岗位说明书撰写实务(讲解)[1]

岗位说明书撰写培训2目录：岗位分析的必要性岗位分析的概念、专业术语及起源岗位分析的内容、结果及注意事项岗位说明书撰写规范3岗位分析的必要性案例：机器清扫到底由谁干？车间张主任很头疼，原因是机器清扫工作一直没人干，机械维修人员说，自己的工作职责只负责机器维修，保证机器正常运转，不负责机器的清扫；车间清洁工称自己的的职责是清扫地面，并没有明确要清扫机器？41、职责不明，互相推委扯皮；2、职责架空，工作无人管；3、用人标准模糊，无法有效招聘，只凭领导主观判断；4、薪酬无法与岗位价值相匹配，无法有效激励员工。5、岗位因人设岗，职责因人而异………………………..5岗位分析的目的:梳理岗位及工作职责,使职责清晰明确为制定绩效管理体系及方法提供依据改进工作流程,提高工作效率6岗位分析的概念及术语岗位分析，或称职务分析、工作分析（jobanalysis），它是指完整地确认工作整体，以便为管理活动提供各种有关工作方面的信息所进行的一系列的工作信息收集、分析和综合的过程。岗位分析是用来识别、收集、检视及记录工作内容的一套方法和制度7岗位分析中的术语岗位即职位。是组织要求个体完成的一项或多项责任以及为此赋予个体的权力的总和。职称是指专业技术人员的专业技术与学识水平和工作能力的等级称号。(高级、中级、初级）8岗位举例：足球运动员工作前卫中卫后卫前卫一前卫二前卫三后卫1后卫2职责一些防守任务岗位岗位岗位9公司战略及目标公司组织结构图部门职能与职责业务流程设计与重组目标—人—工作结合定岗、定编、定员等员工能力与资格调查岗位职权职责岗位分析岗位说明书任职资格岗位价值评定岗位设计岗位分析岗位评价岗位管理企业岗位管理体系10任务责任职责技能工作规范工作说明岗位分析能力知识人力资源计划招聘选择人力资源开发绩效管理报酬和福利安全与健康劳动关系人力资源研究培训管理岗位分析：人力资源管理的最基本工具11岗位分析起源与发展泰勒的科学管理美国职位分类法案心理学家等开发程序、工具123岗位分析：以工作岗位为研究对象，收集有关工作岗位的职责、任务、活动、标准，任职资格要求、工作流程、工作环境，进行整理分析的过程。19世纪末-20世纪初20世纪20年代20世纪60年代12岗位分析所应包含的信息-7W1.用谁（Who）2.做什么（What）3.何时（When）4.在哪里（Where）5.如何（How）6.为什么（Why）7.为谁（Forwhom）13岗位分析的结果岗位分析是用来发展下列制度岗位说明书工作规划工作分类岗位评价14岗位分析中应注意的问题分析岗位而不是分析具体个人防止分析对象夸大自己工作的重要性任职者的参与----双方同意岗位分析内容应避免任何歧视性描述夸大职责范围故意抬高或降低素质要求面面俱到千岗一面151、岗位基本信息岗位说明书的内容7、关键绩效指标11、工作环境2、岗位关系3、岗位目的5、工作权限9、需要的培训8、任职资格10、工作时间4、职责描述6、工作协作关系12、工作必备的设备/工具161、岗位基本信息岗位的基本信息，是一岗位区别于其他岗位的基本标志。该部分还常常有关于岗位分析的时间、人员、有效期等。其常见内容见表1-1，实例参见表1-2。表1-1常见的岗位基本信息表1-2电网规划研究工程师的岗位基本信息岗位基本信息岗位分析的基本信息岗位名称岗位编号直接上级的岗位名称所在部门1.基本信息：岗位名称：电网规划研究工程师岗位编号：所在部门：系统所直接上司：系统所所长岗位编制：8直接下属及辖员人数0172、岗位关系岗位关系是该岗位在组织中的位置，用组织图来进行反映，属于岗位描述的必需的核心内容。组织图组织图是岗位描述中的核心部分，它反映了与该岗位在组织中的上下左右的关系，组织图实例见图1-1。分管副院长分管副总工系统所所长电网规划研究工程师电网运行研究工程师技术经济研究工程师电力市场研究工程师主任工程师副所长图1-1某院电网规划研究工程师的岗位关系183、岗位目的岗位目的，是指用非常简洁和明确的一句话来表述该岗位存在的价值和理由。图1-2：通过战略分解获取岗位目标及示例岗位目标岗位目标岗位目标岗位目标岗位目标岗位目标岗位目标岗位目标岗位目标组织目标分解部门目标部门目标部门目标部门目标分解组织目标：1—2年内成为本省权威的XX试验研究院；3—5年内成为华Y区权威的XX科学研究院；人力资源部部门目标：吸引、保留、激励与优化配置公司的人力资源，确保人力资源能支持组织目标；进行组织优化和管理变革，以提升竞争力，并满足电力科研机构的要求；薪酬主管的岗位目标建立并管理科学的薪酬体系，以确保公司对于核心人才的吸引、保留与激励。19岗位目的的书写有其严格的规范，具体如图1-3，实例见表1-3。图1-3：岗位目的的写法及示例完成电网规划报告。工作依据工作行动工作对象目的依据国家电网规划、设计导则及相关技术标准负责湖北电网及下属地市供电公司规划的编制、指导、审核电网规划研究工程师1.岗位目的：依据国家电网规划、设计导则及相关技术标准，负责湖北电网及下属地市供电公司规划的编制、指导、审核，完成电网规划报告。表1-3某院电网规划研究工程师的岗位目的完成电网规划报告。204、岗位职责4.1岗位职责的内涵与特点4.1.1岗位职责的内涵所谓岗位职责，主要指该岗位通过一系列活动来实现组织的目标，并取工作成果。4.1.2岗位职责的基本特征图1-4：岗位职责的基本特征完备性：它表达了该岗位所要取得的所有关键成果。成果导向：它是成果为导向，而非以过程为导向。稳定性：包含该岗位的稳定性的工作内容，而不包含临时授予的、动态性的工作内容。独立性：每一项岗位职责都直接指向一个唯一的工作成果，不允许职责与职责之间的交叉与重叠。系统性：同一岗位的若干项岗位职责之间必然存在着某种逻辑关系，而非任务的简单拼凑与组合。岗位职责的基本特征214.2职责梳理的方法图1-5：职责构建的方法示意图它往往侧重于对具体职责内容的界定；它要回答的是“该岗位需要通过完成什么样的职责，来为组织创造价值？”。基于战略的职责分解侧重于对每项岗位职责中的角色与权限进行理顺；它要回答的是“在每项岗位职责中，该岗位应该扮演什么样的角色？应该如何处理与流程上下游之间的关系？”基于流程的职责分析完整的职责描述224.2.1基于战略的职责分解分解关键成果领域关键成果领域，可以利用鱼骨图作为工具对岗位目的进行分解而得到。比如，化环所某工程师岗位的关键成果领域，可以分解如图1-7。图1-6：基于战略的职责分解步骤工作的目的成果领域A成果领域B成果领域C成果领域D职责目标a职责目标b职责目标c职责目标d行动行动行动行动第一步第二步第三步第四步第五步图1-7：化环所油气检测工程师关键成果领域分解示例岗位目标技术监督技术检测技术培训科研标准制订233）确定职责目标表1-4化环所油气检测工程师岗位成果目标示例关键成果领域所要达成的目标技术监督负责受委托的火电厂、水电油质和SF6气体监督，定期进行油质和SF6气体试验分析，提供技术报告。技术检测对送检测的油、气样品进行检测分析，提交检测报告。科研跟踪油、气领域的前沿发展方向，开展相关科研工作，完成论文发表。技术培训负责提供本专业的技术培训，参与行业培训及研讨。标准制定主持或参与制定与油气相关的国家、行业标准和国网公司标准、规定及措施，协助省电力公司制定油气标准和技术文件。表1-5表达目标的常用词正向目标反向目标支持目标确保……保证……促进……防止……避免……防范……致使……作为……244）确定达成职责目标的行动其具体的表达方法为：“行动方式+具体对象”。5）形成初步的职责描述职责条目的具体数量与关键成果领域相一致。（见图1-8）图1-8：关键成果领域与职责目标的对应以确保本部门的年度费用与公司的经营计划和预算保持一致关键成果领域行动方式具体对象职责目标（成果）部门费用控制制订、执行和监控本部门年度费用预算254.2.2基于流程分析的职责分析所谓流程，是指完成某项职能的一系列相互衔接的步骤。可以用图1-9来表示。实现两个方面的目标，一是要理清该岗位与其他相关岗位之间的职责边界，二是要界定该岗位在各项职责上所扮演的角色，进一步职责描述的准确性和规范化。2）流程分析的步骤（1）通过岗位内分析，理顺岗位内部各项职责之间的逻辑关系。图1-9：岗位与流程的关系岗位A岗位B岗位C流程26同一岗位的各项职责的内在关系可以大致区分为四种（见图1-10）图1-10：职责内在关系的四种类型流程型并列型网络型混合型岗位目标类型图示职责与职责之间相互并列，不存在顺承关系。上一职责的工作成果构成下一职责完成的工作输入。存在这某一核心职责，其它职责彼此并列，其成果成为该核心职责的工作输入上述几种类型的混合体。逻辑关系271、收集、整理、分析主要政府政策及相关市场信息，编辑信息简报，建立顺畅的信息渠道，为领导进行战略决策提供依据。2、与业主沟通，收集业主项目招标意向、资质、标底等信息，融洽客户关系、掌握客户资源，以确保本院的项目投标的成功率。3、拟制项目整体的策划方案并根据项目所处的不同阶段草拟和执行策划建议书，以实现对项目前期实施过程的具体细节进行预测和有效的监控4、依据本院对项目标书的具体要求和业主的实际情况，参与制作标书，确保标书的新颖性、实用性和成功率。5、投标结束后，牵头汇总具体投标项目的投标总结和归档，并逐渐建立客户及竞争对手档案，为下次竟标提供相关信息。6、项目中期，与业主联系，获取业主对项目施工的意见反馈，以利于树立本院的良好形象和业主的二次开发。前期调研阶段投标与竞标阶段项目计划阶段制订标书阶段投标结束总结阶段项目执行阶段图1-11：流程型职责示例——某院市场部业务经理28图1-12：并列型职责示例——某院行政部主任图1-13：网络型职责示例——某院院办公室主任1)提供本院人员的用车服务。2)提供财务用车、行政用车、外事用车服务。3)到院后勤处联系车队。公务用车服务1)提供来访者在出发地与本院之间的往返用车服务。2)根据来访者需要，协助安排来客食宿接待来客在金额规定范围内，采购优质适用的办公用品。为各部门和专业所提供采购服务，并安排运输。到税务局、工商局等有关机构取送文件和办理相关手续。行政服务工作1)采购固定资产2)登记固定资产卡片。3)报上级复批。4)日常维护固定资产。5)年底核查、清算固定资产。固定资产管理工作基本职责收集行业信息，分析行业的发展趋势收集竞争对手的信息，监控竞争对手的动态与竞争策略收集并传达电力行业的产业政策与宏观经济信息，并分析对本院的战略影响分析组织内部的战略资源，发现组织的优势与劣势起草本院长期、中期战略规划与年度经营计划分析组织内部的战略变革因素，并形成对变革支持与阻力的判断29（2）通过岗位间分析，寻找岗位的流程入口与出口所谓流程的入口，是指整体流程从那一项职责处进入该岗位；流程的出口则指整体流程从那一项职责处流出该岗位。岗位在企业的业务和管理流程中的位置表示如图1-14。图1-14：不同类型岗位流程的入口与出口入口出口入口出口入口出口入口出口网络型混合型并列型流程型30（3）去除岗位之间的职责重叠，填补职责真空在理清了岗位在流程中的位置后，需要根据岗位中的流程入口与出口，找到该岗位在流程中的上游岗位和下游岗位，进一步对该岗位与上游岗位和下游岗位之间职责的关系进行界定。尤其要理顺两个方面的内容：该岗位与上、下游岗位之间是否存在着“职责上的重叠”？该岗位与上、下游岗位之间是否存在着职责上的真空——即需要有人完成，而实际上两个岗位都没有照顾到的职责？该岗位与其他岗位之间的错位——即本来应该由某岗位完成的职责，却由其他岗位完成？对岗位间的职责重叠与真空的寻找主要通过两种方式展开（见图1-15）：31将该岗位的职责描述与其上下游岗位之间的职责描述进行对比，看是否存在着两者都要完成的同样的职责，并扮演同样的角色。对该岗位的上、下游岗位的任职者进行访谈，主要提出以下问题：•是否存在着本来该有你完