科技档案管理的认识

［编者按］档案工作是机关工作的重要组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。近年来，全省水文系统相继开展了档案工作达标升级活动，取得了一定的成效。随着科学技术的不断发展，对档案工作也提出了新的任务和要求。《对水利科技档案管理与利用的一些思考》这篇文章对加强档案科学管理与利用具有一定的借鉴作用，希望档案工作者认真学习研究。水利是我国国民经济和社会发展的命脉。水利科技档案是人类改造自然、利用自然资源、抗御自然灾害的成果,是水利科技工作者辛勤劳动的智慧结晶，是支撑社会经济发展的重要基石，因此，我们必须管理和利用好水利科技档案。一、加强宣传，提高对水利科技档案管理和利用重要性的认识水利科技档案产生于整个水利基本建设全过程，是从水利工程项目的提出、可行性研究、设计、招（投）标、施工、监理，到竣工验收、试运行（使用）等过程中形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录，是现代化水利建设发展的重要依据和宝贵财富，所以，管理好、利用好水利科技档案,才能使其在水利建设和管理中充分发挥作用,更好地为水利事业服务。因此我们要在“立足档案，面向社会，增强社会档案意识，为发展我国档案事业服务”方针的指导下，结合水利生产、科研活动的特点，加大对水利科技档案管理和利用的宣传力度。一是构建宣传档案工作重要性的平台，开展信息咨询、编制专刊、举办讲座、科普画廊等活动，借助广播、电视、网站等宣传媒体进行宣传；二是把档案宣传工作纳入目标管理，更新观念，强化意识，用现代水利思想、现代管理思想武装水利科技档案工作，大力宣传水利科技档案管理和利用工作的重要性，形成领导重视、大家关心、人人参与的良好氛围，并真正把水利科技档案利用工作摆到水利事业发展的突出位置，努力将水利科技档案转化为现实生产力，使其在现代水利工作中发挥重要作用。二、在水利科技档案管理工作中，着力做好档案管理的科学化、信息化、制度化建设水利科技档案要做到收集完整、整理有序、甄别正确、保管有方，都需要严格的档案管理，同时要使每一个工程的档案资料在今后的利用中发挥应有的作用，档案管理工作显得尤为重要，因此，我们必须重视档案的管理工作，着力做好档案管理的科学化、信息化、制度化建设。（一）夯实基础，提高水利科技档案科学化管理水平。收集、归档、整编、保存是档案管理的重要组成部分，也是档案管理的基础工作，只有做好这些基础工作，才能提高科技档案的科学管理水平。一是实施科学的“流程控制”方法，对科技档案进行收集、整编。利用先进的管理软件将整个水利活动统筹起来，在任务下达时由项目负责人到档案室领取工程档案号(工程总号、分类号、袋卷号)，使档案管理在设计过程之初就反映在设计文件和每一张设计图纸上（包括纸质和电子文档）。这样，不管这些文件和图纸是单一的还是散乱的，都能很快地归纳到它应在位置，待工程资料归档时，信息就能很快通过计算机进入档案部门了。通过这种管理模式的实施，能将各类水利档案在各个环节中进行有序地控制，保证了档案资料收集、整理的完整性、系统性、真实性，同时也为归档工作打下了良好的基础，只要对归档数据进行有效组织和整理，电子档案就可上网查阅，纸质档案可按号上架，进入提供利用阶段。这种一改以前催归档为自动归档的管理模式，大大提高了归档的准确率、完整率，使档案的基础工作从收集———归档———整编———利用连为一体，形成“无缝连接”，为单位的生产、管理、决策提供了更高、更快的服务。二是采用科学规范的标准，严把档案归档的质量关。归档的工程档案首先从内容及深度上要符合国家有关勘测、设计、施工、监理等方面的技术规范和标准，档案资料的内容必须真实、准确、严谨；其次是档案文件应采用耐久性强的载体材料，保证文字清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备；三是纸质文档要根据《科技技术档案案卷构成的一般要求》整理（GB\T1182-2000），图纸按照《技术制图复制图的折叠方法》（GB\T10609.3-1989）要求统一折叠；四是竣工工程图必须加盖竣工图章，设计单位、施工单位等也必须加盖其专用章再归档。总之，归档资料都严格按照归档要求和程序进行整编、分类、立卷，使归档资料符合档案管理规范化、标准化的要求。三是优化硬件设备，提升档案库房的保管环境。作为反映水利工程建设、开发成果的科技档案，保管是非常重要的环节。为提供先进的档案保管环境，应注重加强档案室硬件建设，配备必须的灭火器、吸尘器、空调、除湿机、加湿机、紫外及臭氧灭菌装置等一系列设备，同时安装各种直观仪表，通过人工观察数据控制各种设备，定期通风、吸尘、去湿、降温、灭菌等方法，满足库房要求，延长库房存放期，防止档案过早老化，泛黄、变脆、发霉，确保档案处在最佳环境而保证档案不受损害。同时，配备档案密集柜等现代化管理设备，使各类科技档案存放有序，防止科技档案资料出现丢失、损坏、泄密等现象。对于电子档案的保存，还要做好防擦写处理，远离强磁场、强热源，避免阳光直射，不挤压、摩擦、摔打。（二）与时俱进，加快水利科技档案信息化管理进程。科技档案管理的信息化就是将现代计算机技术、通讯技术、网络技术充分运用于档案信息资源的形成、收集、整理、保存、管理和开发利用等活动中，以实现档案的最大经济价值和社会价值。国家档案局已于2002年11月就印发了《全国档案信息化建设实施纲要》，2003年国家档案局又以第六号令发布了《电子公文归档管理暂行办法》，明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务。随着信息技术不断发展以及计算机应用的日益普及和深入，根据国家档案局的规划和要求，各政府机关和企事业单位都将档案信息化纳入了单位建设的总体规划并陆续启动档案信息化建设，例如北京、上海、广东、福建等省市在电子文件、数字档案馆（室）建设等方面都取得良好的效果。它从客观上改变了信息的存在方式，使档案工作的功能进一步增强和扩展，使我们保存和再现社会记忆的能力进一步加强，使原来的档案管理方法和手段更上一层楼。科学的管理要以科技兴档的意识为基础，以科学的技术和方法为保证。作为水利工程单位，科技档案管理的信息化建设已经是必然趋势。一是建立统一的档案管理平台和网络系统，实现档案系统内部的连接与地区网、国内网和国际互联网的连接，形成高效管理和开发利用档案信息资源的网络管理系统，达到档案管理自动化、信息传递网络化。二是积极推进科技档案数据库建设和多媒体数据库建设，通过对纸质、录音、录像、照片或其他类型载体档案的数字化工作，使档案资料更加便于研究和利用，提高档案检索、内容查询功能的实用性、快捷性、多样性，实现档案信息数字化、存储海量化；三是严格按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）和国家档案局6号令《电子公文归档管理暂行办法》文件要求，全面收集、安全管理、有效利用水利档案，使档案管理向着信息化方向发展。（三）完善制度，加强水利科技档案规范化管理。水利工程是一项关系国计民生的大事，工程的效益大，风险大，其档案资料也就不同于一般历史资料，对工程的运行、安全有直接影响，所以我们应该增强依法制档的意识，建章立制，规范行为，形成一套完整的科技档案管理体系，使档案工作有章可循，有法可依。一是作为水利科技单位应该根据国家《档案法》、《水法》、《保密法》、水利部的《科学技术档案管理暂行规定》等有关法规为准绳，制定相关的规章制度，如《科技档案管理制度》、《科技档案借阅制度》、《科技档案保密制度》、《科技档案鉴定销毁制度》、《档案人员岗位责任制》等，对水利科技档案资料的收集、立档、管理、利用、安全保密等方面都作严格的规定，明确水利科技档案工作的权利和义务，并严格按照执行，使水利科技档案从产生和形成的那一刻起就对它的真实性、完整性、准确性、安全性负责。二是建立科技档案统计台帐，做到帐实相符；建立查阅、借档案利用效果登记表，做到查阅、借阅有登记，利用效果有记载。三是规范档案业务管理，制定切实可行的科技档案分类大纲、整编规范、保管期限，使档案业务工作井然有序。三、在水利科技档案的利用开发工作中，着力做好资源整合、服务创新、人才培养