档案管理系统操作步骤

2019/9/111档案管理系统操作步骤及注意事项2019/9/1121、打开档案馆的网页(三种方式)2019/9/113直接输入、添加文件(1)单击“档案管理”2019/9/115(2)输入用户名：单位拼音首字母；输入密码：单位拼音首字母两遍（密码在菜单“系统设置”中更改）2019/9/116（3）单击“档案名称”或“打开”2019/9/117（4）点击桌面左上方“添加文件”2019/9/118（5）点开“选择类目”：一、二、三级类目分别为目录1、目录2、目录3，点“选择”后“关闭”。2019/9/119注：录入过程中除题名外，一般使用半角、汉字状态。2019/9/1110（6）输入“立卷部门编号”：如，2006-校长办2019/9/1111（7）“案卷号及件号”：1.0001（4位小数）案卷号卷内文件编号注：案卷在“案卷号及件号”这里输入整数，如第1卷：1（整数）2019/9/1112（8）“文号”格式：半角、中文状态、全部使用圆括号。如：湘干(2006)34号2019/9/1113（9）“页次”写文件在卷内的起止页码，如：“2-8”；如果只有1页，起止页码写所在页次，位于第2页的1份文件格式如“2-2”。2019/9/1114（10）“责任者”为文件落款单位（11）“发文时间”：月和日都写2位数，不足的前面加“0”，如：2006.04.192019/9/1115（12）“密级”：一般选“内部”；有密级的文件要选定相应密级;“保管期”：长期2019/9/1116（13）每录入完一份文件点击“添加”(保存)，结束时点“关闭”。2019/9/11173、添加图像文件（1）“刷新”后点开下拉菜单，如“校长办”2019/9/1118（2）在右边文件信息管理中打开“图像”菜单2019/9/1119（3）“电子文件上传插件手工安装程序”下载并安装2019/9/1120（4）打开“电子文件上传”注意：请不要使用下面的文件上传功能2019/9/1121（5）找到文件相应的电子文件A.找到图片文件存放路径2019/9/1122B.选定文件，可同时选定多个文件（用Alt或Shift+鼠标）2019/9/1123C.选定文件后点击上传，系统将提示上传完成，点“确定”-关闭。“退出”即完成1份电子文件归档2019/9/11244、打印(1)点击窗口左边菜单立卷部门名，如“校长办”，依次点开目录1、2、3。2019/9/1125(2)点击窗口右边菜单“打印所有”2019/9/1126(3)选“自定义打印目录”—卷内目录（A4纵向）；“选择打印范围”——卷内文件。“打印设置选项”——从“案卷列表”中选出要打印的卷；点“打印预览”。2019/9/1127(4)点“打印预览”后，如果弹出安装ActiveX插件，提示是否安装，点“是”安装。(5)点“打印预览”后，如果出现“该页上的脚本造成InternetExplorer运行速度减慢。如继续……是否取消该脚本？是否选“否”，则可正常打印2019/9/1128(6)点“打印预览”后，如果仍不能正常打印，请不要使用自动设置边距，去掉“√”2019/9/1129(4)打印1式3份（手动设置边距，先页面设置为上边距-15，下边距-5；左边距-15，右边距-5如果导出到Excel表，留出左边距2.5cm2019/9/1130(5)备考表打印，从档案馆的网页“表格下载”中下载打印2019/9/1131档案馆负责归档工作的馆员分工如下：陈建群：党群、行政类电话：8879712李君：研究生、本科生、外事、财会、出版、声像类电话：8876733丁菓：成教、网络学院、科研、基建、设备、产品类电话：88767332019/9/1132谢谢二○○七年四月