事务性公文的写作

第三单元事务性公文的写作一、正确理解事务性公文的性质。二、掌握证明信、邀请信、感谢信、慰问信、贺信、计划、总结、简报、会议记录的基本写法。三、能按要求写作事务性公文。一、事务性公文的特点事务性公文是机关、社会团体、企事业单位用来处理日常事务,沟通信息,安排计划,总结经验,调查研究问题,指导工作的非法定性公文。事务性公文具有以下特点:(一)对象具体事务性公文虽然不像法定行政公文那样,必须写明负责公文处理的主送机关,但其写作对象也是十分明确的。一份事务性公文是为哪些人撰写的,要求哪些人了解并使用,都需要很具体。事务性公文的撰写者首先就要对写作对象的范围和特点有充分的了解。(二)格式固定对事务性公文的格式,虽然不像对公文那样有着非常严格的规定,但在长期的应用中各种事务性公文也都形成了比较固定的惯用格式。各种事务性公文的构成要素以及各个构成要素的写法,通常有一定规则。在写作中遵循这些规则,才能使写出的事务性公文合乎规范,便于人们使用。(三)写法实际各类事务性公文都是为解决问题、处理事务而撰写的,撰写事务性公文要以能够满足实际需要为原则。观点的确立、材料的使用既要切合实际,又要具体扎实。写作形式的运用,也要求讲究实际效果,要有利于公文内容的落实。(四)时间性强同法定行政公文一样,事务性公文也是非常讲求时效性的。一项工作的完成,一个问题的解决,大都有一定的时间要求。为完成工作或解决问题而撰写的事务性公文,只有在限定的时间内及时完成,才能发挥应有的作用。二、事务性公文的作用事务性公文的应用范围十分广泛,任何机关、团体、企事业单位都能使用;行文方向灵活,没有固定的上行、下行、平行之分;事务性公文是用来处理实际事务的应用文体,它对推动实际工作,解决实际问题,具有很强的指导意义,在公务活动中发挥着重要作用。(一)贯彻政策,指导工作为使党和政府的方针政策真正成为各行各业的工作指针,各级机关常常要通过各种形式将其精神贯彻到实际工作中去。其中一些事务性公文,就是体现党和政府方针政策意图,指导人们做好工作的重要工具,如计划等。制订计划要以党和国家有关的方针政策为依据,而科学、正确的计划又是指导人们顺利开展工作的依据。(二)沟通情况,联系工作在工作的开展过程中,有许多情况是需要有关机关或部门共同了解的,有许多问题是需要人们协同解决的。沟通情况,联系工作,要有一定的手段和凭借,而有些事务性公文就能起到这种手段和凭借的作用,如简报等。(三)提供资料,积累经验某些工作的进行,需要人们掌握相关资料。事务性公文,特别是有留存价值的事务性公文,常常能够反映情况,说明问题,为人们提供所需资料,为机关、企事业单位、团体积累重要的管理经验。三、事务性公文的种类事务性公文的主要文种有证明信、邀请信、感谢信、慰问信、贺信、计划、总结、会议记录、简报。27公文写作方法与技巧一、证明信证明信是证明某人或某事真实情况的专用信函。常用的证明信有以组织名义出具的证明信和以个人名义出具的证明信两种。(一)范文与分析〈范文一〉证明信××镇人民政府:你镇青年×××同学,2003年9月升入我校文秘专业学习,学制三年,将于2006年7月毕业。现为我校高三年级学生,学号为:03040158。特此证明××市××区职业中等专业学校(印章)二五年九月九日〈分析〉×××同学已年满18周岁,根据我国《兵役法》应该应征服兵役。但因其是在校学生,可以待其学校毕业后再决定是否参军,因而需要学校出具该同学是在校学生的证明。1.写作思路此证明信是用来证明人物身份的专用信函。要围绕需要证明的内容写作,而与此无关的内容如思想品德、学习成绩等不应写入其中。2.写作步骤标题:直书文种“证明信”,标题要居中,字体比正文稍大。称谓:“××镇人民政府”,即需要出具证明的单位名称。正文:开头写“你镇青年×××同学”,与称谓相衔接;然后写明学生在校信息,即考入本校时间、学制、现就读年级、学号。结尾:正文下一行空两个字写上“特此证明”。落款:在结尾下一行的右半行写上出具证明的具体年月日,加盖单位印章。37第三单元事务性公文的写作〈范文二〉证明××研究所:你所研究员张××同志,19××年至19××年曾在××大学××系读书。在此期间他一心致力于学业,未参加任何组织。特此证明李××(签章)××××年××月××日李××同志系我校××系教授。此证明材料供参考。××大学××系(印章)××××年××月××日〈分析〉××研究所需要知道张××同志在大学学习期间有否加入其他组织,因而向××大学教授李××同志了解情况,李××同志出具了张××同志未参加任何组织的证明。这种以个人名义出具的证明,除个人签名外,还需由证明人所在单位签署意见,以增强证明信的可靠性和严肃性。1.写作思路此证明信是用来证明人物历史情况的专用信函。要围绕需要证明的内容即有无“参加组织”来写作,而与此无关的内容不应写入文中。2.写作步骤标题:证明。标题要居中,字体比正文稍大。这是证明信标题的第二种写法。称谓:“××研究所”,即需要出具证明的单位名称。正文:开头写“你所研究员张××同志”,既与称谓相衔接,又点名了被证明人的单位、职务、姓名;然后写明被证明人在大学学习的具体时间、学校名称、专业及需要证明的内容。结尾:正文下一行空两个字写上“特此证明”。落款:在结尾下一行的右半行署名,署名下面写上出具证明的具体年月日。落款下一行由写信者单位签署意见,写明写信者的身份及证明材料的可靠程度,并加盖公章。(二)病文与分析〈原文〉证明信尊敬的××大学秘书系党总支领导:你校学生×××,女,1986年12月6日出生,2002年9月至2005年6月在我校02文秘47公文写作方法与技巧(3)班学习。特此证明××职业学校××××年××月〈简析〉此证明信虽不足100字,但问题很多。下面逐一加以分析:1.标题要居中,字体应比正文稍大。2.称谓要顶格,写需要证明的单位名称,而不是个人或某位领导,此外不需要加修饰语“尊敬的”。3.正文需要围绕对方要求进行写作。此文内容不明了,不知所言何物。不过,从称谓及材料看来,是需要证明×××同学在××职业学校学习期间的思想政治及工作表现,此文应围绕这个主题进行写作。4.落款要写明具体的年、月、日,并加盖发文机关印章。因称谓是“……党总支”,根据党政分开原则,此处落款应加盖学校党支部印章。〈改稿〉证明信××大学秘书系党总支:你校学生×××,于2002年9月至2005年6月在我校02文秘(3)班学习。该同学政治上要求进步,几次书面要求加入中国共产党,并参加了我校组织的业余党校学习,被我校列为入党积极分子培养对象。该同学工作认真负责,学习积极,学习成绩优异,多次被评为校“三好学生”。特此证明××职业学校党支部(印章)××××年××月××日1.证明信的语言要求准确,把握好分寸。2.态度要严肃认真,实事求是,做到不隐瞒、不歪曲、不猜测。(一)某校×××同学准备出国学习,正在办理出国审批手续,需要出具在某校学习期间的成绩证明,请你以学校名义写一封证明。(二)指出下文中的错误,并加以改正××电器有限公司:贵公司销售部经理王××同志,男,28岁,硕士学位,未婚,原系我公司销售部经理。他在我公司期间,工作积极,有开拓创新精神,密切关注市场动态,为我公司经济腾飞立下了57第三单元事务性公文的写作不朽功勋,是一位不可多得的公关将才。特此证明××市动力有限公司2005.8二、邀请信邀请信是机关、企事业单位与社会团体举办重要活动,召开重要会议,邀请上级领导、协作单位和有关人士参加所用的信函。邀请信与请柬有相似之处,但使用范围比请柬更广泛,信息容量更大,一些重大的商业活动经常以邀请信形式邀请社会各界人士参加。(一)范文与分析〈范文〉邀请信××学校:为加强德育新经验的交流,激励德育开拓创新,推动《中共中央国务院关于进一步加强和改进未成年人思想道德建设的若干意见》的深入贯彻落实,中国教育学会、中国教育报、中央教育科学研究所、小公民思想道德建设活动组委会联合主办“第四届全国中小学思想道德建设优秀成果展评活动颁奖暨德育经验交流会”。中小学教育管理杂志社、班主任杂志社协办。鉴于您单位在本次活动中成绩突出,组委会特邀您单位领导参加会议。相关内容如下:一、会议内容(一)教育部关心下一代工作委员会、教育部基础教育司、中国教育学会、中国教育报、中央教科所、中国教育电视台有关领导为本届活动获得先进集体奖、先进单位、集体组织奖、先进个人、组织工作先进个人的单位和个人颁发锦旗、奖牌及证书。(二)教育部关工委、教育部基础教育司有关领导做德育工作报告。(三)全国著名德育专家做专题报告。(四)获奖代表大会经验交流。(五)观摩考察北京市五所重点中、小学德育工作并座谈交流。二、参加对象第四届全国中小学思想道德建设优秀成果展评活动中获奖的部分单位领导及教师代表200人。三、会议时间67公文写作方法与技巧2005年10月21日至24日,10月21日9:00—20:00报到。四、会议及报到地点北京市××饭店(石景山路29号)。五、有关事项(一)参会人员每人需交纳会务费200元(含资料费、考察费等)。往返路费、住宿费自理。住宿由会务组统一安排,住宿每人每天100元。(二)参会人员请于9月25日前将加盖单位公章的颁奖会回执表以挂号信、传真或发邮件至组委会。(三)乘车路线:①西客站:乘747路“××饭店”站下车即到;②北京站:乘地铁至建国门换1线,“八角游乐园”站下车往西800米;③机场:乘民航大巴至西单、公主坟换乘一线地铁“八角游乐园”站下车往西800米或乘337、747路公交车“××饭店”站下车即到。④市区:337、389、621、728、747、959、965路公交车“××饭店”站下车即到。报名电话:010-628×××××传真:[phone]××收件地址:北京1000××-0××信箱邮编:1000××联系人:×老师E-mail:x××@staroc.com专此奉达,并颂秋祺中国教育学会(印章)中国教育报(印章)中央教育科学研究所(印章)二五年八月二十五日〈分析〉为推动《中共中央、国务院关于进一步加强和改进未成年人思想道德建设的若干意见》的深入贯彻落实,中国教育学会、中国教育报、中央教育科学研究所、“小公民思想道德建设活动”组委会主办“第四届全国中小学思想道德建设优秀成果展评活动颁奖暨德育经验交流会”。特邀请在本次活动中成绩突出的××学校领导参加会议。1.写作思路邀请信要写明邀请的原因、活动内容以及具体安排,以便被邀请者能按时参加。语言要诚恳,要体现对受邀者的尊重。2.写作步骤标题:邀请信。标题要居中,字体比正文稍大。以文种作标题。称谓:顶格写被邀请者的单位名称“××学校”。正文:首先说明邀请的原因,然后介绍了活动内容、参加对象、活动时间、活动地点及有关事项。结尾:写祝颂语“专此奉达,并颂秋祺”。落款:在结尾右下方写上邀请单位名称并加盖印章,在名称下面写明年月日。77第三单元事务性公文的写作(二)病文与分析〈原文〉邀请信林××:过几天就是我校成立20周年的日子,欢迎你赏光。××职业高级中学2005年9月16日〈简析〉这是一篇不符合规范要求的邀请信,格式、内容方面都存在诸多问题,下面逐一加以分析:1.标题要居中,字体应比正文稍大。2.称谓要顶格书写,个人姓名后应加职务、职称或“同志”、“先生”、“女士”等相应的称谓。3.称谓下一行空两格写问候语“您好”。4.主体部分应说明邀请的原因和活动的内容,介绍活动安排的细节,并提出邀请。5.在正文下一行空两格写祝颂语。6.成文日期用汉字书写,加盖邀请单位印章。〈改稿〉邀请信林××校长:您好!正值我校成立二十周年之际,为感谢您多年来对我校教育事业的关心和支持,特邀请您参加我校十月六日上午九时十八分在本校报告厅举办的校庆二十周年庆典仪式并在主席台就座。专此奉达,并颂秋祺××职业高级中学(印章)二五年九月八日1.语气诚恳热情,使对方感受到邀请者的诚意而愉快地接受邀请。2.文字简洁明了,写清楚活动的时间、地点、内容。如有其他要求,也可提出,供被邀请者事先考虑准备。87公文写作方法与技巧(一)