第十章文书档案管理

文书档案管理一、总则为了使公司工作人员能够更好地将收集到的尚处于相对零乱状态的资料进行分类、组合、排列和编目，使之系统化、条理化，并以便于公司有关资料的保管、统计、利用，特制定本办法。二、文书档案的范围公司、各项目部范围内所有的文件、申请、报告、批示、批复、批转、通知、决定、决议、条例、章程、合同、定期统计报表、会计报表等均属文书档案。三、文书档案整理的原则1、必须保持文件之间的联系；2、充分利用原有的基础；3、文书档案的整理必须便于保管和利用；4、各部室必须建立本部门档案。档案分部室保存，办公室统一管理。四、文书档案的分类（一）档案分类的含义和要求档案的分类是指按照档案的来源、时间、和内容的异同，把档案分成若干类别的工作。档案分类的基本要求是：其一，应该体现客观性，即从档案形成的特点和档案成分的实际出发，按照文件在单位活动中形成的联系进行分类；其二，应该具有逻辑性，即在构思分类体系时，应该有统一的分类标准和明确的类属关系；其三，还应该注意分类方法的实用性，即必须便于保管、检索和利用，对不同的档案，要从实用角度出发选择最优分类方案。（二）年度分类法年度分类法也称年代分类法，就是根据形成和处理文件的所属年度将档案分成各个类别。使用年度分类法重要的是要准确判定文件的日期，并把它们归入相应年度的类别。在此通常会遇到两个困难；一是文件上有属于不同年度的几种日期，二是文件上没有日期。对此，可以采用以下的办法进行处理：对文件上有属于不同年度的几种日期的情况，应该根据文件的特点，确定一个最能说明文件时间特点的日期作为分类的根据。一般来说，规范、办法和条例等规范性文件，以批准日期或公布、生效日期为准；来往文件中的收文，以收到日期为准；内部文件和一般发文，以写成日期为准；指示、命令等指令性文件，以签署日期为准；计划、总结、预算、决算、统计报表等，以内容所针对的时限为准。至于跨年度的计划，可放入计划开始的年度；跨年度的总结，可放入总结所涉及的最后年度；跨年度的来往文书等，可放入关系最密切的年度。对没有标明日期的文件，应对文件的准确日期或近似日期加以考证。如分析文件的内容，从而判断文件日期；从文件的制成材料、格式、字体和各种标记，以此判定文件日期；还可以将文件与已知日期的文件进行比较对照，判定文件的日期，等等。五、立卷（一）按文件的名称特征立卷在一般情况下，在工作中形成的计划、总结、简报、会议记录、命令、指示、统计报表、合同等文件材料，都可以按名称特征组卷。（二）按文件的时间特征立卷按档案文件的内容所针对的时间，或档案文件形成的时间组成案卷。按照时间特征立卷，最主要的问题是判定档案文件的准确时间，对于文件针对的时间和档案文件形成的时间不一致时，可以按下列办法处理：1、年度计划、总结、报表、预算等内容的时间针对性很强，可把它们放在文件内容所针对的年度组卷；跨年度或多年度的计划放在计划针对的第一个年度组卷；跨年度或多年度的总结放在总结所针对的最后年度组卷。2、跨年度处理完毕的文件，放在办毕的年度中组卷。3、一般文件放在文件写成的年度组卷；今年写成明年批准发出的文件应放在批准、发出的年度组卷。4、本年度的工作总结和次年度工作计划要点写在一起的文件，应当根据档案文件的中心内容，放在本年度组卷；反之，如果文件的中心内容是次年度的工作计划，对本年度工作只作了简要的总结，那么，这种文件就须放在次年度组卷。5、跨年度召开的会议所形成的文件，根据会议召开的主要年度组卷。6、跨三年以上的工作、工程等形成的档案文件，应视其数量的多少，分开年度或不分开年度进行组卷。六、案卷的整理一、卷内文件的排列与编号需要组合在同一案卷内的档案文件，应当按顺序排列起来，使之系统化。排列文件要按时间、问题、名称等排列，同时要给每一份卷内文件以固定的位置，即编排页码号。编号时，应使用阿拉伯数字，将页码号编写在文件的右上角，凡有字迹页面都要编写页码号。如果纸张两面都有字迹，则两面均应编号；只一面有字迹，可在该面编号，无字迹的背面不编。编号时应该耐心细致，避免出现重号、跳号。二、拟写案卷标题案卷的标题应该内容概括准确，文字简练通顺，基本结构完整，要标明作者――文件的制发机关；标明问题――文件的主要内容；标明名称――文件性质、作用的反映；标明时间――文件内容针对的时间。三、填写卷内文件目录卷内文件目录是卷内每份文件的名册，应置于卷首，以便查阅。每份文件均应编一个顺序号，填写一个栏目。文件的正件与附件是一个文件的整体，只编一个号，但附件标题可以另占一行填写。问文与复文是两个文件，应分别填写编号。日期栏内应填写文件落款日期。所在页号栏内应填写按顺序排列的起始页码号，最后一份文件应填写起始和终止的页码号。备注栏内应注明需要说明的问题。四、案卷的装订装订案卷是为了固定卷内文件的排列顺序，防止文件散失和磨损，便于管理。装订前应去掉文件上的金属物，如订书钉、曲别针、大头针等。装订时要将折叠整理并用线订牢固。对于一些已破损的文件，要做必要的修补工作。国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自公布之日起施行。局长杨冬权二00六年十二月十八日第一条为便于各级党政机关和人民团体(以下统称机关)正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。第二条本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。第三条机关文件材料归档范围是：(一)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；(二)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；(三)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；(四)其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。第四条机关文件材料不归档范围是：(一)上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；(二)本机关文件材料中的重份文件；无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；(三)同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；(四)下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。第五条凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为已有或拒绝归档。第六条机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。第七条永久保管的文书档案主要包括：(一)本机关制定的法规政策性文件材料；(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；第八条定期保管的文书档案主要包括：(一)本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；(二)本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；(三)本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；(四)本机关一般性事务管理文件材料；(五)本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；(六)上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；(七)上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；(八)同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；(九)下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告·等文件材料。第九条机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。第十条机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。第十一条机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。第十二条各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查同意后执行。第十三条在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。第十四条本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。第十五条本规定自颁布之日起施行，1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止。附件：文书档案保管期限：1、本公司董事会会议和总经理办公会的纪要、会议记录应永久保留。2、本公司召开工作会议、专题会议的文件材料，请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要应永久；典型材料、代表发言材料、交流材料、简报应保留30年。3、公司联合召开会议的文件材料。本公司为主办的，请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要应永久；典型材料、代表发言材料、交流材料、简报等应保留30年。本公司为协办的，请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本应保留30年；典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本应保留10年。4、本公司承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料。请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告(原文及译文)、辅助报告(原文及译文)，上级领导人贺辞、题词、讲话，会徽设计等应永久；代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道等保留30年；委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排等应保留10年。5、上级机关、上级领导检查、视察本公司工作时形成的文件材料（重要的：永久；一般的：30年，如：本公司工作汇报材料）。6、本公司业务文件材料。本公司制定的方针政策性、规范性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料应永久；本公司的请示与上级机关的批复、批示，重要业务问题的应永久；一般业务问题的应30年；同级单位、机关、下级公司的来函、请示与本公司的复函、批复等文件材料，重要业务问题的应永久；一般业务问题的应30年；公司联合行文的文件材料，本公司为主办的重要业务问题的应永久，一般业务问题的应30年；本公司为协办的，重要业务问题的30年，一般业务问题的10年；本公司编辑、编写的文件材料，大事记、组织沿革等应永久，简报、情况反映、工作信息等10年；行政管理工作制度、程序、规定等文件材料应永久，行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料，固定资产投资、科技计划等项目的审批(核准)、管理、验收(评估)等文件材料、不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料应永久保存；20年(含)以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料应永久，20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料30