档案和信息管理的技巧

档案和信息管理的技巧无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台课程提纲档案管理–收文处理程序–发文处理程序–文书的立卷归档–档案的收集整理–档案的保管和利用信息管理--信息的收集--信息的整理--信息的传递--信息的利用和储存第一单元档案管理无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台收文处理程序总的任务：组织文件按程序运转，达到查阅处理目的。具体内容：签收、拆封、登记、分文、传阅、请办、批示、办理、督察、备注、归档无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台文件的签收弄清是否写明给本公司或自己职权范围内的在启封后详细清点、核对收来函件签字一定要清晰、易识，姓名俱全，并注明收到时间如发现原件有拆封、破损等现象或者文件数与对方登记不符时，应立即查明原因，及时处理无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台文件的拆封要小心启封，剪口时要注意避免损坏袋内文件。启封后的文件袋要认真检查，取净文件，防止遗漏来件如有附件，要按附件目录认真核对，如不相符或漏装，要及时向来件企业查询如果来件日期不清，应根据邮戳注明收件时间，并保留其封皮备查无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台文件的登记通常收文登记应包括以下几项主要内容：–收文日期–收文编号–来文企业–文件密级、缓急程度–文件标题或内容摘要–份数、附件–处理情况无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台收文登记首先应确定，哪些文件必须登记，哪些文件可以不登记，这是登记工作首先应弄清的问题。如果见文就登，不仅耗费大量的时间和精力，还会影响到正常的工作。同时应确定在收文登记簿写明的主要内容。这些内容应根据公司工作的实际需要来确定，繁简得当，不超出需要限度。如登记内容过多过细，会费时费力，造成不应有的消耗。反之，过于简单，缺少某些必要的内容，则说不明问题，起不到登记应有的作用特别提醒:无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台收文登记的方式1、簿式登记日期编号来文企业缓急份数文件标题处理情况备注无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台2、卡片式登记来文企业缓急份数文件名称处理情况备注无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台3、联单式登记来文部门收文编号文件标题分送情况负责人处理情况备注无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台对秘书来说，无论采取哪一种登记方式，都应力求达到及时、准确、手续简便、易于查找及有利于统计文件等要求。特别提醒：无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台登记工作注意事项：登记字迹要工整清楚，不仅自己能辨认，别人也能看懂，便于查找。登记项目要逐格填写，不随意取舍。登记标题要完整，不能随意简化。如来文没有标题，可根据文件内容简明确切地摘要其内容。对于专门性质或绝密文件，要专门登记，以利于做好保密工作和督察工作。登记后的文件，应在首页右上角写好收文备注(包括收文人、收文编号和收文日期等)，防止丢失。无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台分文凡已有明确分工，属于有关业务部门职权范围内处理的文件、函电等，应将来文直接转送职能部门进行处理。对于不需要进行处理，只是阅知性的文件，如对本公司邀请函、商洽工作的复函，以及其他内部资料、刊物，参阅材料、工作简报、情况反映、信息等等，应分别归入传阅文件夹，按传阅方法送上司及有关负责人阅知。无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台做好分文工作应注意几点：要认真阅文，弄懂来文的意图和要求，准确地划分类型要熟悉掌握公司工作职责分工情况，尤其是业务部门的分工与职责要建立科学的工作程序，尽量减少不必要的周转环节把握文件的轻重缓急要做好分送文件的登记工作无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台文件的传阅主要方法是逐人送阅，即由秘书人员统一管理，各传阅对象在收退文件时，都直接与秘书人员发生联系。第一个人阅完后，直接退还秘书人员，再由秘书人员送给第二个人，第二个人阅完后再退还，再送给第三个人，依次，直到传完为止。无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台传阅式样表文件名称时间呈送人送阅对象签名备注无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台传阅注意以下几点：合理调度，分清主次急件、密件，单独处理严格范围，认真管理无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台文件的请办做好请办工作，首先应当认真阅文、弄懂文件要熟悉情况，不仅是要掌握和了解本公司的基本业务工作情况，同时要掌握和了解上下左右各部门、业务单位的业务工作情况。如有可查或有与来文相关的材料，在提出拟办意见送上司批示时要一并附上，以供上司参考无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台对收文提出意见，通常是由办公室负责人或秘书负责。意见虽然不是文件处理的最后决定，但它对上司决策提出参考，应慎重对待。总的要求是，要纵观全局，实事求是，力求准确、具体地提出切实可行的拟办意见。同时，意见的文字应力求简明扼要，抓住问题的实质，提出主要的处理方案及理由。如果对某个文件的处理有两种以上的意见，可一并提出，但应写明倾向意见及理由。特别提醒：无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台文件的批示要表明是否同意及有无补充和纠正意见。批示用词要简练、明确，意图清楚，如需要两个以上的部门办理时，要明确指定主办部门对于重要文件和紧急文件的批示，要明确提出时限并及时督察无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台督察工作对于提高办事效率，改进工作作风，具有重要作用。因此，督察工作必须做到经常化、制度化。特别提醒：无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台文件的备注一般情况下，办理完毕的文件，如已答复来文单位，就要注明时间和主要情况如采取电话、会议等其他方式答复的，则应注明答复方式、时间、地点、交代人员及主要内容等情况无论何种方式的答复，主办时，办理人员都要签署姓名和日期，明确责任无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台主办工作往往被办理人员所忽视，有些办理人员怕麻烦，文件办理完毕后不做任何记载，总认为自己亲手处理的都很清楚，勿需注明。但实际上，时间一长，就记不清情况了，再遇有接办人员就很难弄清过去的具体情况，文件归档以后，将来查考也会发生困难。所以必须重视主办工作。特别提醒：无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台立卷归档收文经过上述处理程序办理之后，秘书人员就需要对文件及其有关的卡片、批示等进行整理，立卷归档无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台发文处理程序拟稿协商会签签发登记编号归档核稿校对无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台拟稿注意：先按顺序一个问题一个问题地考虑。对每一个问题所要表达的思想，所用的材料，怎样铺摆，都要仔细构思，但它是粗线的、设想性的，至于如何准确地表达观点，材料与观点如何统一，留待具体拟写时解决。要注意各部分之间的界限划分。无论是并列性的问题，还是连续性的问题，在安排内容、分配材料时要瞻前顾后，统盘考虑，避免出现交叉现象和重复使用同样的材料，造成内容上界限不清。无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台协商会签亲自会签分头会签会议协商无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台核稿把好行文关把好内容关把好程序关把好文字关把好文体格式关通过核稿发现的问题，主要采取以下方法处理无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台登记编号发文登记一般采用簿式登记，登记项目包括：日期、拟稿单位、签发人、编号、标题、缓急、份数、发送企业等无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台发文登记编号需要注意以下几点：首先检查签发手续是否完备，是否合乎规定，在确认准确无误后，方可进行登记编号对登记簿所列项目应逐项填写，不得缺项，并要求字迹清楚，不得潦草文稿涉及有关负责部门，但不是部门负责人签字的，应完善协商对于文稿中的重大问题需作修改时，核稿人应提出意见，退回修改对于文稿中的一般性问题需作修改时，可由核稿人修改后征求拟稿人意见，或者与拟稿人共同研究修改对于文字技术方面的改动，在不伤原意的基础上，由核稿人负责修改无忧资源：