档案管理基本知识

自治区档案局业务指导处根据《档案法》：档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中形成的有价值的各种形式的历史记录。它的本质属性是原始记录性。1、必须是办理完毕的文件，即已经完成公文处理程序的文件。2、必须是对日后有查考利用价值的文件。3、必须是整理归档的文件。文书档案科技档案专门档案文书档案实际上是指行政管理档案，即在社会的行政管理活动中直接形成的一个档案门类，其实质是行政性、政治性档案。科技档案的全称为科学技术档案，是由生产技术应用与管理、基本建设、科学研究活动中产生和使用的图纸、图表、文字材料、计算材料等科技文件材料转化而成的档案材料。这些档案多集中在工厂、矿山、设计院、研究院等单位和地质、测绘、水文、气象、建筑等部门。有些部门习惯称其为技术资料（如测绘成果、测绘资料、设计任务书、科研报告等）。专门档案是指一些社会机构和组织在某些专门业务工作中形成的档案材料。如会计档案、人事档案、工商档案、税务档案、教学档案、诉讼档案、医院的病例档案、婚姻登记档案、审计档案、统计档案、专利档案、外交档案和军事档案等。某机关档案分类大纲文书档案科技档案专门档案基建档案设备档案财务档案业务档案档案的凭证价值档案的借鉴参考价值档案可以记录历史，维护历史的真实面貌。档案可以作为机关工作的查考和凭证。档案是经济建设的必备条件和依据。档案是科学研究的依据和必备条件。档案是文化建设和宣传教育的生动素材。档案工作是管理档案和档案事业的活动。狭义档案工作系指具体管理档案的业务活动,即档案管理工作。档案工作是一项管理性的工作，简单的说就是管理档案和档案事业的活动。收集•整理•鉴定保管•统计•检索利用•编研•编目全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体，也即一个独立的机关、单位和著名人物在其社会活动中形成档案的有机整体。全宗的名称以该单位或个人的名字命名。立档单位，即全宗的形成者,也即产生全宗档案的单位或著名人物。1、看其职权是否独立2、看其财务是否独立3、看其人事是否独立文书档案概念及特点文书档案的收集工作文书档案的整理工作它是由机关、团体、部队、企业事业单位等在领导和行政管理活动中形成的文件转化而成的档案材料，它具有涉及面广、内容丰富、形式规范、记录方式多样等特点。文书档案的收集工作，就是按照法律、法规的规定，通过执行接收制度和专门征集的办法，把分散在各组织、个人手中和散失在其他地方的档案，分别集中到各级各类档案保管机构的业务活动。本单位各种门类和载体的档案与本单位业务工作有关的资料代管与本单位有关的撤销或合并机关的档案根据《档案法》第十条：对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。按照《机关档案工作条例》规定，机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案。归档范围，是指在一个单位产生的所有文件中需要归档的部分。国家8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》收集归档文件材料要完整、准确、系统、齐全。制成材料要优良，字迹线条要清晰，归档材料必须用蓝黑墨水或碳素墨书写。归档材料必须是原件，复印件、打印件与原件一并归档。归档文件的有关内容应依次逐件登记。案卷或卷盒的封面、脊背项应填写清楚认真填写盒内或卷内备考表。文书档案的整理工作，就是将处于零乱状态和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序的体系。全过程整理针对零散文件系统化工作局部调整根据变化进一步加工提高质量系统排列和编目案卷的排列案卷目录的加工文件材料的组卷步骤：分类组卷---划分保管期限---抄卷内目录---装订---编页号---拟标题---填写案卷封皮（封面和背脊）---填写备考表2000年12月6日，国家档案局发布了中华人民共和国行业标准DA/T22---2000《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）。2003年自治区档案局印发《新疆维吾尔自治区,〈归档文件整理规则〉实施细则》的通知。《归档文件整理规则》科技文件的概念和基本类型科技档案的概念科技档案的收集工作科技档案整理工作的原则科技文件是记录和反映科学技术活动，传递科技思想的文字、图表、声像等文件材料的总称。科技文件的产生与形成，是以国家的专业技术政策、标准、规范为指导，是以有关行业、企业的标准化、规范化制度为依据的，凡是定稿的科技文件，一般都要履行严格的审签程序。图样科技文件文字科技文件其它形式的科技文件非纸质载体的科技文件2000年12月11日由国家质量技术监督局发布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》，对科技档案定义为：企、事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。①科技档案产生于生产、科研、基建及其管理活动之中，他包括自然科学研究活动，水文、气象、天文、地震以及一切自然现象的观测活动，地形、地质的测量和勘探活动，工程和产品的设计活动，建筑施工活动，产品的研发活动，以及农业科技和生产活动等等。②定义区分了科技档案同政务档案的范畴，是档案种类之间的区别。③科技档案同科技资料的本质区别是原始记录性。科技档案是生产、科研、基建等活动的原始记录，它是第一手资料，而不是事后另行编写和搜集的。集中统一管理原则。要遵循科技档案的自然形成规律。要保证科技档案的完整、准确。遵循科技档案的自然形成规律，保证科技档案材料之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，对科技档案进行分门别类的整理，便于保管和利用。工作内容工作步骤工作原则对档案的完整性、正确性，系统性和外观质量，签署质量等方面进行检查。对其保存和使用价值进行鉴别，确定保管期限。编制保管期限和销毁清单及处理销毁的档案材料。成立鉴定小组，以总工为主。制订和修订各类档案的保管期限表。初始鉴定：收集时首先鉴定是否有保存价值，归档后再按其价值大小确定保管期限。后续鉴定：定期对已过保管期限的档案进行再鉴定，确定其存毁问题。鉴定结束后写出鉴定报告并编制保密期限表和销毁单。鉴定档案的价值，要用全面的、历史的、发展的观点，防止片面性和实用主义。鉴定的方法，一般采用直接鉴定法，逐份逐张地鉴定档案。鉴定结论正确，销毁档案手续齐全。工作内容和步骤入库要求首先将整理好的案卷，按分类要求存入档案柜，有醒目的标志。对存放档案的柜进行编号，绘制库房布置图和档案存放示意图。对库存档案要定期清理，检查其完整情况，借出的档案要及时催还。对破损和字迹褪变的档案进行修复和补救工作。做好库房温湿度记录，并及时调整库房温、湿度。搞好库房及其周围的环境卫生。要制订档案的保管、保密和销毁制度。库房要有温度控制，做到“三分开”，达到“七防”要求。装具要符合标准，存放科学合理，排列整齐，标引醒目，调阅方便。要符合安全和保密要求。工作内容统计原则掌握家底，全面统计各门类各种载体档案的数量。做好当年各门类各种载体档案的接收移交、鉴定、销毁、保管期限的数量统计和密级档案的数量统计。做好档案日常借阅人次和数量统计。做好档案复制、修改、复印、数量统计。做好档案发挥效益情况的统计。每年要进行档案机构、库房面积、管理设备、人员素质、业务培训情况统计。经常开展统计分析，了解动态，不断提高档案管理水平。统计工作要做到准确、及时、科学和连续。统计要符合国家档案事业统计年报[国档发(91)31号]要求和行业主管部门提出各种统计的要求。各类目录和帐册的登记要字迹清楚，统计准确，做到帐物相符。具体要求工作内容和步骤通过编目工作反映整理成果，固定排列次序。通过编制检索工具做好档案管理工作和提供利用工作。编制卷内目录。编制案卷为单位的总目录。按内容性质和重要程度编专题目录和重要文件目录。根据工作需要，编制其它各种目录，卡片和索引。检索工具要标准规范，书写清晰，准确，便于查找。工作内容工作步骤编研要求汇编档案文件以档案内容为依据，编写参考资料，如全宗介绍、组织机构沿革、大事记、基础数字汇编等。直接进行学术研究，如编史修志、撰写学术著作和文章。选题取材加工总纂印制要尊重档案原件内容，维护档案信息的原貌，不得任意修改和杜撰。编研材料和信息内容要具有适用性和先进性。紧密结合客观需要进行编研。工作内容和利用形式利用要求借阅原则以利用者为服务对象，以库藏档案为服务手段，采用多种利用形式和方法，开发和直接提供档案为各项工作服务。借阅：包括出借、阅览、送货上门、电话借阅。提供复制件(复印)。印发目录、通讯、报导及汇编材料。咨询服务，办展览会。提供服务要做到主动热情、耐心、周到、细致。熟悉档案内容和存放位置，能迅速、准确地提供利用。档案利用要符合保密和安全规定。要严格遵守保密制度，保密资料须经主管领导批准后方可借阅，借出后不得复印，用完及时交还。谢谢大家