档案收集及归档程序

档案收集及归档管理程序Q/JDKJ-29-20111范围本程序适用于对档案在收集和归档活动中全过程的控制。本程序适用于重庆长安汽车股份有限公司（以下简称“公司”）本部、全资及控股子公司。2目的统一、规范公司在档案收集和归档的流程和要求，及时发现在档案的收集和归档活动中出现的问题，有效地维护档案的完整、准确、系统和安全。3术语和定义3.1企业档案：企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。3.2档案管理：档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。3.3收集：档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。3.4科学技术档案（以下简称科技档案）：企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。3.5文书档案：是反映党务、行政管理等活动的档案。通常是记录企业所从事的党群管理、生产管理、行政管理等各类管理活动办理完毕的有保存价值的具有完整体式和处理程序的文件材料。3.6照片档案：企业在各项活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。3.7会计档案：对记录和反映公司经济业务的重要史料和证据，包括会计凭证、会计账簿、财务报告、查账报告、验资报告以及与经营管理和投资者权益有关的其它重要文件，如合同、章程、董事会资料等各种会计资料。3.8人事档案：是组织、人事、劳动等部门在了解人、使用人过程中形成的，记述和反映个人经历、德才状况的，以个人为单位由组织统一整理、保存起来以备查考的人事材料。3.9归档：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室（馆）保存的过程。4职责档案收集及归档管理程序Q/JDKJ-29-20114.1企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成,应纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制，即“三纳入”。4.2企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统，即“四参加”。4.3企业下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步，即“四同步”。4.4标准化档案处：负责统筹、组织、协调、管理长安汽车股份公司本部的全部档案资料，并负责对全资子公司、合资、控股公司的档案进行监督、检查、指导。4.5归档部门：负责将企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件移交给档案部门管理。4.6战略规划部：负责重大建设项目《归档说明》的编写。5工作要求及程序5.1工作程序5.1.1下发申报年度归档计划通知每年一月份，标准化档案处下发《申报年度归档计划通知》。5.1.2年度归档计划申报归档部门按照《申报年度归档计划通知》要求，申报年度归档计划，其中：（1）产品档案归档范围及保管期限见附录A.1，产品研发项目（整车）CA-PDS各阶段归档范围及保管期限还应见附录A.2，产品研发项目（动力总成）CA-PTPDS各阶段归档范围及保管期限还应见附录A.3。（2）科研项目（除整车和动力总成研发项目外）归档范围及保管期限见附录A.4。（3）基建项目归档范围及保管期限见附录A.5。（4）设备仪器档案的归档范围及保管期限见附录A.6。（5）文书档案的归档范围及保管期限见附录A.7。（6）实物档案的归档范围及保管期限见附录A.8。档案收集及归档管理程序Q/JDKJ-29-2011（7）照片档案的归档范围及保管期限见附录A.9。（7）会计档案的归档范围及保管期限见附录A.10。（8）人事档案的归档范围及保管期限见附录A.115.1.3编制、下发年度归档计划科技及知识产权部标准化档案处根据各单位申报情况，编制、下发年度归档计划。5.1.4按归档要求准备资料。其中：产品档案、科研项目档案归档时间及要求见附录A.12和附录A.13；基本建设项目各阶段交付物归档时间及要求见附录A.12和附录A.14；设备档案归档时间及要求见附录A.12和附录A.15；文书档案归档时间及要求见附录A.12和附录A.16；实物档案归档时间及要求见附录A.12和附录A.17；照片档案归档时间及要求见附录A.12和A.18；财务档案归档时间及要求见附录A.12和附录A.19；人事档案归档时间及要求见附录A.12和附录A.20。（1）归档部门按照《年度归档计划》和《档案收集及归档流程》准备归档资料。（2）凡形成科技文件材料的部门，均应指定专（兼）档案管理人员，在档案部门的指导下，负责收集、积累科技文件材料，填写《科技文件材料积累登记表》（见附录B.1）。5.1.5按时间节点检查考核科技及知识产权管理部标准化档案处按照时间节点，对归档资料进行检查、考核，如不符合要求，归档部门要重新准备归档资料。5.1.6出具档案验收报告科技档案经检查考核合格后，标准化档案处要根据检查情况出具档案验收报告。5.1.7组织评审，移交资料产品、科研项目、基建工程项目、设备仪器档案经标准化档案处验收合格后，归档部门才能进行产品鉴定、科研项目成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动。5.1.8参加评审，接收资料（1）科技及知识产权管理部标准化档案处必须参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统，并对资料检查情况进行说明。（2）归档部门将符合归档要求的资料向标准化档案处移交归档。5.1.9检查、审核（1）归档部门填写移交清单。其中：档案收集及归档管理程序Q/JDKJ-29-20111）产品档案、科研项目档案、基建项目档案和设备仪器档案填写《科技文件材料移交清单》（见附录B.2）。2）文书档案、实物档案和照片档案填写《文书档案材料移交清单》(见附录B.3)。3）会计档案填写《会计档案材料归档移交清单》（见附录B.4）。4）人事档案填写《人事档案材料移交清单》（见附录B.5）。（2）科技及知识产权管理部标准化档案处负责检查移交清单填写是否正确、签字手续是否完善；否则，归档部门要重新填写。（3）科技及知识产权管理部标准化档案处按照移交清单一一核对归档图纸；如不符合，退回归档部门重新整理。5.1.10编写归档说明重要的基建项目文件归档时，由战略规划部编写《归档说明》，并经项目负责人审核签字。5.1.11归档（1）移交清单一式两份，经交、接双方在移交清单上签字后，各保存一份；（2）归档部门将移交清单和清理好的资料（如是重要的基建项目文件归档，还需要《归档说明》）一起移交科技及知识产权管理部标准化档案处归档。（3）科技及知识产权管理部标准化档案处按照归档要求验收归档资料。5.2流程图5.2.1档案收集及归档流程图见图1。档案收集及归档管理程序Q/JDKJ-29-2011流程名称：档案收集及归档流程流程所有者：科技及知识产权管理部时间归档部门科技及知识产权管理部标准化档案处开始1.下发申报年度归档计划的通知2.归档计划申报3.编制、下发年度归档计划4.按归档要求准备资料1-10个工作日1-15个工作日1-10个工作日1-2个工作日5.按时间节点检查考核NAY战略规划部时间归档部门科技及知识产权管理部标准化档案处1-5个工作日1-5个工作日6.2移交资料7.组织评审，移交资料科技档案其他档案9.检查、审核6.1编制档案验收报告流程名称：档案收集及归档流程流程所有者：科技及知识产权管理部A8.参加评审，接收资料N1个工作日结束11.归档战略规划部10.编写归档说明重要的基建项目Y图1档案收集及归档流程图档案收集及归档管理程序Q/JDKJ-29-20115.3流程说明5.3.1档案收集及归档流程说明见表1表1档案管理流程说明序号活动名称执行者执行时间输入物参考文件交付品1拟定、下发申报年度归档计划通知标准化档案处10个工作日《企业档案工作规范》通知2归档计划申报归档部门10个工作日通知《企业档案工作规范》申报计划3编制、下发申报年度归档计划标准化档案处10个工作日申报计划《企业档案工作规范》年度归档计划4按归档要求准备归档资料归档部门《年度归档计划》《企业档案工作规范》归档资料和《科技文件材料积累登记表》5按时间节点检查、考核标准化档案处5个工作日归档资料《科技文件材料积累登记表》《企业档案工作规范》归档资料6.1编制档案验收报告标准化档案处5个工作日归档资料档案验收报告6.2其他档案移交资料归档部门1—5个工作日归档资料和移交清单归档资料7科技档案组织评审，移交资料归档部门1个工作日归档资料《企业档案工作规范》、《中国兵器装备集团公司档案工作管理办法》归档资料8参加评审，接收资料标准化档案处1个工作日归档资料《企业档案工作规范》《科技文件材料移交清单》和归档资料9检查、审核标准化档案处1-5个工作日《科技文件材料移交清单》、《文书《科技文件材料移交清单》、档案收集及归档管理程序Q/JDKJ-29-2011档案材料移交清单》、《会计档案材料归档移交清单》、《人事档案材料移交清单》和归档资料《文书档案材料移交清单》、《会计档案材料归档移交清单》、《人事档案材料移交清单》和归档资料10编写《归档说明》（重要的基建项目）战略规划部《科技文件材料移交清单》和归档资料《科技文件材料移交清单》、归档资料和《归档说明11归档标准化档案处0.5个工作日《科技文件材料移交清单》、《文书档案材料移交清单》、《会计档案材料归档移交清单》、《人事档案材料移交清单》和归档资料《科技文件材料移交清单》、《文书档案材料移交清单》、《会计档案材料归档移交清单》、《人事档案材料移交清单》、《归档说明》和归档资料6记录序号记录名称格式记录编号管理部门保存期限1科技文件材料积累登记表附录B.1标准化档案处2科技文件材料移交清单附录B.2标准化档案处3文书档案移交清单附录B.3标准化档案处4会计档案移交清单附录B.4标准化档案处档案收集及归档管理程序Q/JDKJ-29-20115人事档案移交清单附录B.5标准化档案处7附录附录A参考标准附录A.1产品档案归档基本范围与保管期限参考表序号基本范围保管期限1计划决策阶段1.1调查研究1.1.1市场调查、技术调查、考察、预测报告、调研综合报告10年1.1.2技术、经济可行性研究报告、市场需求分析报告、收益预测分析报告30年1.2决策1.2.1发展建议书、技术建议书、协议书、委托书、合同永久1.2.2专题分析报告、专题会议纪要30年1.2.3研制计划、方案、方案论证报告30年2设计阶段2.1产品研究、设计计划30年2.2技术、经济初步评价30年2.3研究试验大纲、试验报告30年2.4产品设计标准永久2.5技术设计说明书、产品设计图样、专题技术请示报告、设计评审报告30年3试制阶段3.1试制3.1.1试制计划、方案、规程、报告永久3.1.2工艺研究报告、工艺总体方案论证永久3.1.3试制工艺流程、工艺标准30年3.1.4试制工艺文件和工艺装备文件30年3.1.5工艺评审报告永久3.1.6试制运行记录、化验记录、试制过程纪要30年3.1.7原材料与半成品、成品检验方法批准书30年3.1.8理化分析报告、化学配方、化学反应式、计算公式30年3.1.9技术标准协议、试制质量分析报告30年3.1.10专题会议记录、纪要、合理化建议30年3.1.11重大故障分析和排除措施报告30年档案收集及归档管理程序Q/JDKJ-29-20113.1.12试制总结报告永久3.2试验3.2.1试验计划、方案、规程永久3.2.2试验所需仪器与设备清单30年3.2.3试验分项目记录30年3.2.4试验原始数据与材料永久3.2.5试验分析报告30年3.2.6试验总结报告永久3.3鉴定3.3.1鉴定申请报告及批复、试制、试验鉴定大纲、技术鉴定材料（申请批复、评价材料、会议纪要）永久3.3.2成套设计文件、标准化审查报告、