北京金福地物业财务部工作手册

房地产E网-房地产物业管理资料库质量体系文件目录序号文件编号文件名称文件性质01FD-CW-001备用金管理制度02FD-CW-002代收备用金管理制度03FD-CW-003财务报表作业04FD-CW-004催缴作业05FD-CW-005发票收据管理制度06FD-CW-006资产管理制度07FD-CW-007收款作业流程08FD-CW-008请款及付款管理制度09FD-CW-009工程物品采购制度10FD-CW-010押金申请申退作业流程11FD-CW-011预算作业12FD-CW-012紧急采购作业13FD-CW-013交通费使用标准14FD-CW-014招待费使用标准15FD-CW-015职务代理人作业16FD-CW-016工程物品采购流程17FD-CW-017工程物品验收制度18FD-CW-018请采购流程房地产E网-房地产物业管理资料库发票、收据申请单29FD-H-029发票记录本FD-H-030资产登记卡FD-H-031资产转移申请单FD-H-032资产遗失申报单房地产E网-房地产物业管理资料库代收项目收款清单（一）FD-H-042代收项目收款清单（二）FD-H-043押金收款清单FD-H-044费用申请单FD-H-045物料请购单FD-H-046物料采购单FD-H-047物料验收单FD-H-048付款明细表FD-H-049支票付款记录FD-H-050付款日报表FD-H-051工程物品请购单FD-H-052工程物品采购单FD-H-053工程物品验收单FD-H-054厨房用品请购单FD-H-055押金收取申退收据FD-H-056押金收据遗失证明FD-H-057押金退款签收单FD-H-058启动预算表FD-H-059年度预算表FD-H-060紧急采购报告单（一）FD-H-061紧急采购报告单（二）FD-H-062市内交通费报销单FD-H-063招待费预先申请单FD-H-064招待费报销单FD-H-065月度报销单房地产E网-房地产物业管理资料库程序文件文件名称编号：FD-CW-001财务部备用金管理制度版本：A修改状态：0签发人：第1页共2页签发日期编制房地产E网-房地产物业管理资料库一．备用金额度依据每个项目规格经公司物业部与财务部审核后根据标准存放一定金额的备用金。二．备用金保管人各项目出纳三．备用金使用范围1、使用上限以10000元为限。2、使用项目为邮资、日常用品、员工车费（仅限于各项目一般员工）及一般小额杂项。3、零用金每月补发一次，物业总经理必须于额度内加强控管使用。四．备用金使用程序负责执行人员使用表单说明时点物业总经理◆备用金申请表依各驻点现场情况提报总部。驻点成立或设置必要时驻点出纳◆备用金保管收据1).由出纳人员保管并签署备用金保管收据。2).保管人员应设置现金流水帐，以记录各项备用金收支情形。备用金投入时使用人◆备用金报销单◆个人备用金报销明细表备用金申请人填写〝备用金报销单〞及“个人备用金报销明细表”，并附发票。每周一使用申请备用金发放备用金设置房地产E网-房地产物业管理资料库程序文件文件名称编号：FD-CW-001财务部备用金管理制度版本：A修改状态：0签发人：第2页共2页签发日期编制物业总经理1).物业总经理审核支出的必要性及数据实际购入的品目，数量，金额是否准确。每周一项目出纳1).出纳人员核对凭证及签署权限。2).支付备用金并要求领款签章。每周一项目出纳◆备用金报销明细表1).出纳人员根据当月所有支出编制“备用金报销明细表”。2).由物业总经理依据请款程序申请补发，并由总部物业经理、财务部审核。备用金不足时公司出纳/项目出纳1).由总部出纳拨发备用金。主管签核支付备用金备用金拨补手续备用金拨补入帐房地产E网-房地产物业管理资料库程序文件文件名称编号：FD-CW-002财务部代收备用金管理制度版本：A修改状态：0签发人：第1页共2页签发日期编制一、前言为配合项目现场申退各项押金及代付款项而设置一定金额的“代收备用金“二、代收备用金额度设置依据项目实际状况，由物业总经理申报，并财务部主管核准确认后，存放一定金额与现场。三、代收备用金保管人项目出纳保管备用金，但物业总经理需承担监督保管责任。四、代收备用金使用范围申退各项押金1.出入证押金2.车位证押金3.装修押金4.其他押金五、相关规定1、代付项目如可评估或明确应付项目金额，应采用月结方式申请，以支票或现金支付。2、代收备用金每月补发一次，物业总经理应于额度内控管使用。房地产E网-房地产物业管理资料库程序文件文件名称编号：FD-CW-002财务部代收备用金管理制度版本：A修改状态：0签发人：第2页共2页签发日期编制六、代收备用金管理程序负责执行人员使用表单说明时点物业总经理财务部主管代收备用金申请单1).由物业总经理依据现场实际状况提出申请。2).经总公司总经理及财务部主管审核。出纳，物业总经理*代收备用金保管收据1).由出纳人员及物业经理签署代收备用金收据。设置备用金时出纳*收据*押金收据遗失证明单1).依据“押金收取/申退作业“执行退款。申退当日出纳*代收备用金报销明细表1).出纳人员根据当月所有申退及付款编制“代收备用金报销明细表“。2).应依据报销程序申请补发，并由物业部主管，财务部主管签核。备用金不足时公司出纳1).由公司补发出纳补发代收备用金。申请设置发放代收备用金使用代收备用金补发手续代收备用金补登入帐房地产E网-房地产物业管理资料库程序文件文件名称编号：FD-CW-003财务部财务报表作业版本：A修改状态：0签发人：第1页共2页签发日期编制一、项目1.月财务报表制作提报每月各项财务分析表至主管及业主委员会/发展商2.年度财务报表制作提报年度各项财务分析表至会计事务所二、制作程序负责执行人员使用表单说明项目会计月报表1.资产负债表2.损益表3.预算对比表4.收支表5.固定资产明细表6.应收物业管理费明细表7.应付账款明细表8.预收账款明细表9.其他应收款明细表10.其他应付款明细表11.预提费用明细表12.待摊费用明细表13.低值易耗品明细表14.管理费收款明细表15.应交税金明细表月报表：1）收入项目结至30日/31日2）支出项目结至30日/31日3）会计人员依当月收入支出情形，编制报表报表编制房地产E网-房地产物业管理资料库程序文件文件名称编号：FD-CW-003财务部财务报表作业版本：A修改状态：0签发人：第2页共2页签发日期编制年度报表：1.资产负债表2.损益表3.现金流量表年度报表：1)所有账目结至12月31日每年1月31日公司财务经理同上以备提报会计事项查账月报表1)将各项财报送交公司财务经理复核。2)送公司物业部主管签核。年度财报1)将年度财报送公司财务经理复核2)送公司物业部主管签核。每月6日每月8日每年2月1日物业总经理/项目会计同上月报表1)业主要求情形，应将财报提报业主委员会/发展商参阅。年度财报1)原则上须呈报业主委员会/发展商每月10日物业总经理/项目会计1）物业管理处收支费用表2）物业管理处管理费收缴情况1)视业主委员会要求可将财报公布于该管理中心2)审核之财务报表正本应存公司财务部，副本应存管理中心以便查阅。每月15日财报复核业主委员会/发展商审核公告及存档房地产E网-房地产物业管理资料库程序文件文件名称编号：FD-CW-004财务部催缴作业版本：A修改状态：0签发人：第1页共2页签发日期编制为维护项目正常运作,对逾期未缴物业管理费之用户需按下列流程于不同阶段实施不同催缴作业，唯电话及口头催缴在任何阶段都应持续进行。负责执行人员使用表单说明时点物业总经理/客服人员1).物业总经理及客户服务人员应主动以电话或登门拜访方式提醒业主催缴物业管理费。逾缴费通知单上之缴费期限物业总经理/会计/客服人员1)管理费催缴明细表2）催缴通知单1)依据未缴款资料等制作“催缴明细表”。2)依据“催缴明细表”依次制作催缴通知单第一次催缴通知单第二次催缴通知单第三次催缴通知单逾缴费通知单上之缴费期限（如管理有约定，则根据管理合约约定的日期催缴）年收第1月15日第2月15日第3月15日制作催缴单亲自拜访电话催款房地产E网-房地产物业管理资料库程序文件文件名称编号：FD-CW-004财务部催缴作业版本：A修改状态：0签发人：第2页共2页签发日期编制客服人员催缴通知单记录表1)由物业总经理统筹寄发2)邮寄应以挂号方式寄出3)物业总经理将处理情形记录于住户催缴明细表，并附于财务报表上。4)（催缴通知单影本），邮寄挂号信证明单，连同本次催缴明细表应一并存档。物业部物业经理/物业总经理1)寄发律师函明细表2)律师函3)邮寄记录表1)物业总经理应对多次催缴仍不缴纳者，申请寄发律师函2).编制寄律师函明细表，经物业部物业经理签发。3).并应提报业主委员会/发展商同意寄发4).律师函内容由律师出具。5).邮寄挂号信证明，寄发律师函明细表连同律师函影印本应一并存档。视管理合约之规定催缴期限物业部物业经理/物业总经理提请诉讼申请表诉讼函1)物业总经理应就恶意不缴纳者提报业主委员会经业主大会（业主代表大会，发展商）决议同意授权后执行。（首次决议）2)所有诉讼函资料应留底存档。3).申请法院就债务人财产甲、冻结财产乙、拍卖财产，以便清算欠缴管理费满半年者依法院判决程序催缴通知单之寄发寄发律师函提请法院诉讼房地产E网-房地产物业管理资料库程序文件文件名称编号：FD-CW-005财务部发票收据管理制度版本：A修改状态：0签发人：第1页共2页签发日期编制一、发票1、发票使用范围一般有以下各项收入时必须开具发票：物业管理费收入，车位管理费收入，清洁收入（有偿服务部份）及其他必须缴纳税收的各项收入。2、发票领用1)项目设置发票管理员，负责领用，保管，使用发票。2)项目所开具的发票均需向总公司领用，并统