印章档案整理方法

印章档案整理一、基本概念1、印章将文字、符号和图形等按照一定的规范格式或艺术风格刻制、铸造在物体上，形成的以盖制图形和文字标记为使用方式的标志性信物和艺术品。印面、印文、边款、印纽（执柄）和印材5个要素。作为在社会交往中象征和证明身份、权力与地位，起凭证信物作用的印章又称作实用印章或印信；作为以欣赏和表现篆刻艺术为目的的印章又称作艺术印章。2、印章档案国家机构、社会组织和个人在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等社会活动中形成和使用过的印章，是一种具有特殊载体形态并在历史研究、档案考证、文物收藏和艺术鉴赏等方面有着特殊价值，经过一定程序整理归档印章及印鉴。3、印模采用反扣法将印章钤盖或压盖（俗称盖章）在纸张或其它物体的空白处，留下的印章印面图样。其中，专门用于鉴别真伪的存底印模又称作印鉴。印模不同于印刷厂使用的印章模具。4、印纽（执柄）印章顶端用于穿线和执握的部位，通常被雕刻成动物等各种形状。现代机构法人使用的印章已较少制作印纽，其印纽部位已逐渐被执柄所取代。二、归档要求及范围在启用新印章的同时，应向本单位档案室或有关部门移交停止使用的印章。档案室及有关部门应及时向档案馆移交印章档案或在移交文书档案的同时移交印章档案。社会名人的印章在征得本人或亲属同意后由各级综合档案馆进行征集、整理、保管，也可寄存、代管。各级国家机构、社会组织及其所属单位的印章。各单位保存的中华人民共和国成立前形成的印章。各单位法定代表人及社会知名人士的印章。单位成立文书、印章启用批准文书、印章防伪标志及说明等。三、清洗方法1、一般清洗方法将印章印面朝下放入装有清洗剂溶液的容器之中浸泡，待污垢松软后，使用刷子刷洗印章。印面凹陷部位难以刷洗干净的油垢，可使用竹针挑剔。刷洗干净的印章放在通风处晾干。归档印章，在整理前需经过清洗。2、清洗剂的选择为避免使用清洗材料不当，造成对印章的损坏，不同印材的印章应选用不同性质的清洗剂清洗。竹木类（竹、木、根等）印章宜选用７５%医用酒精；金属类（铜、钢、铁、合成金属等）印章宜选用煤油；矿物类（玉、石、玛瑙、翡翠等）、橡胶及塑料制品类（橡胶、橡皮、有机玻璃等）印章宜选用洗洁精；骨质类（骨、角、牙等）印章可选用７５%医用酒精或洗洁精。3、清洗要求（1）清洗印章应去除印章上的油泥、污物、霉点和锈斑。（2）清洗后的印章应确保完整、清洁、不变形，保持印面和边款中字迹与图案的完整、清晰。（3）使用酒精、煤油等易燃清洗剂清洗印章时，应注意防火。（4）使用竹针挑剔印面污物时，手法要轻，防止损坏印面。（5）用橡皮制作印面贴附在木质或有机玻璃(塑料)等印柄上的印章，对其清洗时，应避免长时间浸泡和用力过猛，以防止印面老化和脱落。四、保管期限划分印章档案的保管期限分为永久（代号YJ）和定期（15年，代号DQ）两种。对外行文使用的机构和组织法人及其办事机构（办公室）印章的保管期限为永久；其它内设机构和业务工作印章的保管期限为15年。反映本地各个历史时期篆刻艺术成就的艺术印章的保管期限为永久。严重破损和一般事务性工作使用的无档案保管价值的印章，不列入归档整理范围。五、整理原则1、遵循形成规律，集中整理分类，区分保管价值，便于保管利用。2、收集的印章应确保齐全、完整、真实。3、整理的方法应科学、规范。4、整理印章档案使用的材料应符合长久保管档案的需要。六、整理方法1、档案馆保管的印章档案应按馆藏集中，统一整理，不宜按来源原则划分全宗。2、档案室保管的本单位内设机构、专业活动中使用的印章档案可以按全宗集中，进行整理。3、排序印章档案按保管期限—分类号—枚号顺序，逐盒组织排架。4、编制档号印章档案的档号由“印章档案代号”、“保管期限代号”、“分类号”和“印章枚号”等组成，用汉语拼音字母、阿拉伯数字及连接号“─”混合编制。连接书写时，格式如下：全宗号—印章枚号印章档案代号—保管期限代号—分类号—印章枚号①印章档案代号：使用汉语拼音字母“YZ”代表“印章档案”。②保管期限代号：使用汉语拼音字母“YJ”代表“永久”；使用汉语拼音字母“DQ”代表“定期”。③分类号：使用阿拉伯数字加间隔符“.”编制分类号。其中间隔符“.”用以区分分类层次。④印章枚号：根据印章档案在最后一级类目中的排列顺序，用阿拉伯数字按流水方式编制枚号。5、归档目录（1）印章档案归档目录目录规格与项目印章档案保管目录使用A4型（297mm×210mm）纸张，采用表格形式，设置“保管期限”、“分类号”、“枚号”、“印文（边款）”、“使用起止时间”、“印材”、“备注”等项目印章档案归档目录全宗号保管期限枚号印文起止时间材质备注（2）著录方法①保管期限：填写印章档案的保管期限。②枚号（印章编号）：填写印章档案的枚号。③印文(边款)（印章名称）：“印文”填写印章印面上的文字内容。“边款”填写印章边款中的文字内容，填写的边款文字两端应加注圆括号“（）”。无边款的印章可不填“边款”④使用起止时间：填写印章启用（或制作）和印章失效的时间。用8位阿拉伯数字标注年月日，中间用起止符“—”连接。时间无法确定的，用空格“□”表示。示例1：19850212—1999□□□□。艺术印章可只填写制作时间。示例2：19990123⑤印材（材质）：填写印章的制作材料，如：竹、木、根、铜、钢、铁、合成金属、玉、石、玛瑙、翡翠、橡胶、有机玻璃、骨、角、牙等。当印章的印面与执柄分别采用不同材料制作时，只填写印面的制作材料。⑥备注：注释对印章需要说明的情况。如与文书档案及其它相关档案的参见号等。（3）目录的组织印章档案保管目录按档号顺序组织条目，根据保管期限的不同，分别装订成册，编制成印章档案保管和检索用的基本工具。6、备考表（1）规格式样印章档案备考表使用A4型纸张，采用表格形式，设置“本盒印章情况说明”、“整理人”和“整理时间”等项目。（2）填写要求①本盒印章情况说明：填写盒内印章档案的数量、完整性及其它需要说明的情况。②整理人：填写整理本盒印章档案的人员姓名。③整理时间：填写本盒印章档案整理完毕的年月日。（3）存在位置备考表置于印章档案盒内，排在印章、印模单之后。7、制作印模（1）使用材料宣纸、平板纸、印泥台、印泥、毛毡、压条、墨、照相机等。（2）制作要求①盖制印模使用的印章、工具和材料应保持清洁。②印泥台和搅拌印泥的工具应使用非金属材料。③盖制印模使用的宣纸应平整地铺放在垫有毛毡的桌面上。盖制印模时，印章要放准位置，均匀用力，一次成型。④盖出的印模要求印模工整、印文清晰、图形完整、排列美观。⑤对有边款和特殊纽式的印章，可分别采用拓片和照相的方式对其进行复制和取样，作为印模的有机组成部分，一同编辑。⑥钢印可直接在80克以上平板纸上压制印模。（3）编辑印模①印章档案印模可采用手工或计算机两种方法进行编辑。手工编辑印模应先策划后盖制；用计算机编辑印模可先在纸张上盖制印模，经扫描数字化处理后再用计算机编辑。通过扫描形成的数字化印模应妥善保管，防止外泄。②放置在印章档案盒内起目录作用的印模单，采用A4型纸张制作，印模在纸张上的排列方式应与该盒内印章档案的排列方式一致，每个印模的下方应标注与之相对应的印章档案的档号。③用于对印章档案进行检索、研究，起管理、利用和宣传介绍作用的印模，可根据需要编辑制作成各种专题印章档案印模集或印谱。8、装盒依印章排列顺序装盒。装盒时，可根据印章规格的不同，确定盒内存放印章的数量。盒内印章一般按从左至右，从上至下的顺序排放。