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公文写作培训教程金能电池潘光营2004年7月12日TCL金能电池有限公司2•公文的处理流程•公文的保密制度•公文概述•档案管理主要学习内容•公文格式•常用公文的写法TCL金能电池有限公司3公文:即公务文书，又称文件，是国家机关及其他社会组织在行使和实施管理的过程中所形成的具有法定效力与规范格式的文书，是传达政令、指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况，联系业务、记载工作活动的重要工具。公文概述-公文定义TCL金能电池有限公司4公文概述-公文的特点及作用特点：1、权威性法定权威性也叫法规强制力，如国家领导相关发布的命令、法令、法规等，是通过一定的立法程序产生的，违反是要依照法律追究责任的。2、实效性实效性是指公文的现实效用。文件所具有的特定效用是有一定时间性的，任何文件都不是永远有效的。TCL金能电池有限公司5作用：1、领导指导作用2、行为规范作用3、传递信息作用4、公务联系作用5、凭据记载作用公文概述-公文的特点及作用TCL金能电池有限公司6总结：公文，是一种很特殊的文体，它具有自己非常个性的特点。比如，它有相当规范的形式要求，有相当准确而缜密的语言要求。这些特点都是为了适应各种各样变化着的基本情况而存在，或者我们可以这样说，公文是一种“以不变应万变”的最好典例。但这种“不变”又不是僵死的、呆板的，它的特点也是在它自己的限度内自由地存在并发挥着它的功能及魅力。二、公文的特点及作用TCL金能电池有限公司7三、公文的分类根据行文关系划分：上行文、平行文、下行文根据公文的处理程序划分：收文、发文根据内容涉及的秘密程度划分：内部公文、公布性公文、保密公文TCL金能电池有限公司8三、公文的分类根据公文传递、处理的时限要求划分：平件、急件、特急件根据中央办公厅颁布的《公文处理条例》，规定我国公文种类主要有13种，即：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、条例、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要TCL金能电池有限公司9三、公文的分类根据公文的性质、作用划分：指挥性公文（如：决定、批复、意见等）报请性公文（如：报告、请示等）知照性公文（如：公告、通报、通知等）商洽性公文（如企业间联系、商洽工作的函）记录性公文（如：会议记录）TCL金能电池有限公司10•公文的处理流程•公文的保密制度•公文概述•档案管理主要学习内容•公文格式•常用公文的写法TCL金能电池有限公司11公文格式-公文用纸公文用纸主要技术指标首页使用公司公文纸，次页起使用A4标准复印纸。纸张定量为60g/m2~80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85％~90％，横向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值为7.5~9.5。TCL金能电池有限公司12二、排版与印刷要求公文中图文颜色未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。公文在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。为避免在后面各章的叙述重复，在此作总体规定。TCL金能电池有限公司13二、排版与印刷要求排版规格正文用4号宋体字，文中如有小标题可用4号小标黑体字。一般每面排22行，每行排28个字。制版要求正版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过lmm。TCL金能电池有限公司14二、排版与印刷要求印刷要求单面印刷:页码套正字面不花、不白、无断划。装订要求公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整。无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。TCL金能电池有限公司15三、公文中各要素标识眉首置于公文首页红色反线(宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称眉首。TCL金能电池有限公司16三、公文中各要素标识秘密等级和保密期限如需标识秘密等级，用4号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，两字之间空l字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用4号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开；秘密等级的两字间不空l字距离，以使该字段不致过长。TCL金能电池有限公司17三、公文中各要素标识只标秘密等级的方法秘密TCL金能电池有限公司文件TCL金能〔2002〕××号TCL金能电池有限公司18三、公文中各要素标识同时标秘密等级与保密期限的方法：机密★一年TCL金能电池有限公司文件TCL金能〔2002〕××号TCL金能电池有限公司19三、公文中各要素标识紧急程度如需标识紧急程度，用4号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”。具体“特急”和“急件”的时间要求是多少，由行政机关主管自行确定。TCL金能电池有限公司20三、公文中各要素标识注意：公文正文中有一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。这时需要将其从公文正文中抽出而作为公文的附件单独表述，而且是放在公文生效标识印章之后。需要明确的是，公文的附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。TCL金能电池有限公司21三、公文中各要素标识要点：1、附件应与正文一起装订；如果附件与正文不能一起装订，在附件上要标识所属公文的发文字号及“附件”二字。2、正文后的附件标识应与附件的标识前后一致。3、对一些细节做了规定，如：附件序号用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号。TCL金能电池有限公司22三、公文中各要素标识4、标识的位置正文后的附件标识与正文空l行，左空2字；附件上的“附件”标识在左上角顶格第l行。5．成文日期用汉字将年、月、日标全。“零”写为“○”，不能写成“O”或“0”，“○”可用鼠标右点击热键盘，可以找到“○”。TCL金能电池有限公司23三、公文中各要素标识成文日期是公文生效的时间，是公文的一项重要内容。公文如果没有生效时间，在某种意义上说就是一纸空文。为了加强其准确性，本标准规定成文日期要用汉字书写，即俗称的“大写”，不能用阿拉伯数字与汉字混用，同时年、月、日要齐全。规定零要写成“○”，是因为“零”与汉字的另一种数字写法“壹、贰、捌”等是一个序列，而采用“一、三、五”这种写法用“○”比较协调。TCL金能电池有限公司24•公文的处理流程•公文的保密制度•公文概述•档案管理主要学习内容•公文格式•常用公文的写法TCL金能电池有限公司25常用公文的写法•报告•会议纪要•公文函•通知•请示•计划•总结•会议记录TCL金能电池有限公司26常用公文的写法—报告•定义–报告是机关单位向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，以及答复上级机关询问的陈述性公文。–报告属上行公文。•特点–行文的单向性–表达的陈述性TCL金能电池有限公司27常用公文的写法—报告•报告与请示的区别–性质不同（陈述性/呈批性）–行文目的不同–行文时间不同–主送机关不同–事项的多少不同–答复的形式不同TCL金能电池有限公司28常用公文的写法—报告•报告的分类–根据性质--综合报告和专题报告–根据时间期限--定期报告和不定期报告–根据内容--工作报告、情况报告、建议报告、答复报告和递送报告TCL金能电池有限公司29常用公文的写法—报告•写法由首部、正文和尾部组成–首部主要包括标题和主送机关–正文开头、主体和结语•开头。主要交代报告的缘由，概括说明报告的目的、意义或根据，然后用“现将××情况报告如下”一语转入下文。•主体。这是报告的核心部分，用来说明报告事项。它一般包括两方面内容：一是工作情况及问题；二是进一步开展工作的意见。TCL金能电池有限公司30常用公文的写法—报告•结语。根据报告种类的不同一般都有不同的程式化用语，应另起段来写。–尾部。一般包括署名和成文时间两项内容TCL金能电池有限公司31常用公文的写法—报告•注意事项–严格使用文种，报告中不要有请示事项–材料要真实–主旨鲜明TCL金能电池有限公司32常用的公文写法—会议纪要•定义–会议纪要是一种记载、传达会议情况及议定事项的纪实性公文。它用于党政机关、社会团体、企事业单位召开的工作会议、座谈会、研讨会等重要会议。•特点–纪实性–概括性–指导性TCL金能电池有限公司33常用的公文写法—会议纪要•分类–根据会议性质--办公会议纪要和专项会议纪要–根据内容--专题型纪要和综合性纪要•结构、内容、写法–首部、正文和尾部–首部这部分的主要项目是标题–正文•公议纪要正文的结构由前言、主体和结尾三部分组成TCL金能电池有限公司34常用的公文写法—会议纪要–前言。首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果，然后用“现将这次会议研究的几个问题纪要如下：”或“现将会议主要精神纪要如下：”等语句转入下文。–主体。是会议纪要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果。•决议型纪要，主要根据中心议题，着重把会议形成的决定、决议的具体内容一一表述清楚。•综合性纪要，主体内容则侧重于突击会议的指导思想，全面介绍会议的基本情况。TCL金能电池有限公司35常用的公文写法—会议纪要–结尾。属于选择性项目。一般是向受文单位提出希望和要求。有的则没有这部分，主体内容写完，全文即告结束。•尾部。包括署名和成文时间两项内容。–署名只用于办公会议纪要，写明召开会议的机关单位名称。一般会议纪要则不需要署名，不加盖公章。TCL金能电池有限公司36常用的公文写法—会议纪要•注意事项–概括要全面，要如实反映会议精神。不得随意取舍，不得以偏概全，不能是自己赞同的就多写，不赞同的就略写或不写。–要具备一定的分析、综合能力和表达能力。这样，表述上才能做到重点突击，条理清晰，文字简练。TCL金能电池有限公司37常用公文写法—函•定义–函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。•特点–沟通性–灵活性–单一性TCL金能电池有限公司38常用公文写法—函•分类–按性质分，可以分为公函和便函–按发文目的分。函可以分为发函和复函–从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。TCL金能电池有限公司39常用公文写法—函•函的结构、内容和写法•公函由首部、正文和尾部三部分组成–首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容–正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分•开头。主要说明发函的缘由•主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。TCL金能电池有限公司40常用公文写法—函•结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。•结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。–结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。TCL金能电池有限公司41常用公文写法—函•注意事项–函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。–其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。TCL金能电池有限公司42常用公文写法—通知•定义–通知是上级机关向下级机关传达指示、批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，布置工作与周知事项时所用的一种下行公文，有时也是告知有关单位需要周知或共同执行的事项的平行文种。通知用得最为广泛，因而使用频率很高。通知具有使用范围的广泛性、文种使用的晓谕性和行文方向的不确定性等特点。TCL金能电池有限公司43常用公文写法—通知•写法通知的作用不同，种类不同，其内容和写作要求也不完全一样–发布性通知•法规性文件经有关部门制定以后，需要用通知的形式予以发布。这类通知的正文一般包括四个方面的内容：一是文件的由来；二是文件名称；三是希望和要求；四是附件。–指示性通知•上级