协达软件操作手册-工作流部分

复旦协达CTOP协同软件用户操作手册（工作流部分）上海(复旦)协达软件科技有限公司地址:上海市杨浦区复旦科技园CTOP协同软件工作流操作手册协同软件产品中，强大的工作流应用给大家的工作带来了极大的便利，工作流是办公系统的一个核心部分，与之相关的应用很多，现将这一部分作一详细的说明，希望能够为广大用户更好地使用本系统带来帮助。制定并且灵活地运用工作流涉及系统中以下几部分：用户权限信息由于在工作流程的创建中分为全单位流程和指定部门流程两种，因此对于一个全单位流程而言，那么流程各节点的候选处理人必须具备两个条件：第一此用户具有该节点所选动作的处理权限；第二此用户具有对所有部门都有效的权限范围。如下图所示：CTOP协同软件工作流操作手册页角色的定义在工作流的定义中，流程各节点的处理人提供了三种方式，即直接指定处理人、按职务指定处理人和指定一个角色。创建角色的意义就在于将不同部门的员工按照其工作性质的不同分成若干个角色，每个角色对应不同的权限，这样在增加新用户的时候指定相应的角色，将会自动继承该角色的所有权限，指定一个角色处理就是将该节点的处理人定义为系统中隶属于该角色的所有人去处理，角色的定义由系统管理员在控制面板→用户管理→角色信息来实现，如下图所示：角色定义之后点击相应的角色名称可以设定查看该角色权限，如下图所示：CTOP协同软件工作流操作手册页工作流程的定义在本办公系统中，收文、发文、会议处理及报表流转及审批（类型可进行扩展）都包含有各自的工作流程定义功能，各部分处理方式是完全相同的，因此下面以定义一个收文工作流程为例，作一完整的说明。由公文管理→公文流程→增加新流程，如下图所示：流程定义是一个基于图形化的JAVA程序，操作非常方便，整个工作流程定义过程只需通过鼠标点击选择和托拽、移动等操作就可轻松完成。工作流定义区的上面一排快捷按钮包含两组操作，第一组为流程节点操作，依次为：创建一个新节点、删除当前选择的节点、修改当前选择的节点设置、复制当前选择的节点、移动当前CTOP协同软件工作流操作手册页选择的节点位置和建立两个节点之前的联系；第二组为流程操作，依次为：创建一个新的工作流程、修改当前流程的属性、载入已创建的流程、保存流程设置、退出流程定义环境。点击创建一个新的工作流程按钮，会弹出如下图所示窗口，填写流程名称及备注，指定流程类型并选择流程范围（本例中指定为办公室流程）后点击确定。之后的工作就是创建第一个新的流程节点，并指定该节点的属性，指定节点属性有两种方式，第一种方法首先单击该节点，然后再点击快捷按钮中的修改当前的节点；第二种方法双击该节点。节点信息包含以下设置：（1）节点属性：分为普通节点、结束节点和手工节点三种，任何一个工作流程都必须指定一个节点为结束节点（最后一个处理步骤），流程中某一过程若需要通过人工干涉来完成（处理人及处理动作无法确定）时则指定为手工节点，当公文流转至手工节点时，将由手工节点的处理人来决定流程下一步处理人及处理动作，当指定的处理人处理完成后，公文流转的控制权将自动回到手工节点的处理人这里，此时手工节点处理人可继续重复选择处理人及处理动作，也可继续按定义好的流程向下流转；其它节点属性则定义为普通节点。（2）逻辑类型：分为与节点和或节点两种，与节点是指当某一处理动作由两个或两个以上的节点来共同完成时，这几个节点都必须同意通过之后才能继续下一步的流转；而或节点是指只要有一个节点的处理人同意通过就将继续下一步的流转，而不在考虑其它人的处理意见。（3）处理动作：不同类型的工作流程具有不同的处理动作（可进行扩展），每一个节点都必须指定一个相应的处理动作。（4）处理时限：指定当流程执行到此节点时有效的处理时间，超过处理时限时系统会对相应的文件加入过期处理标记；（5）流转范围：分为本单位和所有单位两种，所有单位是指在集团应用中所定义CTOP协同软件工作流操作手册页的全部单位；（6）动作处理人：分为直接指定处理人、按职务指定处理人和指定角色三种方式，对于直接指定处理人与用户的权限信息紧密关联，因此在单位的组织结构中的所有人员在这里并不一定就全部能够看到，只有具有相应权限的用户才会出现在弹出的选择对话框中。流程节点对话框如下图所示：弹出对话框中的用户与所选择的动作有关，当该用户不具有指定动作的处理权限时，将不在组织树中列出，这样可避免工作流定义者将处理人指定给一个没有处理权限的用户，组织树对话框如下图所示：我们下一步的工作就是根据实际中的业务关系，创建流程中的多个节点，并建CTOP协同软件工作流操作手册页立各个节点之间的关系。在本例中，业务流程如下：收文登记（这一步骤也即流程开始节点）后首先由办公室的测试用户三进行批示后由测试用户四进行批办，然后有几个处理步骤不确定，因此定义一个手工节点，将手工节点的处理人指定为长城，当长城指定完相应的处理步骤并且相关处理人处理完成后，控制权将会自动回到他这里，之后将由测试用户一、测试用户二、测试用户三负责承办（逻辑关系为或），承办后交由测试用户一负责填写办结时间，最后由测试用户二负责拟归档工作（节点属性为结束节点），至此工作流程结束。对于移动节点位置和建立节点之间的联系操作方式也非常简单，如果想要移动节点的位置，只需点击快捷按钮中的移动被选择节点，鼠标轨迹变为十字风格，将光标移动到某一节点，按下鼠标左键并拖拽至目标区域后释放左键就完成了移动节点位置操作，单击鼠标右键后鼠标轨迹恢复正常；建立节点之间的联系时，点击快捷按钮中的建立节点的联系，然后在一个节点上按下鼠标左键并拖拽至另一个节点后释放左键就完成了建立节点之间联系的操作。如果需要修改已建立的节点间联系，有两种不同的情况，例如要断开A节点与B节点之间的联系，首先左键单击A节点，然后当鼠标移动到B节点上时单击右键，在弹出的菜单中点击断开与被选择节点之间的联系；另一种情况下B节点与A节点和C节点都建立了联系，需要同时断开B与A和C之间的联系，这时只需将鼠标移动到B节点上单击右键，在弹出的菜单中点击断开被选择节点的所有连接。如下图所示：CTOP协同软件工作流操作手册页下图为本例工作流程的完整显示：工作流程创建完成后点击保存流程按钮并退出流程定义页面。流程自动流转管理将起草完成后的收文文件选择自动流转方式，在公文流程列表中选择已定义完成的办公室收文流程，开始收文的自动流转处理过程。在处理过程中，流转管理员可以暂停、继续、取消该流程的一个实例，也可查看公文流转状况，并可以发送催办信息给处理者，相关处理人在文件开始流转后，将会收到系统发来的处理提示信息，相关处理人在日常办公→待办事宜中可进行相应动作的处理，处理完成后点击继续流转即完成了本职工作。公文流转管理员查看流转状态如下图所示：CTOP协同软件工作流操作手册页