江门供电局文书档案管理实施细则

江门供电局文书档案管理实施细则广东电网公司统一编码：F.08.00.01/G102-0003-0812-39572008-12-24印发封面2008-12-24实施本制度信息制度名称江门供电局文书档案管理实施细则制度编号F.08.00.01/G102-0003-0812-3957对应文号版次变更概要修编时间状态0812版2008-12-24在用角色人员编写李健玲初审黄洁茹会签审核胡国平批准肖谦2008-12-24印发制度信息2008-12-24实施F.08.00.01/G102-0003-0812-3957江门供电局文书档案管理实施细则共46页第1页江门供电局文书档案管理实施细则1总则为了加强江门供电局的档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案保管期限规定》、《文书档案保管期限表》等法律、法规、规章及《广东电网公司档案管理办法》，结合本局档案工作的实际情况，特制定本实施细则。2适用范围本细则适用于江门供电局本部及直属各供电局。3相关文件3.1中华人民共和国行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》3.2广东省档案局《广东省文件材料归档方法改革方案》3.3国家档案局《机关档案保管期限的规定》3.4《广东电网公司档案管理办法》3.5《广东电网公司档案工作规定》3.6《江门供电局档案工作规定》4文书档案工作的基本原则4.1凡是本局在工作活动、党群行政管理中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属文书档案。4.2文书档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。4.3文书档案文件材料应严格实行文字处理部门立卷归档制度。4.4文书档案的归档工作应实行“三纳入”，即纳入本局各部门、直属供电局的计划和规划；纳入管理制度；纳入管理人员的职责范围，做到“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收文书档案工作。4.5局本部要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的专(兼)职档案人员，协同本局档案部门认真做好文书档案的收集、整理、归档工作。5文件归档的原则及要求F.08.00.01/G102-0003-0812-3957江门供电局文书档案管理实施细则共46页第2页5.1归档的原则5.1.1归档的文书档案文件材料必须对本局和社会当前与长远具有参考价值、凭证作用和研究价值。5.1.2归档的文书档案文件材料必须反映本局各行政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。5.1.3归档的文书档案文件材料必须遵循其自然形成规律，保持文件的原貌和完整，准确判定文件的保管期限、适合新技术应用的需要，便于保管和利用。5.1.4本局及直属各供电局均为立卷单位，分工归口立卷。5.1.5每一个立卷归档单位、部门的专(兼)职文书处理人员或档案人员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作。5.2文件归档与质量要求5.2.1归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更改。5.2.2具有永久、长期保存价值的电子文件，必须有相对应的纸质文件归档。5.2.3非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。5.2.4归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门规定的可根据实际适当增加份数。5.2.5归档的电子文件，可直接归入电子档案库。无电子文件的非保密归档文件，如报表、名册、工作计划、总结等，应制成电子文件后归档。5.3归档分工与归档时间归档分工与归档时间，参见附录E。5.4归档文件的整理单位归档文件以“件”为基本整理单位。一般以每份文件为一件；文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；收文的文件处理单与收文为一件；原件与复制件为一件；报表、名册、图册等一册(本)为一件；转发文与被转发文各为一件；来文与复文各为一件（包括请示与批复、报告与批示、函与复函等）；重要文件须保留历次修改稿的，其正本与历次稿(包括定稿)各为一件。简报一期一件或几期一件。会议文件原则上每份文件为一件，一般会议可视情况作为一件。会议记录原则上一次会议为一件，也可一本(册)为一F.08.00.01/G102-0003-0812-3957江门供电局文书档案管理实施细则共46页第3页件。6归档文件的收集各部门应在规定的时间内，将需归档的文件材料(纸质文件和电子文件)收集齐全并进行价值鉴定，同时检查归档文件是否符合质量要求。6.1归档的主要内容和重点6.1.1归档的主要内容包括党务、行政的内容。6.1.2归档的重点以本局形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其他单位发来的文、电及附件，上级来文中，应以针对本局的指令性、指导性文件为主。6.1.3凡反映本局主要职能活动和基本历史面貌的，对本局和国家建设有历史研究和长远利用价值的档案，列为永久保管。6.1.4凡反映本局一般工作活动，在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。6.1.5凡是在较短的时间内对本局有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。6.2不归档的文件材料6.2.1上级机关普发供参考、不办的文件材料；6.2.2上级机关发来供工作参考的抄件；6.2.3上级机关征求意见未定稿的文件；6.2.4上级机关任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料；6.2.5重份文件；6.2.6无参考利用价值的事务性、临时性文件；（如：一般性的会议、培训、书刊征订通知等）6.2.7未经会议讨论，未经本局领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿、一般性文件的历次修改稿、铅印文件的各次校对稿(本局主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)；6.2.8从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；6.2.9无特殊保存价值的信封，一般性表态，询问一般性问题，提出一般性建设性意见F.08.00.01/G102-0003-0812-3957江门供电局文书档案管理实施细则共46页第4页的人民来信；6.2.10本局内部互相抄送的文件材料，介绍信等；6.2.11本局负责人兼任外机关职务形成的与本局无关的文件材料；6.2.12参加非主管部门召开的会议，无贯彻执行要求和无查考价值的会议资料；6.2.13为参考目的从各方面收集的文件材料；6.2.14非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料；6.2.15下属单位送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件材料；6.2.16外来普发性文件一般无需归档,除针对本局的批复、指示和在工作中需要贯彻执行的重要依据性文件除外。(以上某些方面如果需要，也可以选择作资料暂存。)7归档文件的整理7.1归档文件的装订7.1.1归档文件应以“件”为单位进行装订。装订材料可选用不锈钢钉书针、棉线进行装订。对需要永久保存的归档文件，应用棉线“三孔一线”装订；保管期限为长期和短期保存的归档文件，应用不锈钢钉进行装订；超过15页等较厚的文件、材料应采取适合保管、利用的方式进行装订，如用棉线“三孔一线”的方法装订。7.1.2装订时，正文在前，底稿（包括发文签发单）在后(底稿如为计算机打印的，与正本内容一致，并且无任何修改笔迹的，只需将文头纸或领导签字的一页附在正本之后视为定稿归档)；正文在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；收文传阅单在前，文件在后。7.1.3采用左侧装订的，应将左、下侧对齐；采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。7.2归档文件的分类7.2.1总的方法：顺其自然，单件归档。即顺应文件形成时的本来状况，以自然件为归档单位，逐件整理归档。7.2.2归档文件的分类，按照企业档案中党群、行政、经营管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资等进行分类，并结合本局的实际情况，采用“年度——分类——保管期限——文件序号（件号）”的“分类法”进行分类，即将同一年度的归档文件首先分类（即0～5大类），同一大类下分不同保管期限排序。F.08.00.01/G102-0003-0812-3957江门供电局文书档案管理实施细则共46页第5页7.2.3文书档案1991年及以后本局的档案参照电力部(原能源部)《供电企业档案分类表》进行管理，原则上分六大类:0党群工作1行政管理2经营管理3生产技术管理4财务审计5人事劳资文档0—5大类分类表上的阿拉伯数数位分别表示如下：一位数表示一级类目，二位数表示二级类目。目录顺序号的设置，是按照上级的要求，结合本局各历史阶段档案的实际数量，基本按年度编制，一年一个目录号。2001年后归档文件排列按年度——类别——保管期限——件号。例:2006─-1─-2---18│││└─件号(即第18件号)││└────保管期限（即长期）│└──────一级类目(即行政事务)└────────年度7.2.4江门供电局档案分类主表。（参见附录C）7.2.5归档范围及保管期限，参见附录D。7.2.6在分年度时，不同年度的文件，应分开排列。“年度”的确定，应遵循以下办法：一般的文件材料，放在其形成的年度；计划、预决算、总结、报告、统计报表等，应放在文件针对的年度；长远规划应放在文件内容针对的头一年；多年的总结、报告，应放在文件针对的最后一年；跨年度的案件，放在结案的一年。7.3归档文件的排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，将相关文件相对集中，文件按照事由原则先后顺序进行排列，会议文件、统计报表等成套性文件可按其自身规律，集中排列。F.08.00.01/G102-0003-0812-3957江门供电局文书档案管理实施细则共46页第6页7.4归档文件的编号与盖章7.4.1归档文件应以件为单位按照其排列顺序编写件号，并以归档章的形式在归档文件上注明。件号应在分类的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。纸质文件和电子文件的件号应完全一致。7.4.2编号项目。编号必备项目包括全宗号、年度、分类、保管期限和件号；其中全宗号可先空置或统一填写；年度须填满4位数字；保管期限可直接用Y(永久)、C(长期)、D(短期)或代码表示.7.4.3盖章7.4.3.1“档号章”的项目设置和编号项目基本相同。填写“档号章”项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料填写。“档号章”的格式，参见附录F。加盖“档号章”应在首页右上方的空白位置上。注意应尽量不要压住文件字迹，也不宜与批示文字或收文章等交叉。7.4.3.2档号章的项目及填写的内容（1）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。（2）类别号：一个立档单位不同门类档案的代号。（3）期限：即保管期限，标注归档文件保管期限，为永久、长期、短期。（4）年度：填写文件形成内容针对的年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。（5）分类：根据分类原则界定的归档文件的分类标识。（6）件号：以年度为界线，按照机构法、分类法、期限法的排列顺序，编流水号，即按文件排列顺序从“1”开始排列。7.5归档文件的编目编目就是以件为单位，依据归档文件的分类方案和件号排列的顺序，编制（生成）归档文件目录。7.5.1编制《档案目录》《档案目录》由“目录夹封面与背脊”、“归档说明”、“归档文件目录”三部分构成。7.5.1.1“目录夹封面”内容应包括全宗名称、类别、年度、保管期限四个基本项目，需要时还可增加其他项目：“目录夹脊背”（格式见附件5）项目由全宗号、类别、年F.08.00.01/G102-0003-0812-3957江门供电局文书档案管理实施细则共46页第7页度、期限组成。7.5.1.2“归档说明”的内容包括：本年度立档单位主要工作概况，本年度内设机构及机关党、政主要领导人变化情况，本年度文书归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、有何缺陷问题等）。7.5.1.3归档文件目录根据本局及各供电局实际需要，由计算机软件自动形成，然后打印出完整的、符合自己查询要求的归档文件目录并进行装订成册。归档文件目录的项目有：年度、保管期限、分类、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等，归档文件目录的格式参见附录G。（1）年度：填写文件形