工作分析与职位说明书编制实操1

工作分析与职位说明书的编制实操1主讲：邓春涛QQ：406100512A、组织层次问题？B、越级指挥问题？C、执行力问题？D、责任心问题？2老大发火？！这是什么问题？！这其实就是职位说明问题本次课程的主要目标是什么？3在了解工作分析的基本知识、原理与方法，的基础上，真的学会编制到位并有用的《职位说明书》工作分析的基本方法二从工作分析到职位说明书三职位说明书编写实操训练四总结与答疑五4导读工作分析是人力资源管理的基础一5一、工作分析是人力资源管理的基础为什么有人工作量很大，做也做不完？为什么有人没活干，整天喝茶看报纸？为什么会有人工作相互重叠，有功劳大家争，有责任没人担？为什么会有工作没人去做，贻误战机？为什么出了问题难以追究？为什么简单的问题总是重复出现？老板的困惑！我们需要思考！我们需要改变！6压力山大7员工的困惑！为什么从来没有人告诉我，这些事情应该我来做？为什么总是有做不完的临时性工作？为什么我总是忙的四脚朝天？为什么他们整天无所事事，却拿着比我们更高的薪水？。。。。。。。？！我们需要思考！我们需要改变！8HR经理的困惑！我们需要思考！我们需要改变！为什么招聘的员工，会常常不满足用人部门的要求？为什么不能完成客观的绩效考核，勤无奖懒难罚？为什么公司付出了巨大的薪资总额，而员工仍是抱怨工资太低、福利太少？。。。。。。。？！91、什么是工作分析？一个组织的建立最终会导致一批工作的出现，而这些工作需要由特定的人员来承担。工作分析就是与此相关的一道程序，通过对工作内容与工作责任的资料汇集、研究和分析，可以确定该项工作的任务、性质和相对价值，以及哪些类型的人适合从事这一工作。工作分析的过程主要调研完成工作的要求、周期和范围，并着眼于工作本身的特点，而不是工作者的状况。重点分析：工作人员在何时、做何事。工作分析的直接结果是职位说明书。10任务：指一项具体的工作。例：指派打印一份文件。岗位：指某人须完成的一组任务。有多少岗位就有多少人员。职位：是由许多相同的岗位所组成，这些岗位的性质，类别完全相同，完成工作所需条件也一样。岗位≠职位需要澄清一下：2、工作分析在人力资源管理中的地位和作用工作分析职位说明书职责权限任职资格授权体系协作关系工作流程工作条件角色定位绩效指标职位评价绩效管理薪酬激励人力规划员工培训招聘录用职涯规划公平管理工作分析是人力资源管理的平台，是整个人力资源管理体系搭建的基础11工作分析的基本内容工作分析工作要如何做行为导向分析工作责任是什么责任导向分析任职资格怎样个人导向分析工作环境怎样条件导向分析123456工作要做什么任务导向分析工作结果是什么目的导向分析123、工作分析的目的与作用？确定/修正组织机构及定编定岗：对工作岗位的设置进行重新检讨，确定员工编制之合理度。协助招聘与选拔：在招聘人员时可了解职位所需人员之资格。绩效考核：通过工作分析的大量信息的收集、分析，使绩效考核的结果更具客观性和针对性。录用：帮助新员工进入职业角色。提供薪酬评价标准：可按工作职责繁简核定其薪资高低。提供有关培训与管理发展的资料：可按其工作要求培训所需知能让员工了解工作性质，明确职责和权利13千万不要把工作分析变成一次对个人的分析!一次对人员任免、调整工资的分析!一次绩效评估!警告！14！？16二、工作分析的基本方法1、工作分析的基本流程组建机构组织学习制订计划选择工具方法收集汇总资料组织编制职位说明书职位说明书审核确认17工作日记法由任职人员自己记录下每天活动的内容可作为工作分析的原始资料“工作分析人员”在“工作分析汇总”时参考《工作日记》关键事件法收集尽可能多的关键事键对关键事件进行归类，在“工作分析汇总”时作为参考。2、工作分析的基本方法18观察法分析人员可通过实地的观察或亲身经历的方式获得第一手的资料，使信息更加准确。缺点：消耗时间长，往往所得信息不够全面。问卷调查法：设计调查问卷，让被调查人员据实填报。访谈法分析人员在得到书面信息后可以通过面谈或电话进行确认。2、工作分析的基本方法1920三、从工作分析到职位说明书招聘/调配绩效管理薪酬回报HR规划职位培训选择怎样的人？如何选？培训什么？如何培训？关键绩效怎样考核？如何设置职位？需要什么样人？怎样报酬员工？职位评估怎样评估？职位说明书切记：职位说明书本身并不具备独立开展各项人力资源管理工作的功能！从事上理解1、职位说明书的作用21221、职位说明书的作用是员工工作的指南是领导的管理工具是HR部门的工作工具从人上理解2、编写职位说明书的流程职位说明书编写培训选择职位说明书模板编写职位说明书初稿（专家）辅导、修改部门内部讨论、部门经理评审审批、执行233、谁来编写职位说明书职位说明书制定的原则是直接上级为下属制制订职位说明书；职位说明书实际上是传递了上级对下级的期望和要求；职位说明要定期根据公司业务和战略的变化而不断更新和修订；为下级制定职位说明书也是管理者的一项职责，同时也有利于规范管理。当然，如果下属素质水平高，让下属直接编写自己的职位说明书草案，然后直接主管审核修改也是很好的办法。24职位职责254、职位说明书结构示意图职位基本信息岗位任职资格要求职位设置目的工作关系工作条件职位权限。。。。具体内容是可以根据企业的需要来决定的！26人力资源部职责匹配表岗位角色划分审批终审提案、工作成果及建议，并作出决策；包括会议决策（两人以上），会签决策（两人以上），两人决策和一人决策审核检查工作成果、对职责范围相关工作或问题处理方案提出处理意见，报上级批准。直线主管的审核具有否决权；非直线主管的审核不具有否决权，但有建议权主办负责某一项工作，并在整个工作中占主导地位，对该工作的结果负责；负责启动并跟踪某一活动，并确保该活动的顺利完成，对该活动的结果负责,主要是“管理”该活动，不一定需要亲自完成它参与做为行动小组成员之一参与该活动，或者为某活动提供咨询、建议等告知必须被告知，对作出的决定或工作成果具有知情权人力资源部主导岗位(注：列明部门内部岗位与部门所属一级部门行政正副职管理岗位)人力资源部总经理经理副经理秘书综合管理员薪酬绩效管理员招聘与劳动合同管理人事服务和信息管理1.制定与实施人力资源战略规划与年度工作计划1.1拟定并落实集团公司中长期人力资源战略规划审核主办参与1.2监督各省公司及集团公司直属单位人力资源战略规划的制定与落实审核主办参与1.3拟定并落实集团公司人力资源年度工作计划审核主办参与1.4制定和落实总部人力资源战略规划和年度工作计划审核主办参与1.5定期对集团公司人力资源战略规划的实施情况进行检查与评估，形成评估报告审批审核主办1.6对集团公司人力资源年度工作计划执行情况进行检查，形成年度总结报告审批审核主办1.7对总部人力资源年度工作计划的执行情况进行总结，形成年度总结报告审批审核主办2.管理集团公司总部员工发展工作2.1制定集团公司总部员工的岗位管理办法，并组织实施审批审核主办参与2.2组织和实施集团公司总部员工和部分直属单位三级经理的选任审批审核主办参与2.3开展总部员工任用后的培养、评估、指导和监督审批审核主办参与参与2.4实施集团公司总部专业技术职务评聘工作审批审核主办2.5实施集团公司总部交流人员的管理工作审批审核主办3.……5、部门职能书与职位说明书的关系及匹配工具表6、职位说明书模版选择与设计27282930313233四、职位说明书编写训练1、如何编写职位基本信息34限定词+名词如：财务部经理产品部经理行政助理人事专员注意：1、职位名称要与部门职位图、定编表、等组织规划成果相对应。2、不要使用生僻的名词。3、不要使用类似“主管”“领导”这样的共性名词。1、如何编写职位基本信息35两种最简单的编号规则规则一：部门代号+顺序号。如CW-001规则二：部门代号+职位类别+顺序号。例如：CW__01__001（财务部经理）注意：编号的目的主要在于快速检索。所以千万不要把编号整得太复杂。1、如何编写职位基本信息36所在部门是指该职位所属的机构或部门；繁简程度要根据企业具体情况来定，原则是应该写到该职位所属的最小组织细胞一般会有以下几种情况：•机构或公司的正职和副职填写所在机构或公司的名称；•各部门人员的所在部门填所在机构或公司及对应部门的名称；如果部门内还有处，则一般员工还应该写到属于哪个处；例如：某一般规模子公司人力资源部员工，填“子公司名称+人力资源部”；如果部门很大，还分有各处，则招聘处的员工填“公司名称+人力资源部招聘处”1、如何编写职位基本信息37直接上级：汇报对象填上对应的职位名词直接下属：听取汇报的对象填上对应的职位名词本职位的法定定员人数在本职暂时离开职位时，代理其职的法定人员在本职所管辖的总人数：包括直接下属和所有间接下属明确职位设置的目的，为什么要设这个职位？不设这个职位真的不行吗？※用一、二句话高度概述职位存在的意义。※句型：负责…工作，达到什么目的。即：动词+内容+目的※例：财务部经理：组织建立与实施财务管理体系、制定与规范财务核算方法，通过制度建设完善财务管理，为公司发展提供财务支持。人力资源部经理：组织建立、实施、维护人力资源管理体系，通过人力规划、选拔、激励、培养与开发，满足公司发展需求。2、如何编写职位设置目的职位概要、职位核心职能是针对此的不同叫法！38练习一：对位练习：391、请在10秒钟内找到一个伙伴，牵手——牵手成功！2、请报数为1的伙伴，用1分钟时间向报数为2的伙伴描述一下您的职位原始信息。所选择的职位由1决定，要求：“最好能把2难倒！”。3、请报数为2的伙伴，用5分钟时间根据1的表达，用您的专业水平，和基于对所述职位的正确理解，按照给定的模版，编写给定职位的基本信息和职位设置目的。要求：“能让1对您五体投地！”。4、哈哈，1也别闲着，自己也编编看吧！注意，您只有4分钟时间5、相互看一下对方编制的东西，您发现了什么？！练习结果分享！403、如何编写职位职责职位职责的内涵：职位职责，主要指该职位通过一系列活动来实现组织的目标，并取工作成果。职位职责的特性：完备性：它表达了该岗位所要取得的所有关键成果。成果导向：它是成果为导向，而非以过程为导向。41这部分内容是说明书的核心，具体构成和模版五花八门。以下我们对照下列模版来展开具体说明。稳定性：包含该岗位的稳定性的工作内容，而不包含临时授予的、动态性的工作内容。独立性：每一项岗位职责都直接指向一个唯一的工作成果，不允许职责与职责之间的交叉与重叠。系统性：同一岗位的若干项岗位职责之间必然存在着某种逻辑关系，而非任务的简单拼凑与组合。4243443、如何编写职位职责类别：通过类别设置，将该职位所要承担的职责，根据公司的具体情况，分类为：每年要做的事；每季度要做的事；每月要做的事；每周要做的事；每天要做的事。这样有利于对事情按照时间顺序进行有序的梳理。避免遗漏和交错不清等。453、如何编写职位职责1、定义:这是指对应职位要做的事,有人称之为职能领域。通常都在10项以内。超过10项可能在分类上就有问题了。2、句式：用名词+动词即可。例：战略规划、人事管理、账务管理等。3、不要使用修饰性语言，不要使用形容词。例：认真做好账务管理，努力招聘员工等。463、如何编写职位职责1、定义:这是对应工作内容下具体要做的动作。2、句式：动词+（限定词）+名词。例：编制财务报表。整理档案资料。3、注意事项：3.1不要使用修饰性语言，不要使用形容词。避免采用模糊性的数量词。3.2对重要的工作，可以继续进行二级细分。展开的繁简程度决定于：3.3必须尽量避免采用任职者或其上级所不熟悉的专业化术语，3.4当其存在着多个行动和多个对象时，为避免引起歧义，需要进行分别表述。473、如何编写职位职责类别工作内容具体事项3、日常行政事务管理3.3组织公司会议：具体工作包括以下：3.3.1编制并下发会议通知；3.3.2准备会议所需文件资料和其它物品；3.3.3准备和布置会议场所；3.3.4进行会议记录；3.3.5编制并分发会议纪要；3.3.6