第二部分办公室岗位职责

第二部分中财研究院办公室岗位职责及实施细则第一章办公室岗位职责第一节办公室主任岗位职责说明书职位名称办公室主任职位代码所属部门办公室职系行政后勤负责人职等职级部门经理薪金标准直属上级院长（董事长）直接下属岗办公室副主任职位概要：此岗位为综合管理协调岗位，具有一定的涉密性，参照高级管理人员管理，工作重点主要围绕对外联络、综合性事务处理、部门协调展开，对院长起参谋、助手作用。全面负责中财研究院中南大区行政管理和后勤保障工作，确保行政管理和后勤服务高效运行,为员工创造良好的工作环境。主要工作事项：日常行政事务承办，接待及后勤服务管理，固定资产管理，办公用品管理，车辆管理，会议管理，文秘管理，档案管理，消防安全管理、与相关政府职能部门和客户公共关系的建立与维护管理等，负责对行政管理和后勤服务过程中发现的问题进行调研并提出合理化建议，主抓企业文化建设等。岗位职责：1.负责院全局性的会议和大型活动的筹划、组织工作，对会议决定事项的贯彻实施加强督导、保证执行落地，对活动的开展进行统筹协调，保证顺利实施；2.根据制度规定和院长（董事长）指示，安排院长（董事长）办公会议及其他有关会议，传达会议精神，督促落实到位，并将各部门落实情况及时反馈院长（董事长）以及人力资源部、监察审计部；3.协调处理部门间的争议，如遇特殊事故及时上报院长（董事长），并协助处理；4.全面负责行政办公环境、办公秩序的维护与监察；负责院车辆日常维护、管理和调配，确保车辆安全运行；5.负责起草拟定院全局性的文件、计划、总结等文书材料；负责公司内部文件或通知、精神口号的及时传达，对有效性、及时性、实用性负责；负责公司对外文件的审阅、收发、存档和情况反馈；6.做好外来重要客人的接待，圆满完成院长（董事长）指派的接待工作等相关的外事工作的协调，并据情处置；7.负责监督企业介绍信、公章和领导印章的使用（保管由财务部负责），对各部门使用印章的情况进行把关，做好登记；8.负责本单位的工商登记、年检和其他行政事务的协调和督办；9.拟定规范院行政管理制度，经院长（董事长）审批后，负责实施与监察；10.负责行政费用年度预算，审核行政费用开支的合理性和真实性，汇总送交董事长和财务部；负责固定资产、办公用品采购审核及管理；11.完善直接下级的岗位职责、每日每周每月刚性工作内容，对其进行绩效考核；12、协助后勤与资产管理部管理公司资产，包括办公用品与固定资产等物资管理，建立固定资产、办公用品管理台帐13.根据酒店管理部全年客房，餐饮运营指标，监督酒店管理部制定并执行经营月度计划、季度计划及年度计划，并确保计划目标的有效完成。（负监督职责，执行由酒店管理部负责），对酒店物资和食材的进货渠道把关，协助酒店做好食品安全管理14.负责中财华融企业发展战略与管理思想总纲要的宣传贯彻执行、落地；负责企业文化建设的策划与推进。中财研究院中南大区办公室主任每日刚性工作内容（必做工作内容，没做或未做到位扣除200-500元绩效工资）1.每日上午8:30至下午17：30，不定时巡查中南大区办公工作秩序；2.每日上午8:30，和人力资源部一起调取员工打卡信息，核查员工到岗情况，对未办理请假手续不在岗员工责成其所在部门负责人查清人员去向，作出书面情况说明，并对当事人作出处理决定，记录在案；3.每日检查中南大区各部门责任区卫生和消防安全状况；4.每日检查司机精神面貌及工作状态以及车辆保养情况；5.每日检查办公自动化设备及网络运行状况，保证公司所有的设备能够正常运行，督导上网纪律，对违规情况进行处理；6.每日协同人力资源部处理员工关怀日常性事务（家属、员工等）。7.每日下班前督导员工检查电脑、空调、加湿器等所有电器是否切断电源。8.每日对当天遇到的问题以及各部门之间的协调问题及时解决并记录保存，能在办公室职责和能力范围内处理的及时处理，无法解决的事情及时上报院长并预先提出备选解决方案供领导参考；9.每日抽查各部门工作日志，并形成记录。10.每日上午9:00组织办公室部门早会，总结前一天工作，布置当天工作，安排翌日工作。11.督促并指导下属岗位员工做好院长日常事务性服务工作，了解院长行程与当日工作计划，协助处理相关事宜，为院长提供优质保障性工作。12.及时处理当日日常性决定事项的落实，做到工作日清日结。中财研究院中南大区办公室主任每周刚性工作内容（必做工作内容，没做或未做到位扣除200-500元绩效工资）1.主持每周行政例会（办公室、人力资源部、监察审计部、后勤与资产管理部、财务部、市场部、金融文化研究所），并以会议纪要形式向院长（董事长）汇报上周中南大区行政管理情况，内容必须涉及但不限于每周行政管理、规章制度执行情况、行政费用开支汇总明细（办公耗材、员工福利及物资采购、车辆加油费等）、下周行政管理计划等。2.每周一上午9:00前督促人力资源部汇总各部门工作周报，初审合格后呈送院长（董事长）审阅；初审不合格打回重做，超过时限按相关制度处罚，并责成其部门负责人提出指导意见。3.检查、汇总每周所有车辆出车信息和车辆违章情况，对车辆违章责任人定责并作出处理，处理方法和标准严格遵循《中财华融企业制度体系汇编》（2014版）第十二章“车辆管理制度规定”。（未完成或未及时完成扣除月基本工资5%，每月四周，可以累计）；4.负责行政办公区环境、办公秩序监察管理，对违反相关规章制度者提出处罚和整改意见。5.负责每周定期和不定期会议的组织工作，并对会议决定事情的监督、督导、执行落地、责任到人，对工作结果督导，协助人力资源部进行问责考评，对各部门所接收工作任务严格按照《中财华融工作任务督办单》中的内容进行工作方案、任务承诺、完成时限与验收标准的监察；此项工作任务是重要考核内容，未完成或者未及时处理此项工作任务，每次将扣除当月基本工资10%（每月四周，可以累计）6.对各部门重复性和重要日常性的工作协助制定相关工作流程7.协同人力资源部完成每周员工关怀工作，未完成或未及时处理此项工作任务，每次将扣除当月基本工资2%（每月四周，可以累计）。8.要求人力资源部提供本周员工入职、离职明细表，员工入职时发放必备办公用品（电脑、办公用品、网络设施等），办理物品领用手续并做好登记工作，员工离职时会同财务部、人力资源部监督全部收回上述办公物品，此项工作财务部、人力资源部作为第一责任部门和责任人，办公室主任督导不力每次扣罚80元；如有办公用品无法收回，办公室主任及时上报公司领导，并追究相关责任人责任，责成赔偿等值损失。9.每周做好客户接待工作，圆满完成接待任务，不得借故拖延。接待工作应提前制定方案并及时汇报，以切实关注细节礼仪规范、客户风俗偏好和行业特性等重要关键点作为接待工作的主要原则。接待过程中务必与涉及到的部门和人员进行全面沟通，不留遗憾和纰漏。此为办公室重要工作职责，未按照要求圆满完成将作出警告处分，并进行诫勉谈话（因失误给公司造成重要损失的，院将保留追究相关责任人经济赔偿的权力，并做辞退处理）。10.每周六汇总所属省公司各部门遇到的问题，各部门的处置建议和需要提供的工作支持并形成汇总表和初步处理建议，供院长参考，并主动问询院长针对出现的问题作出的批示或者处理意见，促进所属省公司以及各部门工作的顺利开展。中财研究院中南大区办公室主任每月刚性工作内容（必做工作内容，没做或未做到位扣除100-500元绩效工资）1.每月第三个工作日前汇总上月院会议精神贯彻落实情况，呈报董事长审阅。2.每月第五个工作日前提交上月度行政管理汇总表并制定下月度行政管理采购表呈董事长审阅并抄送财务计划稽核部，内容必须涉及但不限于上月行政开支汇总、上月车辆管理记录、上月特情汇报、上月能耗及物耗说明、当月行政开支预算；3.每月20日前完成企业网站的更新及维护工作，并提出下月更新内容及建议。4.每月25日核定酒店管理部递交的下月员工食堂餐单及采购计划，签署部门意见。5.每月最后一个工作日协同人力资源部检查当月员工入离职档案整理情况、员工月考评情况、员工离职面谈记录，并对人力资源部提供的招聘情况进行分析及签署意见，以书面形式呈送院长（董事长）审阅。6.每月28日前，要求公司各部门或相关人员（遇部门岗位人员配置不齐时）提交下月工作计划，审查工作计划合格与否，工作计划的审查要求为：⑴必须明确工作内容并可量化；⑵工作计划具有可执行和量化的考评标准；⑶完不成任务的自我处罚承诺与量化标准；⑷每项工作完成的时限；⑸工作计划必须饱满有序。下月工作计划审查后必须在企业群内或共享空间内予以公示，公示时间为相应月份的第一工作日上午10点；7.每月月末倒数第二个工作日下午5:30前，会同人力资源部、监察审计部汇总当月工作计划落实情况、公司重要事项执行落实情况、以及办公环境、办公秩序、制度落实情况，并以书面报告进行汇报；对每月没有完成工作任务部门或个人，会同人力资源部拿出书面处理意见，上报院长办公室。8.每月第一周周末评选、公示公司上月度最佳部门、优秀员工，提交表彰与奖励方案。评选需公正、公开、公平，以达到奖优罚劣、激励先进的目的。负责组织召开表彰会议并代表院长宣布表彰决定。同时评出月度预警员工和部门予以公示，并会同人力资源部对相应的员工或部门进行诫勉谈话，及时形成书面谈话记录，呈送院长审阅。9.每月末最后一天下班前汇总当月所属省公司各部门遇到的问题，各部门的和下月解决这些问题需要提供的工作支持并形成汇总表和初步处理建议，供董事长或总经理参考，并催促董事长针对出现的问题及时提出具体意见，促进所属省公司以及各部门工作的顺利开展。（此为部门联席协同制度，办公室负总责，考评比例为200至500元）10.组织办公室内部月度工作总结例会。领导责任：1.对本部门的整体绩效工资负责。2.对组织会议的执行效果负责。3.对下属人员的工作负直接领导责任。4.对院长（董事长）的各类指示落实高度负责。主要权力：1.对重大会议根据需要有现场指挥权。2.对直接下级人员调配、奖惩的建议权，任免的提名权和考核评价权。3.对所属下级工作的监督、检查权和争议的裁决权。4.对本部门成本预算和控制权。5.院各项活动的策划和建议权。任职资格：教育背景：企业管理、行政管理等相关专业大学专科及以上学历，具有中级以上职称。工作严谨细致，具有强烈的工作责任心，敢于担当，抗压性强，情绪控制能力强，可承受一定强度的工作压力并能独立出色完成工作。经验：五年以上办公室、行政管理工作经验，二年以上办公室主任（副主任）工作经验。技能技巧：1.具备一定的政治理论水平，理解掌握有关国家的大政方针政策，有清醒的政治头脑，较高的政治敏锐性。2.熟悉企业行政管理及后勤管理各项工作流程及注意事项，促进工作的高效运转；3.爱岗敬业，认真负责，有吃苦耐劳的优良品质，雷厉风行的工作作风，办事稳妥，处事严谨，忠诚可靠；4.思想活跃，勤于学习，改革和超前意识强，有强烈的服务意识5.善于发现问题、分析问题和解决问题，决策执行能力强；6.有较强的公关意识，能协调处理好公司内外各相关部门之间的关系；7.具备较强的沟通能力、指挥能力、应变能力和危机处理能力；8.具备良好的时间管理能力；9.具备良好的书面和口头表达能力；10.能熟练使用办公软件和自动化办公设备；11.会驾驶。综合素质：1.公平公正，坚持原则，为人正直；2.踏实、严谨、干练；3.积极向上，工作热情饱满；4.具有良好的敬业精神和职业道德操守，及很强的感召力和凝聚力；5.善于学习和自我激励；6.能承受较大的工作压力。工作条件：工作场所：办公室环境状况：良职业危害程度：无晋升与轮换：可晋升岗位：院长（董事长）助理、副院长可轮换岗位：人力资源部经理、酒店管理部总经理可晋升至此的岗位：高级主管、办公室副主任第二节办公室副主任岗位说明书职位名称办公室副主任职位代码所属部门办公室职系部门副经理职等职级部门副经理薪金标准直属上级办公室主任直接下属岗行政司机、院长秘书、行政秘书职位概要：在办公室主任领导下，负责实施具体行政后勤保障工作，规范院日常管理，确保院行政管理、后勤保障高效运行。协助办公室主任完成日常事务性工作。工作重点主要围绕工作信息的上传下达