教育部机关学校修订档案分类及保存年限区分表作业参考意见

1教育部機關學校修訂檔案分類及保存年限區分表作業參考意見【高教類】1、有關「學生事務」類別分類過於簡略，尚缺學雜費、就學貸款、各類助學措施等項目。2、教學卓越計畫屬重要補助計畫，保存年限請至少列為20年。3、教育類法令規章綱有關法令及釋疑「本機關制（訂）定與修訂之法律、法規命令、行政規則、解釋令（函）相關公文及法制作業過程之計畫、意見諮詢與機關協商等相關紀錄」，保存年限請列為永久。4、分類號020203「表揚傑出科技人才」保存年限請至少列為20年。5、分類號020404「替代役管理」保存年限建議由20年修正為10年。6、分類號1310、1410、1510、1610、1710、1810、1910、2010、2110，〝院、系、所主管遴選〞保存年限請至少列為20年。7、分類號0100502產學合作組「產學合作簽約事宜」保存年限請至少列為10年。【技職類】1、教育類綜合發展綱有關視導與評鑑「評鑑成果、報告及追蹤管制等相關資料」，保存年限請至少列為10年。2、分類號60301「法令釋疑」、60304學生資料管理及60305成績管理，如涉及學籍管理，保存年限請修正為永久保存。【中教類】1、教育類師資培育綱有關教育實習、資格檢定，保存年限請至少列為20年。有關地方教育輔導，保存年限請至少列為10年。2、教育類師資培育綱有關課務處理「教師日課表及教學日誌等相關資料」，保存年限請至少列為10年。3、教育類師資培育綱有關實習輔導「作業計畫、會議資料、實習報告及成果等相關資料」，保存年限請至少列為20年。4、分類號15502「課務業務」，如有檔案屬系所班組設立及變更相關事項，保存年限建議修正為2永久；如有檔案屬教育課程、專門科目相關事項，保存年限建議由10年修正為15年。5、分類號15510「會議、研討會及活動」保存年限建議由5年修正為15年。6、分類號15509「校外教學、參觀、實習」如有檔案屬教育實習相關事項，保存年限建議由10年修正為20年。7、分類號15501「法令及釋疑」保存年限建議修正為10年；另建議備註欄加註「本機關自行訂定法規應永久保存」。【社教類】1、蒐藏品綱之「蒐藏品管理」目及「藏品保存與維護」目，保存年限均請改列為永久保存。2、有關讀書會成立事宜、讀書會業務相關事宜，保存年限請至少列為5年。【體育類】1、餐飲衛生管理綱「餐飲開辦計畫等相關資料」，保存年限請至少列為10年。2、學生事務類生活輔導綱「學生平安保險」目，如有涉及重大傷病及死亡理賠處理紀錄相關資料，保存年限至少列為20年。【軍訓處】1、分類號080301「兵役緩徵」保存年限請至少列為7年。2、分類號1530301「學生兵役」及1530302「預官考選」保存年限建議由5年修正為10年。【學生事務（訓委）類】1、餐飲衛生管理綱「餐飲開辦計畫等相關資料」，保存年限請至少列為10年。2、學生事務類生活輔導綱「學生平安保險」目，如有涉及重大傷病及死亡理賠處理紀錄相關資料，保存年限至少列為20年。3、學生事務類綜合業務綱「公費、工讀、獎學金」目請修正為「公費、工讀、獎助學金」目，保存年限請至少列為10年。4、20405「性騷擾防制」類目名稱，請修正為「性騷擾防治」。35、分類號020504「兩性平等教育」建議修正為「性別平等教育」。6、學務類請增列「性別平等教育」目。【僑教】1、有關僑生獎、助學金、工讀與公費，保存年限至少列為15年；各種活動、研習會、座談會，保存年限至少列為10年。2、有關僑生法規保存年限建議為永久、清寒僑生公費及助學金，保存年限至少列為15年。（僑教會95.10.16）3、生活輔導（僑生公費就學優待、生命教育）之保存年限，請至少列為15年。（僑教會95.12.11）4、有關學生事務類03-04-09「僑生業務」目，定義不甚明確，請將其提升至「綱」之層級，以下建議另立「僑教活動經費補助」、「清寒僑生公費待遇（含助學金）」、「分發資料彙整及統計」、「僑生急難特殊事件處理」等目。（僑教會97.05.28）5、有關學生事務類，請增列03-02-08「僑生生活及課業輔導」目，保存年限至少列為5年。（98.11.11）6、分類號03801「法令及釋疑」保存年限建議修正為10年；建議備註欄加註「本機關自行訂定法規應永久保存」。【文教（外「國」籍生管理）類】1、外籍生管理，保存年限請至少列為10年。（文教處96.11.27）2、外國學生獎學金核定案之保存年限至少列為10年。（文教處95.09.11）3、「外籍學生事務」（分類號010503）倘包括僑生及外國學生，建議將名稱改為「國際學生事務」，以對應分類名稱。【秘書類】1、秘書類請增列「政府出版品管理」，保存年限請至少列為3年。（出版品至少應永久保存一份）2、請增列「政府出版品」類目名稱。3、行政類研考業務綱有關研究報告「機關自行研究、委託專案研究及出國研究等結案報告及電子檔」，保存年限請列為永久。」44、行政類議事管理綱有關會報（議）「本機關首長召集例行性主管會報（議）之資料、紀錄及相關文件」，保存年限請列為永久。5、行政類對外聯繫綱有關新聞聯繫「新聞稿、記者會之相關文件」，保存年限請至少列為3年。【人事類】1、人事類綜合業務綱有關首長交接「首長交接公文及表冊」，保存年限請至少列為20年。2、人事類組織編制綱有關組織法規「本機關或所屬機關（構）組織法規、員額配置、編制表、組織職掌、處務規程、辦事細則、分層負責明細表公文」，保存年限請列為永久保存。3、人事類保障綱有關兩性工作權平等「促進兩性工作權平等措施、性騷擾防治、申訴救濟補助處理公文及表報」，保存年限請至少列為25年。4、人事類11-05-01教職員差假、11-05-02國民旅遊卡、11-05-99其他等項，保存年限保存年限請至少列為5年。5、人事類任免遷調綱有關校（院長）遴選公文及表冊」，保存年限請列為永久保存。6、依據人事類檔案保存年限基準表規定，有關人員任免、考績、重大獎懲、申請一次退休金等，保存年限為50年。申請月退休金、請領月撫慰金及年撫卹金等，保存年限為永久，另請領一次撫慰金及一次撫卹金，保存年限為10年，分類號110301及110302，建議配合修正。【會計類】1、有關「決算」綱之備註欄，請註明「擬銷毀時，依會計法第84條規定，經該管上級機關與該管審計機關之同意，及經檔案管理局之同意後始得銷毀」。2、有關「會計報告、憑証及簿冊」目之備註欄，請註明「擬銷毀時，依會計法第83、84條規定，經該管上級機關與該管審計機關之同意，及經檔案管理局之同意後始得銷毀」；審計機關如有其他核復事項，貴機關（學校）辦理情形如何，請一併敘明陳報。（1）【依會計法第83、84條規定，各種會計憑證、會計報告、帳簿及重要備查薄保存年限屆滿後應經該管上級機關與該管審計機關之同意，得予銷毀；本案請貴校確實釐清並就案情摘要為「其他」之內容備註說明，如屬會計法規範之範圍，請另案報由本部逕行核轉審計機關同意銷毀，如非屬會計法規範之範圍，再由本部逕行審核其保存年限之妥適性。】（2）依會計法第83條規定會計憑証自總決算公布或令日起至少保存2年；同法第84條規定，各種會計報告、帳簿及重要備查簿，與機器處理會計資料之貯存體暨處理手冊，自總決算公布或令日起，在附屬單位會計至少保存10年。爰該校「會計報告、憑證及報告類」保存年限請予加註為自總決算公布或令日起保存10年。5（3）法定預（決）算書係依預算法及決算法由立法機關經立法程序及審議過程通過，並經總統公告，屬重要檔案文件，應請永久保存。建請該校於「檔案分類及保存年限區分表」增加法定預算書、審定決算書之保存年限為永久保存。3、依機關檔案管理作業手冊第3章編訂機關檔案保存年限區分表之規定，法律制定、修正、廢止及永久保存必要之解釋案件應永久保存；建請將第6類第2綱「預算」增加「法定預算」目，列永久保存；第6類第4綱「決算」增加「審定決算」目，列永久保存。有關年度預算案件修正保存年限為20年；「審計案件」保存年限15年。4、依機關檔案管理作業手冊第3章編訂機關檔案保存年限區分表之規定，涉及個人權益之人事資料應永久保存，本機關行政規定訂定保存30年、機關年度預算案件應保存20年。（例如：基準項目編號040508-1請核頒卿雲勳章等事證資料、041201-1申請月退休【職】金有關表件、041204請領月撫慰金有關表件、041205請領年撫卹金有關表件等應永久保存）5、依「機關共通性檔案保存年限基準」03「主計類」之規定，主計人事檔案之保存年限基準，依人事類檔案保存年限基準表辦理，如任免遷調、重大獎懲、懲戒、停職、申請一次退休（職）金、資遣、離職退費、補繳退撫基金年資等，保存年限至少為50年。6、本次銷毀之檔案，如有屬會計法第83及84條規範之檔案，應請該館另行製作檔案銷毀目錄，報經本部函轉審計部同意後始得銷毀。7、檔案管理局「機關共通性檔案保存年限基準」及配合事項，其中關於03主計類0305法令規章030501-1法令及釋疑，內容描述：「本機關制（訂）定與修訂之法律．．．」，保存年限為永久保存，建請依上開年限基準辦理。8、經立法院審議之法定預算書及審計機關審定之決算書具永久保存價值，檔案應永久保存，建請貴校於「檔案分類及保存年限區分表」502法定預算下增列法定預算書、及504審定決算下增列審定決算書，其保存年限，請列為永久保存。【總務類】1、總務類出納管理綱有關收付款作業「現金、票據、有價證劵、保管品、各項押標金、保證金及保固金等收付款紀錄、表單等相關文件」，保存至相關會計憑證銷毀。2、總務類出納管理綱有關出納帳表「機關員工薪津發放清冊、現金出納備查簿、零用金備查簿、存庫保管品備查簿、保管品紀錄簿、保管品月報表、傳票遞送簿、銀行往來帳、催收欠款單及其他各種收支相關文件」，保存至相關會計帳簿及重要備查簿銷毀。3、以下與營繕類有關意見，請擇一使用或併行使用均可：（1）請於所報之檔案分類及保存年限區分表「總務類」之「採購及營繕綱」或「營繕綱」備註6說明「營繕工程屆保存年限後應配合建築物使用年限續存」。（2）營繕類「查核金額以上採購」與「特殊或巨額採購」，建議保存年限應與建築物使用年限一致。（3）營繕類之工程合約建議保存年限與工程之使用年限相同；重大工程則建議永久保存。4、總務類營繕業務綱04「查核金額以上工程」目，請於備註欄加註「保存年限至少與建物使用年限一致」。【電算中心（資訊管理）類】1、有關「智財權」建議改為「智慧財產權」。2、資訊管理類法令規章綱有關「內部規章」，保存年限請列為永久。3、資訊管理類法令規章綱有關「法令及釋疑」，保存年限請至少列為10年。4、資訊管理綱「行政業務資訊化規劃、建置相關作業及文件」，保存年限請至少列為5年。5、00405「網路管理」目，保存年限請至少列為10年。6、分類號20001「法令及釋疑」，建議備註欄加註「本機關自行訂定法規應永久保存」。7、分類號20007「研討會及活動」，建議備註欄加註「研討會論文集應永久保存1份」。【環境保護類】1、環保類廢棄物管理綱有關一般廢棄物管理「垃圾收集設施設置及維護等相關文件；廢棄物清除及處理等相關文件」，保存年限請至少列為5年。2、環保類毒性化學物質及環境用藥管理綱有關毒性化學物質管制「毒性化學物質資料管制、運作查核及督導等相關文件」，保存年限請至少列為20年。3、環保類環境衛生管理綱有關流浪犬隻管理「人道捕犬捉及收容處理等相關文件」，保存年限請至少列為3年。4、環境及安全綱，建議備註欄加註：「影響環境評估相關案件永久保存」。5、環境暨安全衛生綱「環保業務」目，建議備註欄加註：「影響環境評估相關案件永久保存」。另「勞工安全衛生」目，保存年限請至少列為10年。6、分類號0480101「環境影評估」保存年限建議修正為永久。77、分類號0480106「空氣污染防制」及分類號0480105「水污染管理」保存年限建議均修正為10年。