DB13∕T 5329-2021 水利工程建设项目档案管理规程

ICS93.160CCSP55DB13河北省地方标准DB13/T5329—2021水利工程建设项目档案管理规程Rulesforthearrangementofwaterconservancyprojectarchives2021-01-21发布2021-02-21实施河北省市场监督管理局发布DB13/T5329—2021I目次前言.................................................................................II1范围...............................................................................12规范性引用文件.....................................................................13术语和定义.........................................................................14基本规定...........................................................................25组织机构及职责任务.................................................................26档案分类方案及编号.................................................................47纸质文件收集与整理.................................................................48照片文件收集与整理.................................................................79录音录像文件收集与整理.............................................................810实物档案收集与整理................................................................811项目文件归档......................................................................912项目电子文件......................................................................913档案著录.........................................................................1114档案管理.........................................................................1115档案验收.........................................................................1216档案移交.........................................................................14附录A（资料性）水利工程建设项目文件归档范围和保管期限.............................15附录B（资料性）竣工图编制要求.....................................................21附录C（规范性）案卷编目...........................................................24附录D（规范性）档号章.............................................................29附录E（资料性）水利工程建设项目档案管理情况登记表.................................30附录F（资料性）纸质档案案卷著录表.................................................31附录G（资料性）纸质档案卷内文件著录表.............................................32附录H（资料性）实物档案著录表.....................................................33附录I（资料性）档案验收申请表.....................................................34附录J（资料性）档案验收申请表.....................................................34DB13/T5329—2021II前言本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。本文件由河北省水利厅提出并归口。本文件起草单位：沧州市水利工程质量技术中心、河北省水利工程质量安全技术中心、沧州水利勘测设计院、中电建路桥集团有限公司、沧州水利工程处、沧州昊海水利工程质量检测有限公司、河北华禹工程咨询有限公司等。本文件主要起草人：王彩玲、沈秀云、樊永治、贾玉玲、刘兴旺、刘思鸣、修海臣、张子敏、樊琨、王娅菲、杨青、马英娜、郭小刚、孟高原、袁栋栋、郝林平、王永庆、冯象千、张文凯、崔宏才、陈雷、韩迪、沈鑫策、薛宝东、张文斌、李寿海、蒋根华、赵文广。DB13/T5329—20211水利工程建设项目档案管理规程1范围本文件规定了水利工程建设项目档案管理的基本规定、组织机构及职责任务、档案分类方案及编号，明确了纸质文件、照片文件、录音录像文件、实物档案的收集与整理，项目文件归档，项目电子文件，著录，档案管理，档案验收，档案移交等要求。本文件适用于新建、改建、扩建等水利工程及水利工程的除险加固、维修养护，其它工程可参照执行。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T10609.3技术制图复制图的折叠方法GB/T11821照片档案管理规范GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范DA/T28建设项目档案管理规范DA/T31纸质档案数字化规范DA/T38电子文件归档光盘技术要求和应用规范DA/T50数码照片归档与管理规范DA/T69纸质归档文件装订规范DA/T78录音录像档案管理规范3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1水利工程建设项目waterConservancyprojects在质量、工期和投资目标条件约束下，涉及防洪、除涝、灌溉、发电、引水、供水、滩涂治理、水土保持、围垦、移民、水资源保护等工程形成固定资产的一次性建设活动。3.2收集collect按照档案形成的规律，把分散的项目文件进行接收、征集的过程。3.3整理tidyingupDB13/T5329—20212按照一定的原则，对项目文件进行鉴定、分类、排列、编目、装订、编页、装盒、排架，使之有序化的过程。3.4档号archivalcode以字符形式赋予档案实体的用于固定、反应档案类别和排列顺序的一组代码。3.5立卷generatingtestpaper将有联系的若干份有保存价值的文件材料经过分类、编目而组成案卷的一个过程。3.6归档placeonfile将处理完毕且具有保存价值的项目文件经系统整理后交项目法人档案管理机构的过程。3.7水利工程建设项目档案hydraulicEngineering水利工程建设项目在前期立项、建设实施、生产准备、竣工验收等工程建设全过程中形成的具有保存价值并经过整理归档的文字、图表、音像、实物等不同形式的项目文件。3.8项目电子档案digitalprojectarchive项目建设过程中产生的、具有保存价值并归档保存的一组有联系的电子文件及其相关过程信息的集合。3.9水利工程建设项目档案验收archivesacceptanceofwaterconservancyconstructionproject水行政主管部门依法组织的水利工程建设项目档案专项验收。3.10水利工程建设项目档案移交filetransferofwaterconservancyconstructionproject项目法人将项目档案交运行管理单位、项目主管部门或有关档案管理机构的过程。4基本规定4.1档案管理要求4.1.1档案管理应按照“统一领导、分级管理、各负其责、有效利用”的原则，实行集中统一管理。4.1.2档案管理应融入项目建设全过程,与工程建设管理同步实施。4.1.3各参建单位应通过节点控制强化项目文件管理，实现从项目文件形成、流转到归档管理的全过程控制。4.1.4各参建单位均应配备满足档案管理工作需要的人员、经费、设施、设备等管理资源。4.1.5项目档案应完整、准确、系统、规范和安全，满足建设、管理、监督、运行和维护等活动在证据、责任和信息等方面的需要。4.2档案保管期限4.2.1水利工程建设项目档案保管期限分为永久和定期两种，定期分为30年和10年。4.2.2同一卷内有不同保管期限的文件时，保管期限应从长。5组织机构及职责任务DB13/T5329—202135.1组织机构5.1.1各级水行政主管部门应负责项目档案工作的监督、检查和指导。5.1.2项目法人应明确档案工作的分管领导，设立或明确与工程建设管理相适应的档案管理机构。5.1.3各参建单位应配备满足工作需要的档案管理人员，在工程建设期间保持相对稳定，不得随意更换。如确因特殊原因进行工作变动的,必须对其负责的应归档文件办理交接手续。5.1.4项目档案人员应具备档案专业知识和技能，掌握一定的项目管理和相关工程技术专业知识，经过项目档案管理业务培训。5.1.5项目法人应建立以档案管理机构为核心，工程管理相关部门和参建单位参与的水利工程档案管理工作网络，并建立沟通协调机制。5.2职责任务5.2.1项目法人职责任务5.2.1.1项目法人对项目档案工作负总责，实行统一管理、统一制度、统一标准；业务上接受档案行政管理部门和上级主管部门的监督、指导。5.2.1.2应在招投标文件中明确项目文件管理要求。与其他参建单位签订合同、协议时，应设立专门章节或条款，明确项目文件管理责任，包括文件形成的质量要求、归档范围、归档时间、归档套数、整理标准、介质、格式、费用及违约责任等内容。监理合同条款还应明确监理单位对所监理项目的文件和档案的检查、审查责任。5.2.1.3应建立项目文件管理和归档考核机制，对项目文件的形成、积累和归档等情况进行考核。对参建单位进行合同履约考核时，应对项目文件管理条款的履行情况做出评价；合同款完工结算、支付审批时，应审查项目文件归档情况，并将项目文件是否按要求管理和归档作为合同款支付前提条件。5.2.1.4负责制定符合本工程建设实际的项目文件管理和档案管理相关制度，包括档案管理办法、档案分类大纲和分类方案、项目文件归档范围和档案保管期限表、档案整编细则，并组织协调工程管理相关部门和参建单位实施。5.2.1.5负责制定项目档案工作方案，对其他参建单位进行项目文件管理和归档交底。5.2.1.6应按档案行政管理部门和主管部门相关规定，做好项目档案验收的准备和整改工作，并向上级水行政主管部门进行档案管理登记。5.2.2项目法人档案管理机构职责任务5.2.2