四特白酒工作分析和岗位信息问卷填写培训教材

江西四特酒有限责任公司工作分析和岗位信息问卷填写培训2019年9月11日江西四特酒有限责任公司人力资源咨询项目2019年9月11日第2页目录一、项目进展回顾二、工作分析的概念和意义三、工作分析的程序四、岗位信息问卷的填写方法五、填写岗位信息问卷的安排江西四特酒有限责任公司人力资源咨询项目2019年9月11日第3页分析工作分析工作分析用以确定该岗位的任务、责任、权限、与其它岗位的关系以及该岗位的任职资格要求的研究过程。什么是工作分析江西四特酒有限责任公司人力资源咨询项目2019年9月11日第4页什么是岗位岗位在特定的组织中，在一定的时间和空间内，由一名员工承担若干项任务，并具有一定的职务、责任和权限时就构成一个岗位。组织机构部门部门部门岗位岗位岗位岗位岗位岗位江西四特酒有限责任公司人力资源咨询项目2019年9月11日第5页工作分析是开展现代人力资源管理的基础公司目标公司经营活动对岗位提出要求对组织提出要求对人员提出要求现在的岗位设置是否合理现在的组织能否适应什么样的人员合适？工作分析江西四特酒有限责任公司人力资源咨询项目2019年9月11日第6页层层分解层层分解公司使命部门职责岗位职责缺乏沟通与理解也是理顺内部管理的必要手段江西四特酒有限责任公司人力资源咨询项目2019年9月11日第7页工作分析可以推动组织改进和职责优化•很多公司希望通过进行系统的工作分析工作，来理清组织中繁多的交叉职责，特别是这其中的重叠部分•系统的工作分析工作还是一次很好的上下沟通的机会，使管理者有机会倾听下属的改进意见江西四特酒有限责任公司人力资源咨询项目2019年9月11日第8页推动对岗位内涵的理解通过实施工作分析并推广工作分析的成果，将有助于建立管理者和任职者对岗位的共同理解任职者的角度管理者的角度二者一致的认可江西四特酒有限责任公司人力资源咨询项目2019年9月11日第9页工作分析岗位说明书绩效管理薪酬激励培训安排职业发展现代人力资源管理同时也关系到每个员工的切身利益因此,请务必认真对待本次工作!江西四特酒有限责任公司人力资源咨询项目2019年9月11日第10页工作分析的结果是岗位说明书基本信息主要职责工作权限1．基本情况：岗位名称主任岗位编号所属部门公司办公室岗位编制人数12．岗位总体目标：为了完成公司总体目标任务，在总经理和公司工作思路和指导思想的要求指导下，参与编制公司年度工作计划，制定公司营销政策，分析市场运行质态，保证公司效益的提高和目标任务的完成。3．工作职责（按业务流程或重要性排序）：1）制定部门年度工作计划，明确各项重要工作的负责人和时间进度，保证部门责任书规定内容的顺利完成；2）组织筹备公司级会议，组织落实相关人员做好会议记录，整理会议纪要；起草以公司名义上报或下发的重要文件、报告；根据公司需要，调整作息时间，进行厂容厂貌、员工风纪的管理工作；3）检查、督办公司文件及重要会议所决定的重要工作的执行情况，协助承办单位解决办理过程中遇到的困难，督促公司交办事项的完成；4）制定公司统一的接待管理规范，管理公司接待平台，组织公司有关单位完成公司接待任务；承担公司大型活动的接待任务，并协调公司领导参加重要接待活动；5）代表公司与重要政府部门联络并保持良好合作关系，监控公司各单位之间的关系，组织、协调与指导公司举行的重大活动；6）统筹公司计算机软硬件、通讯系统建设、维护、运营与管理，确保公司计算机系统正常运转和及时升级和通讯畅通；7）组织收集公司内部、外部的各种信息，整理后上报公司领导，为决策层提供及时、准确、有效的信息支持；8）主持公司办公室内部日常行政管理工作，保证工作的稳定、高效、有序运行。4．工作权限：决策权限：计算机硬件采购的选型权、部门内部工作的分配权监督权限：对重要会议所决定的工作执行过程的监督、检查权，对所属人员的考核、激励奖罚权，对公司重点工作计划的监督权建议权限：公司重大事项的建议权、部门内部人员调动、任免建议权5．工作联系：6．任职资格：教育背景：大专或同等学历以上，企业管理专业或相关专业工作经验：有5年以上工作经历，3年以上部门管理工作经历知识技能：有一定的文字组织能力，掌握一些企业管理基本知识，掌握计算机管理软件个人素质：具备较强的沟通能力、组织协调能力、分析判断能力，全局观念，周到细致，责任心强从业资格：经济类中级职称公司外部相关单位：公司软件提供商负责人市委市政府有关部门直接上级：行政副总直接下级：办主任副主任、见习助理本职位部门内部相关职位：档案管理员、机要员、收发员、司机、保洁员公司内部相关部门及职位：公司领导、综合部部长、审计部部长、财务部部长、法律工作部部长、保卫部部长、销售部部长、市场部部长、各生产车间主任、动力车间主任、打假办主任任职资格工作关系岗位总体目标江西四特酒有限责任公司人力资源咨询项目2019年9月11日第11页强调：工作分析是描述分析的过程，描述分析的对象是事实关于岗位的分析过程客观分析精细化管理的开始绩效提高的必要工作分析不是…工作分析是…关于人的事实罗列主观判断管理本身绩效提高的必然江西四特酒有限责任公司人力资源咨询项目2019年9月11日第12页目录一、项目进展回顾二、工作分析的概念和意义三、工作分析的程序和方法四、岗位信息问卷的填写方法五、填写岗位信息问卷的安排江西四特酒有限责任公司人力资源咨询项目2019年9月11日第13页工作分析：全面了解工作并提取有关工作全面信息，进行如下六方面的分析：工作责任是什么责任职责分析岗位工作分析工作结果是什么绩效结果分析工作要如何做过程控制分析工作关系是什么权限关系分析工作环境怎样条件导向分析工作需要什么人任职资格分析江西四特酒有限责任公司人力资源咨询项目2019年9月11日第14页•组织结构图•职责的分配•高层的意见•……工作分析的程序收集岗位信息其它可能的岗位信息收集方法整理职责分配分析、沟通和编制书面文件……岗位说明书管理者与任职者的一致理解优化职责分配输入过程输出计划阶段设计阶段信息收集信息分析结果表达通常会经历下面5个阶段江西四特酒有限责任公司人力资源咨询项目2019年9月11日第15页岗位工作信息的收集方法•观察法•单独面谈•调查问卷•工作日志•……江西四特酒有限责任公司人力资源咨询项目2019年9月11日第16页岗位工作信息的收集方法——观察法•通过对任职者正常工作的状况进行观察，从而获取所需的工作信息•适用于体力工作者和事务性工作者–直接观察法：由于要求尽量观察工作的全过程，因此适用于工作周期短的职务–阶段观察法：如果希望了解周期长的工作，可以进行分阶段的工作观察–工作模拟法：适用于较多应付突发事件的工作江西四特酒有限责任公司人力资源咨询项目2019年9月11日第17页岗位工作信息的收集方法——单独访谈特点：•信息来源更加直接，便于得到更准确及时的信息•适用于脑力工作者，如管理人员、研发人员等•比较费时•对工作分析人员的语言表达能力和逻辑思维能力有较高的要求江西四特酒有限责任公司人力资源咨询项目2019年9月11日第18页岗位工作信息的收集方法——调查问卷•由工作分析人员事先拟定，然后由任职者进行填写优势：快捷的回应时间经济方案灵活目的多样性支持其它工作分析方法劣势有时很难全部收回对于语言表达技巧不熟练的员工则受到限制对于不全面，不准确的反应需要跟进措施需要注意不充分的回答或有意的错误陈述江西四特酒有限责任公司人力资源咨询项目2019年9月11日第19页岗位工作信息的收集方法——工作日志特点：•任职者按照设计好的工作日志单填写工作内容•应当随时进行而非下班前一次完成•应当适当采取措施保证工作日志的真实性江西四特酒有限责任公司人力资源咨询项目2019年9月11日第20页分析信息•信息分析阶段是将各种方法收集到的信息进行统计、分析、研究、归类的过程•应重点分析以下内容：–基本岗位信息，如：名称、所属部门等–工作职责和流程，如：职责范围、工作联系范围等–任职资格要求，如：学历、工作经验等–体现公司文化特色的素质要求，如：个人倾向、性格要求等•信息分析阶段的工作将有效帮助工作分析人员充分评估信息收集的充分性和准确性，从而最终帮助完成岗位说明书。江西四特酒有限责任公司人力资源咨询项目2019年9月11日第21页目录一、项目进展回顾二、工作分析的概念和意义三、工作分析的程序和方法四、岗位信息问卷的填写方法五、填写岗位信息问卷的安排江西四特酒有限责任公司人力资源咨询项目2019年9月11日第22页岗位信息调查问卷包含的内容•基本情况–岗位名称–岗位编号–所属部门–岗位编制人数•岗位总体目标•工作职责•工作权限•工作联系－直接上级和直接下级－内部联系和外部联系•任职资格－教育背景－工作经验－知识技能－个人素质－从业资格－工作环境江西四特酒有限责任公司人力资源咨询项目2019年9月11日第23页岗位信息调查问卷包含的内容——岗位基本情况岗位名称：原则上以公司最新制订的组织机构中的岗位设置名称为依据，不得随意变换岗位名称。岗位编号：依照一定的编号规则对岗位进行编排。所属部门：以组织机构中的部门名称为依据。岗位编制人数：根据公司最新定编定员来填写。1．基本情况：岗位名称岗位编号所属部门岗位编制人数江西四特酒有限责任公司人力资源咨询项目2019年9月11日第24页岗位信息调查问卷包含的内容——岗位总体目标2．岗位总体目标：•简单、准确地说明该工作存在的意义及它对整个组织成功的独特贡献•按“三段论”的形式编写：为了（……）目标，在（……）限制范围或影响范围之内，做（……）工作•为了……目标，指的是本岗位存在的目的和对公司的作用，与本岗位的层级相挂钩•在……范围之内，指的是本岗位的工作成果达成的限制条件，如“在部长的领导下”，或“根据……文件、制度、规定、计划、规划”等等•做……工作，指的是本岗位主要工作成果概述，总是始于一个主动词，并表达出这一动词要达到的结果或目的。江西四特酒有限责任公司人力资源咨询项目2019年9月11日第25页例如：某公司财务部部长的职位总体目标•为了给公司的年度经营目标的实现提供有力的财务保障，根据公司的年度经营目标和计划，遵守国家会计准则和税法等法律法规，全面主持公司的财务和税务统筹工作。江西四特酒有限责任公司人力资源咨询项目2019年9月11日第26页岗位信息调查问卷包含的内容——工作职责3．工作职责（按业务流程或重要性排序）1）2）3）4）5）6）7）8）•每一项工作职责分为三部分，行为动词、动词内容和核心成果。•行为动词：措词准确，体现责任承担程度和职责完成方式•动词内容：体现动词的作用，即干什么，为谁等•核心成果（目标）：工作职责的最终成果是什么，可以解答为什么要进行该项工作•工作职责要体现出岗位总体目标的向下分解过程，每一条职责都是岗位目标的一个具体工作成果和目标的体现。江西四特酒有限责任公司人力资源咨询项目2019年9月11日第27页某公司办公室主任的工作职责部分工作职责（按重要性排序最多8条）1）制定部门年度工作计划，明确各项重要工作的负责人和时间进度，保证部门责任内规定内容的顺利完成；2）组织筹备公司级会议，组织落实相关人员做好会议记录，整理会议纪要；起草以公司名义上报或下发的重要文件、报告；调整作息时间，进行厂容厂貌、员工风纪的管理工作；3）检查、督办公司文件及重要会议所决定的重要工作的执行情况，协助承办单位解决办理过程中遇到的困难，督促公司交办事项的完成；4）制定公司统一的接待管理规范，管理公司接待平台，组织公司有关单位完成公司接待任务；承担公司大型活动的接待任务，并协调公司领导参加重要接待活动；5）代表公司与重要政府部门联络并保持良好合作关系，监控公司各单位之间的关系，组织、协调与指导公司举行的重大活动；6）统筹公司计算机软硬件、通讯系统建设、维护、运营与管理，确保公司计算机系统正常运转和及时升级和通讯畅通；7）组织收集公司内部、外部的各种信息，整理后上报公司领导，为决策层提供及时、准确、有效的信息支持；8）主持公司办公室内部日常行政管理工作，保证