独行文；第二，是会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；第三，设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。Ⅲ档案工作的历史回顾1、“结绳”和“刻契”是远古时代档案的萌芽。2、河南安阳小屯村是我国迄今发现的最古老的以文字记录的档案。3、历史上不同载体的档案：甲骨档案（刻在龟甲、兽骨）、金文档案（刻在青铜器）、石刻档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、声像档案、声像档案、电子档案。4、档案一词最早出现在“明末清初”的事情。5、历史上最其名的皇家档案库：汉代的石渠阁、兰台、东观、唐代的甲库、明代的后湖黄册库，清代的内阁大库都是著名的皇家档案库。6、我党最早的档案工作指导性文件：1933年春，由瞿秋白起草、经周恩来审阅的《文件处置办法》。7、1954年11月8日，第一届全国人大常委会第二次会议，根据总理周恩来提议，批准国务院设立直属机构——国家档案局。8、1952年，中央办公厅、中组部和中宣部委托中国人民大学举办档案专修班，新中国档案高等教育由此发端。9、1987年9月5日发布，1988年1月1日起实施的《中华人民共和国档案》标志着我国档案工作从此走上了依法管理的轨道。第二部分公文管理I公文的概念与分类一、公文的概念公文，即公务文书,是国家机关及其他社会组织为处理公务、行使职权而按规范体式形成的具有法定效用的信息记录。(一)公文是由法定作者制成的(二)公文具有法定的权威和特定的效用(三)公文具有法定的规范体式(四)公文具有规定的处理程序(五)公文与文件、文书的联系与区别联系区别公文从属性、文体、形成作者、形成领域、形成目的、内涵上讲，三者没有本质区别，都是同一事物专指国家机关和其他社会组织在公务活动中形成的文件材料文书是所有文件材料的总称，包括公务文书(公文)和私人文书两大类。文件不仅包容了文书和公文的内容,有以文字方式记录在纸张上的书面文件，也包括以录音、录像等技术方式记录在非纸质载体上的其他文件二、公文的分类从公文的形成与使用范围上划分，公文可分为通用公文与专用公文两大类。从公文的行文关系和运行方向上划分，公文可分为上行文、平行文、下行文三种从公文的机密程度和阅读范围上划分，公文可分为公布公文、内部公文、机密公文三大类。在一个机关内，从公文的来源和去向上划分，公文可分为发文、收文和内部公文三种。(一)命令(令)(二)决定(三)公告(四)通告(五)通知(六)通报(七)议案(八)报告(九)请示(十)批复(十一)意见(十二)函(十三)会议纪要三、常用公文文种Ⅱ公文的格式与稿本一、公文的格式公文的排列型式（一）公文的排列型式（二）公文的排列型式（三）二、公文的稿本(一)草稿：即公文的原始文稿，是公文撰写人员根据机关发文意图而草拟的公文未定稿。(二)定稿：即已经履行法定批准程序的公文文稿，是经过负责人签发或经过会议讨论通过(批准)的最后完成稿。(三)正本：即向受文者制发的具有法定效用的公文文本，是依据定稿并按规范格式要求制作的正式文本。(四)存本：即与公文正本同时印制的印刷本或依照正本复制的标准样本。(五)副本：即公文正本的复制本或与正本同时印制的重份公文。Ⅲ公文处理一、公文处理工作内容包括∶公文办理和公文管理两大项，公文办理是公文处理的前期工作。(一)发文的办理：包括草拟、审核、签发、复核、缮印、校对、用印、登记、分发等程序。(二)收文的办理：包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、注办等程序。(三)公文材料的日常收集管理与提供利用服务。(四)公文材料的立卷归档、销毁及机要文件的定期清退。(五)其他各种有关公文处理的事务。三、公文办理工作程序(一)发文办理程序1．草拟2．审核3．签发4．复核5．缮印6．校对7．用印8．登记9．分发(二)收文办理程序1．签收2．登记3．审核4．拟办5．批办6．承办7．催办8．注办第三部分：公文整理1、规定与1987年颁发的两个业务文件相比有哪些主要变化？2、如果理解“机关文件材料”的含义：P343、在贯彻实施《规定》过程中要注意哪些问题？4、机关文件材料归档范围有哪些？5、机关文件材料不归档文件包括哪些内容？6、属于永久和定期保管的档案有哪些？7、《规定》对机关形成的人事、基建、会计及其它专门文件材料的归档范围是如何规定的？一、《机关文件材料的归档范围文书档案保管期限的规定》二、公文整理方法2．公文立卷操作程序(1)检查、调整卷内公文(2)排列卷内公文(3)卷内公文编号(4)填写卷内公文目录(5)填写卷内备考表(6)拟写案卷题名(7)填写案卷封面2．归档文件整理的方法(1)修整(2)装订(3)分类(4)排列(5)编号(6)编目(7)装盒(一)案卷级公文整理方法1.公文立卷方法(1)运用公文主要特征立卷(2)运用公文主要类型立卷(二)文件级公文整理方法1.文件归档方法：运用自然件归档第三部分：档案管理Ⅰ档案的收集•(一)档案收集工作的内容•档案的收集工作，就是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各机关、个人手中和散失在其他地方的档案分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆的工作。•一是对本机关需要归档档案的接收工作。•二是对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。•三是对历史档案的接收和征集工作。•(二)档案收集工作的重要性•档案的收集工作是档案业务工作的基础•1．文书档案收集工作是文书档案管理工作的前提和基础•2．文书档案收集工作的质量决定了文书档案管理工作的质量一、档案收集工作的内容和重要性Ⅱ档案的整理文书档案的整理工作，就是对零乱的和需要进一步条理的档案进行基本的分类、排列和编目，使之组成有序体系的过程。一、文书档案整理工作的内容和原则(一)文书档案整理工作的内容文书档案的系统化和基本编目(二)文书档案整理工作的原则1．充分利用原有的整理基础。2．保持文件之间的历史联系。(1)文件在来源方面的联系。(2)文件在时间方面的联系。(3)文件在内容方面的联系。(4)文件在形式方面的联系，指文件在种类、名称、载体或记录方式等方面的联系。3．便于保管和利用。(二)案卷的排列•文书档案案卷的排列就是根据一定的方法，确定每类内案卷的前后次序和存放位置，保持案卷之间的有机联系。•基本方法有：1．按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列。2．按照文件的作者、收发文机关以及文件内容所涉及的地区排列。3．按照案卷所属的时间顺序排列。(三)档号的编制•1．档号编制的原则唯一性原则。合理性原则。稳定性原则。简明性原则。•2．档号编制的方法(1)全宗号的编制(2)案卷目录号的编制(3)案卷号的编制(4)件(页)号的编制(四)档案检索工具的编制档案检索工具是记录和标识档案的特征及存放位置，为查找档案提供指引、依据的各种文字材料的总称。档案室常用的检索工具有案卷目录、全引目录、专题目录(卡片)、文号目录与索引、人名目录等。1．案卷目录•案卷目录也称案卷名册，是著录案卷内容和成分并按一定次序编排的一览表。它是档案室最基本的检索工具。•案卷目录的编制方法•根据国家有关规定，案卷目录一般应区别不同的保管期限，分年度或混年度编制。•第一，分年度编制。将全宗内的文书档案逐年按保管期限编成永久、长期和短期三本案卷目录。这种方法条理清楚，便于当年案卷的随时补充和调整，但形成的目录过多，一般适用于每年形成档案数量较多的单位。•第二，混年度编制。根据案卷的数量情况，将每种保管期限的档案每五年或十年编制一本目录。这种方法可以减少目录的数量，方便管理，一般较适用于档案年形成量不大的单位。但混年度编制不便于插卷和案卷的随时调整，因此使用这种方法时应注意几个问题：一是要按照分类方法的顺序排列案卷，每个年度内分类方法的顺序应基本固定；二是每本目录中的案卷号应用自然数列法编制，不能重复；三是案卷号不应过长，尽量不突破四位数。案卷号题名年度页数期限备注档案室编档案馆编案卷目录应包括以下