公文写作及公文流程培训XXXX1108

公文写作及公文流程培训——五洲投资集团总裁办主讲人：左丽君2012.11.09一、公文的概念及种类二、公文的特点及作用三、集团常用公文及写作要求（重要章节）四、会议组织及会议纪要（重要章节）五、案例分析六、公文流程（重要章节）主要内容概念：公文是指公司在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是公司布置任务、指导工作、报告情况、请示事项、答复问题、商洽公务、交流经验、沟通情况、反馈信息、记载工作活动的重要工具。一、公文的概念及种类公文种类主要包括：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等共计13种。根据集团工作的实际需要，目前经常用到的公文种类主要有：通知、请示、会议纪要、工作协作单等。公文的种类写作的受命性制文意图必然源于领导，秘书人员代拟者地位，受命制文。目的的专指性目的的专指性公文写作的目的是专一的，有特定明确的指向，一事一文。读者的确定性公文有特定的读者，要用“主送部门”、“抄送部门”、“抄报部门”等项目加以确定。主送是指公文主要收文单位、个人；抄报是指发文单位除了主送单位以外的收文单位，多为上级单位或不相隶属的级别较高单位；抄送与抄报性质一样，是指发文单位除了主送单位以外的收文单位，多为平级单位、下级单位。写作的集体性公文写作过程是一个集体智慧共同发挥的过程，是一个不断完善、不断修正从而使公文更切合实际、更准确地表达部门单位意愿的过程。二、公文的特点及作用特点：规范作用（通知、通告等）沟通作用（请示、汇报等）指导作用（批复、意见等）宣传作用（公告等）凭证作用（通知、会议纪要等）作用：请示通知会议纪要（第四部分详细讲解）三、集团较常用公文及写作要求请示是“向上级机关请求指示、批准”时使用的公文文种，属于上行文。请示的特点：针对性、呈批性、单一性（一文一事）、时效性。写作要点：1、开头部分应写明请示原由（合理充分，强调其重要性、迫切性和必要性）。2、主体部分应写明请示事项（条项清楚、具体明确）。3、结尾部分表明请示要求（向上级机关提出肯定性的请求），常用期请用语“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”，“妥否，请领导予以批示”等。请示通知是“批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”时使用的公文文种。多为下行文。写作要点：1、开头部分表明发布通知的背景、原因和目的。文字简明扼要，并以“现通知如下”、“现将有关事项通知如下”、“为此，特作如下通知”等类似的过渡语句引领下文。2、主体部分写明告知或要求办理、执行的具体内容。3、结尾部分独立成段，主要是要求、希望、建议等，常用“特此通知”（普通通知）、“请与会人准时参加，特此通知”（会议通知）结尾。通知内容务实，材料可靠，符合规范。具体要求如下：文档用纸：A4（210mm×297mm）。正文格式：1、大标题使用小二号宋体字，可分一行或多行居中排布，加粗；小标题使用三号宋体字，加粗，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当；正文内容五号宋体，正文开头和每一段落首行设置首行缩进两个字符，换行时顶格。2、正文文字采用1.5倍行距。页边距为上3cm，下、左、右各2cm。页面底端居中，每页均须有页眉页脚。※写作要求3、数字、年份不能回行。文件图文区用字一律从左至右横写、横排。4、各部门内部编制行文编号。5、附件是随正件一并发出的其它文件或材料，附件及附件名称应在正文下空一行，左空两字标识：“附件：1.XXXXXXXX（附件的标题）”，末尾不加标点符号。附件类型一般有两类:一是对正文补充说明的参考资料，如照片、图表、统计表、其它文字材料等。二是专门为上级机关报送或者向下级机关批复的附件。开头用语：为（了）、关于、由于等结尾用语：为要（盼）、（请与会人准时参加）特此通知称谓用语：本人、本公司、我司、你局、贵方、该公司、该项目承启用语：为（对、因、据）此、鉴于、总之、以上等经办用语：经、已经、业经、现经、兹经等征询用语：意见如何等期请用语：期、盼、（妥否）请予以批示等请示范本通知范本公文结构用语四、会议组织及会议纪要会议组织会议内容会议记录会议纪要※前期准备：1、提前确认会议室使用情况，落实会场。2、确定会议信息。包括会议时间、会议地点、与会人员、主持人、会议议题等相关内容。3、撰写会议通知和会议流程，发起人确认后签字下发。4、通知各与会人会议时间及会议地点。注意把握好通知时间。5、制作会议签到表，准备会议相关资料。6、会前十分钟保证签到表、相关资料、仪器设备准备到位，并备好座位等待会议开始。7、如涉外或集团重要大型会议，需领取台卡。（一）会议组织※会议进行及结束后：8、会议开始，主持人主持会议，记录人做好会议记录。9、会议结束后，记录人整理会议纪要，次日经主持人审阅后下发。10、会后文件的存档，包括会议通知、会议流程、签到表、会议纪要、形成决议的文件以及其他会议相关资料等，以备后期查阅。注：以上事项均由会议发起部门负责，相关规定详请参照行政管理制度第十四章会议管理办法。会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，由发起部门负责指定会议记录人员记录。如有必要，主持人可根据本原则及会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。会议记录员做好会议的原始记录及会议的考勤记录，根据需要整理会议纪要。会议记录要忠于事实，不能夹杂记录者的任何个人情感，更不允许有意增删发言内容。（二）会议记录※会议记录与会议纪要的区别：会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。会议纪要不同于会议记录。会议纪要是一种法定的公务文书，其撰写与制作属于应用写作和公文处理的范畴。而会议记录则只是办公部门的一项业务工作，属于管理服务的范畴，它只需忠实地记载会议实况，保证记录的原始性、完整性和准确性。※（三）会议纪要会议纪要的重要性：会议纪要是记载会议基本情况的文字材料，是日后工作中可供查考的凭证。它可以为日后检查会议决议的贯彻执行情况、下达与上报会议精神、分析研究与总结工作提供依据。它的制作质量如何，直接影响到日后其指导工作的实际效果。因此必须重视会议记录工作，同时更加重视会议纪要的整理和下发。会议纪要的注意事项：1、真实、准确，要忠于会议的实际内容；2、要认真做好会议记录，详尽地占有材料，在此基础上认真整理；3、要认真研究会议的精神，以便对材料正确取舍，合理删减。会议纪要的整理下发及存档：1、会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名，审核后应立即下发至与会人员。2、将一份最终版会议纪要存档，以备日后的查阅。会议组织及会议纪要模板案例分析一：页眉页脚XX的通知主送机关正文后另起一行，空两格。附件：1、请各与会人届时参加，特此通知字样落款，日期案例分析二：XX通知抬头，主送附件位置规范写作案例分析三：制文部门，制文人，批准人规范书写内容抄送单位应为平级或需知悉内容的下级部门主题词为词语，并非照搬通知名称。应具体到人六、公文流程1、请示属于（）A、上行文B、下行文C、平行文2、集团规定的公文格式行间距为（）A、单倍行间距B、1、2倍行间距C、1.5倍行间距3、集团规定的公文格式中页边距为（）A、上3cm，下2cm，左2cm，右2cmB、上2cm，下3Cm，左3cm，右3cmC、上3cm，下3cm，左2cm，右2cm牛刀小试：ACA4、会议记录遵循的原则是：均由部门负责。5、会议结束后，记录人整理会议纪要，日经审阅后下发。6、会议后需要存档的文件包括：、会议流程、、、以及其他会议相关资料等。谁组织，谁记录会议发起次主持人会议通知签到表会议纪要形成决议的文件7、普通、加急、紧急来文办理时限分别是多少？8、对于已发出的公文，发文部门应该怎样做？普通来文48小时内完成，加急来文4小时内完成，紧急来文即收即办，对不能及时处理的，要在24小时内给予答复并说明原因。发文部门要负责催办，做到紧急公文明确办理时限，跟踪催办，一般公文定期催办。