公文写作与处理 思考玉练习

《文写作与处理》一，二章第一章1.公文的定义：公文，即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具！主体：国家机关和其他社会组织！形成条件：行使职权和实施管理！2.恩格斯把文字应用文献记录即文书出现当成人类文明的重要标志！3.商代甲骨文是我国迄今为止发现的最早文书档案！4.秦代：书，奏为上行文。汉代及稍后：章。表，疏，议，启等为上行文！5.《尚书》是我国最早的一部政治文件纪编本！6.汉代前文书载体有：金石，甲骨，青铜，竹木，帛！第二章1.公文的特点:a:法定的作者b：法定的权威c：特定的效用d：规范的体式e：规定的处理程序！2.公文的作用：a：领导和指导的作用b：行为规范作用c：传递信息作用d：公文联系作用e：凭据记载作用！公文的整理（立卷）与归档1、什么是归档文件整理工作？归档文件整理是指“将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。2、简述归档文件整理工作的意义答：1、归档文件整理能够保持文件之间的有机联系，便于文件的查找利用。2、归档文件整理可以维护文件的完整与完全，也便于文件的保管。3、归档文件整理为档案工作奠定了基础。文件的整理，是机关的公文处理工作与档案工作的交接环节，它即是公文处理工作的最后一道程序，又是档案工作的起点。人们把它称之为文书工作与档案工作的“结合部”。文件材料以归档为界，归档之前是文件，归档以后是档案。归档文整理工作的组织主要有：1、建立和健全文书部门整理制度2、公文整理环节的选择3、明确公文整理的范围。公文整理环节的选择，亦即选择立卷地点，是指机关的公文整理工作究竟放在机关的哪一层，或者机关的哪些机构、单位，由谁来负责整理的问题。什么是文书部整理制度？是指由机关的承办和处理公文的部门负责进行整理的制度。实行文书部门整理制度的优越性。答：1、由文书部门整理，可以充分发挥文书部门熟悉本职业务和了解文书处理过程的长处。便于提高归档文件整理的质量和整理工作的效率。2、可以有效地避免和防止文件的散失，有利于归档文件的齐全完整，以及保守党和国家的秘密。3、可暂时保存当年的文件材料，有关承办人员查阅文件比交方便。4、由文书部门整理，按年度集中归档，确保文件归档的质量，从而促进机关档案工作，提高机关档案管理水平。选择机关公文处理环节应考虑哪些因素？答：1、被确定整理环节的文书部门要直接经手文件的处理。2、对整理环节所经手处理文件的数量有一定的要求。3、确定整理环节时，还要考虑机关办公地点的分布情况。4、还要考虑文书工作人员的数理和配备情况以及他们对业务的熟悉程度等因素。简述公文整理的范围答：1、上级机关的文件材料2、本机关的文件材料3、同级机关和非隶属机关的文件材料4、下级机关的文件材料怎样理解“归档文件”的含义答：归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应该作为文书档案保存的各种纸质文件材料。简述归档文件的整理单位“件”的含义件是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正文与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册为一件，来文与复文可为一件。归档文件整理的基本原则是什么答：1、遵循文件形成的规律，保持文件之间的有机联系。2、区分文件的不同保存价值3、便于保管理和利用。（便于保管和利用是归档文件整理的根本目的，也是衡量归档文件整理质量的重要标准）（便于保管和利，是归档文件整理的根本目的，也是衡量归档文件整理质量的重要标准。）简述归档文件整理的质量要求答：1、归档的文件应当齐全完整，已经破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。2、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。档案盒和归档文件封套应使用无酸纸制作。以“件”为单位整理方法同传统的整理方法“立卷”比较有那些区别？答：1、取消案卷，实现文件级管理，免除了繁琐、复杂的组卷过程；2、界定“件”的概念，从检索的实际需要及减轻工作量出发，规定“正本与定稿为一件，来文与复文可为一件”；3、分类方法固定为年度、保管期限、机构（问题），并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次；4、装订以“件”为单位进行，对装订材料不作统一规定，只要符合档案保护要求即可；5、文件排列方法灵活。6、归档章的位置不限，同时对归档章的项目加以调整，只保留检索必备项目。7、取消案卷，卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录8、无需编页号，目录改设“页数”项；9、归档文件直接装盒保管；10、无需撰写案卷题名和填写案卷封面，只需填写盒脊、11、档案盒的项目设置有了较大的变化。推行以“件”为单位的归档文件整理方法，应当做好哪些方面的工作？答：1、更新观念、增强改革意识。2、提高人员素质。3、加强硬件建设，即加大对现代化基础设施的投入。4、注意新旧整理方法的衔接。简述归档文整理的工作步聚答：1、装订。2、分类。归档文件的分类方法及步骤：A按年度分类。B按保管期限分类。永久（50年以上）、长期（15-50年）、短期（15年以下）C按机构分类D分类方法的结合运用。3、排列。4、编号。归档文件的编号，是指将归档文件在全宗中的位置用符号进行标识，并以归档章的形式在归档文件上注明。归档文件应依分类方案和排顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章应设置全宗号、年度、保管期限、件号等。5、编目。是指编制归档文件目录。归档文件目录由归档文件目录封面、归档文件整理说明和归档文件目录三部分构成。并应装订成册A归档文件目录封面的内容应包括：全宗名称、年度、保管期限、机构等项目。B归档文件整理说明的内容应包括：本年度归档单位概况、内设机构以及党、政主要领导人变化情况、本年度文书档案整理归档情况等。C归档文件目录的内容包括：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。归档文件目录的具体填写要求是：1、件号：填写室编件号。2、责任者：指制发文件的组织或者个人。3、文号：指文件制发机关的发文字号。4、题名：指文件的标题。5、日期：指文件的形成时间。6、页数：以件为单位填写总页数。7、备注：用于填写需要补充和说明的情况。6、装盒。指将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面，盒脊及备考表等工作内容。档案盒封面应标明全宗名称。合脊或底边设置检索项包括：全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号六项。公文归档：机关文书部门或业务部将归档文件整理装盒以后，逐年移交给机关档案室集中保管，称为归档。归档制度的内容包括：1、归档范围、2、归档时间、3归档要求。归档时限：机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案。归档要求？归档的文件在质量上应符合以下要求：1、应归档的文件材料剂全、完整。2、文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷。3、归档的文件材料，应保持它们之间的历史联系，区分保存价值，便于保管和利用。机关其他常用文书的写作（下）练习与思考1什么是讲话类文书？它有哪些种类？答：讲话类文书就是人们在各种特定的场合发言时所依据的各类文稿的总称。讲话类文书的；类型主要是：（1）讲话稿（2）开幕词、闭幕词（3）词、欢送词、答谢词2讲话类文书有什么特点？答：讲话类文书的特点主要是：（1）口头性（2）直接性（3）针对性（4）情感性3简述讲话类文书的写作要求是什么？答：讲话类文书的写作要求主要是：（1）主题鲜明、集中（2）材料真实、新颖（3）布局清晰、紧凑（4）语言明白、生动4什么是记录类文书？它有哪些种类？答：记录类文书就是指如实记录有关内容而形成的公务文书。记录类文书的种类主要包括：（1）会议记录（2）电话记录（3）接待记录（4）大事记5记录类文书有什么特点？答：记录类文书的特点主要是：（1）内容的纪实性（2）材料的直接性（3）语言的实录性6什么是简报类文书？它的主要作用是什么？答：简报类文书是用于汇报工作、反映问题、交流经验、沟通情况、推动工作开展的一种简短的、摘要性的信息载体。简报类文书作为向上级领导机关汇报工作的上行文，有汇报工作的重要作用，随着社会进步，成为机关内部向上或向下、平行单位沟通情况经常使用的信息工具。7常见的简报类文书有哪些名称？答：常见的简报类文书有：简快快报、动态、信息、工作通情况通报、情况反映、内部参考、摘报等。8简报类文书的特点。答：简报类文书的特点主要体现在：（1）简。就是在文字上简明扼要。（2）快。就是说编发简报要及时快速。（3）新。就是指简报内容立意新颖、形式多样、内容丰富。9什么是建议类文书？它有哪些种类？答：建议类文书是以书面形式提出建议、意见的一类公务文书。它的种类主要有：（1）提案（2）建议10建议类文书有什么特点？答：建议类文书的特点主要是：（1）建议性（2）说理性（3）委婉性11简述提案及建议的写作格式与要求。答：提案的写作格式主要有以下几项构成：（1）标题（2）案由（3）提案人（4）理由（5）办法（6）日期。提案的写作要求是：（1）熟悉同提案有关的情况（2）注意区别提案同一般文章的行文格式。建议的写作格式构成：（1）标题（2）称谓（3）正文（4）落款。建议的写作要求是：（1）把握分寸要适度（2）所列内容要具体（3）表述语言要精练公文办理程序（上）练习与思考1什么是公文办理程序？收文办理与发文办理各有哪些程序？答：公文办理程序就是指公文在机关内部从形成到运转处理所必须经过的一系列环节。收文办理的程序主要包括：签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等。发文办理程序包括：拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。2机关收文的主要有哪些？签收公文要注意哪些问题？答：机关收文的主要包括：（1）机要交通送来的机要文件（2）邮局送来的挂号函件和电报（3）外机关和部门直接送来的文件材料。签收公文要注意的问题是：（1）查清收文机关名称（2）查清信封号与递送人所登记的号码是否一致（3）查清文件封口是否破损（4）查清文件的登记件数与实有件数是否相符。3收文登记的作用是什么？收文登记要注意哪些问题？答：收文登记的作用主要是（1）便于管理和保护文件（2）便于检查和检索文件（3）便于文件的统计和催办工作（4）作为核对与交接文件的凭据。收文登记要注意登记的手续要尽量做到简便有效。注意选取有用材料进行登记。4收文登记有哪几种形式？各有哪些优点？答：收文登记的形式是（1）簿册式登记。它的优点是容易保存，适宜按时间顺序进行登记。（2）联单式登记。它的优点是减少重复登记的某些项目。简化登记手续。（3）卡片式登记。卡片式登记的好处是能适应使用和管理文件的需要。5简述公文分发的原则与要求。答：公文分发的原则和要求是：（1）对于难以把握的文件和资料要先填好《公文处理单》等以便于送给领导人等查阅和签收（2）对于属于主管机关日常事务的公文要按主管业务的分工范围直接分送给有关部门的负责人。（3）对于答复文要相对于有关部门给予，依依对应。（4）在文件份数少的情况下要按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的顺序分送（5）公文分发登记的交接制度要旅行签收手续6公文的传阅应当注意哪些问题？答：传阅应注意的问题是：（1）传阅顺序方面。先传阅给机关主要领导主管负责人和主管业务部门阅读。（2）传阅文件应以文书人员为中心进行传递（3）在传阅过程中或者传阅完毕后，文书人员要及时对文件进行检查，发现问题要及时处理。（4）每份传阅资料都应由文书部门在文件首页附上《文件传阅单》7为什么说拟办是收文处理的重要环节？应当从哪些方面做好拟办工作？答：因为拟办工作是秘书部门实现“四个”转变，在办文办事中出谋划策，变被动服务为主动服务，发挥参谋助手作用的体现。做好拟办工作应该从以下方面入手：（1）拟办之前，认真研究公文内容、弄清来文背景，查明问题症结。（2）弄清掌握有关政策和规定（3）要熟悉业务（4）拟办意见要周到（5）拟办文字要简明扼要。8简述公文拟办的作用及主要内容。答：公文拟办的主要作用是：使机关或部门的领导人及