第九章档案提供利用工作

第九章档案提供利用工作第九章档案提供利用工作9.1.档案提供利用工作概述9.2.档案提供利用的途径与方式9.3.档案用户调研工作9.4.开放档案工作9.1.档案提供利用工作概述9.1.1.档案提供利用工作的含义9.1.2.档案提供利用工作的地位9.1.3.档案提供利用工作的指导思想9.1.4.注意问题9.1.1.档案提供利用工作的含义•是档案保管部门以所收藏的档案文化财富为依据，通过一定的方式与方法，直接提供档案信息，为社会各项事业服务的一项业务活动。9.1.1.档案提供利用工作的含义•基本内容•介绍和报道馆（室）藏档案的内容和成分，通过各种方式为利用者实际提供文献材料和情报信息，进行咨询服务。•介绍和报道馆（室）藏档案的内容和成分；•分析利用者需求，把握利用规律；•进行咨询服务；•为利用者提供档案文献。9.1.1.档案提供利用工作的含义•档案提供利用服务与档案信息开发工作•区别：•工作任务不同•主要内容不同•联系：•活动宗旨相同：发挥档案的作用，实现档案的价值•工作对象相同：以满足用户利用需要的档案为对象9.1.1.档案提供利用工作的含义•档案提供利用工作与利用档案•区别：•主体不同•目的不同•联系：•有利用需求，才有档案利用工作；•有档案利用工作才能实现对档案的利用；•这两种行为往往先后或同时发生，表现为一个过程的两个方面。9.1.2.档案提供利用工作的地位•档案的提供利用是档案工作为社会主义事业服务的直接手段，它是兼承档案工作内外关系的一个重要环节，在档案工作中占有突出地位。•它是档案工作联系社会的一个窗口，是衡量档案工作好坏的主要标志。•它在一定程度上体现了外界利用档案的需要，对整个档案工作具有一定的检验和推动作用。•它是档案工作中最富有活力的一个环节。9.1.3.档案提供利用工作的指导思想•全心全意为广大利用者提供档案信息服务，最大限度地满足利用者的档案信息需求。9.1.4.注意问题•明确服务方向，端正服务态度；•正确处理利用工作与基础工作关系；•正确处理档案利用和保密的关系；•熟悉馆藏，了解利用者的需要；•了解社会需求，搞好分析预测工作。利用与保密•提供利用和保密，从根本上来说是一致的。提供利用时要注意保密，保密是限定了利用的对象和范围，是为了更好地利用。•澄清“利用危险，保密保险”以及“历史档案无密可保”的错误思想。•要认真深入地审定档案内容，根据时间、地点和条件的变化情况，调整档案的密级，逐步扩大开放范围，减少烦琐的批准手续，方便广大利用者的正常利用。2011—2045年英美解密档案新看点•2010年8月美国《史密森尼杂志》刊发了一篇文章，盘点了未来几十年中值得关注的九宗解密档案：•2011年：美国国务院历史学家办公室计划公开尼克松、福特政府时期的外交政策计划，包括美国在1973年阿以战争、北大西洋公约组织及能源危机当中的外交活动。•2019年：美国普林斯顿大学将公开英国现代主义诗歌大师T•S•艾略特（1888—1965）的1200份个人书信。这些信件的收信人是诗人的女友——埃米莉•霍尔女士，她被认为是激发艾略特创作灵感的“缪斯”女神。1959年，霍尔女士将这些展示诗人最深层内心世界的珍贵信函赠送给普林斯顿大学保管。2011—2045年英美解密档案新看点•2026年：沃伦•伯格自1969年至1986年长期担任美国联邦大法官。他在任内经历过水门事件、废止死刑和堕胎争议等重大法律事件。1996年，伯格去世后次年，其子将这位大法官的个人书信文件共计20万份赠送给美国弗吉尼亚州威廉姆堡的威廉•玛利学院，封存期为30年。•2027年：1963年，时任总统肯尼迪授权联邦调查局对美国黑人民权领袖小马丁•路德•金实施秘密监视，联邦特工在他的住宅、办公室及他所住的旅馆到处安装窃听器，希望找到他与共产党组织联系的证据。FBI到底听到了什么？根据联邦法院1977年的规定，这些录音材料必须封存50年后方能解密。2011—2045年英美解密档案新看点•2037年：英国牛津大学图书馆曾于2000年公布了10箱英国外交文件，披露了1936年英王爱德华八世放弃王位，迎娶辛普森夫人的历史细节。但标号第24号的一箱“敏感”文件被要求再封存37年。好奇的英国媒体猜测，这些文件可能包含二战之前，英国伊丽莎白女王与纳粹德国秘密媾和的证据。•2040年：1937年，美国精神学医生曾发起过一项“哈佛成人培养”研究计划，医生们对268名哈佛新生进行了心理测验。参与此项研究的年轻人大多后来都很普通，但其中有1人成为畅销书作者，4个人参加过参议员竞选，而其中最重要的一位就是后来的肯尼迪总统。肯尼迪的相关调查档案，包括了1940年至1963年遇刺之前各种调查问题及答案。这份个人档案还得等30年才能解密。2011—2045年英美解密档案新看点•2041年：1941年5月10日，希特勒的副手、德国副元首赫斯出人意料地独自飞往苏格兰，据说是要与英国议和，以共同对付苏联。赫斯旋即遭到逮捕和审讯。战后，他被纽伦堡战争法庭判处无期徒刑。在此期间，英国情报机构留下了大量有关这位特殊纳粹人物的文件，包括审讯纪录及赫斯与英王乔治六世的通信。这些档案的保密期是自赫斯被捕后100年。历史学家认为，这些文件很可能证明，赫斯自投罗网其实是英国情报机构长期诱导的结果。2011—2045年英美解密档案新看点•2045年：1945年5月，二战接近尾声，英国皇家空军在波罗的海炸沉两艘德国船。英军原以为船上载有企图逃往挪威的纳粹高官，但船上实际是7000名汉堡集中营的战俘。轰炸过后，仅有350名战俘幸存。英国皇家空军命令有关档案封存100年，因此，研究学者至今无法解释这场历史上最惨痛的“误伤”事件。•2045年：同样还是二战，英军曾向皇家加拿大空军借用大量雷达技术人员，参加了代号为“秘密5000”的行动。这些加拿大军人的秘密任务是随英军在大西洋巡航，寻找德军战机和潜艇。皇家加拿大空军命令所有相关文件必须保密100年。至今，加拿大空军的正史对此行动仍然只字不提。这不禁引起了军史学者的好奇，加拿大军队当时到底干了什么？•影响档案用户利用需求的因素•内因•用户的职业和工作性质、用户自身的文化素养、档案意识和利用能力。•外因•国家政治、经济形势的发展变化；科技水平的高低；社会发展的变化9.2.档案提供利用的途径与方式9.2.1.档案提供利用的基本途径9.2.2.档案提供利用的几种主要方法9.2.1.档案提供利用的基本途径•1、提供档案原件•2、提供复制品•3、提供档案信息加工品9.2.2.档案提供利用的几种主要方法9.2.2.1.档案阅览服务9.2.2.2.外借服务9.2.2.3.制发档案复制本9.2.2.4.档案证明9.2.2.5.档案目录信息服务9.2.2.6.展览与陈列服务9.2.2.7.档案咨询9.2.2.8.网络化、档案数字化环境下档案利用服务方式的变化9.2.2.1.档案阅览服务挪威国家档案馆阅览室9.2.2.1.档案阅览服务瑞典国家档案馆阅览室9.2.2.1.档案阅览服务瑞典国家档案馆查档接待厅9.2.2.3.制发档案复制本•副本：同一档案的抄写或复印的复本，反映档案原件的所有组成部分•摘录：摘录档案内的某一段落，某个问题或某一事实，某一任务情况或某些数字的材料，只反映原件的某些部分。•优点：•随时参考•同一时间满足较多利用者的需要•延长档案的寿命•备份•局限性：•凭证价值次于原件•不利于保密9.2.2.4.档案证明•档案馆（室）根据社会组织或个人的申请，为了证实某种事实在本馆（室）保存档案内有无记载和如何记载而摘抄的书面证明材料。•引述/节录9.2.2.6.展览与陈列服务•选定主题•精心选材•编制展品和编写说明•陈列展出9.2.2.7.档案咨询•档案咨询的种类按内容性质事实性咨询指导性咨询检索性咨询按难易程度一般性咨询专题性咨询按提出咨询问题的方式口头咨询书面咨询电话咨询网络咨询9.2.2.7.档案咨询•档案咨询的步骤•接受咨询问题，建立咨询记录•研究分析问题•查找档案材料•答复咨询问题•建立咨询档案9.2.2.8.网络化、档案数字化环境下档案利用服务方式的变化•计算机占据主要利用空间•网络服务成为查阅档案信息的主要方式•文件下载•网上数据库查询•网页浏览•定向网络传播•下载、打印档案•利用服务实现自动化•利用者登记、档案检索、阅览、下载、打印、查询、外借、催还等记录与统计上海市杨浦区档案局发行民生档案查阅利用指南•2010年4月15日，首批1000本《杨浦区民生档案查阅利用指南》正式向社会公开发行。从09年10月份开始，将区档案馆馆藏档案、区机关各部门及其所属单位档案室室藏档案、区各街道、镇档案室室藏档案中涉及民生的档案内容进行了全面的梳理，还将有关部门和单位接待窗口查档时间、地址、联系电话、手续等信息以及查档热点问题解答一并编辑成《杨浦区民生档案查阅利用指南》。上海市杨浦区档案局发行民生档案查阅利用指南•《杨浦区民生档案查阅利用指南》不仅对馆藏档案的查阅利用做了详细的介绍，而且还对一些暂由区属专业部门、基层单位保管的涉民档案，如各街道、镇及其下属社区事务受理、文化、卫生中心、区人保局及其下属单位、区卫生局及其下属单位、区房管局及其下属单位、区环保局、区民政局、区计生委、区各派出所、区人民法院等，也都一一指明了查阅的种类、时间、地点和相关手续，使查阅利用者去了就能办成事，从而为广大人民群众有效地节省了时间、提供了极大的方便。=110649.3.档案用户调研工作•档案用户需求分析是通过一定的方式与方法，在深入调查、掌握用户利用需求的基础上，揭示各类用户的需求特点与规律的一项业务活动。9.3.1.档案用户需求调研的原则9.3.2.影响档案用户的主、客观因素有9.3.3.档案用户需求的构成9.3.4.几点带规律性的问题9.3.1.档案用户需求调研的原则•客观性原则•针对性原则•全面性原则•服务性原则9.3.2.影响档案用户的主、客观因素有•社会政治因素•社会经济因素•科学文化因素社会因素•档案工作的方针和政策•档案管理工作的水平•档案利用服务工作的质量档案工作因素•档案用户的职业因素•档案用户的知识水平•档案用户的工作经验档案用户自身因素对其利用需求的影响9.3.3.档案用户需求的构成•1、学术用户需求•2、实际利用需求•解决自身的社会或生活问题，如学历、身份、工龄、工资、土地使用权及所有权、房产、山林、家世等方面的问题。9.3.4.几点带规律性的问题•1、受社会因素的影响•2、宣传报道对档案用户需求的影响•3、档案用户需求心理的求便心理•4、档案用户利用档案的行为结果对其以后需求行为的影响法国档案工作法国档案工作的历史和体制法国档案提供利用工作法国档案工作的历史和体制•法国是近代意义档案事业的开创者，也是欧洲档案工作历史最悠久的国家之一。•1789年法国大革命之后，国民制宪议会即建立了自己的档案部门，1790年9月12日改名为国家档案馆。•1796年后，议会令各省将档案集中到省会，由此建立起省一级的档案机构。•1799年确定“国家档案馆为所有档案机构的共同中心”。•1897年，国家档案馆被授权管理全国的档案，其头衔最早为“档案局长”，1936年后又改称为“法国档案局局长”，1958年又改称“总局长”。法国档案工作的历史和体制•法国国家档案局成立于1884年，是全国唯一的档案事业行政领导中心。•早期隶属于教育部，后一度归内政部领导，1959年改属文化部领导，负责指导全国档案工作事务。但出于历史原因，国防部和外交部档案不在它的管辖范围之内。法国档案工作的历史和体制•法国档案局与国家档案馆在同一座大楼内合署办公，局长兼任国家档案馆馆长。•法国档案局除内设秘书处、办公室、财务处、技术处等外，档案局下属机构包括：档案最高委员会负责审议、研究档案工作重大问题，协助起草有关规划、标准、办法等；档案监察委员会负责监督地方档案馆；总检查处协助局长检查局属各档案机构工作；技术评判委员会负责研究和报送关于机构