档案工作实务复习资料

11、立卷工作的组织，包括确定立卷环节、确定具体立卷人和确定文件的立卷分工范围。2、立卷工作通常采取集中和分散两种形式。3、立卷工作的步骤：第一步，准备立卷。第二步，平时归卷。第三步，调整和组卷。第四步，编目装订。4、文书立卷归档范围，是立卷工作首先要解决的实际问题。5、归档必须以反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的文件材料为重点。所谓主要职能活动，即本机关围绕主管业务所开展的一些主要和重大活动。所谓基本历史面貌，即指本机关的组织和规模的演变。6、确定归档范围的注意事项：（1）不仅以上级文件、“红头文件”作为划分归档范围的依据；（2）不仅以载体作为划分归档范围的依据；（3）不要忽视组织、人事、纪检、保卫部门形成的文件材料的统一归档。7、根据国家档案局1987年12月4日颁发的《机关档案工作业务建设规范》规定，案卷质量总的要求是：“遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值、便于保管和利用。”（1）必须将应归档的文件材料收集齐全完整；（2）遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系。遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，是立卷工作的基本原则；（3）正确区别文件的不同价值。立卷时能否正确区分文件的不同价值对案卷质量和档案鉴定工作都有直接影响；（4）立成的案卷要便于保管和利用。立成的案卷便于保管和利用，是文书立卷工作的基本出发点和最终目的。8、文书档案的保管期限分永久（无止期的保管）、长期（16——50年左右）和短期（15年以下）三种。9、立成的案卷要便于保管和利用要注意以下几点：（1）适当限制卷内文件材料的数量，卷内文件数量一般在50——100页左右，最多不要超过200页。（2）照片、录音带、录像带等声像记录材料，由于保管条件不同，应当与文件材料分开整理组卷归档。（3）绝密文电与一般文电分开立卷，以利保守党和国家机密，也便于保管和借阅利用。（4）所立的案卷，必须经过认真的编目加工。10、文件的这些特点是立卷的依据，文件有六个立卷的特征——即作者特征、问题特征、名称特征、时间特征、通讯者特征、地区特征。具体的立卷方法就是灵活应用这六个特征进行立卷。11、灵活应用立卷特征，首先要抓住主要特征，结合其他特征立卷；抓住主要特征，即抓住这部分文件的主要联系。其次，按照文件的不同类型，采用不同的特征来组合立卷。再次，有直接联系的文件材料不能分开立卷。最后，要分清卷与卷之间的界限，即立出的每一个案卷、一般都有着一定的特点，卷与卷要有区别，卷与卷之间的界限要分明，不能使一个卷的内容成分与另一个卷的内容成分混淆不清。总之，要立好卷必须从本机关的文件材料的实际情况出发，遵循立卷要求，正确灵活地运用六个特征的立卷方法，保持文件之间的联系，保证案卷的质量。12、立卷的实质性步骤：（1）对已归卷文件进行检查调整（2）卷内文件排列（3）拟定案卷标题（4）卷内文件的编目与案卷装订13、归档，是指文书部门或业务部门将立好的案卷按归档制度向档案部门移交。归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三方面内容。14、归档范围方面的要求指凡属归档范围的文件材料，都要进行整理立卷，不管是永久保管、长期保管、短期保管的，都要向机关档案部门归档。15、归档时间，即向机关档案部门移交案卷的时间。按规定文书部门或业务部门一般在第二年上半年才把案卷向档案部门移交。有些专门性案卷由于特殊需要，还可根据具体情况另行商定归档时间。16、归档要求，即对归档案卷的质量要求。机关文书部门或业务部门向档案部门移交案卷必须根据移交目录清点核对，接收的案卷应符合下列要求：应归档的文件材料齐全、完整；文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；归档的文件材料，保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。17、案卷目录的作用：能提示全年案卷的内容，反映出机关一年的工作活动的历史情况；可起到统计案卷数量的作用；可作为查找案卷的基本检索工具；可作为文书部门或者业务部门向档案部门移交案卷的清册，也是交接案卷的依据和凭证。18、案卷目录由归档号、案卷号、题名、年度、页数、保管期限、备注等组成。19、计算机在文书处理工作中的实际应用主要有以下九个方面：（1）文字处理（2）收文登录和检索（3）公文的跟踪催办（4）发文管理（5）综合统计（6）与通讯设备和通讯网络结合，进行远距离的文件传送（7）文件印刷（8）建立各类数据库，为领导和办文人员提供资料服务（9）辅助文书立卷20、办公自动化使用的基本技术主要有：文字处理、数据处理、报表处理、语音处理、图形处理、图象处理、网络通信等。21、档案收集工作就是按照国家有关规定，把分散在各单位、单位各内部机构和个人手中的档案，以及散失在社会上的零散档案，通过接收和征集，分别集中到有关的档案室和各级各类档案馆，实行集中统一管理。22、档案收集工作包括五个方面内容：（1）档案室接收本单位文书部门或业务部门归档之案卷。（2）档案馆接收现行机关具有长远保存价值的档案。（3）档案馆接收撤销机关全部档案。（4）档案馆接收和征集历史档案。（5）档案馆之间相互交换档案。23、档案收集工作的意义：（1）档案收集工作是档案工作的前提条件。（2）档案收集工作是贯彻档案工作基本原则，集中统一管理档案的一项具体措施。（3）档案收集工作是档案工作其他业务环节的基础，收集工作的质量，决定和影响了其他业务环节的质量。24、档案收集工作的要求：（1）档案收集工作首先要形成一个数量充分、质量优化、门类齐全、结构合理的馆藏体系，这是档案收集工作的首要任务，也是档案收集工作的指导思想。（2）档案收集工作必须根据档案形成特点和档案发挥作用的规律，正确处理局部与整体，当前与长远的矛盾。（3）档案收集工作应该保持全宗的不可分散性和全宗群的系统性。（4）档案收集工作要加强馆（室）外调查，使收集渠道畅通，信息灵敏，以便统筹安排，及时收集。（5）档案收集工作既要加强宣传工作，又要制定一系列规章制度。25、所谓“数量充分”，就是要求各级各类档案要达到一定的质量标准。所谓“门类齐全”，就是指档案部门应收集各种门类的档案，不仅要收集反映党政机关及其他组织管理活动的普通档案，也要收集各种专门业务活动形成的专门档案，不仅要收集纸质文件材料，也要收集各种特殊制成材料的档案。所谓“结构合理”，就是指档案部门收藏的档案在来源、内容等方面，应该是合理分布的。26、归档制度的必要性：从档案室的工作来看，归档工作是文书工作与档案工作的结合部，归档既是文书工作的内容，也是档案工作的内容，它是档案室收集工作的重要内容，是档案室的最基础的工作，档案室所从事的档案保管、统计、鉴定、利用、编研等工作，都与归档工作的质量有关，没有齐全、完整的档案，要做好机关档案工作是不可能的事情。由此可以得出这样一个结论：没有归档制度，或归档制度不健全，就没有完整的档案，也就没有健全的档案工作。27、平时收集：是指档案室在执行归档制度以外，。在平时对那些因执行归档制度不严或归档制度本身不健全而遗漏的零散文件，加强收集，以补充归档制度的不足。28、平时收集的任务：（1）零散文件的收集（2）“帐外”文件的收集（3）专门文件的收集29、平时收集的方法：（1）平时收集工作要落实到人，明确哪些文件应该由哪些人负责收集。（2）平时收集工作要及时了解和掌握本单位工作动向。（3）平时收集工作要把收集和宣传结合起来，边收集，边宣传，使大家认识到档案收集的重要性，变被动为主动，积极争取大家的关心和支持。（4）平时收集工作要同保密检查结合进行。30、档案馆档案的收集范围：（1）中央档案馆（2）省级档案馆（3）县级档案馆（4）各级专业、专门、部门档案馆。31、接收期限：根据档案发挥作用的规律，档案形成之后，暂时在各单位档案室存放一段时间，然后再接收进档案馆，这就是档案馆接收档案的期限。32、接收方法：（1）逐年接收（2）定期接收。33、当机构发生各种变化时，如何根据不同变化分别处理档案呢？（1）一单位撤销，而2又无其他单位代替它的职能，它的档案，可以由该单位所属的上级主管部门代管，然后，由上级主管部门代行移交给档案馆。（2）一单位并入另一单位，档案可以随同带入，但必须单独保管，不能相互混淆，今后应作为两个单位的档案一起移交进馆。（3）若干个单位撤销，合并成一个新的单位，该新单位可以同时接收被合并单位的档案，但也应分别管理，今后，仍作为各自独立单位的档案整体向档案馆移交。（4）一单位撤销，分离成若干个小单位，档案不能由这些小单位分别保存，应该集中一处，可由其中某一单位代管，今后再行移交。（5）一单位的若干内部组织机构划归另一个单位，或者脱离原单位成为一个新的独立单位，它在原单位活动中形成的档案，发球原单位所有，必须留在原处，不得带走，若使用档案，可借阅或复制。总之，当机构发生变化时，不论何种情况，档案都不能分散，必须全部集中移交档案馆。34、历史档案的征集途径：（1）向各有关机关、企业、事业单位征集历史档案。（2）向图书馆、博物馆、纪念馆等文化部门征集历史档案。（3）向个人征集历史档案。（4）向废纸收购部门和造纸厂等单位征集历史档案。（5）向有关国家和地区征集历史档案。35、历史档案的征集方法主要有：按规定正常渠道的接收、个人捐赠、有薪征集和国家收购、征购等办法。36、什么是档案的整理工作呢？档案的整理工作，就是对零散的或需要进一步条理化的档案进行分类、排列、编目，使之系统化。简单地说，就是使档案由零乱到系统、由无序到有序的过程。档案整理工作的目的，就是使档案能够全面、历史地反映该单位工作活动面貌，提示文件材料的相互关系，以便于档案的管理和利用。37、档案整理工作的主要内容是在从文件到案卷、从案卷到全宗的组合过程中进行各种分类、排列等系统化和基本编目工作，这些工作不一定都在同一时期全部进行，而是根据档案的形成特点分阶段进行，在某一阶段从事档案整理的某一过程，但有时也进行全过程的档案整理。38、档案整理主要有以下四种情况：（1）档案室接收各内部组织机构归档的案卷，然后进行系统排列和编目。（2）档案馆接收了各单位档案室移交的档案后进行进一步的整理。（3）档案馆（室）对档案的局部调整工作。（4）档案馆（室）对零散文件进行全过程的档案整理工作。39、档案馆（室）对档案的全部整理工作分作以下八个步骤：（1）区分全宗（2）全宗内档案的分类（3）初步立卷（4）卷内文件整理编目（5）类内案卷初步排列（6）案卷加工整理（7）案卷调整与编号（8）编制案卷目录。40、档案整理工作的意义：（1）是整个档案工作的基础，只有进行科学的整理，才便于档案的鉴定、保管、统计等基础环节的建设。（2）是进一步发挥档案作用的前提条件。（3）是检查档案收集工作质量高低的依据，可以促进收集工作的进一步提高。41、档案整理工作的原则：档案整理工作应该按照档案形成的特点和规律，最大限度地保持文件之间的历史联系，充分利用原有基础，使整理后的档案，便于保管和利用，这就是档案整理工作的原则也是在档案整理工作的要求。42、全宗的概念及其意义：什么是全宗？全宗就是一个独立单位或一个著名家庭、个人在社会活动中形成的档案整体。一个独立单位，有着自己的独立职权，进行一定的活动，形成的全部档案，构成了一个档案整体，这个整体就叫做全宗。一个家庭或个人，在活动中形成的全部档案，反映了自身活动的全过程，彼此有紧密的联系，也构成为全宗。全宗是组成国家档案全宗的基本单位，国家档案全宗是一个国家的全部档案，亦即包括一个国家的所有档案全宗，每个全宗代表了每个单位或个人，国家档案全宗，也就是由无数个全宗汇总而成的。43、档案为什么必须按全宗整理呢？（1）区分全宗，是档案整理工作的开始，是首要环节。（2）按全宗整理档案，是整理档案的一项重要措施。（3）按全宗整理档案，为档案利用提供了科学依据。44、什么叫立档单位呢？立档单位也叫全宗构成者，就是指能够构成一个全宗的单位或家庭、个人。全宗是指一组档案，立档单位是形成该全宗的单位，没有立档单位，就没有全宗。不是所有的单位都能成为立档单位，它有一定的