员工工作分析操作实务

1工作分析操作与务实人力资源管理培训课题——赵磊2003年11月2日2工作分析理论概念与来源内涵主要内容工作分析常见的方法工作分析的结果与实施步骤工作分析案例说明3工作分析是人力资源/人事管理工作的基础公司目标公司战略策略活动对岗位提出要求对组织提出要求对人员提出要求现在的岗位设置是否合理现在的组织能否适应什么样的人员合适？进行现行组织和岗位分析工作分析4任务责任职责技能工作规范工作说明工作分析能力知识人力资源计划招聘选择人力资源开发绩效评估报酬和福利安全与健康劳动关系人力资源研究均等就业通过工作分析可以客观解决大量人员管理的矛盾5明确工作分析的理论概念是企业实施工作分析认识保障工作分析概念JobAnalysis工作分析又称职务分析（jobanalysis），它是指完整地确认工作整体，以便为管理活动提供各种有关工作方面的信息所进行的一系列的工作信息收集、分析和综合的过程。工作分析结果应用1、岗位设计、组织设计2、职务评价3、工作说明书描述4、各种目的不同的调研工作分析关键点1、以目的为导向2、分析优秀岗位3、工作分析重在过程参与4、工作分析是数据管理的基础不是结果提高岗位工作者工作效率提高组织运作效率为组织目标落实奠定基础6工作分析的分析内容与结果表现•职务设置的主要目的•主要职责、任务、权力•职务的隶属关系•工作条件•所需知识和技能工作分析的常见内容直接结果工作说明书间接结果职务说明书7促使工作的名称与含义在整个组织中表示特定而一致的意义，实现工作用语的标准化。确定工作要求，以建立适当的指导与培训内容。确定员工录用与上岗的最低条件。为确定组织的人力资源需求、制定人力资源计划提供依据。确定工作之间的相互关系，以利于合理的晋升、调动与指派从逻辑上理解工作分析的目的与应用•获得有关工作与环境的实际情况，利于发现导致员工不满、工作效率下降的原因。•为制定考核程序及方法提供依据，以利于管理人员执行监督职能及员工进行自我控制。•辨明影响安全的主要因素，以及时采取有效措施，将危险降至最低。•为改进工作方法积累必要的资料，为组织的变革提供依据目的一（建立标准）目的二（分析问题）8从应用上理解工作分析的目的与应用组织设计工作设计工作流程设计改进工作方法建议安全与健康方案人力资源规划人力资源数量预测人力资源计划计划执行困难分析招聘录用人与岗位匹配职业发展路径验证培训开发培训需求分析工作发展计划职业指导绩效评估绩效标准与关键绩效指标绩效评估结果与人员激励关系薪酬激励与其他工作评价工作分类晋升与调动提供量化结果，为各种决策奠定依据职务说明书职务评价报告关键业绩指标其他类型分析报告9工作分析也是企业解决问题的一种方法建立新组织战略调整业务变化技术变革导致流程重组制度建设与绩效，晋升，薪酬调整解决适应的问题解决标准的问题10用不同角度看待工作分析是达成交流统一平台的基础工作分析目的单一型工作分析多重目的型工作分析切入点岗位导向型人员导向型过程导向型客体分布侠义的工作分析和广义的工作分析11集团公司工作分析获得信息之运用组织机构设计人力资源规划招聘、甄选、录用工作设计与生产力提高激励职业生涯设计与职业管理薪酬设计与薪酬管理绩效评估人力资源开发与培训工作分析12什么时候组织需要变革了？干部天天在开会组织决策和效率越来越慢不知道自己的客户是谁IBM公司为了使自己成为百年老店，专门在1995年聘请著名的咨询公司调查一百家成功的企业和不成功的企业，写出企业的管理圣经《忧郁的巨人》文章中谈到：以下三个情况出现了的时候，组织的危险了13工作分析基本术语•任务：指一项具体的工作。例：指派打印一份文件。•岗位：指某人须完成的一组任务。有多少岗位就有多少人员。•职位：是由许多相同的岗位所组成，这些岗位的性质，类别完全相同，完成工作所需条件也一样。14工作分析常见术语工作要素工作任务工作职责职位职务职业职门15工作分析理论概念与来源内涵主要内容工作分析常见的方法工作分析的结果与实施步骤工作分析案例说明16•观察法•工作实践•典型事例法•座谈法•写实法•问卷法工作分析常用方法17发问的要点：工作分析所应包含的信息-7W•1、用谁（Who）•2、做什么（What）•3、何时（When）•4、在哪里（Where）•5、如何（How）•6、为什么（Why）•7、为谁（Forwhom）18工作分析的方法——观察法•通过观察，把有关工作各部分的内容、原因、方法、程序、目的等信息记录下来，把取得的职务信息整理。•可以了解到广泛的信息，取得的信息比较客观和正确。•局限性：（1）要求观察者有足够实际操作经验；（2）不适用于工作循环周期长的工作；（3）不能得到有关任职者资格要求的信息。19工作分析的方法——工作实践•工作分析者从事所要研究的工作，在工作过程中掌握有关工作要求的第一手资料。•可以了解工作的实际任务以及在体力、环境、社会方面的要求。•适用于短期内可以掌握的工作•不适用于需要进行大量训练才能胜任或有危害的工作。20工作分析的方法——典型事例•对实际工作中具有代表性的工作者的工作行为进行描述。比如把文秘人员的打字、收发文件等一系列行为收集起来进行归纳分类，得到有关工作内容职责等方面的信息。•局限性：需耗费大量时间，对于一些不具显著特征的工作行为可能造成遗漏，对整个工作实践缺乏完整的了解。21工作分析的方法——座谈法•工作分析者与工作执行者面对面的谈话来收集信息资料。•座谈者构成应呈随机性•注意选择参加座谈的工作执行人员。•一般不作为单独收集信息的方法，而是和其他方法一起使用。22工作分析的方法——问卷法•通过结构化的问卷来收集信息，不必亲临现场观察。•广泛用职务调查表•职务调查表由工作执行者填写，包括基本资料、工作时间要求、工作内容、工作责任、任职者所需知识技能、工作的劳动强度、工作环境等内容。23职位分析问卷法（PAQ）•1972年由普渡大学E.J.McCormick提出•是一种适用性很强的工作分析方法•包括194个项目，其中187个用来分析完成工作过程中员工活动的特征，另外7个涉及薪酬问题•6个部分：信息来源；心理过程；识别“产出”；与其他人的关系；自然和社会环境；其他工作特征。•6分制主观评分24不同工作性质特点的人分析的方法不同管理类人员知识型人员市场销售类人员操作类型人员结果导向结果＋能力导向结果＋行为导向行为标准导向访谈法，专项设计的问卷调查法专家访谈，团队座谈法问卷调查法，访谈法观察法，集体座谈法25工作分析理论概念与来源内涵主要内容工作分析常见的方法工作分析的结果与实施步骤工作分析案例说明26工作分析的直接结果：《职务说明书》工作分析的直接结果27一份完整的职位说明书应该包括:该职位的基本情况：名称、职等职级、所属部门、编制等等。该职位存在的价值和目的是什么?对该职位的要求有哪些要素，如规划、组织、审核、创新等等？如何定义该任职者的责任和权力?该职位需要和外部有什么样的互动关系?该职位需要使用什么设备仪器，需要什么证照？该职位的工作环境和工作地点怎样？该职位的上下级汇报关系如何、服务的相互关系怎样?这份工作需要什么样的素质、技能和经验的人担任?28职位说明书的内容及写法•字体：例如标题为“某白药集团股份有限公司职位说明书”，创艺简魏碑，三号，加粗，居中。其后，用8个空格，然后为“编号：”，字体同正文。正文的字体为宋体，五号，两端对齐方式。•段落：均为单倍行距。•边框和底纹：职位说明书用表格形式。表格的边框为2磅实线。表格内部各线条，除了为美观和表达意义之外的，也均为实线，粗细为0.5磅。在《工作目标与职责》、《工作内容》、《任职资格》这三项标题的单元格，用-12.5%的灰色底纹。•项目编号和符号：在《工作内容》中，对任职者的多项工作内容进行排列，一般用项目编号的办法。编号用TimesNewRoman体阿拉伯数字，后用汉字顿号隔开。为美观和清楚起见，段落格式中设定“悬挂缩进”0.55厘米。制表位为0.75厘米。在编号为10号以后的内容中，制表位为0.90厘米。格式要求举例29工作描述的内容（内容举例）项目具体内容工作识别项目工作概要工作手段使用材料技术和方法任务行为环境补充信息名称，副标题，代码等级，工资类别，地位，汇报关系全面简明工作的任务，目的以及工作结果形式的描述机器，工具，装备，工作辅助设施原料，半成品，物资，资料，其他用于工作的材料把原材料输入变成产出的专门方法1、对于产出的数量和质量，技术和方法，行为何工艺流程的管理模式和规定2、对所做工作的描述，包括工作人员与资料，人，物以及完成工作遵循的指导方针之间相互影响。物理的，心理的，情感的环境，雇佣关系与状况，与其他工作的相互关系以上没有提及，但对于目标制定必要而且有用的细节的解释30工作说明书范例姓名职称贸易部主管单位序号工作内容工作依据权限时限表名称分送单位管制基准备注1信件电报等文件审核处理所收集电报执行不定电报信件助理每天下午13：00交助理2客户开发以及巩固按照业务各个阶段计划执行不定月度报告总经理每月检查一次3产品推销检查按照年度计划安排执行不定季度报告总经理每季度检查一次4与管理部门进行工作联络按照实际情况执行1个小时外厂记录本总经理下班前规定时间5总经理交代事项实际情况执行半个小时周工作报告总经理每周一31资格说明书•资格说明书又称为工作规范，是工作分析结果的另一种表达形式，主要说明任职者需要具备什么样的资格条件以及相关素质要求才能胜任某一个岗位的工作。这里的资格条件事最低的限制，主要是对个体特性很有帮助•资格说明书的形式：计分图形式与表格形式32资格说明书范本岗位名称：中级文书岗位编码：1444003一、职责总述：在一般监督情况下，完成文书工作，包括准备各类数据资料，并编辑，汇总，分类，草拟各种报告，请示文件，通知文稿，工作总结，快速记录发言等等二、工作时间：一般在工作时间完成，不需要加班加时间完成三、资格条件：1、学历：高中以上学历，中专理想，2、经验：至少担任第一级工作三年以上。3、数量：具有较好工作熟练程度，如打字至少45个每分钟，四、考核项目：1、校对文稿，每分钟不少于45个字。2、打字，每分钟不少于50个字，快速记录每分钟不少于100个字，3、写作技能：行文格式规范，语言通顺，内容充实，结构严谨五、岗位后续来源：初级文书，专业学校毕业生，社会中招聘合格的人员六、健康状况：良好，身高160厘米，身体健康，五官端正七、年龄要求：30以下八、工作环境条件：办公室完成九、其他补充条件：33资格说明之表格法•案例：纺织工人心理素质资格表格法品质程度对操作的作用必要性需要训练很有必要必要有帮助希望经常有时高度低频率不需要用触觉发现不明显的平滑处YYY有手检查织品是否平滑认出或者区别主要颜色YYY染制颜色品时候使用估计很短间隔YYY机器停止选造纬线时间迅速认出偏离规定开口YYY范县断线引线的偏离34资格说明之计分图法（案例）心理能力判断力记忆力组织协调能力情绪稳定性耐力注意力计分含义1不需要的能力2不大需要的能力3可以考虑的能力4比较需要的能力5非常重要的能力1234535职务：发货员部门：货品收发部门地点：仓库C大楼职务概况：听仓库经理指挥，根据销售部门递来的发货委托单据，将货品发往客户。和其他发货员、打包工一起，徒手或靠电动设备从货架搬卸货品，打包装箱，以备卡车、火车、空运或邮递。正确填写和递送相应的单据报表，保存有关记录文件。教育程度：高中毕业工作经历：可有可无岗位责任：一、花70%的工作时间干以下的工作：1.从货架上搬卸货品，打包装箱；2.根据运输单位在货运单上标明的要求，磅秤纸箱并贴上标签；3.协助送货人装车。二、花15%的工作时间干以下的工作：1.填写有关运货的各种表格（例如装箱单、发货单、提货单等）；2.凭借键控穿孔机或理货单，保存发货记录；3.打印五花八门的表格和标签；4.把有关文件整理归档。三、剩余的时间干以下的工作：1.开公司的卡车送货去邮局，偶尔也搞当地的直接投递；2.协助别人盘点存货；3.为其他的发货员或收货员核查货品；4.保持工作