企业公文写作基本知识和技巧

企业公文写作规范及技巧提纲：●公文写作概述●常见公文写作基本知识●重视公文写作一、公文写作概述1、什么是公文写作公文的写作指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。公文写作包括起草初稿、讨论修改形成送审稿的整个过程。2、公文写作的基本要求公文写作除了遵循文字通顺、观点与材料统一、层次分明、主题明确、结构合理等一切文章写作的通则之外，还应遵循公文自身的特殊要求。合法求实合体简明。严谨。突出。规范。3.公文写作的写作程序主要包括公文写作的准备、公文的撰拟、公文的修改、公文的审核、公文的定稿五个阶段。二、常见公文写作基本知识（一）通知通知是公司常用的一种公文，通知适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。1.分类发布性通知指示性通知中转性通知2.基本结构2.1标题发布性通知：发文机关名称、被发布的规章制度名称和文种三要素组成。如：陕西省地方电力（集团）有限公司关于印发《技术进步和管理创新奖评审奖励办法》的通知指示性通知：“制文机关”、“事由”与“文种”三个要素组成。如：陕西省地方电力（集团）有限公司关于做好2014年春季防雷试验工作的通知中转性通知（批转、转发性通知）：批转（转发）文件的机关名称、主要内容与文种三个要素组成。如：陕西省地方电力（集团）有限公司转发省发改委《关于开展2010年农网改造升级总体工程检查验收》的通知2.2正文发布性通知：一般应当载明两层内容：一是明确指出所发布的是什么规章制度，该规章制度的施行或生效日期及相关事项说明；二是提出贯彻执行的希望或要求。对于一些重要的制度，文种还要强调它的重大意义。在具体表达次序上，开头都要通过一个“提前”句式，使用“现将”二字。把要发布的规章制度展现给阅者。如：现将《陕西省地方电力（集团）有限公司电子公文管理暂行办法》印发给你们，请遵照执行。指示性通知：“总-分-总”的结构模式“撮要分条式”的结构模式批转、转发性通知：正文通常要写明三层意思：一是表明对外批转文件的态度；二是强调阐述了批转该文件的重要性和必要性；三是提出贯彻执行的希望和要求。具体情况而定，可以是一句话，也可以是若干条段。如本文即是一个长句：“各地区、各部门要统一思想，高度重视，落实责任，切实做好有关工作。”2.3结尾发布性通知：有两种情形，或是要求下级反馈贯彻执行的情况。在多数情况下，结尾是用来宣布规章制度的时效的，其写法有的是“从即日起施行，也有的是”自x年x月xx日起施行。并写明原有相同的法规、规章同时废止等。指示性通知：主要是对有关单位提出贯彻执行的希望和要求。批转、转发性通知：结尾要写明本通知的制发日期、并加盖公章。3．写作要领3.1要拟定一个明晰恰切的标题。3.2对于非周知性的通知，应一律写明主送机关名称，不论被通知的机关为几个。3.3不论哪类通知，事项部分都要写的符合实际，切实可行。应知应办的事项要交代清楚，文字要简练准确。参考例文：发布性通知：陕西省地方电力（集团）有限公司关于印发《电子公文管理暂行办法》的通知各市分公司，各发电、辅业、多经子公司，直属中心：现将《陕西省地方电力（集团）有限公司电子公文管理暂行办法》印发给你们，请遵照执行。陕西省地方电力（集团）有限公司2013年××月××日指示性通知：陕西省地方电力（集团）有限公司关于进一步加强安全监督卡执行工作的通知各市分公司，各发电、辅业、多经子公司，直属中心：为落实安全监督痕迹化管理工作要求，进一步规范和正确使用安全监督卡，提高安全监督工作效能，现就有关事项通知如下：一、提高对安全监督卡的认识××××××××××××××××××××××××××。二、规范安全监督卡的使用××××××××××××××××××××××××××。三、加强安全监督卡的执行××××××××××××××××××××××××××。陕西省地方电力（集团）有限公司2014年××月××日转发性通知：（二）通报通报是告知性的下行文种，适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。1.分类1.1表彰性通报1.2批评性通报1.3情况通报2.基本结构通报的内容通常由标题、正文和落款四部分组成2.1标题直述式通报:由制文机关、事由与文种组成。如《国务院关于表彰国家科委等单位常年深入基层开展扶贫工作的通报》等。转述式通报:由制文机关、被转发的文件名称和文种组成，如《中国工商银行XX省分行转发XX市支行关于发生重大盗窃案件的检查报告的通报》。假若被转发文件的文种系“通报”，则应省略自身使用的“通报”文种，避免“通报”重叠。2.2正文一般包括三个方面：一是叙述事实，写明事件的起因、发展和结果，包括事件发生的时间、地点、单位和人员，主要情节、后果或影响。二是分析事件的教育意义，表扬性通报需要分析主要经验和提出学习的具体要求；批评性通报则应分析产生问题或错误的客观原因和主要教训，提出今后防止和杜绝发生类似事件的主要措施。三是制发通报机关的态度、意见和要求。具体写法：表彰性通报。正文基本是由“情况”-“决定”-“希望”三个部分组成。所谓“情况”即表彰缘由，在这个部分采用概括的手法，介绍被表彰单位或个人先进模范事迹，以此作为制发本通报的依据；所谓“决定”，即表彰的具体内容，如立功受奖、授予荣誉称号等；最后是提出希望与要求，既包括对被表彰者的有关戒骄戒躁、再接再厉的要求，也包括对别人、别单位向被表彰者学习的要求。批评性通报。开头先概述事情的基本情况，亦即“问题”；然后，对“问题”进行分析，探因求源，找出产生这一问题的具体因素；第三层内容是对“问题”的解决办法，亦即处理意见或情况；最后提出希望或要求。指导性通报。开端首先是“提出问题”，然后对所提出问题进行多方面分析，最后是解决问题的几点要求。较多地使用一些祈使性的语言，如“必须”、“不得”、“严禁”等。2.3落款。包括发布通报的机关名称和日期两项要素。3.写作要领3.1针对性3.2抓住时机3.3注意典型的真实性。3.4向深处挖掘。3.5用语要简明。3.6要区别直达式通报与转述式通报。7、区别指示性通知与指导性通报。关键要弄清所依据的事实是某一方面情况综合，还是刚刚发生的某一典型案例。虽然都是要提出解决问题的意见，均要求下级去办，但如属前者应用“指示性通知”，如系后者则可用“指导性通报”。参考例文：(指导性通报)春节期间12398投诉举报热线接听情况的通报各市分公司：西北能源监管局下发了《关于2014年春节期间12398投诉举报热线接听情况的通报》（西北监能稽查[2014]4号），通报了春节期间12398投诉举报热线接听情况，暴露出我公司还存在农村个别台区供电能力低、节假日负荷预测不准确，个别单位巡视、检修和消缺工作存在漏洞、外力破坏等问题。各市分公司要针对投诉问题采取措施，做好供电服务的过程控制，有效降低投诉事项。现将有关情况通报如下：一、基本情况春节期间，12398投诉举报热线受理全省有效信息26件，其中集团公司有效信息19件，占投诉有效信息的73%。较2013年的32件同比下降40.6%。按投诉举报类别分，××××××××××。按地区分，××××××××××××××××××××××××××××××。二、投诉举报事项分析从接收到12398投诉举报情况来看，投诉客户大部分为农村客户，投诉内容主要集中在故障停电方面。反映的主要问题为：一是××××××××××。二是××××××××××。三是××××××××××。四是××××××××××。三、整改措施1.××××××××××。2.××××××××××。3.××××××××××。4.××××××××××。5.××××××××××。四、工作要求1.各单位将调查、整改和处理情况于3月14日前报集团公司市场营销部。2.各分公司要按照供电监管办法的要求，做好员工服务行为的考核、监督工作。陕西省地方电力（集团）有限公司2014年××月××日（三）报告报告是公司机关使用频率较高的一个文种，适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问事宜。1.分类1.1按所涉及的内容不同：综合性报告专题性报告1.2按行文的目的与作用不同：工作报告情况报告呈请性报告例行报告2．基本结构2.1专题性报告专题性报告一般由以下几部分组成：2.1.1标题。要明显反映出所报告的专题事由，由“事由”加上“情况报告”或“报告”字样组成，如《陕西省地方电力（集团）有限公司农网还贷资金征收使用情况年度报告》等。2.1.2正文。一般采用“三段式”的结构，这种结构又有两种基本情况：一是“情况-问题-意见”，这种形式多系以反映情况为主的专题工作报告。二是“情况-做法（或经验）-不足”。这种形式适用于以总结经验为主的专题性报告。2.1.3结尾。通常要写上一句结语，如“特此报告”、“以上报告如有不妥，请批示”，等等。2．2综合性报告综合性报告的内容结构一般由以下几个部分组成：2.2.1标题。由“时间概念”加上“工作报告情况”字样构成，如《××年上半年工作情况综合报告》。2.2.2正文。把握好三点内容：第一，要有一个概括说明全文主旨的开头。第二，要有一个比较丰富的主体。第三，要有一个极为具体的结尾。3.写作要领3.1汇报工作的内容必须真实可靠3.2报告要迅速及时3.3反映的情况要有信息价值3.4对情况要有分析、有看法3.5报告中不能夹带请示事项参考例文：关于2014年榆林电力供需平衡预测的报告省发改委：根据贵委《关于做好2014年全省电力供需平衡预测的函》要求，我公司在对榆林2013年电力供需情况分析的基础上，对榆林2014年电力供需形势进行了预测。现报告如下：一、2013年榆林电网电力供需情况1.电源基本情况。（略）2.2013年电力供需情况。（略）二、2014年电力供需预测1.电源情况预测。（略）2.电力供需情况预测。（略）三、存在的问题1.××××××××××。2.××××××××××。四、采取的措施1.××××××××××。2.××××××××××。附表：××××××××××。陕西省地方电力（集团）有限公司2013年××月××日（四）请示“请示”适用于向上级机关请求指示、批准。1.分类1.1直接性的请示1.2批转性请示2.基本结构请示的内容结构一般由标题、正文、结尾、落款四部分组成，其写法如下：2.1标题。请示的标题由发文机关、事由、请示这三要素组成。如《陕西省地方电力（集团）有限公司关于拨付农村电网建设与改造还贷资金的请示》等。2.2正文。请示的正文由请示理由（问题）和请示事项两部分构成。2.2.1请示问题的理由。这部分应写明请示的问题并陈述理由。2.2.2请示批准的事项。2.3结尾。要提出明确的要求，语气要谦恭。可写作“妥否，（可否、当否、是否可行），请批示”或“以上如无不妥，请批转有关单位执行”等。4.落款。写上请示的机关名称和成文日期，并加盖公章。3.写作要领3.1要一文一事3.2不要多头请示3.3一般不要越级请示3.4不要与报告混淆使用。如《关于×××输变电工程可行性研究报告的报告》3.5注意请示内容的完整参考例文：陕西省地方电力（集团）有限公司关于榆林电网电价调整有关问题的请示省政府：为打造榆林低电价区，根据省政府会议精神，今年6月，省物价局以陕价商发[2013]60号文件对榆林电网电力价格进行了调整：自2013年5月1日起，将榆林电网火电上网电价和大工业销售电价同时降低每千瓦时3.86分。按照2012年电量测算，榆林电网火电上网电量为75.5亿千瓦时，大工业销售电量为83.45亿千瓦时，由于购售电量不匹配，两个电量基数相差7.95亿千瓦时没有降价资金来源，影响到我公司每年利润减少3068万元，营业收入减少3.22亿元。5月29日，省政府召开专题会议，确定了榆林电网电价调整方案，同时提出我公司因调价减少的利润可由省财政给予补贴，或由省国资委调减相关指标。这两种方法属于一次性补贴，而我公司因调价减少利润的影响每年都会发生，且这一金额会随着榆林工业电量增长逐年增加，企业无力负担。2013年8月，国家发展改革委下发发改价格[2013]1