企业行政公文写作

L/O/G/O企业行政公文写作基本常识主讲：综合管理部安延章第一部分：公文种类、行文要求概述Clicktoaddtitleinhere企业公文是在生产经营和行政管理等过程中形成的具有强制执行效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，贯彻落实企业战略部署、经营方针，发布规章制度，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况和进行经营活动等的重要工具和历史资料。第一部分：公文种类、行文要求概述一、公文种类公文种类主要分为：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等种类。（命令、指示、公告、通告、议案）（一）决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员。（二）通知适用于批转所属部门/公司的公文，转发上级主管部门和不相隶属单位公文；发布规章制度；要求所属部门/公司办理和需要周知或共同执行的事项；任免干部等。（三）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。第一部分：公文种类、行文要求概述（四）报告适用于向上级主管部门汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级机关的询问。（五）请示适用于向上级主管部门请求指示、批准。（六）批复适用于答复所属部门/公司、群众组织请示事项。（七）意见适用于对重要问题提出意见和处理办法。（八）函适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复某一事项或某些业务性、临时性的问题等。第一部分：公文种类、行文要求概述（九）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。（十）命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（十一）通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。（十二）议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。第一部分：公文种类、行文要求概述二、行文要求（一）行文应当注重必要性和实效，坚持少而精的原则。（二）行文关系根据职权范围、隶属关系确定，一般不得越级请示或报告。（三）“请示”应当一文一事，只写一个主送单位。如需要同时送其他单位，应用抄送形式，原则上不得同时抄送下属单位。（四）报告不得夹带请示事项。第一部分：公文种类、行文要求概述（五）主送上级主管单位的公文，用“请示”或“报告”；向无隶属关系的有关部门洽谈工作、询问和答复问题、请求批准等，行文用“函”，只主送一个单位，其他有关单位抄送。第一部分：公文种类、行文要求概述三、草拟公文应注意以下事项：（一）内容要符合国家的法律、法规，符合党的方针、政策，符合上级主管部门和本企业的有关规定和实际。（二）情况确实、观点明确、条理清楚，层次分明，文字精炼，用词恰当，标点准确，篇幅力求简短。行文关系恰当，公文体式得当，使用规范化简称。（三）涉及国家秘密和企业秘密事项的公文要依据《中华人民共和国保守国家秘密法》规定，准确划定密级，按要求明确标明密级及保密期限。第一部分：公文种类、行文要求概述（四）人名、地名、数字、行文要准确。时间应写具体的年月日。引用公文先引标题，后引发文字号。（五）行文要使用国家法定计量单位。数字，除成文时间、部分结构层次、序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为语素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。（六）公文中章节序数的写法一般按下列顺序排列：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层“1”，第四层为“（1）”。（七）文稿一律用钢笔、签字笔书写或计算机打印稿，原稿一并附后。第二部分：如何写公文第一节决定一、概述决定——是各单位对特定事项或问题作出的决议或规定，要求相关人员必须贯彻执行，绝不能阳奉阴违。它最主要的特点是指令性和规范性。决定的使用范围很广，国家党政机关、组织团体和企事业单位都可以使用。二、格式与内容决定的格式一般由标题、正文、发文机关、成文日期等几部分组成。第二部分：如何写公文1、标题一般由发文机关、事由和文种组成，例如《国务院关于进一步加强产品质量工作若干问题的决定》、《深州冀东混凝土有限责任公司关于表彰2011-2012年度先进党支部、优秀共产党员和优秀党务工作者的决定》。2、正文决定的正文可采用分条列述式、篇段合一式或分段式的结构方法。无论采用哪种结构形式，都要写明两项内容：第一，决定的根据；第二，决定的内容。如果是法规性决定，还要提出希望或要求。第二部分：如何写公文奖惩性决定的写法与前两种写法差别较大。这种决定一般采用分自然段的方法:一是先介绍被表彰或被惩处的单位或个人的基本情况。二是叙写具体的先进事迹或错误事实。三是奖励或处分的依据。四是具体的奖励或处分的决定。第二部分：如何写公文3、发文机关要写机关全称或者规范化简称。单一机关制发的行政公文，此项内容可以省略。4、成文日期要用汉字写明年、月、日。第二部分：如何写公文三、范例例1××公司关于表彰×××和×××部门的决定各分公司、各部门：×××在本公司技术创新评比活动中获得冠军。为表彰×××，及其所在的××部门的工作成绩，促进公司的技术革新活动，推动公司的技术改造，公司决定：1、向×××颁发奖状和奖金×万元。2、向××小组颁发奖状和奖金××××元。3、向××部门颁发奖状和奖金×××元。××公司××××年××月××日第二部分：如何写公文第二节通知一、概述通知是上级机关向下级机关传达指示、批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，布置工作与周知事项时所用的一种下行公文，有时也是告知有关单位需要周知或共同执行的事项的平行文种。第二部分：如何写公文二、格式与内容按通知的性质来划分，一般可分为告知性通知、布置性通知、发布性通知和会议性通知。告知性是每一种通知的共同特性。通知一般由标题、正文和落款及时间几个部分组成。1、标题标题有两种格式，一种是公文规范性标题，另一种由事由加文种构成。前者由发文单位、文种构成，如《×××(发文单位名称)通知》；后者由事由和文种构成，如《关于认真贯彻执行会计从业资格管理制度有关规定的通知》。第二部分：如何写公文2、正文因通知的类型不同，正文的写法、要求也不同。(1)告知性和布置性通知。这类通知是上级单位向下级单位作出某项指示、布置某项工作的通知。具体要求是：缘由要充分，行文要简洁，事项要交代清楚。“特此通知”、“以上事项望周知”是这类通知惯用的结尾句式。(2)批示性通知。这类通知大都以批转或转发的文件为主，通知本身只起按语的作用。“现将……转批(转发》给你们，请研究执行(参照执行、遵照执行)”是这类通知惯用的结尾句式。第二部分：如何写公文(3)会议性通知。这类通知正文包括两部分，即通知的缘由和通知事项及内容。前者要写出召开会议的目的、意义；后者主要交待会议议题、时间、地点，必要时还要交待参加人员的条件、范围等。(4)任免性通知。这类通知就是任命和免去干部(企业管理、领导层人员)职务的通知。只有任命事项没有免去事项的通知，叫任命通知；只有免去事项没有任命事项的通知，叫免职通知。因为任免通知关系到人事变动，所以在提法、措辞、人名次序排列上要特别慎重。第二部分：如何写公文3、结尾签署发文单位和发文时间。单位就是指发文单位，时间就是发布通知的时间。第二部分：如何写公文例1（会议通知）会议通知各部门领导：谨定于20××年××月××日上午9时30分在××召开××会议，请准时参加。随本通知送评议表一份，请认真填写并于开会前上交。××公司××××年××月××第二部分：如何写公文例2(告知性通知)××公司关于地址迁移的通知我公司公司迁至××市××大街××号办公，新开户银行××市××分理处，账号：××××××，原来的开户银行及账号8月1日撤销。特此通知××公司××××年××月××日第二部分：如何写公文例3（任免通知）××总公司关于×××同志职务任免的通知××分公司：经总公司研究决定：任命×××同志为×××分公司经理，免去其××室主任职务。××公司××××年××月××日第二部分：如何写公文第三节通报一、概述通报是用来向所属单位或群众传达重要情况、表扬好人好事、批评错误的一种公文形式。它是从事工作指导、思想教育时常用的一种公文。从行文关系看，通报属下行文。通报通过反映有关典型事例或情况，表达了上级机关、领导部门的意图和精神，具有领导指导性。第二部分：如何写公文通报有以下特点:1、客观、真实通报的内容不仅必须真实准确，而且还必须有典型性、代表性，才能起到较广泛的教育推动作用，所传达的重要精神也应对一个时期或一个方面的工作有重要的指导意义。2、告知范围广由于通报所列内容具有典型性，需要推广，因此，一股情况下通报下发的范围较广。3、及时性通报行文的目的在于尽快把情况传达出去，以引起广泛注意，促进工作，因此特别要求及时性。第二部分：如何写公文4、灵活性它主要表现在，告知的对象不是特定的，不是专对某个机关单位或个人，而是“众所周知”的；通报没有周期长短的限制，有事实有必要，即可发通报。根据内容区分，通报大体可以分为四种类型:（1）表彰性通报这类通报的内容，是将具有典型意义的好人好事通报所属系统或单位，以树立正面榜样，弘扬其优秀品质和崇高精神，或推广其先进经验和做法，以达到推动、改进工作，树立社会主义新风的目的。第二部分：如何写公文（2）批评性通报这类通报的内容，是将具有典型意义的倾向、思潮，言论、行为通报所属系统或单位，有针对性的提出克服错误倾向或错误言行的办法、要求，以达到引起警戒、接受教训的目的。（3）情况通报这类通报的内容主要是需要告知本系统或本单位的有关重要情况，目的是互通信息和沟通情况，以增加政务透明度，也使相互了解，取长补短，做好协调和配合，促进工作的顺利进行。（4）事故通报这类通报常用于报道重大事故，对事故的来龙去脉和前因后果，作综合分析，着重于找出原因，讲清危害，引起教训，使更多的单位或个人引以为戒，防止此类事件的再次发生。第二部分：如何写公文二、格式与内容1、标题有规范的完整标题，也有不完整的、由事由加文种的标题xx公司关于纠正销售工作的不正之风的情况通报》。有时也可以只写通报二字。2、主送单位一般通报都有主送单位，少数普发性通报可以不写此项。第二部分：如何写公文3、正文一般由四部分组成，(1)引言。主要是概括通报的内容、性质、作用和要求。(2)事实。表扬性通报写先进事迹；批评性通报写错误事实。写作时应注意的问题是：既要把主要事实写清楚，又要写得概括精练。(3)分析及处理。对先进事迹的先进性或错误事实的本质，进行恰如其分地分析，有的还写出先进事迹或犯错误的原因，并且提出处理意见；表扬性通报写出给予精神或物质奖励的决定：批评性通报写出处分决定。第二部分：如何写公文(4)号召或要求。根据通报的精神要求如何去做，或者号召为实现什么目标而奋斗。4、结尾写明发文单位和日期。如果发文单位在标题前已加上去，此处可以只写日期。下发或张贴的通报要加盖公章。第二部分：如何写公文例1中国工商银行××市分行关干表彰20××年度金融先进集体、金融先进工作者的通报20××年，我行全体员工在支行党总支的正确领导下，以“三个代表”重要思想和党的“十六大”精神为指针，紧紧围绕“效益、质量、安全”六字方针，严格执行党和国家的各项金融政策，与时俱进，扎实工作，为我行的改革、经管、发展做出了积极的贡献，涌现出一大批金融先进集体、金融先进工作者。为树立典型，弘扬先进，进一步激发全行员工的工作积极性，根据各部室推荐，行长办公会审定，决定授予办公室等三个部门为20××年度支行金融先进集体，授予×××等30名同志为20××年度金融先进工作者，并给予通报表彰。第二部分：如何写公文希望受到表彰的集体和个人要继续发扬成绩，再接再厉，在今后工作中取得更加优异的成绩。同时全行员工要以双先为榜样，振奋精神，锐意进取，为全面完成20××年各项工作目标努力工作。附：先进集体、先进工作者名单(略)中国工商银行××市分行××××年××月××日第二部分：如何写公文例2