文书档案讲稿

乐至县教育系统档案管理乐至县教育局罗洪军此次培训重要性《中共乐至县委办公室乐至县人民政府办公室关于加强新农村建设档案工作的实施意见》（乐委办发〔2012〕40号）根据资档发【2014】6号关于进一步加强中小学校档案工作的意见资档发【2014】7号关于印发《资阳市中小学档案管理办法》和《资阳市中小学档案归档范围及保管期限表》的通知要求，培训档案管理工作。根据乐档发【2014】4号关于进一步加强中小学校档案工作的实施意见时间：2014年03月14日(星期五)通过电子方式已发到全县各中小学邮箱乐档发〔2014〕5号《资阳市档案局资阳市教育局关于印发〈资阳市中小学档案管理办法〉和〈资阳市中小学档案归档范围及保管期限表〉的通知》乐至县二○一四年教育工作目标任务考核表中档案工作分值已由1分提升到分。2学校档案主要有：文书档案、基建档案、财务档案、根据：《关于抓紧做好创建省级新农村建设档案示范镇验收准备工作的通知》（乐新村档办〔2013〕5号）教师个人档案等。档案管理工作的内容一.档案收集二.档案分类三.档案排列四.档案编号五.档案装订六.档案编目七.档案装盒八.装橱文书档案文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。由于这类档案在其产生、内容和形式上有一定共性，使用这一称谓对研究管理这类档案的工作规律有重要意义。也有人把文书档案作为与科学技术档案相对而言的各类档案的统称，还包括诸如外交、诉讼、会计、艺术、教学等专门档案和私人档案。这一概念主要在中国使用，有的国家则用与之相近的普通档案或一般档案的概念。（一）档案收集工作的内容1、档案室的收集（归档、平时收集）2、档案室的收集范围（1）.本单位各种门类和载体的档案（2）.与本单位业务工作有关的资料（3）.代管与本单位有关的撤销或合并机关的档案一、档案收集归档范围，是指在一个单位产生的所有文件中需要归档的部分。国家档案局1987年形成的《机关文件材料归档和不归档的范围》中指出：凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。确定归档范围时，应以本单位工作活动为主，突出本单位基本职能活动和中心工作。外单位文件，不论是上级同级，还是下级，应以是否与本单位有直接关系，本单位是否需要办理，即是否参与活动为文件归档的出发点，切不可搞“有文必档”。不管文件的来源和价值，凡是文件都归档，这种做法是错误的。同时，也不能将有价值的、属于归档范围内的文件遗漏了。（二）档案收集工作的意义档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个环节，做好收集工作有着十分重要的意义。1、收集工作是档案工作的起点2、收集工作是衡量档案馆(室)工作质量的重要标尺注意事项1、收集到有残缺档案，请用A4纸修裱好。2、收集到有大于A4纸档案，请折叠成A4纸大小。二、分类分类归档文件可以采用年度—机构(问题)—保管期限或保管期限—年度—机构(问题)等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。1.按年度分类将文件按其形成年度分类。2.按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。3.按机构(问题)分类将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。三、排列加盖归档章归档章位置：归档章应加盖在每份归档文件右上方的空白位置。如没有空白处或不便盖章时，首页前附加空白纸盖章。（全宗号）（年度）（室编件号）（机构或问题）（保管期限）（馆编件号）归档章样（单位：mm）归档章样（单位：mm）四、编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页右上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项。例如某某学校五、装订把会生锈的金属除去缝纫机左侧轧边、“三孔一线”；不锈钢订书钉装订演示六、编目目录项目，一式两份，目录封面，一式一份。目录项目1、件号2、责任者3、文号4、题名5、日期6、页数7、备注电子表格此归档文件目录一式两份1.界定件的范围（1）正本与定稿为一件;（2）正文与附件为一件;（3）原件与复制件为一件;（4）转发文与被转发文为一件;（5）来文与复文可为一件；（6）文件签批单与正文为一件；（7）会议记录、报表、名册、图册等一册、本为一件；（8）一个事由紧密联系的相关文件可为一件；（9）汉文本与少数民族文本为一件；（10）中文本与外文本为一件。2责任者：一般填写发文机关3题名：一般填写原文件标题。文件没题名或题名不完整的，除原题名照抄外，还应根据文件内容重新拟写或补充题名，并加“[]”号。（如）4日期：填写文件的形成时间，用8位阿拉伯数字标注公元纪年（如2008年4月16日，应填写20080416）。5页数：填写每一件归档文件的实际有效页数。6备注：填写归档文件需补充和说明的情况（如文件缺损、修改、移出、销毁、插入等。如果备注栏内容太多，可用*表示，然后在备考表中注明相关内容）。《文书档案归档文件目录》写填式样归档文件目录期限-年度-盒号乐招委〔2013〕33号件号责任者文号题名日期页数备注乐招委〔2013〕33号关于做好2013年全国成人高考工作的通知1乐至县大学中专招生委员会关于做好2013年全国成人高考工作的通知2013101052乐至县教育工会通知[转发四川省女职工大病互助保险工作的通知]201403048通知《文书档案归档文件目录》封面式样归档文件目录全宗名称：平泉县档案史志局全宗号：0088年度：2008保管期限：永久机构问题：人事七、装盒1.归档文件目录2.档案3.备考表4.脊背项目无酸纸档案简介无酸纸档案盒是各个机关和单位档案管理部门整理和装订储存文件的装具！通常无酸纸裱糊制作的档案盒，由于无酸纸不含酸性另采用国际上先进的AKD中性施胶工艺、无酸腐蚀，使档案可以长期保存、不变质、不褪色、具有防虫、防霉等特点，对装订在盒子内的档案文件没有腐蚀破坏，使用方便，现在全国都在逐步无酸纸档案盒替换掉过去老式笨重的纸板档案盒和牛皮纸档案盒。文书档案盒盖印档案盒封面盒脊式样**县统计局502008永久1281人事备考表备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。整理人：负责整理归档文件的人员姓名。检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。八、装橱按照档案分类方法和目录装订方式，将已经整理好的文书档案按次序进行装橱和上架。不同的分类方法和不同的目录装订形式，其档案上架装橱的方式也不一样。二级分类上架装橱的方式如下：1、文书档案上架装橱方式一（期限—年度法）永久2007-2013年30年2007--2013年10年2007--2013年2、文书档案上架装橱方式二（年度—期限法）2007年永久+30年+10年2008年永久+30年+10年2009年永久+30年+10年档案柜：属办公家具系列。即用来保存档案资料的柜子；是比较传统的保存档案的装具，通常是指带盖的箱子和有门的柜子。一般以木材或金属制成，有的还做成组合式，分开为箱，叠放成柜。其优点是能有效地防尘和阻止其他有害物质的侵袭，而且搬运挪动便利；缺点是造价高，占据库房有效空间大，单位面积存储量小。档案柜金属制档案柜优点：防火、防潮、防鼠、防尘、轻巧。科技档案科技档案是科学技术档案的简称，是在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、证书、声像资料等科技文件材料。科技档案的种类1.工业生产技术档案2.农业生产技术档案3.基本建设档案4.设备档案5.科学研究档案6.医疗卫生档案7.天文档案8.气象档案9.地质档案10.测绘档案11.地震档案12.水文档案13.环境保护档案项目档案案卷封面和脊背填写▲档号：档案的编号▲案卷题名：应简明准确揭示卷内文件的内容▲立卷单位：案卷的形成单位▲起止日期：卷内文件的起止日期▲保管期限：对照保管期限表，从案卷保管单位的角度确定是永久、长期、短期▲密级：文件自然形成的绝密、机密和秘密依据保密规定填写。没有密级的可不填写，不能写“普通”、“无密”等字样保管期限档号案卷题名（案卷脊背式样）项目内容用碳素墨水直接写在脊背上。填盒号填写：短期、长期、永久如：乐至县某某学校新建学生食堂（综合类）填写：如2012照片档案1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。2.编写文字说明的要求：(1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；(2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。(3)文字简洁、语言通顺；(4)时间用8位阿拉伯数字表示。文字说明的编写所谓光盘档案是指利用激光进行图像、声音信息写入和读出的具有参考、凭证、艺术价值并归档保存的一种圆盘形记录载体。光盘档案的概念光盘档案《光盘档案说明》样式（每张光盘详细说明）全宗号目录号分类号卷号盘号光盘名称刻录人刻录日期教师个人档案教师个人档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。根据县档案局领导提示：教师个人档案也可用科技档案盒装第五章法律责任第二十四条下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）损毁、丢失属于国家所有的档案的；（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；（三）涂改、伪造档案的；（四）违反本法第十六条、第十七条规定，擅自出卖或者转让档案的；（五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；（六）违反本法第十条、第十一条规定，不按规定归档或者不按期移交档案的；（七）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；（八）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。乐至县教育系统档案交流群QQ：305139822视频学习：文书档案整理谢谢！