哈佛大学《工作分析与职务设计》

十二个部分之二企业教练技术哈佛大学HR课程  Harvard Business School 《工作分析与职务设计》   第一章 工作分析   一、概述   (一)工作分析的定义   工作分析，是指根据工作内容，分析工作的性质、繁简难易、责任重轻，执行工作应具备的学识技能与经验，进而制定担任工作所需的资格条件。   在瞬息万变的工作环境中，一个适当的工作分析体系是至关重要的。新的工作不断产生，旧的工作要重新设计。参考一份几年前所做的工作分析可能会得到不够确切的数据资料。但重要的是，工作分析可帮助组织察觉环境正发生变化这一事实。来自工作分析中的数据实际上对人力资源管理的每一方面都有影响。工作分析资料的主要作用是在人力资源计划方面。仅认识到一个公司将需要1000名新员工生产产品或提供服务以满足销售需要是不够的，我们还应知道，每项工作都需要不同的知识、技能和能力。显然，有效的人力资源规划必须考虑到这些工作要求。   如果招聘者不知道胜任某项工作所必须的资格条件，那么员工的招聘和选择就将是漫无目的的。如果缺少适时的工作说明和工作规范，就会在没有一个清楚的指导性文件的情况下去招聘、选择员工，而这样做的结果将会是很糟的。实际上，当企业在获取原材料、供货或设备这些资源时，这种作法也是不曾听说过的。例如，即使在订购一台复印机时，采购部门通常也会提出精确的说明。当然，在寻求企业的昀有价值的资产（人力资源）时，也应采用同样的逻辑。   再者，工作规范中的信息在确定人力资源开发需求方面常常是很有用的。如果工作规范指出某项工作需要特殊的知识、技能或能力，而在该职位上的人又不具备所要求的条件，那么培训和开发可能就是必要的了。这种培训应该旨在帮助工人履行现有工作说明中所规定的职责，并且帮助他们为升迁到更高的工作职位做好准备。至于绩效评价，应根据员工完成工作说明中规定的职责的好坏进行。   在报酬方面，在用货币体现某项工作的价值之前必须了解其对于公司的相对价值。相对来说，工作的职责越重要，工作就越有价值。要求有更多的知识、技能和能力的工作对公司来说应该更具价值。例如，要求具有硕士学位的工作的相对价值要高于只需高中文凭的工作。   在考虑安全与健康问题时，来自工作分析的有关信息也很有价值。例如，雇主应该说明一项工作是否具有危险性。工作说明和工作规范中应该反映出这一点。而且，在某些危险的工作中，工人为了安全地完成工作，也需要了解一些有关危险的信息。   工作分析信息对员工和劳动关系也很重要。当考虑对员工进行提升、调动或降职的问题时，工作说明提供了一个比较各人才干的标准。无论公司是否成立了工会，通过工作分析获得的信息经常能导致更为客观的人力资源管理决策   当进行人力资源研究时，工作分析信息为研究者提供了一个研究起点。例如，当人力资源管理者要确认区分出色员工和平庸员工的因素时，研究者就只需研究那些有着同样工作说明/规范的员工。   昀后，完整的工作分析对支持雇用实践中的合法性尤其重要。例如，我们需要工作分析的资料为有关升职、调动和降职的决策提供依据。   (二)工作分析的目的   工作分析的目的是为了解决以下6个重要的问题：   （1）工人完成什么样的体力和脑力活动？   （2）工作将在什么时候完成？   （3）工作将在哪里完成？   （4）工人如何完成此项工作？   （5）为什么要完成此项工作？   （6）完成工作需要哪些条件？   工作分析给出了一项工作的职责、与其他工作的关系、所需的知识和技能、以及完成这项工作所需的工作条件。   (三)工作分析的作用   工作分析是企业进行招聘、晋升和业绩考核、培训工作的基础，因此，它对企业有效地进行人力资源的开发与利用有着非常重要的作用：   1.它为企业编制定员提供了科学的依据   有了工作分析作为基础，企业管理人员就可以明确了什么地方需要什么样的人员，需要多少人员。这就为企业合理配备人力，协调班组及部门之间的关系，昀终达到人员的优化组合打下基础。   2.它为企业聘用和考核职工提供了客观标准   企业在招聘员工时，可根据工作分析中所列示的完成工作所需要的技巧、知识和能力，对备选人员进行考核，在录用时可以减少主观成分，为职位申请人创造了一个公平竞争的环境。员工也可以根据不同岗位的要求找到适合自己的位置，使每个人都能充分施展其才华。同时，工作分析明确规定了各项工作的责、权、利工作规范和要求，使考核工作更具体、合理、准确和客观，可减少员工的不满情绪，促使其提高工作效率。   3.它为确定员工的工资待遇和进行培训提供了客观基础   由于工作分析明确了每项工作的内容、技术要求、所需知识、能力、责任等，从而知道完成该项工作需要的技术等级，责任大小，甚至所花的时间等，这就为企业合理、准确地确定员工的工资待遇提供了客观的依据。同时，工作分析中要求员工掌握的知识技能，也就是企业对员工进行培训的主要内容和任务。   4.有利于员工明确努力方向，改善企业内部的人际关系   由于工作是高层管理者设定的，而工作分析则清楚地表明了高层管理者认定的重要事项或方向，这样就会给员工明确暗示，什么昀重要，何处需要努力。同时工作分析使职工的工作具体明确，职责分明，考核、奖惩、晋升有了科学的标准和依据，从而大大减少企业员工之间，员工与各部门之间的矛盾和纠纷，改善了企业内部的人际关系，增强了企业的凝聚力。   (四)工作分析与工作评价   工作评价，是把各种工作根据工作说明表叙述，评定其程度的等级，作为认定人员所需资格和支付薪水高低的依据。用以评价工作的方法甚多，较为常用的有下列几种：   1. 排列定等法 是把各种工作就其工作说明表的叙述，作等级高低的排列，程度高的排列在上，程度低的排列在下，程度相等的并列，经排列后，可整理出高低前后顺序，每一序次为一个职等。这种方法的优点是简便易行，缺点是不够可靠，而且在排列时，对工作只作程度等级的区别，而未作性质的区别，因而效果不大。   2.因素分类法   运用这种方法的要点有三个：  （1） 选用若干因素（称分类因素）作为衡量职责程度的依据；  （2） 建立认定性质区分和程度区分的标准（称分类标准）；  （3） 把分类的工作说明表与既定标准相比较，以决定其所属性质和程度。   3.因素评分法   因素评分法有四个要点：（1）选用若干因素（称为评分因素），作为衡量程度高低的依据；（2)评分标准表，作为评定程度高低的标准；（3）把工作说明表的内容和既定因素评分标准表相比较，按因素依次评定分数并算出总分；（4）制定分数与职等换算表，根据工作所得评分换算为职等。   为了工作评价落实，常常组织评价小组或委员会办理，在手续上并分为拟评、审议和核定等程序。如果工作内容有变动，须经修正原定工作说明表后，再办理评分。   (五)工作分析的内容   工作分析的内容包括工作分析要素、工作说明、工作规范等三个部分，下面分别阐述。   1.工作分析要素   要进行工作分析，首先必须弄清该项工作有哪些要素构成？具体含义是什么？一般来说，工作分析包含的要素有七个：   （1）什么职位。工作分析首先要确定工作名称、职位。即在调查的基础上，根据工作性质、工作繁简难易、责任大小及资格等四个方面，确定各项工作名称、并进行归类。   （2）做什么。即应具体描述工作者所做的工作内容，在描述时应使用动词，如包装、装载、刨、磨、检测、修理等等。   （3）如何做。即根据工作内容和性质，确定完成该项工作的方法与步骤，这是决定工作完成效果的关键。   （4）为何做。即要说明工作的性质和重要性。   （5）何时完成。即完成工作的具体时间。   （6）为谁做。即该项工作的隶属关系，明确前后工作之间的联系及职责要求。   （7）需要何种技能。即完成该项工作所需要的工作技能。如口头交流技能、迅速计算技能、组织分析技能、联络技能等等。   2.工作说明   工作说明是有关工作范围、任务、责任、方法、技能、工作环境、工作联系及所需要人员种类的详细描述。它的主要功能有：让职工了解工作的大致情况；建立了工作程序和工作标准；阐明了工作任务、责任与职权；有助于员工的聘用与考核、培训等。编写工作说明时要注意：(1) 描述要具体化而非抽象化。(2)描述的句子要简明，内容不要过于繁杂，昀好不超过三页。 (3)使用技术性术语时加以解释。   3.工作规范   为了使员工更详细地了解其工作的内容和要求，以便能顺利地进行工作，在实际工作中还需要比工作说明书更加详细的文字说明，规定执行一项工作的各项任务、程序以及所需的具体技能、知识及其他条件。为此，企业在工作分析的基础上，可设立“工作规范书”或将此项内容包括在工作手册、工作指南等之中。所谓工作规范就是指完成一项工作所需的技能、知识以及职责、程序的具体说明。它是工作分析结果的一个组成部分。   二、实施工作分析的程序与方法   (一)程序   1.情报收集   收集情报首先要确定收集哪些情报。一般来说，工作分析应取得的情报类型如下所示：   (1)工作活动   ——岗位导向活动（要完成什么，如何完成，为什么要完成，何时完成） ；   ——工作活动或程序；   ——活动记录（胶卷);   ——个人责任和义务。   (2)工人导向活动   ——工作中表现出来的人的行为（感觉、物理动作、信息交流） ;   ——基本的情感；   ——个人工作要求（精力花费）。   (3)机器、工具、设备和使用的工作辅助材料   (4)与工作有关的显性或隐性的东西   ——程序运行所需的物质资料；   ——生产的产品；   ——生产所需的知识（如物理化学过程和现象） ;   ——工作提供的劳务。   (5)工作表现   ——工作测量（所花时间）；   ——工作标准；   ——误差分析；   ——其他方面。   (6)工作背景   ——物质的工作条件；   ——工程日程安排；   ——组织背景；   ——社会背景；   ——刺激（金钱的和非金钱的）。   (7)个人要求   ——与工作有关的知识、技能（教育、培训、工作经验，等等） ；   ——个人态度（志向、身体特征、个性、兴趣等）。   2.确定情报的内容后，就要确定由谁来收集情报   一般来说，由人力资源部门的管理人员和某一主管在专家的指导下共同负责情报的收集，而由任职者提供岗位情报。接着，就要确定收集情报的方法，一般情况下，岗位情报的收集方法有5种：（1)面谈法。即通过与在岗人员会谈或召开岗位分析者或专家讨论会来收集情报。（2）观察法。即由岗位分析者直接观察从业人员的工作收集情报的方法。（3)问卷法。即用事先设计好的问卷，由在岗者或监督者或分析者填写的方法。（4）自我记入法。即由在本岗者本人记入调查表的方法。（5)实验法。根据动作研究和时间研究，使用记时表、胶卷等技术装置进行实验分析的方法。   3.确定工作性质   按照工作内容及完成工作所需要的知识、技能、经验，分析工作性质，确定各种岗位名称。   4.确定工作内容和程序   即分析各项工作的具体内容，完成该项工作的程序和方法及所需要的设备、工具等，从中可以看出不同工作的繁简难易程度，并依据不同程度区分为若干层次。   5.明确工作职责   根据某项工作的内容和程序，协调和管理下属的人数、工作的重要程度及对组织的影响，确定该项工作的责任大小和主要职责。   6.明确完成工作的学识、技能和经验   即按照某项工作的性质、内容、职责来确定完成该项工作所需要的知识、技能、经验和个人特征等。   (二)编写职务说明书   1.定义   职务说明书是用文件形式来表达的职务分析的结果，基本内容包括工作描述和任职者说明。工作描述一般用来表达工作内容、任务、职责、环境等，而任职者说明则用来表达任职者所需的资格要求，如技能、学历、训练、经验、体能等。   2.职务说明书的内容   职务说明书主要由基本资料、工作描述、任职资格说明、工作环境四大部分组成。   （1）基本资料。包括：①职务名称；②直接上级职位；③