全方位解读职位说明书

全方位解读职位说明书益海嘉里集团2009年8月培训内容•培训目的：–熟悉职位说明书模板，掌握职位说明书的填写方法•培训议程：–职位说明书概述–如何撰写职位说明书–职位说明书的维护练习与作业：职位说明书概述使根本不了解该职位的人通过阅读职位文档，便可很快了解该职位的特征、范围、职责及胜任条件职位说明书的定义•职位说明书是：–可接受的、统一规范的，以及书面性的对于职位的总结–全面而简洁–并非详细的工作任务、程序或行为的罗列职位说明书的作用提供业务素质标准提供工作标准考试认证考试依据依据职责确立职位标准任职资格标准职业化行为评价系统薪酬制度薪酬等级确定依据招聘（内外）进入培训调配、晋升课程设置价值分配职业发展计划职位说明书职位说明书的作用（续）•职位说明书可为以下某些人力资源管理提供关键信息：–招聘–培训–绩效管理–沟通–组织结构设计–职位评估–职业发展规划切记：职位说明书本身并不具备独立开展各项人力资源管理工作的功能！该职位需要做什么(职责描述)DoDisplay完成该职位职责需要掌握的能力(职位能力描述)Deliver完成该职位职责需要的产出(职位产出描述)职位说明书职位说明书-3D模型核心职责描述Do----做什么(核心职责描述)在这些增值领域我们的主要客户有哪些？他们有什么突出的需求？本职位的存在对我们增值的领域是什么？为达到客户期望，本职位要履行什么职责？这些职责如何落实到职位？增加价值的关键活动上游职位客户输出：服务、产品、信息投入：设备、材料、信息职位能力描述Do----做什么(核心职责描述)除了能力以外，员工必须表现出什么行为才能完成职责？员工需要积累和发展什么能力才能完成这些职责？这些能力必须掌握到什么程度？Display---表现什么(核心能力和专业能力)增加价值的关键活动上游职位客户输出：服务、产品、信息投入：设备、材料、信息职位关键产出描述Do----做什么(核心职责描述)Display---表现什么(核心能力和专业能力)Deliver---产出什么(绩效指标)该职位要有什么关键产出？如何衡量？增加价值的关键活动上游职位客户输出：服务、产品、信息投入：设备、材料、信息职位说明书的一些基本概念•职位目的–职位存在的关键目的或原因•职责–由一组工作任务所构成的一个重大的、区别化的行为组。例如，协调和分配工作，并监督工作的质量•任务–在不衡量间断的动作、行动或心理过程的前提下，可在工作中加以衡量的一个或多个步骤的最小行为职位说明书的一些基本概念(续)•任职者–承担职位的员工个体•岗位–分派给某一员工的一系列职责及/或责任；•职位–一组类似的岗位群体；既该类任务、职责及责任被分配至一个或多个性质相同或类似的岗位•职位族–一组工作特征基本相同，但知识与技能水平、复杂性及责任不同的职位群体如何撰写职位说明书嘉里职位说明书模板标题定义基本信息包括可明确该职位的总体信息职位目的全面总结该职位存在的目的主要职责列举该职位的关键工作义务及职责主要协调关系对内、对外联系，以及上级、下级关系职位管理权限财务及非财务方面的审批及控制范围任职条件描述该职位所要求的最基本条件专业胜任能力员工必须具备的胜任能力其它基本技能员工进行日常工作所需要具备的技能批准审核由审核、确证和编写方签署并标明日期撰写职位说明书的原则•描述职位的当前状态，而非它们今后的状态–有时职位内容并不按预计发生的情况而变化•避免使用专有名词–例如：“施乐”及“XX人事软件”；因为这类名词易发生变化；可替换使用“复印机”及“人力资源信息系统”•避免简称及缩写–进行职位描述的撰写，确保那些不熟悉本公司，行业或专业术语的人可以理解职位描述如何填写职位说明书•1、职位基本信息–职位名称：应该写出全称–所在部门：所隶属的最小部门单元–公司级别：在职位评估结果决定后，由人力资源部统一填写–审核方：直接上司,并填写审核日期–确认方：直接上司的上司或人力资源部,并填写确认日期要领：完成该职位的关键职责详述后再填写职责概述，可能更容易动词＋宾语＋修饰词组例：制定生产计划并监督实施以实现生产目标如何填写职位说明书(续)•2、职位目的–用二、三句话说明该职位存在的原因以及简要的介绍所涉及的工作领域–供参考的句式结构为：动词词组(如何做)+宾语(做什么)+修饰词组(结果或产生的影响)职位目的描述举例•制定本作业区內各个班组的生产计划，并监督计划实施结果，以实现本作业区的生产目标。•根据公司的经营计划和目标，有计划地完成相关材料的采购任务，最大限度降低采购成本，并确保满足生产需求。完成原材料的采购任务制定并实施生产计划计划、组织并指导所有财务活动与政策，包括会计管理、财务计划、财政程序、内部审计、资金管理、成本控制及投资研究与分析，及時为管理层提供必要信息。制定并监督财务制度的实施采购员财务总监生产调度员如何填写职位说明书(续)•3、职位主要职责:–按照重要性，列举1至8项重要的职责。–仅包含设立该职位所需履行的职责与责任，而非工作任务的罗列–仅包括职位所需频繁进行的行为–供参考的句子的结构应当包括：动词/宾语/解释性短语•动词应当以行动为导向；宾语是动词所施行动的对象；解释性•短语为动词和宾语提供进一步意义，阐述如何，哪里，为什么，以及频繁度动词＋宾语例：制定年度培训计划并协助部门实施＋修饰词组如何填写职位说明书(续)•4、内、外部联系(不包括上、下级汇报关系)–内部频繁联系的对象(职位或机构名称)与–外部频繁联系的对象(职位或机构名称)–简要描述联系内容：材料报送、对帐、协调进度、谈判…•填写要领：–工作职责所要求的必须发生的联络关系–日常工作中会频繁发生，非临时任务性的联络关系如何填写职位说明书(续)•6、职位权限–财务控制•所负责或直接影响的财务方面的预算金额。•间接影响，或享有直接建议权(参与决定)的财务金额。–非财务控制权限•人事任免、调配权•业绩考核权–举例：•负责系统年度预算903万元•审批金额在100万以下的合同–举例：•任免、调配本系統主管以下的职位，需報人事部备案•审批主管以下的职位的年度业绩计划，并审核考核结果如何填写职位说明书(续)•7、工作经验及学历–根据部门业绩目标与职位的关键职责，确定胜任该职位的最基本任职条件•填写要领：–阐明胜任该职位所需的最低水平的•经验类型与年限•教育程度与专业–非当前任职者个人的背景–若职位需要特殊技术培训和资格认证，请加以注明职责与职位胜任能力举例-事业部总监•职责–制定、管理并评估长中短期的营销计划、目标与预算，寻找新的商机–计划并管理产品投放，监督现有及新产品营销策略，并在经营结果低于计划目标时制定行动计划–建立企业形象标准。–管理KA部及预算，管理并培训各职能经理–根据企业经营目标制定定价策略–监督有关市场反馈及市场调研的评估•职位胜任能力–分析能力–沟通技能–创造力与创新意识–文化敏感度–以客户为中心–执行能力–善于影响他人–领导力与变革管理–解决问题与制定决策能力–对产品/市场的把握–结果导向–战略思考与计划职位说明书的使用和更新•职位说明书如何使用–招聘广告的内容必需依照职位说明书撰写–新员工入职时必需阅读自己的职位说明书，并要求清晰的说出工作的要求–在职员工必需清楚的了解自己的岗位要求–管理者必须明确岗位的责权，在分配工作时尽量依据职位说明书的工作边界划分，避免工作分配不公的现象–绩效指标的设定应依据职位要求，职位说明书与部门目标结合设定•职位说明书应每年或至少每两年更新一次–本部门岗位职责发生调整时，应对照原职位说明书寻找差异–应根据职位分析流程确认其职位关键点–应报行政人事部，提醒是否修订–协助行政人事部完成修订工作练习•根据自己职位填写手中的空白职位说明书感谢大家的参与！