供应商管理稽核流程详解

供应商管理稽核流程详解为规范供应商稽核、自查自纠的业务行为，提高供应商稽核的效率，并通过对稽核发现问题的管理跟踪，达到对供应商质量管理的目的。QSA：QualitySystemAudit质量体系稽核，对供应商的质量管理流程文件进行稽核；QPA：QualityProcessAudit质量过程稽核，从设计开发、到原辅材料采购、进料检查、制造、过程检查、成品检查与可靠性测试和仓储等全部过程进行稽核；HSF稽核：HazardousSubstancesFree无有害物质稽核，对供应商HSF管理流程文件和设计开发、供应商管理、原辅材料采购、进料检查、制造过程、成品出货等关于HSF的管理进行稽核；CSR稽核：Corporate-Social-Responsibility，即企业社会责任；对企业在劳动者、环境、社区等利益相关方的责任进行稽核。一、稽核前准备稽核组长要牵头组员来策划好稽核的相关事项并执行，包括以下：1、稽核小组沟通：明确稽核分工、范围、重点，检查是否有需要增加项目2、稽核时间安排，与供应商确定参加的高层领导级别（QSA/CSR要求总经理或老板，QPA要求副总或厂长及相关业务总监如质量的则质量总监参与）；3、准备好稽核工具，包括但不限于：QSAchecklist、制程/工艺稽核checklist，供应商的品质管控图、各阶段品质目标要求（如合格率、CPK等），新产品导入要求和管理手法要求，供应商问题资料汇总。4、上期稽核未关闭问题点；5、发放稽核通知给供应商，内容包括：1）稽核时间安排；2）供应商高层领参加首次会议及末次会议；3）供应商需要准备的资料，电子档及纸档；4）需要供应商提供的资源。6、准备首次会议的PPT或交流的内容，重点要明确传递供应商高层的信息7、需供方自检需求的，若我司有自评表的，要向供应商发出自评表供其自查自纠；我司没相应自评表的，让供应商根据其自身的工具进行自评。二、开好首次会议首次会议是现场稽核活动的起点，也是稽核活动是否能够达到预期效果的关键。稽核组长作为现场稽核的组织者可通过以下简短有效的方式进行：1、明确本次稽核的目的、标准、安排、评级方法等2、双方参与人员介绍3、确认稽核时间安排和范围（如物料产品类别等）4、解释稽核人员的保密原则5、讨论被稽核人员的职责、分工，稽核过程中供应商联系人、引导员的名字6、解释不合格项的分类7、确认每天总结会议的时间安排（如果有）8、确认末次会议的时间安排（时间、地点、人员）9、确认稽核人员的交通、食宿安排（如果需要）10、根据不同的稽核类别，预先邀请供应商相关高层人员出席首次会议11、有效控制首次会议的时间。如没有专项介绍PPT，一般以15分钟左右为宜12、稽核组长应通过首次会议这种形式，及时传递对问题的严肃严谨态度，让供方感受至精公司稽核人员的职业要求。三、根据分工开展现场稽核，现场稽核方法要关注以下1、QSA稽核依据，应包括：公司的checklist/ISO9001等相关质量体系标准/供方制定的体系/制程程序文件/流程文件及相关标准等；汽车产品供应商则还应参照IATF16949标准条款。2、制程QPA稽核的依据，可包括:2.1、生产工艺流程processflowchart-规定了产品的生产工艺,机器配置,人员配置,工装夹具,辅助材料；2.2、控制计划Controlplan-規定了各工序控制要点,控制方法,检查频率,相关记录,参考文件；2.3、产品资料-BOM、ECN、客戶通知、图纸及表面处理规范；2.4、制程巡检、首件确认执行文件；2.5、制程异常执行文件；2.6、不合格品控制文件；2.7、物料管理規定-物料预处理,物料正确摆放,标识,正确投入；2.8、部门相关規定-5S等內容；2.9、要求跟进事項-決议事项；2.10、工艺、技术及质量要求。4、稽核常用手法：4.1、按5M1E（人员、机器、物料、方法、环境、测量）方法展开，关注关键工序、关键设备、关键岗位的执行是否保持与稽核依据文件的一致；4.2、稽核现场记录的完整性，验证供应商管理的可持续性；4.3、稽核异常问题的处理及问题的闭环管理，把控是否重复出现的风险性；4.4、现场人员提问或访谈、现场实测数据；4.5、开展全流程梳理。4.6、汽车产品供应商采用过程方法稽核，如客人有特殊要求则按客人特殊要求进行稽核，如VDA6.3。5、稽核要点：5.1、按5M1E（人员、机器、物料、方法、环境、测量）方法展开，查看关键工序、关键设备、关键岗位的操作步骤、参数设置、数据记录是否保持与稽核依据文件的一致；5.2、稽核现场生产数据记录的完整性及正确性、合规性；5.3、现场操作员提问或访谈；5.4、产品数据及制程参数；5.5、流程梳理；5.6、文件是否存在漏洞，能否防呆；5.7、基于风险的思维。6、现场稽核相关原则：6.1、稽核人员应保持客观公正的立场，通过现场稽核把主观判断变为客观认知。把控独立、客观、系统的现场稽核行为。6.2、稽核是发现改善的机会，不是去挑刺；是以第二方的角度帮供应商找出质量管理中存在的问題，並提出相关改善建议，提高产品的质量，达到客供双方互利的目的。6.3、所有稽核小组成员，都应严格遵守相关规定。如尊重供方知识产权、善待供应商等。7、稽核时应注意的问题了解被审对象，知道自己想要什么；有条理的记录信息；把握稽核时间；仔细聆听；不要强求去发现问题；提问要清晰；不要存在偏见；问题点要和被稽核部门、团队沟通；向被稽核部门、团队清晰解释稽核发现；善于处理人际关系；注意查证，亲眼见到客观证据。8、稽核技巧8.1、要善于提问采取封闭问题和开启式问题相结合的方式进行：问题一般可以分为封闭式和开启式两种。前者可用“是”、“否”、“有”、“无”等简短的词来回答，后者则需要对方作较详细的说明或解释，即我们常说的5W2H式提问。封闭式的问题可以得出明确无误的答案，但信息量很少。开启式的问题可以引出较多的信息，有助于调查的深入，但花费时间较多。两者要合理结合，不可偏废。5W2H式提问：A、WHO------------谁？B、HAT-------做什么？C、HEN-----什么时候？D、HERE-----在哪里？E、HY-------为什么？F、OW-------怎么做？G、HOWMUCH—什么程度？可以将以上5W2H结合“else”、或“if”一起使用，如：“如果…”“还有谁&”，“假设……那么……&”“请让我看看”。8.2、要善于倾听稽核员在现场的时间有限，需采集的信息量很大；信息只能通过看、问、听获取，不能从讲话中获得。因此只有少讲才能多收集信息。不作咨询不作裁判不重复阐述稽核员应努力避免多讲，才能多看、多听、多问。8.3、要善于观察观察是否按规定程序执行；观察是否有需要的操作技能；观察是否有正确执行程序所需的资源；观察是否存在设备的缺陷。8.4、要做好记录稽核员要确保稽核证据的可追溯性，必须详细的进行记录，可采用笔录、录音、照相等方式，所做的记录包括时间、地点、人物、事实描述、凭证资料、涉及的文件、各类标识等。所做记录要求字迹清晰、准确具体，易于再查。8.5、要善于创造一个良好的稽核气氛稽核员应心平气和，注意听人讲话，认真做记录；不时用点头、注视附和等方式表示对谈话感兴趣；索要文件、找人谈话时要征求对方同意，发现了不符合时要求对方或其领导签字时，要耐心说明理由。8.6、有效地利用评审依据和稽核表体系流程文件认可机构的要求；检测依据及检验记录；事先策划制定的稽核表；8.7、把握现场稽核原则要把握独立、公正，以客观证据为依据。坚持“三要三不要”原则：要讲客观证据，不要凭感情、凭印象用事；要追溯实际做得怎么样，不要仅停留在文件、口头上；要按稽核计划如期进行，不要“不查出问题不罢休”。当按抽样方案稽核后未发现不符合项，就应判为符合，转到下一个稽核项目上去。8.8、稽核路线选择自下而上（由基层到管理）和自上而下（从管理到基层）；正向（从合同到报告）和逆向（从报告到合同）；按过程（要素）稽核或按部门稽核。8.9、样本的抽取和查看查关键的少数；注意易出问题的环节；注意观察易被遗忘的角落。对照稽核依据，确定符合和不符合。四、末次会议现场稽核结束后，双方要召开末次会议。小组组长对稽核发现的严重缺陷进行总结，双方进行问题沟通和澄清。并注意以下环节：会议前的稽核组内部统一；指出厂商的强项和弱项，包括管理、业务、质量系统等；明确严重（系统的、关键的、普遍的、重复的问题，需及时纠正）、一般（孤立的、非关键的、暂时的、非重复的问题，也需制定纠正措施）、观察(厂商内部的、单独的、现场不便取样的问题)、建议等发现项；一一确认，让供方有质疑或表述的机会；供应商需提供改进计划反馈时间及改进期限；供应商需提供有助问题闭环的文档和记录；会议需供应商质量管理人员、对口人员、高层参加；明确提供给供应商稽核报告或跟踪表发出时间；再次审核的要求（如果需要）；感谢环节。五、稽核报告1、按照稽核情况，稽核组长汇总小组各成员的稽核发现，对发现进行归类、分级，并形成稽核报告或“checklist评分及雷达图”等，并内部归档；2、稽核发现应在稽核后两周内通过SCAR或固定模板发给供应商，并要求供应商给出改善计划并签返。3、稽核报告应包括但不限于以下内容：稽核日期，厂商地址、联系方法行程安排审核内容安排稽核问题发现项列表稽核结论或评分对于没有采购陪同的稽核，由稽核组织者汇总发现，并在稽核后一周之内提交相应的采购模块责任人，双方协商确认后发布稽核报告，并由采购责任人发放SCAR或固定模板给供应商要求改善。六、不符合项改善1、要求供方改善不符合项，具体操作按《供应商SCAR操作指导书》进行；2、稽核问题升级：对于通过稽核发现的供应商端重大问题，稽核组长应考虑问题升级措施，向供应链管理中心最高主管汇报，透过商务等途径推动供应商及时改善。七、跟进不符合项闭环1、问题的闭环管理按《供应商SCAR操作指导书》进行；2、同时措施有效性验证要按以下进行：2.1、稽核组长应及时跟进供应商的改善计划实施情况，督促供应商按照计划完成改善措施，并验证措施有效性。必要时可以现场确认。2.2、稽核组长可从以下几个方面确认供应商对不合格项作出的改善措施,并判定其是否：合适(SUITABILITY)、足够(ADEQUACY)、及时(TIMELINESS)和有效(EFFECTIVENESS)(SATE)地纠正了不合格项，并在双方达成共识的情形下将不合格项关闭。2.3、现场稽核组应鼓励供应商通过多种形式提供改善后问题闭环情况，如供应商专题汇报、建立定期例会或交流制度，以加强问题改善后的再交流。2.4、稽核组长应每月上报改善计划实施情况。对于长期无法改善的问题，需要及时上报部门负责人，由部门负责人进行推动。3、针对不配合改善&达到退出要求，则对供应商执行退出管理流程。4、对参与稽核的部门和人员逐步实行稽核绩效考核（例如有效问题发现数，问题落实情况）。在稽核活动不久（一般三个月）即出现稽核范围内的质量事故，责任稽核组长应主动组织相应的工作质量回溯，以检讨稽核活动的不足。如因稽核不力或重大问题报告不及时而发生重大质量损失的相关稽核人员，供应链管理中心将按问责制度做相应处罚。