科技档案课件

2019/9/111科技档案郑州市档案局王进0371-671851902019/9/112引子《工业企业分类试行规则》十大类：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类会计档案类、干部职工档案类附：声像档案类、荣誉档案类2019/9/113学习内容科技档案声像档案（简介）荣誉档案（简介）2019/9/114学习目的了解科技档案的分类方法，初步掌握科技档案整理、组卷方法，以及声像档案、荣誉档案的整理。2019/9/115科技档案科技档案简介科技文件的收集归档科技档案的整理2019/9/116第一章：科技档案简介科技档案的定义科技档案的种类科技档案的特点科技档案与科技资料的区别2019/9/117一、科技档案的定义《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822--2008）中的定义：科技档案:国家机构、社会组织及个人从事各项社会活动形成的对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件。2019/9/118科技文件：记录和反映科学研究、生产运营、项目建设和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称。2019/9/119《科学技术档案工作条例》（国档字【1980】474号文件发布）中的定义：科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设（以下简称科研、生产、基建）等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音带等科技文件材料。2019/9/1110二、科技档案的种类以内容性质为标准分四类（常用）：1、基本建设档案（基建档案）2、设备仪器档案（设备档案）3、科学技术研究档案（科研档案）4、生产技术档案（产品档案）2019/9/1111三、科技档案的特点1、专业性2、成套性3、现实性4、复用性2019/9/1112三、科技档案与科技资料的区别1、反映对象不同2、来源不同3、作用不同2019/9/1113第二章科技文件的收集归档科技文件的积累、收集措施归档范围归档要求归档时间归档份数归档手续2019/9/1114一、科技文件的积累、收集措施（一）三列入、四同步、四参加、一把关制度1、三列入：列入科技工作程序，列入科技工作计划管理，列入岗位责任制。2、四同步：科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动实行“四同步管理”。2019/9/11153、四参加：产品试制定型、科研成果鉴定、主要设备开箱、基建工程竣工验收必须有档案部门或人员参加。4、一把关：把好外出人员带回材料的收集关2019/9/1116（二）重视关键和薄弱环节科技文件的积累、收集。（三）运用经济原则，加强对科技文件积累的监督管理。（四）建立监督管理体系和提供物质条件。2019/9/1117二、归档范围参见《企业档案整理》制定。非科研、生产单位（一般机关）的基建档案参见建设部制定的《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）。2019/9/1118三、归档要求1、归档的文件材料应为原件。2、归档的文件材料内容必须齐全、完整、准确、系统。3、文件材料应采用耐久性强的书写材料书写。4、文件材料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。5、图纸应折叠成A4（297×210mm）幅面2019/9/11196、复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。7、录音、录像文件应保证载体的有效性。8、长期储存的电子文件应使用不可擦除型光盘。2019/9/1120四、归档时间（一）基建档案1、工程前期文件（依据性、基础性文件）：工作完成后，一次性归档。2、施工、监理、竣工文件：（1）规模小：竣工验收后三个月内一次性立即归档。（2）规模大、周期长：可按单位、分部工程，通过单项验收后归档。也可按阶段，施工、竣工等不同阶段归档。2019/9/1121（二）设备、仪器档案大型设备应在设备、仪器安装、调试成功，交付使用时归档，小型设备仪器开箱验收时即可归档。（三）科研档案一般情况下：在研究结束并完成成果鉴定后归档。研究周期长的：可按阶段归档或按年度归档。（四）产品、工艺档案应在产品定型验收、正式投产时归档，也可视周期长短分阶段归档。2019/9/1122五、归档份数1、基建档案一般不少于3套。2、其他档案一般归档1套。2019/9/1123六、归档手续档案交接时，应编制移交清单，一式两份，交接双方签字、盖章后方可交接。2019/9/1124第三章科技档案的整理档案整理一般要点：学习理论、掌握标准、了解历史、结合鉴定、知晓逻辑、分析利用、洞察背景、严格操作2019/9/1125科技档案整理程序：收集→确定归档范围→分类→组卷（1、分类、确定卷内文件→2、排列卷内文件→3、拟写案卷标题→4、复查定卷→5、编页号→6、填写卷内文件目录→7、填写卷内备考表→8、填写案卷封面→9、案卷装订）→案卷排列与档号编制→填写卷盒、装盒排架→编制检索工具2019/9/1126第一节科技档案的分类一、科技档案分类应遵循的原则排他性、同一性、效用性二、科技档案分类方案的编制要求严整性、包容性、稳定性2019/9/1127三、基建档案分类法1、“使用性质——单项工程”分类法（见例1）2、“专业——使用性质——单项工程”分类法（见例2）3、“使用性质”分类法（见例4、例5）4、不分类直接组卷（见例6）5、综合类的设置2019/9/1128例1（1）2019/9/1129例1（2）2019/9/1130例22019/9/1131例32019/9/1132例42019/9/1133例5，例62019/9/11345、综合类的设置“综合类”是在档案含有横跨同位类中两个类目以上的内容，以致任何一个类都包含不了时，才允许设“综合类”。2019/9/1135四、设备档案分类法1、“使用性质——型号”分类法（见例1）2、“工序——型号”分类法（见例2）3、“车间——使用性质”分类法（见例3）4、“使用性质”分类法（见例4）5、不分类直接组卷（见例5）2019/9/1136例12019/9/1137例22019/9/1138例32019/9/1139例42019/9/1140例52019/9/1141五、科研档案分类法1、“性质——课题”分类法（见例1）2、“专业——课题”分类法（见例2）2019/9/1142例12019/9/1143例22019/9/1144六、产品档案分类法1、“系列——型号”分类法（例1）2、“品种——问题”分类法（例2）2019/9/1145例12019/9/1146例22019/9/1147第二节组卷一、组卷的含义二、组卷的要求三、组卷方法四、组织案卷2019/9/1148一、组卷的含义组卷，就是把将办理完毕的具有查考利用价值的的文件，按照其形成规律和有机联系，根据一定的原则方法，以卷、册、袋、盒等形式组成一个能够表达一个相对独立的概念的文件集合体——案卷，以便于保管、保密和利用。2019/9/1149二、组卷的要求1、一卷就是一组有密切联系的文件。2、每一卷都表达一个相对独立的概念。3、卷内文件数量适度，案卷外观应力求整齐美观。4、案卷内不应有重份文件。5、价值（保管期限）大体相同。2019/9/1150三、组卷方法（一）基建档案：以单项工程即某一建筑物为单位组卷1、阶段组卷法：即按准备（开工前阶段）、监理、施工、竣工验收这几个阶段组卷。2、问题组卷法：文字表格类，按问题（专业）组卷。如：立项审批、征地拆迁、勘察设计、招投标、原材料试验、化验单、工程质检、隐蔽工程记录等。3、专业组卷法：竣工图类：按专业组卷。即建筑、结构、装修（装饰）、给排水、电气、采暖、通风、燃气等专业。4、子项组卷法：按单项工程组卷，即1个工程（建筑物）1卷，文字材料在前，图纸在后。2019/9/1151（二）设备档案1、大型设备按结构组卷。2、普通设备仪器按单台组卷。3、小型设备仪器可酌情合并组卷。4、设备维修中形成的科技文件单独组卷，外购设备的随机材料可以单独组卷。2019/9/1152（三）科研档案1、科研成果档案a、大型课题：按课题的阶段问题组卷。b、小型课题：按单独课题项目直接组卷。2、科研论文：按年度或部门组卷。2019/9/1153（四）产品档案1、大型产品：按结构组卷或按立项、设计等工作程序组卷2、小型产品：按系列或单个产品组卷2019/9/1154四、组织案卷1、分类、确定卷内文件→2、排列卷内文件→3、拟写案卷标题→4、复查定卷→5、编页号→6、填写卷内文件目录→7、填写卷内备考表→8、填写案卷封面→9、案卷装订2019/9/1155第一、分类、确定卷内文件这是我们实际整理工作中的第一项。根据我们的分类方案，按照一定的组卷方法，把零散的科技文件分类、确定到某一案卷。2019/9/1156第二、排列卷内文件（一）概念：卷内文件排列，就是按照文件的形成规律和必然联系，系统的、有规则的进行排放，固定每份文件在卷内的恰当位置。2019/9/1157（二）排列方法1、按阶段（工作程序）排列。2、卷内既有文字材料又有图纸时，文字材料在前、图纸在后。3、卷内纯属文字材料时，可参考文书档案排列。4、装订成本、印刷成册的材料一般不拆散重新排列。2019/9/1158第三、拟写案卷标题（一）基建档案标题拟写方法1、文字材料类：“三段式”：责任者关于问题的名称例：郑州市政府关于市电业局110千伏碧沙责任者问题变电站征地的批复、会议纪要名称2019/9/11592、表格、图纸材料类（1）项目名称+专业（子项或分部）+表格、图纸名称例1：教学楼给排水、电气、门窗、装饰分部项目名称子项分部工程质量评定表表格名称2019/9/11602、表格、图纸材料类（2）项目名称+表格、图纸名称例2：教学楼（电气）竣工图项目名称专业图纸名称例3：教学楼隐蔽工程记录项目名称表格名称2019/9/1161（二）设备档案标题拟写方法型号+设备仪器名称+文件名称例：XX型B超仪订货合同、合格证、型号名称文件名称说明书、开箱单2019/9/1162第四、复查定卷1、案卷组成是否合理，分类是否科学。2、卷内文件是否齐全完整准确。3、卷内文件排列是否系统科学。4、案卷题名是否恰当。5、永久、长期保管的文件是否还有不耐久字迹，若有应及时复制。2019/9/1163第五、编制卷内文件页号根据案卷装订与不装订，编号有两种方式，一个单位（一个项目）要统一。装订成卷：除空白页（卷内文件目录、案卷封面、封底）外，文字与图纸逐一编号。印刷成册已有页号的文件自成一卷时也可不重新编号。位置：正面——右下角，背面——左下角。用铅笔编写阿拉伯数字或用号码机打号。2019/9/1164不装订：以件为单位编写页号。在卷内目录中登录每份科技文件的总页数。2019/9/1165第六、填写卷内文件目录卷内科技文件目录，是详细登载卷内每份文件情况的表格材料，卷内文件目录的构成项目有以下7项：2019/9/1166第七、填写卷内备考表卷内备考表是介绍案卷情况以备查考的，其项目有：情况说明、立卷人、检查人、立卷时间和互见号。2019/9/1167例：2019/9/1168第八、填写案卷封面案卷封面是档案的门面，要填写清楚、整洁，要求尽可能打印案卷封面。科技档案案卷封面有档号、档案馆号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级等项目组成。2019/9/1169例1：2019/9/1170例2：2019/9/1171第九、案卷装订（一）拆掉金属物。（二）科技档案可采用装订和不装订两种形式。2019/9/11721、装订方法：（1）用棉线三孔一线（8字装订法）（2）图纸折叠。a、要按