企业常用公文写作训练讲义

企业常用公务文书写作训练公文写作的作用与意义：•公文写作是职业人的基本功•公文写作是实现自我的重要一环•公文写作是整合组织资源的重要手段第一节公文概述第二节如何写出好文章第三节如何使文章生动有效第五节常用公文示范讲解第七节常见问题分析及测试第六节商务电函写作规范第四节如何使文章更加规范公文概述一、公文概念、特点、种类、格式(一)公文概念1、广义公文2、狭义公文1、广义公文：国家党政机关、社会团体、企事业单位在公务活动中形成和使用的公务文书。可分为通用公文和专用公文。（1）通用公文：①法定公文：指党和国家权威机关界定使用的公文。②事务性公文：没有纳入法定公文范围，但在日常公务活动中经常使用的公文。（2）专用公文：指一些具有专门职能的部门在特定的业务范围之内使用的公文。2、狭义公文：指国家行政机关公文。是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。有法定的文种：共13种。•特定的作者•法定的执行效用•规范的文体、结构和格式•文字庄重、准确、精炼(二)、公文的特点有规范的语言①表达方式：有叙述、议论、说明，其中以说明为主，基本不用描写和抒情。叙述具有概括性；议论具有直陈性；说明具有提要性。②语体风格：庄重、准确、精炼。有固定化一的结构①开头②主体③结尾(二)、公文的特点(三)公文的作用领导指导作用行为规范作用传递信息作用公务联系作用凭据记载作用(四)公文的种类1.《国家行政机关公文处理办法》规定，我国现行行政公文为：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要共13种。2.公文按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。3.按内容及所限定的阅读范围程度，公文可分为秘密公文、普通公文。4.按时限要求，公文可分为紧急公文和常规公文。（五）公文的格式排版要求印装要求书面结构公文的格式排版格式：正文使用3号仿宋体字。字形有小标宋体、黑体、楷体等。一般每面排22行，每行排28个字。印装格式：左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。210mm297mm37±1mm28±1mm225mm156mm公文用纸格式公文的一般格式(一)眉首包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等。000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知××××(主送机关名称)：(正文)×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.×××××2.×××××××××(发文机关名称)二×××年×月×日(印章)(附注：×××××)主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。××××(印发单位)2×××年×年×日印发公文的一般格式例如国发〔2004〕40号机关代字年号序号***发〔2008〕5号机关代字年号序号公文的一般格式000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知××××(主送机关名称)：(正文)×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.×××××2.×××××××××(发文机关名称)二×××年×月×日(印章)(附注：×××××)主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。××××(印发单位)2×××年×年×日印发7.红色反线。（红星）公文的一般格式(二)主体包括标题、主送机关、正文、附件、成文日期、公文生效标识、附注等。000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知××××(主送机关名称)：(正文)×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.×××××2.×××××××××(发文机关名称)二×××年×月×日(印章)(附注：×××××)主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。××××(印发单位)2×××年×年×日印发公文的一般格式例如中国银行关于发现伪造人民币的通报发文机关主要内容文种关于召开优秀党员表彰大会的通知省略发文机关通告省略发文机关、主要内容公文的一般格式(三)版记包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线、版记的位置等。000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知××××(主送机关名称)：(正文)×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.×××××2.×××××××××(发文机关名称)二×××年×月×日(印章)(附注：×××××)主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。××××(印发单位)2×××年×年×日印发×××××××××二○○九年二月五日当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，使印章与正文同处一面，不得采取标识此页无正文的方法解决。×××××。（发至××级）二○一三年二月五日联合上报的公文，由主办机关盖印；联合下发的公文，发文机关都应盖印。（六）、公文写作基本规则据《国家行政机关公文处理办法》第五章第二十五条规定，草拟公文应当做到如下事项：（一）符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。（二）情况属实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述不由，字词规范，标点准确，篇幅力求简短。（三）人名、地名、数字、引文准确无误。（四）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四“（1）”。必须使用国家法定的计量单位。（五）用词用字准确、规范文内使用非规范化的简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（六）词语的选择：截至与截止、制定与制订、其他与其它、作与做（作为、做法……）。词语的感情色彩：领导到会一般为“讲话”，不是“发言”。（七）常用的事物和概念的特殊表达要求：时间的表达：精确空间的表达：准确数量的表达（倍数、分数、以上、以下）：①要反复核实。②要精选数字，切忌过于繁琐。③要加强分析，避免零乱堆砌。④要规范使用，避免产生歧义。《条例》的新变化2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《党政机关公文处理工作条例》，同时废止了《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》，实现了党政机关公文格式和处理办法的统一。《条例》的新变化（一）公文种类的最新变化《党政机关公文处理工作条例》，规定公文种类主要有（15种）：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。《条例》的新变化与原《条例》和原《办法》的不同1、注重继承保留。2、原则上不区分党政机关文种适用对象（除命令、议案两个文种）。3、15个文种适用范围表述有所变化。《条例》的新变化（二）公文格式的变化《党政机关公文处理工作条例》规定“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等18个要素组成”。从要素看，主要是增加了“份号”、“发文机关署名”、“页码”，减少了“主题词”。《条例》的新变化1、份号原来规定只有绝密、机密级公文标明序号。《条例》新规定：所有涉密公文都应标注份号。一般用3号黑体，用6位阿拉伯数字，顶格编排在上角第1行。例如：№000001《条例》的新变化2、密级和保密期限定义和要求基本一致。标注位置由版心右上角调整至左上角。一般用3号黑体，顶格编排在版心左上角第2行，数字用阿拉伯数字。《条例》的新变化3、紧急程度原来规定紧急公文根据紧急程度分别标注“特急”、“急件”。《条例》新规定:紧急公文分别标注“特急”、“加急”。标注位置由右上角调至左上角。电报分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”，要求没有变化。•《条例》的新变化5、落款署名及成文日期原来要求署名不盖章，盖章不署名。现在要求除电报、会议纪要以外，一般既要落款署名，又要加盖印章。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全。•《条例》的新变化6、版记部分（1）取消了主题词；（2）字号调整为4号仿宋体字；（3）首条、末条分隔线为用粗线，中间分隔线用细线。•《条例》的新变化7、页码1、用４号半角宋体阿拉伯数字，数字左右各放一条４号一字线。（错误：第4页，第四页，4正确：-4-）2、单页码居右空１字，双页码居左空１字。3、版记页前有空白页的，空白页与版记页均不标页码，表格横排时，页码位置与其他页码保持一致。公文结构用语•一是开头用语：用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。•二是结尾用语：如：为要（盼）、特此通知（报告、函告）等。•三是过渡用语：如：为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。•四是经办用语：如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。•五是称谓用语：有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该等等。企业常规商务文书“公文不一定要好文章，可是必须写的一清二楚，十分明确，字稳词妥，通体通顺，让人家不折不扣地了解你说的是什么。”----叶圣陶公文主旨公文主旨：又称题旨、立意等。具体地说，主旨就是通过文章的具体材料所表达的中心思想、基本观点或要说明的主要问题，是作者对客观事物的评价和态度。•简明•准确•朴实•庄重•规范企业常规商务文书之写作特点企业常规商务文书之四要素主旨素材结构语言企业常规商务文书之撰写要点时刻站在你的读者的角度来想问题！如何写出好文章•制定正确的行动目标•决定文章的正式程度•决定文章的总体风格•选择文章的层次结构•列出文章的大纲•撰写初稿如何写出好文章--制定正确的行动目标•争取优先级•需要回执•凡事预则立，不预则废如何写出好文章--决定文章的正式程度•你本人很了解对方么？•目标读者比你的地位低吗？•是好消息吗？1分----------------------------10分文章的正式程度表现在：•形式•称谓•语气如何写出好文章--决定文章的总体风格说服矩阵资源充足简单型说服型（1）罗列事实（2）多次沟通短文即可强调利益所在立场一致立场不一致解决问题型艰难型（3）有问有答（4）不值得花费精力资源不充足如何写出好文章--选择文章的层次结构•连贯式—报告•并列式—报告、总结、建议书•分析问题式—批复、指示、命令•问答式—企业内刊、内部通讯•行动结果式—推荐信、推销信如何写出好文章--列出文章的大纲•提纲法•辐射法如何写出好文章--撰写初稿•静下心来•一气呵成如何使文章生动有效“我们很高兴的宣布，我们的新图书馆会在6月份对外开放，欢迎光临。”如何使文章生动有效--增加情感指数•增加第二人称代词（单数复数）、第三人称专有名词•对读者的暗指可以用祈使句•“我很高兴的宣布，我们公司在10年度超过了预期的目标，完成任务了”。如何使文章生动有效—读者为尊•“我非常高兴推荐张良加入贵方的战略团队，其财务技能能帮助团队计算投资收益率和盈亏平衡点，其乐观向上的个性会使每个人都笑口常开”。换一种写法？•正面反馈•修正性反馈•负面反馈•没有反馈如何使文章生动有效—有效反馈让读者马上行动……给个死期如何使文章生动有效—增加紧迫性•“每个员工的绩效考评将根据每个人的全面成长来计算。公司会用几个标准来综合评分。所有的方法都很重要，希望每个员工重视个人的全面发展”。如何使文章生动有效—增加可信度•“考虑了景观和工程因素之后，我们将建筑位置定在离河最远的地方，或者如果这个位置不能够为大家所接受，我们将会聘请调查员考察一下其他可选的建筑地