泵站精细化管理-档案管理

“泵站精细化管理”之档案管理刘老涧闸站管理所2015年10月22日1技术档案管理234567目录技术档案管理制度技术档案保管期限文件材料归档范围和文书档案保管期限规定电子文件归档与管理范围电子档案目录表照片档案管理一、技术档案管理第一节一般规定水利工程技术档案是指经过鉴定、整理、归档后的工程技术文件，产生于整个水利工程建设及建成后的管理运行的全过程。包括工程建设、管理运用全过程所形成的应归档的文字、图纸、图表、声像材料等以纸质、胶片、磁介、光介等不同形式与载体的各种历史记录。是工程管理的重要依据之一。水利工程技术档案的收集、整理、归档应与工程建设、管理同步进行。各工程单位应明确专人负责档案的收集、整理、归档工作，以确保档案的完整、准确、系统、真实、安全。工程技术档案的管理应符合国家档案管理的规范，并按要求进行档案的整理、排序、装订、编目、编号、归档，确定保管期限。按规定进行档案借阅管理和档案的鉴定销毁工作。工程技术档案应设立专门的档案室，由专人负责管理档案，档案室应按档案管理要求设置档案管理库房、阅览室，应按档案保存要求采取防霉、防虫、防小动物、防火、避光措施。并按规定每年组织档案验收和移交。第二节档案收集工程技术文件分为工程建设（包括工程兴建、扩建、加固、改造)技术文件和工程管理技术文件（包括运行管理、观测检查、维修养护等)。1技术档案收集要求1.1工程建设技术文件，是指工程建设项目在立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等以纸质、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部文件。按《江苏省水利厅基本建设项目（工程)档案资料管理规定》的要求，从立项开始随工程进程同步进行收集整理。建设单位应在工程竣工验收后3个月内，向工程管理单位移交整个工程建设过程中形成的工程建设技术文件。1.2工程管理技术文件，是指工程建成后的工程运行、工程维修、工程管理全过程中形成的全部文件，应包括：工程管理必须的规程、规范；工程基本数据、工程运行统计、工程大事记等基本情况资料；设备随机资料、设备登记卡、设备普查卡、设备评级卡等设备基本资料；设备大修卡、设备维修养护卡、设备修试卡、设备试验卡等设备维护资料；工程运用资料；工程维修资料；工程检查资料；工程观测资料。以及工程管理相关资料：防洪、抗旱方面的文件、消防资料、水政资料、科技教育资料等。2工程管理技术档案收集内容工程管理技术文件按要求与工程检查、运行、维修养护等同步收集。收集内容主要有：2.1工程基本情况登记资料：根据规划设计文件、工程实际情况、运行管理情况及大修加固情况编制。包括泵站工程平面、立面、剖面示意图，泵站基本情况登记表，水位流量关系曲线、垂直位移标点布置图、测压管布置图、伸缩缝测点位置结构图、上下游引河断面位置图及标准断面图等。2.2设备基本资料：其中设备登记卡、设备评级资料、消防资料按要求填写。2.3设备维修资料：2.3.1设备修试卡内容应包括检修原因、检修部位、检修内容、更换零部件情况、检修结论、试验项目、试验数据、试运行情况、存在问题等。2.3.2大修资料应包括实施计划、开工报告、解体记录及原始数据检测记录、大修记录、安装记录及安装数据、大修使用的人工、材料、机械记录、大修验收卡、大修总结。2.3.3大修总结主要记载大修中发现和消除的重大缺陷及采取的主要措施、检修中采用的新技术、新材料情况，对设备的重要改进措施与效果、检修后尚存在的主要问题及准备采取的措施，检修后对设备的评估，对试验结果的分析以及结论。2.4工程运用资料：包括运行记录、操作记录、工作票、巡视检查记录、工程运行时间统计等。填写用黑色水笔，内容要求真实、清晰，不得涂改原始数据，不得漏填，签名栏内应有相应人员的本人签字。2.5工程维修资料：包括工程维修养护、防汛急办等项目的资料，具体内容应执行《江苏省骆运水利工程管理处工程维修养护项目管理办法》。2.6检查观测分检查、观测两部分，检查包括工程定期检查（汛前、汛后检查)、水下检查、特别检查、安全检测，观测包括垂直位移观测、测压管水位观测、伸缩缝观测、裂缝观测等。检查应有原始记录（内容包括检查项目、检测数据等)，检查报告要求完整、详细、能明确反映工程状况；观测原始记录要求真实、完整、无不符合要求的涂改，观测报表及整编资料应正确，并对观测结果进行分析。其他资料按相关要求进行编制。第三节档案整理归档工程技术文件整理应按项目整理，要求材料完整、准确、系统，字迹清楚、图面整洁、签字手续完备，图片、照片等应附相关情况说明。1工程技术文件组卷要求1.1组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。1.2工程建设项目按《江苏省水利厅基本建设项目（工程)档案资料管理规定》的要求组卷，施工文件按单项工程或装置、阶段、结构、专业组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或依据性、基础性、项目竣工验收文件组卷；设计变更文件、工程联系单、监理文件按文种组卷，原材料试验按单项工程组卷。1.3工程管理按类别、年份、项目分别组卷，卷内文件按时间、重要性、工程部位、设施、设备排列。一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。1.4案卷及卷内文件不重份，同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限按最长的确定。1.5工程技术文件的分类及档号工程技术文件分类以工程为基本单位，1级类目工程代号，2级类目分为：01基本建设，02工程管理，03防洪、抗旱，04消防，05水政，06科技教育，07水利普查，08其他等；3级类目按各2级类目下包含的项目内容编制，“01基本建设”下分01原建、02（一次)加固、改造、03（二次)加固改造（包括江堤达标等附属工程）……；“02工程管理”下分01管理性文件、规程、规范，02工程基本资料，03设备基本资料，04设备维修，05设备修试卡，06设备试验，07工程运用，08工程维修，09工程检查，10工程观测等。各工程单位可根据工程档案情况增设4级类目，但档号层次不宜过多。工程单位可根据工程档案情况进行增加2级类目、3级类目的内容。2案卷编目2.1案卷页号有书写内容的页面均应编写页号；单面书写的文件页号编写在右上角；双面书写的文件，正面编写在右上角，背面编写在左上角；图纸的页号编写在右上角或标题栏外左上方；成套图纸或印刷成册的文件，不必重新编写页号；各卷之间不连续编页号。卷内目录、卷内备考表不编写目录。2.2卷内目录主要由序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号和备注等组成。2.3卷内备考表主要是对案卷的备注说明，用于注明卷内文件和立卷状况，其中包括卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量。组卷情况，如立卷人，检查人，立卷时间等；反映同一内容而形式不同且另行保管的文件档号的互见号。卷内备考表排列在卷内文件之后。2.4案卷封面主要内容有：案卷题名、立卷单位、起止日期，保管期限、密级、档案号等；案卷脊背，填写保管期限、档案号和案卷题名或关键词；保管期限可采用统一要求的色标，红色代表永久，黄色代表长期，绿色代表短期。需移送上级单位的档案，案卷封面及脊背的档案号暂用铅笔填写；移交后由接收单位统一正式填写。3案卷装订要求3.1文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式，图纸可不装订。但同一项目所采用的装订形式应一致。文字材料卷幅面应采用A4型（297mm×210mm)纸，图纸应折叠成A4大小，折叠时标题栏露在右下角。原件不符合文件存档质量要求的可进行复印，装订时复印件在前，原件在后。3.2案卷内不应有金属物。应采用棉线装订，不得使用铁质订书钉装订。装订前应去除原文件中的铁质订书钉。3.3单份文件装订、图纸不装订时，应在卷内文件首页、每张图纸上方加盖、填写档号章。档号章内容有：档号、序号。3.4卷皮、卷内表格规格及制成材料应符合规范规定。4档案目录及检索档案整理装订后，应按要求编制案卷目录、全引目录。案卷目录内容有案卷号、案卷题名、起止日期、卷内文件张数、保管期限等。全引目录内容有案卷号、目录号、保管期限、案卷题名及卷内目录的内容。4.1案卷号：分档案室编和档案馆编，工程单位编写的案卷号填写在“档案室编”栏内。4.2案卷题名：填写案卷封面编写的题名4.3起止日期：填写案卷内文件的起止日期，以起始日期最早的卷内文件为案卷起始日期，以终止日期最晚的卷内文件为案卷终止日期。起止日期应用8位编码方式填写。4.4卷内文件张数：卷内文件有书写内容的页面即编写页号的均应统计张数；卷内文件张数不含卷内目录和卷内备考表。4.5保管期限：以卷内文件保管期限最长的保管期限作为案卷保管期限。5归档要求5.1管理所每年年底至第二年1月需将当年的工程技术资料档案进行整理、装订、归档。5.2工程运行资料每年年底，由各工程管理单位对一年的运行情况进行统计填表，由本单位、处科技档案室分别存档。5.3工程大事记按要求每年年底进行汇总整编。5.4工程观测资料按要求每年年底在管理处进行整编，整编后各工程管理单位应及时将观测报表归档；次年年初参加过省厅组织的全省水闸泵站观测资料整编后，及时将观测资料、成果归档。5.5工程检查资料按要求在汛前汛后检查之后及时整理装订。5.6工程维修养护资料在每项目工程竣工验收后，进行整理、装订存档。5.7工程基本建设档案由工程建设管理单位相应的负责人进行审查。审查内容主要包括：档案应完整、无缺项、漏项；内容正确；签字、盖章手续完备；档案编目应齐全等。5.8每年年底考评时应检查各工程单位工程资料归档情况，管理处汛前检查时，同时进行工程资料档案管理的检查。第四节档案验收1档案验收水利基建项目档案的验收在工程竣工验收之前按《江苏省水利厅基本建设项目（工程)档案资料管理规定》的要求执行。1.1工程基本资料、设备基本资料在工程兴建、加固、改造等通过工程竣工验收，由管理单位接收管理后进行整理，并填写相应的表格。整理完成后由工程管理单位负责人进行审查，待达到资料验收要求后，由处相关科室参加验收。只要工程、设备或填写的表格没有新的变化，就不需再进行年验收。1.2设备维修资料、试验资料、工程检查资料验收，由工程管理单位负责人（或技术负责人)进行审查，保证资料达到验收要求，每年年底由有关科室参加验收。1.3工程维修养护资料在每个项目工程竣工时，由管理所进行整理装订。在竣工验收前将资料交管理处相关科室检查验收，对工程资料达不到验收要求的需限期整改，直至整改合格，方可进行工程竣工验收。凡工程资料不合格者，工程一律不得验收。工程竣工验收后，各管理所应及时将工程资料归档。每年年底由相关科室参加对当年所有工程维修养护资料及存档情况进行全面验收。1.4工程运用资料每月由工程管理单位负责人（或技术负责人)进行审查，年底由有关科室进行验收。1.5工程观测资料每年年底进行资料整编，整编后及时存档，由相关科室进行验收。1.6防洪、抗旱，消防，水政，科技教育及其他资料应及时存档，每年年底由相关科室进行验收。第五节档案保管1档案室要求1.1档案室要求档案库房、阅览室、办公室三室分开。应配备专用电脑，实行电子化、信息化管理。档案室应建立建全档案管理制度，档案管理制度、档案分类方案应上墙。1.2档案库房，应配备温湿度计，安装空调设备，以控制室内的温度（14～24℃为宜，日温度变化不超过±2℃)、湿度（相对湿度控制在45～60%)。室内温湿度宜定时测记，一般每天两次，并根据温湿度变化进行控制调节。1.3档案柜架应与墙壁保持一定距离（一般柜背与墙不小于10厘米，柜侧间距不小于60厘米)，成行地垂直于有窗的墙面摆设，便于通风降湿。1.4新建房屋竣工后，应经6～12个月干燥方可作为档案室，将档案入库。1.5档案库房不宜采用自然光源，有外窗时应有窗帘等遮阳措施。档案库房人工照明光源应选用白炽灯或白炽灯型节能灯，并罩以乳白色灯罩。1.6档案库房应配备适合档案用的消防器材，定期检查电器线路，严禁明火装置和使用电炉及存放易燃易爆物品。2档案保管要求2.1档案保管要求防霉、防蛀，定期进行