文书与档案管理基础(三版)二单元

美奇工作室制作收文办理程序签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复收文办理程序签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复是指收件人在对方的传递文书单或文簿上签字，以表示文书收到。步骤：①清点②检查③签字（一般注明年月日，急件注明年月日时分）（文书不能拆开标有“亲启”、“保密”等标记的邮件，除非上级授予这样的权力。）签收收文办理程序签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复对收进的文书进行注册，目的是便于对收文数量进行统计以及今后的查考利用。登记是文书工作的一项重要环节和程序。形式：簿式登记和卡片式登记登记收文办理程序签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复登记登记的文件材料①上级机关的指导性、参阅性和需要办理的文件；②下级机关请示性、报告性文件等；③重要的、带有密级的刊物、资料等；④机关内部使用的文件、会议文件和音像文件等。收文办理程序签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复不登记的文件①各种公开的和内部不保密的出版物；②一般性的简报；③行政事务的通知、便函、介绍信和请柬等。登记方法①流水式登记法：优点是手续简便、环节少，缺点是不便查找；②分类式登记法：查找使用方便，是一种科学的公文管理方法。收文办理程序签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复作用①管理与保护文件，防止积压和丢失；②便于查找文件；③便于文件的统计；④提供凭据。登记收文办理程序签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复重点①是否应由本机关办理；②是否符合行文规则；③内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；④涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；⑤文种使用、公文格式是否规范。初审收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。收文办理程序签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复承办阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定分送范围。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。收文办理程序签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复承办是指文秘人员对收文应如何办理所提出的初步意见，以供领导批办时参考。拟办拟办人：具体承办人，秘书部门负责人，有关业务部门负责人收文办理程序签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复承办内容一是从业部门的工作来说，针对来文所提出的问题去具体执行或解决办理二是从文书工作来说，对应办复试的文件要根据领导批办意见办理复文。收文办理程序签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复承办时要注意的事项：①办理复文时要注意按政策规定和领导的批示迅速处理②如来文涉及其他有关文件的材料时，应调阅有关文件材料，报送领导审批；③凡属联合承办的文件，主办部门要主动会同有关部门协商处理；协办部门积极予以配合，绝对不能互相推诿④承办任务多的时候，要分清轻重缓急，保证紧要文件优先处理。承办收文办理程序签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。传阅按公文的内容要求，由文书处理部门快速送达有关部门或人员传阅或承办。分送分送的具体要求①已有明确业务分工的文件，应根据本单位的主管工作范围分送到有关的领导人和主管部门；②来文单位答复本（机关）单位询问的文件，要按本单位原发文的承办部门或主管人分送；③送单位领导人批办的文件，应附上文件处理单，以便负责人签署具体意见；④分送文件要建立并执行登记交接制度；⑤要求退回归档的文件，要在文件上注明“阅后请退回归档”字样，以便及时收回，防止散失。收文办理程序签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复作用：能使一份文件在短时间内满足各方阅读需要，发挥文件效用，已成为领导处理事务、互通信息的一种有效方式。传阅方式分送传阅：由文秘人员采用一送一退的方法直接传阅。遵循先主办后协办，先办事后阅知的原则。先送机关的主要领导、主管领导、承办部门集中传阅：设立阅文室：文件集中，阅读方便；安全保密，便于管理；周转速度快，利用率高收文办理程序签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复是指文秘人员对文书办理情况的督促、检查，以提醒有关人员加快办文速度。催办范围：上级机关来文要求及时回复的；平级机关与本机关联系工作、商洽事务需要复文的；下级机关送本机关的请示需要批复的等。收文办理程序签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复由文件承办部门或承办人员在公文办理完毕后，在文件处理单上注明文件办理情况，需要说明的问题和办理结果等情况。答复文秘部门的基本职能、任务和具体工作内容负责本单位公文的拟制、处理和管理的工作及建立有关制度；负责公文拟制过程的管理、公文的运转管理和公文的保管及整理归档工作等。基本职能文秘部门的基本职能、任务和具体工作内容科学地组织本单位的公文处理工作；辅助领导和有关部门及人员处理日常工作活动中所产生的公文，为本单位工作服务，提高单位的工作效率。基本任务文秘部门的基本职能、任务和具体工作内容1、根据有关公文处理工作的法规、制度和规范，制定本单位公文处理工作的具体规定和制度，并对本单位的公文处理工作进行监督、指导。2、文书形成过程的管理。包括公文的拟写、审核、签发、印制过程的管理和对各种会议、汇报、电话、本单位重大活动的记录及整理。3、公文处理的具体业务工作。包括公文的收发、登记、审核、印制、核发、承办、传阅、催办等。4、文书管理和归档工作。包括文书的保管、调阅及文件材料的整理、编目、归档等。具体工作内容文书工作处理的基本原则实事求是准确规范精简高效安全保密1、深入调查研究，掌握全面而真实的情况，充分进行论证，广泛听取意见。这是拟制公文的事实依据，是处理公文的基础和前提。2、有的放矢，切实解决问题。3、公文的材料及有关出处要确凿可靠。准确规范是公文处理工作的质量要求。首先在公文拟制过程中，要求严格执行党和国家的法律、法规和政策，完整准确体现发文机关意图，内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。文种正确，格式规范。其次在公文处理过程中，要遵循《党政机关公文处理工作条例》的要求，做到程序完整、手法得当、手续齐全。精简、优质，改进文风，是公文处理的又一项重要原则。任何公文的处理，都要注意质量，控制发文数量，有的放矢地解决问题。反对华而不实、空话连篇的不良文风，反对官僚主义、形式主义和文牍主义。精简，还指制发的公文文字精练，言简意明，逻辑严密，条理清楚，文理通顺。公文是机关、企事业单位依法进行行政和公务活动的重要工具，公文具有的特定效用是有时间性的，超过一定的时限，公文就失去效用。因此，文书处理必须遵循高效的原则。维护公文处理工作的安全，首先要保证公文内容的安全，特别是一些涉及国家机密的公文，要严格遵守党和国家的有关规定，建立完善的公文处理工作制度，消除和防范不安全因素，尤其应当注意在网络环境下保证公文内容不被窃取、篡改或销毁；其次，要保证公文实体的安全，确保公文不丢失、不破损。1份号2密级和保密期限3紧急程度6签发人4发文机关标志5发文字号1标题2主送机关3正文4附件说明5发文机关署名6成文日期8附注1主题词3印发机关和印发日期4印制份数5页码2抄送机关7印章份号公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。位于文件首页发文机关版头左上角第1行，用阿拉伯数字标志。眉首（文头部分）密级和保密期限密级：是指公文秘密程度的等级。分“绝密”、“机密”、“秘密”三级。保密期限：是对公文密级的时效加以规定的说明。标志秘密等级用3号黑体字。位于版心右上角第一行，两字之间空一字。秘密等级和保密期限之间用★隔开。如“绝密★长期”。眉首（文头部分）紧急程度是对公文送达和办理的时间限度。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。公文标注紧急程度用3号黑体字，位于版心右上角第一行，两字之间空一字。如需同时标注秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标志在版心右上角第一行，紧急程度顶格标志在版心右上角第2行。眉首（文头部分）发文机关标志发文机关标志是表明公文作者的标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。平行文或下行文中的发文机关标志上边缘至版心上边缘为25MM；上行文中的发文机关标志上边缘至版心上边缘为80MM。发文机关标志使用标准宋体，红色，字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，一般各级行政机关标志的字号要小于“国务院文件”的字号。眉首（文头部分）发文字号发文字号又称发文编号，是发文机关对其所制发的公文依次编排的顺序号码。发文字号作为专指性很强的文件代号，可为引用和检索文件提供便利，同时也便于对文件进行统计和管理。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。如“万教发[2015]12号”发文字号具有唯一性，不得出现重复编号或漏编现象。发文字号位于发文机关标志下空2行,3号仿宋字,居中排布;发文字号下4MM处印一条与版心等宽的红色反线。眉首（文头部分）签发人签发人指代表机关最后核查并批准公文向外发出的领导人的姓名。凡上行文均需标志签发人姓名。发文字号居左空1字，签发人居右空1字。二者同处一行。签发人用3号仿宋字，后全角冒号，冒号后用3号楷体字标志签发人姓名。眉首（文头部分）标题标题指标明某一文件主要内容的概括性名称。一般由发文机关名称、事由和文种三部分构成。发文机关名称、事由有时可以省略，文种在任何时候都不能省略。公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。公文标题于公文首页红色反线下空2行，2号小标宋体字，可分一行或多行居中分布。主体主送机关公文的主要受理机关，即对公文承担办理或答复责任的机关。主送机关应使用机关全称或规范化简称、统称。主送机关在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标志，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后用全角冒号。主体正文正文指公文的主体部分，用于阐述具体内容，表达发文意图，使受文者对文件所传递的信息获得具体、明确的认识。正文的结构通常包括导语、主体、结束语三部分。导语一般是用简洁的语言表明行文的目的、起因、依据等。常用“为了……”、“根据……”、“按照……”的句式开头引起下文。主体要求内容完整，中心突出，数据翔实，语言表达简明扼要。结束语一般是总结全文或提出希望。主体附件说明公文附件的顺序号和名称。附件说明用以注明附件的顺序和名称等，以便查阅和保护附件，防止附件零乱、丢失。主体发文机关署名署发文机关全称或者规范化简称。主体成文日期成文日期指形成文件的确切日期。成文日期以发文机关负责人签发的日期为准。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。经会议讨论通过的公文，以会议通过的日期为准；法规、规章类文件以批准日期为准；通知、通告、简报、函等的成文日期，以印发日期为准。成文日期用汉字书写，年月日标全。主体印章公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。加盖印章应端正、居中，上距正文2～4MM，下压成文时间。印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时期上。主体附注附注是指需要说明的其他事项,一般是对有关文件的传达范围、使用方法的规定及对名词术语的解释等。附注用3号仿宋字，居左空2格，加圆括号标志在成文日期下1行。主体附件附件指公文正文的说明、补充或者参考资料。可分为两类：一种是与公文正件具有同等效力的附件，其作用在于进一步补充和完善公文正件的内容；另一种是在公文正件中已申明仅供参考而不具备现实执行效用的附件，其作用在于为受文者正确理解和执行公文正件提供参考数据。主体主题词主题词指用于揭示公文主要内容并经规范化处理的词与词组。版记抄送机关除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关。作用在于明确公文的抄送范围