员工档案整理方法

0北京分公司人力资源部员工档案整理工作方法2006年3月22日1一、整理目的1、遵照执行太平人寿保险有限公司《员工人事档案管理暂行规定》,及国家人事档案管理的有关规定。2、材料能够逐项、清楚、有机地装订在一起，每份档案材料都详细地记入目录，保护档案材料、方便查找，将员工档案材料由过去简单的堆积，转变为立体化地展现员工的成长过程。2二、所需的材料及设备1、档案目录2、夹页3、员工档案材料4、衬纸5、档案套盒（档案夹及档案盒、A4规格、3cm厚）6、标签7、打孔机档案目录、夹页、档案套盒需厂家定做3档案目录包括以下十一大类：1.录用审批材料2.试用、转正材料3.劳动合同、协议材料4.文凭变化、专业职称评聘、晋升、降免材料5.异动材料6.绩效考核材料7.奖励、惩处材料8.培训材料9.退休、离司材料10.出国、出访材料11.其它材料档案目录4这就是档案目录5夹页6档案夹7档案盒8将不符合归档标准的员工档案材料粘贴在衬纸上，按标准规格整理好。北京分公司采用的标准规格为常用的标准A4规格打印纸，为节省成本，衬纸多使用整洁无损的、印过一面的标准A4规格打印纸。三、现在我们开始整理档案第一步：整理不合标准材料9不标准档案材料粘贴在衬纸上10第二步：材料分类、填写目录将员工档案材料分类，每类材料之间用夹页隔开，同类材料按材料制成时间顺序排序，将档案材料具体名称及制成时间等填入档案目录中该材料类别下。如，在“试用、转正材料类”目录下填写：1、试用通知书2、试用期评估表3、转正通知书等材料名称及制成时间等内容。注意：在整理过程中一定要去除订书钉、曲别针等金属物品，以免腐蚀档案材料。11填写档案目录12第三步、装订、存档将全部材料对齐，打孔后装入档案夹，贴上标签，存入档案柜中。13四、新增档案材料存档若员工有新增档案材料存档，只需重复第一、二步，找齐、打孔后，按目录所示位置插入即可。n14我们不足之处请您继续改进！祝工作愉快！