公文写作基本知识（PDF69页）

-1-公文写作基本知识（二○一三年八月）-2-第一部分，常用公文写作一、通知（一）通知的概念适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（二）通知的种类1、发布性通知。2、指示性通知。-3-3、批示性通知。4、会议通知。5、任免通知。6、一般性通知。（三）通知的特点通知主要有普遍性、下行性、时效性三个特点。（四）通知的写作格式通知一般由标题、主送机关、正文、落款和日期构成。1、标题-4-通知标题一般由发文机关、事由和文种三部分组成。有的还要根据具体情况写明“联合通知”、“紧急通知”、“重要通知”、“补充通知”等。2、主送机关在标题下、正文前顶格写受文的单位或个人。3、正文通知正文包括通知的缘由、通知事项、通知要求三部分。（1）发布性通知的正文一般很短，写明发布的意义和-5-目的，提出执行的要求即可。（2）指示性通知的正文包括两部分。开头部分写明通知的缘由，可以写当前存在的问题，发本通知的意义，也可以写发本通知的依据和任务。这一部分文字简短概括，然后由“特作如下通知”或“特通知如下”转入通知的内容。通知的内容大多采用分条列项法，具体地提出要求和措施、办法。指示性通知一般不单独结尾，以正文的完结而收束。（3）批示性通知的正文一般包括发文的缘由，对批转、-6-转发文件的评价，执行要求等部分。有的批转、转发文件的通知，不仅要表明本机关的态度，还要结合本地区、本部门、本单位的实际情况作出具体的指示性意见。对下级机关要求的通常用语有“参照执行”、“遵照执行”、“认真贯彻执行”等等。起草过程中要根据所批转、转发文件的情况，仔细推敲，准确措词，提出恰当的要求。（4）会议通知的正文要具体全面，一般包括：召开会议的机关、会议名称、会议起止时间、地点、会议内容和任务、参加会议人员范围和人数、报到时间及地点、入场-7-凭证、与会人员须携带的文件材料、其它要求事项等内容。（5）任免通知的正文比较简单，只要写清决定任免的时间、机关、会议或依据文件，以及任免人员的具体职务就可以了。（6）一般性通知所涉及的事项比较具体，正文主要交代要办什么事，什么时间完成和要求等，有的告诉受文单位一些事项，以便工作联系。4、落款和日期在正文右下方写上发文机关名称和发文日期。-8-（五）通知的写作要求1、通知事项要具体明确，切实可行，以便下级机关或有关人员贯彻执行。2、批示性通知要注意其针对性，作出的评价要符合所批转文件的实际，提出要求要切实本地区情况。3、语言要准确、简明，切忌马虎疏漏或模糊不清，以免给工作带来影响。二、通报（一）通报的概念-9-通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（二）通报的种类根据内容的性质通报可分为三种：1、表彰通报。2、批评通报。3、情况通报。（三）通报的特点1、典型性-10-2、真实性3、倾向性（四）通报的写作格式通报由标题、主送机关、正文、落款和日期等部分构成。1、标题通报的标题一般由发文机关、事由和文种三部分组成。也可省略发文机关或事由，或者直接标出文种。还有的以这种标题为副题，另加一个正标题。-11-2、主送机关作为内部文件指定下发单位的通报，要写上受文单位。有些作普发性的或在本单位内部公开的通报，可不写受文单位。3、正文通报是针对实际问题经过认真调查研究以后写出来的。不同类型的通报，正文的写法也有区别。（1）表彰通报。（2）批评通报。-12-（3）情况通报。（4）落款和日期在正文右下方签署发文机关和日期。如在标题中已标明发文机关，则只注发文日期。日期也可置于标题之下。（五）通报的写作要求1、要切实做好调查研究，事实要准确，防止发生失实现象。2、要有针对性，只有抓住时机，及时选择具有普遍意义的典型材料，才能发挥通报应有的作用。-13-3、评议要有分寸，对好人好事的赞扬和对错误的批评都要掌握分寸，做到恰如其分。三、报告（一）报告的概念报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关询问所用的公文。（二）报告的种类在实际工作中，报告的使用范围广泛。按照内容可分为综合报告、专题报告两大类。-14-1、综合报告2、专题报告（三）报告的特点1、汇报性2、陈述性（四）报告的写作格式报告由标题、主送机关、正文、落款和日期等部分构成。1、标题报告的标题，通常由发文机关、事由和文种组成，有-15-的只写事由和文种。2、主送机关在标题下、正文前顶格书写受文对象，一般是上级机关或业务主管部门。3、正文各种报告的正文写法有所不同，但一般都由报告目的、报告内容和结尾三部分组成。开头说明报告的目的，用“现将有关情况报告如下”之类的惯用语过渡到下文。报告内容包括主要情况、存在问题、经验教训、今后打算等，要-16-根据不同种类的报告，有所侧重。结束语的写法，呈报性报告用“特此报告”、“以上报告妥否，请指示”等，呈转性报告用“以上报告如无不妥，请批转有关部门执行”等。综合性报告如果是为了全面反映前一阶段工作情况和今后工作意见，则分为三部分。开头写前一阶段工作情况，包括取得的成绩和存在的问题，中间写基本经验和教训，最后写今后工作打算。这里需要注意的是：如果侧重报告前一阶段工作情况，可着重写工作进展情况、主要做法和-17-取得的成效，不一定总结经验和教训，今后打算要简明扼要，以免喧宾夺主。专题报告正文，根据不同情况有不同的要求和写法。一是如果是汇报工作的报告，要写清工作完成情况，取得的经验，存在的问题和今后的意见。这种报告工作经常遇到。二是如果是反映某一事情的情况报告，要写清情况发生的经过、性质、初步看法和处理意见。三是如果是答复报告，根据所询问的内容，把事情交待清楚就可以了。四是如果是报送文件、物件的报送报告，则写清报送缘由和-18-报送的什么就可以了。（4）落款和日期在正文后写上发文机关和日期。（五）报告的写作要求1、反映情况要真实。2、报告的中心要明确。3、找出规律性的东西。4、不要在报告中夹带请示。四、请示-19-（一）请示的概念请示是向上级机关请求指示、批准时所使用的公文。（二）请示的使用范围一般来说有以下五种。一是根据自己的工作安排急需办某件事，但又需上级批准后才可办的，要用请示。二是工作中发生了比较重大的问题，本机关无权决定解决，可先提出处理意见，请求批示。三是对于上级颁发的法律、法令、规定和确定的方针、-20-政策等有不了解、疑问或不同理解的问题，需要上级机关进一步明确时，要用请示。四是上级有文件规定，不经请示不允许办的事情，而本机关又不能不办，需要请求批示。五是上级虽有统一规定，由于本单位情况特殊难以执行，需要灵活掌握或变通处理，要请求批示。（三）请示的种类按照请示的内容和目的，请示可分为请求批复性请示和请示批转性请示两大类。-21-1、请求批复性请示2、请示批转性请示（四）请示的特点请示与报告都有反映情况、提出建议的共同性，但两者比较，请示具有与报告不同的特点：1、请求性2、单一性3、预见性（五）请示的写作格式-22-请示由标题、主送机关、正文、落款和日期等部分构成。1、标题请示的标题要写明请示的问题，由事由和文种两部分组成。也可以由发文机关、事由和文种三部分组成。2、主送机关请示的主送机关只有一个。如需同时送其它机关，应用抄报形式。3、正文请示的正文包括请示缘由、请示事项和结尾三部分。-23-开头写明请示的原因、目的和依据。请示的正文主要写清请示的事项：请示什么问题，要求批准什么事项，帮助解决什么困难等。反映问题要实事求是，提出意见和建议要具体明确。结尾部分提出请示，一般用“以上请示妥否，请批示”、“如无不妥，请批转有关部门执行”等习惯用语作为结束语。4、落款和日期在正文后写上发文机关，如果是几个机关联合请示，将主要机关写在前面，并写上发文日期。-24-（六）请示的写作要求1、要一文一事。2、不要多头请示。3、不能越级请示。4、不宜将请示抄送同级或下级机关。5、语言简洁。五、批复（一）批复的概念批复是答复下级机关请示事项时所使用的公文。它是-25-各级领导机关向下级的指示性公文。它与请求相呼应，应下级机关的请示而发。如果批复的事项，具有某种程度的规定或指导性质，则这一批复也可以抄送各有关的下级单位。（二）批复的特点1、针对性2、指示性3、简要性（三）批复的写作格式-26-批复由标题、主送机关、正文、落款和日期等部分构成。1、标题一般由发文机关、事由和文种三部分构成。在事由中一般将下级机关及请示的事由和问题写进去。也有的只写事由和文种。2、主送机关即写请示的发文机关。3、正文批复的正文包括批复引语、批复意见和批复要求三部-27-分。开头的批复引语讲明批复的原因，引述来文的请示事项。批复意见是针对请示中提出的问题所作的答复和指示，要明确表态。如果同意下级的意见，要给以肯定的答复；如果不同意下级意见，要在否定的答复后，说明理由。批复要求是从上级机关的角度提出的一些补充性意见，或是表明希望。不是所有的批复都有这一内容，如确有必要，要写得简要。最后一般以“特此批复”、“此复”作为结束语。4、落款和日期-28-正文结束后签署发文机关和发文日期。（四）批复的写作要求批复的具体内容要观点明确，并针对请示中所提出的事项逐一答复，不能答非所问或只答复其中的一部分而对另一部分不予表态。此外，在公文处理时，要注意凡是下级机关的请示，都必须答复，而且必须及早答复，不能久拖不复而贻误工作。六、会议纪要（一）会议纪要的概念-29-会议纪要是一种记载和传达会议主要精神、议定事项等内容的公文。它是根据会议的宗旨，按照会议记录、会议文件材料和会议的活动情况综合加工整理而成的反映会议基本情况和主要精神的纪实性文件。（二）会议纪要的种类会议纪要一般分为以下三类：1、决议性会议纪要2、部署工作性会议纪要3、反映情况性会议纪要-30-（三）会议纪要的特点1、纪要性2、约束性3、纪实性（四）会议纪要的写作格式会议纪要一般由标题、正文和日期等部分构成。1、标题会议纪要一般由会议名称和“纪要”组成。2、正文-31-会议纪要的正文包括会议的基本情况、会议的主要精神、结尾三部分。开头先介绍会议的基本情况，包括会议的名称，召开会议的目的，会议时间和地点，参加人员，主持人，主要议程和活动，会议的效果、意义等。中间部分是会议纪要的主体，要写会议研究的问题、讨论的意见、作出的决定、提出的任务、确定的措施等。这是与会单位会后贯彻的依据。要根据会议记录，研究会议文件，了解会议内容，进行分析概括，加工整理。语言-32-要简练、准确，真实地反映会议的情况，传达出会议的精神。这一部分可以按会议研究事项或问题的顺序逐一来写，也可以把会议的内容综合概括，归纳出几个问题，分别来写。结尾一般提出希望或号召，要求贯彻会议精神，完成会议提出的工作任务。也有的在主体部分之后不再单写结尾。3、日期日期在正文之后，也可以在标题之下。-33-（五）会议纪要的写作要求1、要真实地反映出会议的情况和与会者的观点。2、要突出中心。3、要条理清楚，语言准确，使人一目了然，不产生歧义。4、重要的会议纪要，会议进行到一定阶段，即着手准备。七、函（一）函的概念函是不相隶属机关之间商洽工作，询问或答复问题所-34-使用的公文。（二）函的种类函分为公函和便函两种。1、公函2、便函（三）函的特点1、形式灵活。2、使用灵活。（四）函的写作格式-35-公函由标题、主送机关、正文、落款和日期等部分构成。1、标题公函的标题包括发文机关、事由和文种（函或复函）三部分，也可省略发文机关。2、主送机关即接受公函的机关。复函的主送机关与来函机关是一致的。3、正文来函和复函的正文写法略有不同。-36-来函是主动地向有关机关商洽、询问事情。开头交代发函的原因、目的。中间写询问或商洽的内容，要写得具体、清楚。一般一函一事。结尾提出希望，用语要得体，常用“即请复函”、“请复函为盼”等习惯用语。复函的开头类似批复，先引述来函，然后用“经研究，复函如下”过渡到下文。中间针对来函所商洽或询问的事项，作出明确的答复。结尾常用“此复”、“特此函复”结束全文，也可以不用。4、落款和日期-37-正文结束后写上发函机关名称和