党政公文写作知识讲座(1)(修订)(2)

党政机关公文处理知识讲座吴孟轲党政机关公文处理第一节公文种类第二节行文规则第三节公文格式第四节制发公文和收文办理第五节如何写报告第一节公文种类一、新《条例》与原《条例》、原《办法》在文种方面的主要不同（一）文种的总数有变化。⊙原《条例》规定文种有14个，原《办法》规定文种有13个。其中，两者名称相同的文种有9个，名称不同的也有9个，合计党政机关有18个文种。⊙新《条例》规定党政机关公文有15个文种，相对减少了原条例中“指示”、“条例”、“规定”这3个文种。（二）个别文种名称有变化。⊙新《条例》将“会议纪要”文种名称简化为“纪要”。（三）一些文种适用范围的表述有变化。二、新《条例》与原《条例》、原《办法》在文种适用范围表述上的比较（一）决议。适用于会议讨论通过重大决策事项。比较：原《条例》为“重要”。（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。比较：比原《条例》增加后面两项适用范围。与原《办法》表述基本相同。（三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。比较：在原《办法》基础上增加“批准授予和晋升衔级”内容。（四）公报。适用于公布重要决定或重大事项。比较：原《条例》为“事件”。（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。比较：与原《办法》相同。（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。比较：比原《办法》增加“在一定范围内”。（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。比较：与原《条例》、原《办法》相同。（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。比较：删除了原《条例》、原《办法》中有关任免人员的表述。（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。比较：与原《条例》、原《办法》相同。（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。比较：比原《条例》减少“提出建议”适用范围。与原《办法》相同。（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。比较：与原《条例》、原《办法》相同。（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。比较：比原《条例》增加“事项”两字。与原《办法》相同。（十三）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。比较：与原《办法》相同。（十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。比较：与原《条例》、原《办法》相同。（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。比较：原《条例》为“精神”两字。三、如何选用文种其一，选用文种两大原则(一)要在规定的文种里选用文种，不能无中生有。(二)要按规定的适用范围选用文种，不能张冠李戴。其二，选用文种五种方法（一）根据发文机关所在的系统来选用文种。①党、政都可用的文种（10个）决定、公报、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。②党委机关专用的文种（1个）决议。③行政机关专用的文种（4个）命令（令）、公告、通告、议案。公文一般由三部分组成，第一部分为眉首，即：发文机关（红色）、编号、密级、紧急程度、发文字号、签发人；第二部分为正文，即：标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、附注；第三部分为版记，即：主题词、抄送机关、印发机关和时间等组成。（二）根据发文机关的层级和职权来选用文种。1.受层级限制的文种：决议、公报、命令、令、公告。2.受职权限制的文种：议案。(三)根据发文机关的行文方向来选择文种。1.向上级机关行文时：报告、请示、意见。2.不相隶属机关之间相互行文时：函、通知、议案。3.向国内外或一定范围内不特定人群告知事项时：公报、公告、通告。4.向下级机关行文时：决议、命令(令)、决定、通知、通报、批复、意见、纪要。（四）根据发文意图来选择文种。1.用于部署工作①决议②命令③决定④（执行性）通知⑤意见2.用于告知事项①公报②公告③通告④（告知性）通知3.用于汇报工作①通报②报告③函4.用于附载法规或印转文件①(公布行政法规和规章)令②议案③(印发、转发、批转)通知5.用于奖惩①(嘉奖)命令②决定③通报6.用于任免①(批准授予和晋升衔级)命令②通知③议案7.用于呈请和商请①请示②函③（有关决策建议的）议案8.用于答复事项①批复②函③报告9.用于记载会议①纪要(五)按照公文的性质和内容的差异来选用文种。1.请示、报告①是否有陈请性。②是否有求复性。③是否有事前性。2.函与请示、报告①函是向平级和不相隶属单位行文。②请示和报告是向上级机关行文。级单位行文。3.决定、通知、意见①决定、意见与通知的区别在于内容的重要程度不同。②意见与决定、通知的区别在于内容的具体程度不同。第二节行文规则一、向上级机关行文的规则（一）行文方式。逐级行文，一般不得越级行文。（二）主送。原则上主送一个上级机关。（三）抄送。1.可根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关。2.不抄送下级机关。3.特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。4.受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。（四）请示件的要求。1.请示应当一文一事。2.不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。3.下级机关的请示事项，如需要以本机关名义向上级机关请示，本机关应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。⊙这是新规定。这一规定，体现了责权相适应的原则，有助于约束中间部门的行文行为，落实中间部门的责任，理顺上下级机关之间的关系，发挥各级机关的职能作用。（五）组织对组织行为。除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人行文；不得以本机关负责人名义向上级机关行文。⊙这是新规定。这个规定进一步明确公文往来是公务行为，不是个人行为。公文是机关发往机关、组织，不发个人。二、向下级机关行文的规则（一）行文方式。要求逐级行文，也可多级行文，一般不得越级行文。（二）主送。主送受理机关。⊙即主送需要贯彻执行、办理公文和应当知晓公文内容的机关。（三）抄送。1.根据需要抄送相关机关。⊙即抄送应当执行或知晓公文内容的机关。2.重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。3.上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。三、部门行文的规则（一）部门向上行文。1.党委、政府的部门对属于部门职权范围内的事项，应当直接报送上级主管部门。2.但重大事项，部门应当经本级党委、政府同意或者授权后，才能向上级主管部门请示、报告。（二）部门向下行文。1.党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文。2.其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。3.需要政府审批的具体事项，经政府同意后可由政府职能部门向下级政府行文，文中须注明已经政府同意。4.党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。5.涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未能协调一致，不得向下行文。（三）部门之间行文。党委、政府的部门依据职权可以相互行文。⊙部门之间相互联系工作和答复审批事项，用“函”行文。⊙部门之间在各自职权范围内发布、传达要求周知和执行的事项，一般用“通知”行文。（四）部门内设机构行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。四、其他有关机构行文的规则（一）群众团体机关行文。1.党政机关可向群众团体机关行文。2.党委、政府的部门可与同级群众团体机关联合行文。3.群众团体可对其有领导关系的党委、政府行文。（二）事业单位行文。1.党政机关可向事业单位行文。2.具有行政管理职能的事业单位，参照部门处理行文关系。党委、政府的部门可与同级具有行政管理职能的事业单位联合行文。3.归口管理的事业单位不能直接向党委、政府行文，因工作需要，应向其主管部门行文。（三）企业行文。1.党政机关可向企业行文。2.党政机关一般不与企业联合行文。3.企业应向其主管部门行文，由其主管部门再向党委、政府行文。（四）议事协调机构行文。1.可以向其组成单位行文。2.可以向下级机关相应的议事协调机构行文。3.可以向批准其成立的党委、政府行文。五、联合行文的规则（一）联合行文的目的。推动共同管理的工作或与联署机关有关的工作。（二）联合行文的前提。1.有共同管理的事项或者有关联的事项。2.联合行文应当确有必要。3.各联署机关行政层级相当。(三）联合行文的有关要求。1.联署机关不宜过多。2.应当明确主办机关。3.主办机关一般排列在前。（四）联合行文的方式。1.同级党委、政府联合行文。⊙同级党委、政府可以联合行文，但要尽量减少联合行文。《条例》规定，属于党委、政府职权范围内的工作，不得联合行文。2.同级党委、政府的部门联合行文。3.同级党委、政府的部门与同级军事机关的部门、人民团体机关、有行政管理职能的事业单位。4.同级党委、政府与上级党委、政府的部门联合行文。六、印发、批转和转发的规则(一)印发类通知⊙印发是对本机关文书的处理形式。如：《××关于印发××××方案的通知》(二)批转类通知⊙批转是对下级机关公文的处理形式。如：《国务院批转财政部关于完善省以下财政管理体制有关问题意见的通知》(三)转发类通知⊙转发是对上级机关、平级机关和不相隶属机关公文的处理形式。如：《国务院办公厅转发发展改革委关于2008年深化经济体制改革工作意见的通知》国务院关于×××的通知国务院关于×××的意见①省政府转发省政府关于转发国务院关于×××的通知的通知省政府关于转发国务院关于×××的意见的通知②设区市政府再转发市政府关于转发省政府关于转发国务院关于×××的通知的通知的通知市政府关于转发省政府关于转发国务院关于×××的意见的通知的通知▲印发、批转、转发的注意事项①印发、批转和转发类公文，标题中应杜绝出现介词“关于”和文种“通知”的重复。▲《国务院办公厅转发国资委关于推进国有资本调整和国有企业重组指导意见的通知》【注】其他情况下，根据需要，可以重复使用“关于”和“通知”这两个词。▲《国务院办公厅关于落实中共中央国务院关于积极发展现代农业扎实推进社会主义新农村建设若干意见有关政策措施的通知》②除印发、批转、转发法规性文件要加书名号外，被印转的文件在标题中均不加书名号。通常是由标题、正文、文尾构成。（1）标题一种是简括标明议决的问题，这种也还可加副题写明什么单位什么性质的会议纪要。另一种是严肃朴实地写下何种会议纪要，让人一目了然，标题下面注明日期。（2）正文开头，写基本情况。即开会的动因，目的是解决什么问题；时间、地点；会议全称；与会范围及主要负责人；会议主要活动；会议结果。③公文标题中,一般只能出现一个文种名称，但批转和转发类通知(注意:不包括印发类通知),其标题中可同时出现两个文种名称。▲《关于印发×××决定的通知》▲《关于进一步推进农业产业化的决定命令》▲《关于我省新建两个机场的请示报告》⊙《江西省人民政府办公厅转发海关总署关于出口加工区拓展保税物流等功能推广工作函的通知》⊙《江西省人民政府办公厅转发国务院办公厅关于促进房地产市场健康发展若干意见的通知》④被印发、批转和转发的材料不是附件。⑤被批转、转发的文件，经处理以后，只保留了原文件的标题、正文、成文机关、（成文日期△）。⑥被印发、批转和转发的材料要置于版记前。第三节公文格式新《条例》与原《条例》、原《办法》公文格式的不同处：第一，将党委的《条例》和行政的《办法》合并为新的《条例》。第二，规范了承载公文的介质，主要包括纸张的开本、规格、印刷、装订等要求；统一了公文用纸幅面，采用国际标准A4型纸。第三，调整了公文的组成要素，并将这些要素在页面上重新确定了标注位置。第四，对公文数据的表现形式，包括文字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等的使用规范。第五，取消了主题词和共印份数，增加了页码的表述。第六，发文机关标志中，取消了发文机关全称或者规范化简