2、行政公文

第二章行政公文一、学习目的：1、掌握行政公文的概念，理解公文的特点，掌握公文的格式。2、掌握行政公文的分类、行文规则和各种文种的适用范围3、熟悉各种文种的结构、正文的写法和要求4、体会各文种的例文，模拟写作，培养撰写行政公文的能力。二、重点：了解行政公文的一般格式，学会写简单的行政公文三、难点：行政公文的行文规则和文面标准公文的概念广义上的公文：是国家机关、社会组织和团体在行使职权、办理公务时所使用的文书。狭义上的公文：就是行政公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。“公文”一词最早见于东汉史学家班固的《后汉书•刘陶传》：“但更相告语，莫肯公文”。晋朝人陈寿所著的《三国志•魏书•赵俨》书中也有“公文”二字：“公文下郡，绵绢悉以还民。”公文的特点一、由法定的作者制发（依法成立并能以自己的名义行使职权和担负义务的机关或组织，不是个人行为）二、制发与办理具有程序性（制发：起草、核稿、签发；办理：签收、登记、分办、批办、承办、催办）三、公文具有法定效力（权威性和约束性）四、公文具有规范的体式（或者：较强的政治性和政策性；法定的权威性和行政的约束力；有特定的作者和规范的体式；具有管理职能）或另见材料10—11页公文的种类按适用范围分：命令（令）、决定、公告、通知、通告、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要共13种按行文方向分：上行文、平行文、下行文按缓急程度分：特急、急件、一般文件按保密等级分：绝密、机密、秘密合肥市政府包河区政府安徽省政府安徽省教育厅合肥市教委芜湖市教委安徽省财政厅芜湖市政府江苏省政府上海市政府中央人民政府公文的行文规则1、上行文规则2、下行文规则3、联合行文规则行政公文的行文规则一.上行文规则1、请示应一文一事、只主送一个机关、需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不抄送下级机关。2、报告中不得夹带请示事项。3、不得越级请示和报告。4、受双重领导的机关向上级机关行文，应写明主送机关和抄送机关，由主送机关答复。5、除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关的名义向上级机关负责人报送请示、意见和报告。二.下行文规则1、政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。2、部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。3、上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一个上级机关。4、向下级机关或本系统的重要行文应同时抄送直接上级机关。三.联合行文的规则1、同级政府之间、同级政府各部门之间、上级政府部门与下一级政府之间可以联合行文。2、政府及其部门与同级党委、军队机关及其部门可以联合行文。3、政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位（如部门所属的执法监督、监管机构等）也可以联合行文。四、其他行文规则1、属于部门职权范围的事务，应当由部门自行行文或联合行文。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，但文中应注明经政府同意。2、属于主管部门职权范围的事，应当直接报送主管部门处理。行政公文的书面格式眉首部分：份数序号、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人主体部分：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、生效标识（印章）、附注版记部分：主题词、抄送机关、印发机关、印发时间特定格式请参阅《国家行政机关公文格式》240—251页安徽省政府文件003456秘密一年紧急皖政发〔2013〕8号关于大力加强基层干部培训的通知各地市、各直属部门：……………………………………………………………………………………………………………………………………………附件：基层干部培训计划表二○一三年十一月十日（此文发至乡镇级）主题词：××××××抄送：×××，××××，××××。印发机关：××××年×月×日印发公文首页版式上报公文首页版式公文末页版式联合行文公文末页版式1联合行文公文末页版式2安徽职业技术学院发文字号文章标题30mm20mm武文线下一行版心右顶格发文字号下空一行行政公文特定格式——信函式格式页边170mm中央军事委员会命令令号主席胡锦涛二○一三年十月十日20mm命令下空两行令号下空两行写正文行政公文特定格式——命令式格式版心边缘正文下一行右空四字右空两字安徽职业技术学院第二届职工代表大会会议纪要25mm（下行或平行）80mm（上行）二○一三年十月十日下空两格写正文版心边缘不盖公章通告通告与公告：通告和公告都属于文告。公告是适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项的公文。通告是适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项的公文。通告可分为制约型通告和知照型通告两种（26页）通告格式组成：标题：“单位+事由+文种”或“单位+文种”也可以“事由+文种”或“文种”正文:事由+事项（缘由、事项、结尾）具名:标题中或正文右下方日期:标题下方或具名下方套用语:此布、特此通告写作注意事项见（26页）通告和公告的区别（27页）发布机关不同：公告一般只由国家高级机关及其有关职能部门发布，基层机关和企事业单位无权发布；通告的制发机关则非常广泛，各级国家机关、人民团体和企事业单位均可制发。内容特点不同：公告的内容大多是已经发生或确定的，是事后告知，因而具有很强的告知性特点，通告则多用于事前制定某些规定或提出某些要求，让有关方面或广大公众遵照执行，因而具有强制性的特点。使用范围不同：公告公布的范围是面向国内外，而通告公布的范围则是在一定的范围内，两者相比，公告范围更广。通知一、通知：是“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”的公文。一般为下行或平行文。二、种类：批转通知、转发通知、传达通知（印发、事项、会议）、任免通知三、特点：使用的广泛性、时效性、告知性（教材32页）四、行文格式：标题：（单位+事由+文种、事由+文种、文种）注意：转发或批转的标题的中大标题套用小标题。主送机关：下级机关或不相隶属机关正文：事由、主体、结尾三部分组成（教材33页）附件：同公文写法具名和日期：通用写法（具名如果标题中有，有时可以省略）五、套用语：特此通知六、写作要求：内容单一集中、措施具体明确（见教材34页）通知和通告内容通知通告发布机关上级或平行机关上到国家机关,下到单位团体受文对象范围小、有收文对象范围大、无受文对象发布方式下达、专送张贴、见报张贴、见报作用效力有专门的行政约束力、有的无法律效力既有行政约束力、又有法律效力通知和通报内容通知通报用途发布法规或要求照办传达重要情况或用于表扬、批评目的要做什么、怎么做使人受到教育、提高认识、学到经验性质告知性、传达性奖励性、告诫性、传达性发布形式送传、张贴送传、张贴发布时间事先事后受文对象有专指、有特定的对象无专指（面向公众）报告一、报告：是“适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问”的公文。它是属于上行文（主送机关为直属的上级机关）二、报告的种类1、按内容分：工作报告、情况报告、答复报告、递送报告等2、按性质分：综合报告和专题报告3、按时间分：定期报告和不定期报告三、报告的格式1、标题：“机关+事由+文种”或“单位+年份+性质+文种”（工作报告常用这种形式）2、发文字号：工作报告是非完全式，其它报告是完全式3、主送机关：直接的上级机关4、正文：导语（用“现将××情况报告如下：”联结下文）、主体、结尾（常用套用语“特此报告”，答复报告为“专此报告”，递送报告用“请审阅”或“请收阅”请查收“）5、具名（落款）：右下方或标题中6、成文时间：工作报告可在落款下或在标题下，其它报告在落款下方四、写作要求：见教材41页请示一、请示是“适用于向上级机关请求批示、批准”的公文。是上行文，要求强制回复。二、请示的种类：1、请求批示的请示2、请求批准的请示3、请求批转的请示一般而言，须向上级请示的问题主要有以下情况：1、属于上级明确规定必须请示批准才能办理的事项；2、对现行方针、政策、法令、规章、制度不甚了解，有待上级明确答复才能办理的事项；3、工作中发生了新情况、新问题，而又无章可循，有待上级明确指示才能办理的情况；4、因情况特殊难以执行现行规定，有待上级重新指示才能办理的事项；5、因意见分歧，无法统一，难于工作，有待上级裁决才能办理的事项；6、有章可循，有法可依，可以开展工作，但因事关重大，为防止工作中失误，需请示上级审核的事项；7、超出本级权限，需要上级机关明确指示的事项。三、特点：见教材43页四、请示的写作格式1、标题：“机关+事由+文种”或“事由+文种”2、发文字号：完全式3、主送机关：主管上级机关4、正文：请示缘由、请示事项、请示要求5、落款：右下方6、成文日期：落款下方五、请示的写作要求：1、坚持一事一请示。2、请示应只主送一个机关，切忌多头主送。3、不可越级请示。4、不可请示和报告混用。5、请示的语气必须谦恭，不能以决定的口吻说话，在写请示事项时，只能写“拟”怎么办，不能写“决定”怎么办。6、不得将“请示”抄送自己的下级机关或平级机关。7、为了提高解决问题的效果，在撰写请示时，可提出两个或多个解决问题的方案，并指明倾向性意见，请示批准的理由要充足。8、在所陈述的情况和理由比较复杂的情况下，可用各种附件作详细说明，以简化正文。比较项请示报告行文目的（处理要求）呈请性、期复性（请求和答复）呈报性、陈述性（不需要答复）内容写清理由和事项汇报情况、提出意见、回答问题篇幅一文一事，篇幅较短一文多事，篇幅较长套用语当否，请批示特此报告行文时间工作之前工作的前、中、后均可写作要求理由充足、要求具体重点突出、实事求是、概括叙述情况请示和报告的区别决定决定的概念：是“适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项”的公文。决定的分类：法规性决定、指挥性决定、知照性决定、奖惩性决定、变更性决定等（或见教材46页）（或①法规性决定；②重大事项决定；③处理重大事件决定；④表彰英模的决定；⑤机构设置的决定；⑥人事安排的决定；⑦接受辞职的决定等）也有的分为知照决定和指挥决定两类决定的写作要求：要有政策或法律依据、事实准确语言严谨特点：权威性、周密性、合法性（见46页）决定的格式标题：一般标题（发文机关+事由+文种）会议通过标题（注明会议名称和通过日期）主送机关：应知照的单位和群体（会议通过的可以不要）正文：原因和目的、希望和要求、方法和步骤等发文机关成文日期决定写作的注意事项决定是权威性较强的文种,因此在使用中要慎重。常见的问题是小题大做，有的行政机关为了强调某件事的重要性，支辄用决定行文，把本来一般事项或行动升格为重要事项或行动，失去了公文的严肃性。再有就是对奖惩决定的使用上分寸把握不准，把本来可以用通报表扬、批评的事项，写进决定。在这个问题上应该有一个量化标准。一般来说，在国家行政机关公文中，授予荣誉称号的可用命令；在有关法规、规章及条例中有明确规定的奖惩事项可用决定行文；一般性的表扬、批评可用通报。函一、函的概念：函是“适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题；请求批准和答复审批事项的公文”。二、函的特点：（一）沟通性。函对于不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。（二）灵活性。表现在两个方面：一是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。（三）单一性。函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。三、函的分类（一）按性质分：可以分