aj行政事务管理规定1

行政事务管理规定第一章总则第一条：为适应公司全方位规范化的科学管理，做好公司行政事务管理工作，使之规范化、制度化，提高办公效率，制订立本规定。第二条：本规定所指行政事务包括印章管理、文件管理、档案管理、办公室管理、车辆管理等。第二章印章管理规定第一条：本规定适用的印章范围包括：公司公章、公司专用章、法人签名章和财务、会计专用章。第二条：印章的使用和管理。（一）：公司公章用于涉及公司的合同、协议、出资证明等带有实质性内容的业务材料、法律文件，须经部门主管批准并有总裁签发的授权委托书；用于介绍信等一般事务性材料，由行政事务主管报行政总监批准。（二）：公司合同专用章，主要用于签订对外投资、合资、合作经营等单项业务的协议和合同。（三）：财务专用章，须报总裁签批后用。（四）：印章要端正盖在公文末尾的生效日期中间，并要做到上下压正文，严防错盖漏盖，严禁在空白介绍信、空白信笺等空白纸张上盖章。（五）：使用印章必须登记，必须注明事由、批准人、经办人、日期等。（六）：印章必须由专人保管，用后锁进保险柜。严禁携带印章外出。如确需将印章带出，代理实施用印的人要填写代理使用印章申请单，注明代理时间和用印事由，并在交还印章时填写用印次数，必要时提供用印依据。（内附表）第三条：未经批准，擅自动用公章、印章、专用章，给公司造成声誉和利益损失的；违反公章、印章、专用章使用和保管规定，擅自携带外出发生丢失的，对于当事人给予500元以上，5000元以下的罚款，并同时给予其行政记大过以上直至除名的行政处分，并给予其主管以相应的行政处罚。印鉴使用申请表用印单位印鉴名称内容份数日期领导批示申请人第三章合同管理第一条：在签订经销商合同及购销合同时，各部门应在规定权限范围内办理合同签订手续。超越权限时，需报总裁审批同意后办理合同签订手续。第二条：凡代表公司对外签订合同、协议时，须加盖公司合同专用章。第三条：合同中合同号码、对方单位名称、负责人、标的物价格、数量、合同有效期、签约日期、履行地等项应填写完整。第四条：合同签订生效后，各部门应及时将合同文本原件送交财务部，财务部将合同书分类存档。任何部门和个人不得自行保留和销毁合同文本。第五条：对于在执行过程中需要修改、补充的合同，应重新签订补充合同，补充合同的签订仍按以上程序执行。第六条：各部门需要借阅合同时，应在财务部办理借阅登记手续，用后立即归还，不得遗失。第七条：加强合同进帐管理，对于执行中长期未收款的合同，业务部门应及时催收合同款项，保证公司业务收入的安全。第八条：经总裁办公会讨论通过的固定经销商合同文本，由拓展总监审批。合同经办人要签订经销商合同，填写合同审批表签批时，只需拓展总监签批即可。附表：合同审批表部门：年月日公司名称：签约方：合同主要内容：付款方式及金额：合同经办人部门主管财务部总裁第四章文件资料分类管理规定第一条：文件密级（一）：外来文件的密级划分。原则上外来文件的密级按原文确定的密级划分。对外来文件的批复和函件的回函等，按公司行文时确定的密级划分。（二）：公司文件资料的密级划分。1、绝密：凡涉及公司重大利益的，知情范围仅限于公司领导及公司具体职能部门的文件资料。包括：（1）、特殊外来文件资料；（2）、特殊财务资料；（3）、特殊业务资料；2、机密：凡涉及公司重大利益的，知情范围仅限于总裁指定人员的文件资料。包括：（1）、董事会内容资料；（2）、重要的办公会议资料；（3）、公司的年度工作计划、融资计划、投资计划等资料；（4）、公司的重大技术文件资料；（5）、公司人事资料；（6）、公司员工薪酬、奖金、福利等资料；（7）、公司内部财务往来及相关资料；（8）、公司各时期财政收支情况以及各项财务报表；（9）、在对外商务活动中公司的对策等。3、秘密：凡涉及公司较大利益的、知情范围仅限于具体职能部门及相关部门的文件资料。包括：（1）、对外签定的合同、协议及合同执行情况资料；（2）、绝密、机密以外的所有财务资料；（3）、绝密、机密以外的所有会议资料；（4）、公司内部管理制度。4、普通：上述三项以外的一般性文件资料。第二条：收文程序（一）：凡外来文均须公司办公室办理统一登记，加附＜＜公文处理单＞＞后，送公司主管领导阅批。（二）：由办公室按领导批示，送有关部门或人员阅办。（三）：相关人员阅办后须在阅批表上签名，并记录办理结果。（四）：交回办公室存档。第三条：发文程序（一）：凡公司外部文件一律打印成文，编制文号，由拟稿人员校对签字，并附＜＜发文稿纸＞＞。（二）：部门主管领导审签，由拟稿部门报总裁签发。（三）：办公室统一编制文号。（四）：在正式文件上盖章发文。（五）：原稿、发文稿以及正本交办公室存档。第四条：文件调用（一）：公司内部调用秘密文件，须报部门主管领导批准。调用机密或绝密文件或外单位调用机密文件，须报总裁批准。（二）：各职能部门应做好调用文件登记工作，秘密文件如需复印，须经主管领导批准，机密和绝密文件如需复印，须经总裁批准。第五条：文件传阅（一）：由办公室负责文件传阅过程的管理，并存档。（二）：所有文件统一由指定责任人传递，按顺序交有关领导及部门审批，并做好传递登记，每处文件阅毕需将文件退还责任人。文件传阅人必须注明岗位专业意见。（三）：文件传阅时间规定。1、一般文件的传阅时间每人处不得超过一天。2、急件的传阅时间每人处不得超过1小时。第六条：文件销毁程序（一）：凡销毁文件须填写＜＜文件销毁申请表＞＞，并报总裁批准。（二）：＜＜文件销毁申请表＞＞必须归档。（三）：销毁文件须由二人共同执行。第五章图书管理制度第一条：凡需购买图书的单位或个人，必须先获得本部门负责人的批准，经部门主管、总监、主管副总裁审批后方可购买。坚决杜绝先购买后审批的现象。第二条：所有新购图书都须到公司办公室登记、造册，注明购入时间、著作名称、作者姓名、出版社名称、出版年月以及价格、数量。第三条：每册图书都必须在封面、扉页和图书中间的二、三处加盖公章，以示其所有权。第四条：经验收、登记后的图书，由主管副总裁、总监签字后方可到财务部报销。第五条：凡本部门借阅、使用的工具书，由本部门妥善保管。每年办公室按图书登记造册表，对全部图书进行一次清点与核对。如果图书丢失或被盗者，按购入价格索赔。第六章档案管理规定第一条：归档范围（一）：行政与人事部门1、各种文件、通知、决议、决定以及计划和总结性文件等；2、公司各项重要活动中形成的照片、录音、录象等资料；3、企业成立批复文件、批准证书、营业执照、法人代码证书、公司章程、授权书、注册证书、年审记录、董事会决议、总裁办公会议纪要等；4、人事档案、公司管理制度等；5、公司内部刊物和宣传材料。（二）：财务部门1、报表档案；2、会计帐簿档案，包括日记帐、明细帐、总帐；3、会计凭证档案；4、验资报告及各种票据。（三）：业务部门1、技术研究档案：包括研发成果、研发数据、工作状况等档案材料。2、产品档案：包括产品设计、产品工艺、产品技术标准档案等。3、公司对外签定的合同、备忘录、协议书正本等法律文件。第二条：归档要求（一）：按档案的来源、时间、内容和形式等联系进行整理，并应保护一个年度内档案的完整和齐全，使公司整个年度的工作能得到完整的反映。（二）：纸张及文件格式符合公司文件要求。（三）：归档文件需是原件，特殊情况存复印件。（四）：案卷名应确切反映卷内文件内容，并且区分保管期限。（五）：文件材料的归档必须输移交手续。第三条：归档时间（一）：业务及行政人事档案于第二年3月底前归档。（二）：财务资料一年后归档。第四条：不归档文件材料无查考利用价值的事务性、临时性文件；上级下发或其他部门提供的仅供签阅，不需办理的文件材料；征求意见未定稿的文件；接收的一般电子传真，等等。（一）：档案保管必须确立保管期限，即永久、长期和短期三种，长期为六至三十年左右，短期为五年以下。（二）：接收档案必须认真验收，并办理交接手续。（三）：定期进行档案库的清理、核对和保管质量检查工作。（四）：档案的接受、移出、外借必须履行登记手续，借出档案须在规定时间内归还。（五）：严守保密制度，不得让与档案无关的人员随意翻阅档案。第六条：档案借阅制度（一）：公司工作人员查阅档案，须办理登记手续，并按文件管理制度报批。（二）：借阅档案时应做到按规定办理登记手续，定期归还，不得丢失，所借档案不得随意折叠、拆散和剪裁，严禁对档案随意更改、涂写，保持档案的整洁。（三）：档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者的责任。（四）：调走与辞退的人员，必须清理移交档案文件后方可办理离职手续。（五）：档案原则上不对外借阅，外单位需查阅档案资料者，须经公司主管领导批准并办理登记手续，方可借阅。第七条：档案的销毁（一）：档案要定期鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。（二）：档案鉴定工作由办公室主持，有关部门共同参加，对被鉴定的档案材料，进行逐件审查，提出存毁意见。（三）：存毁意见须报公司主管领导审批，批准后方可销毁，销毁时须有二人在场并到指定地点进行，监销人须填写销毁清册。登记的栏目有：登记的顺序号、案卷和文件标题、起止日期、案卷号、目录号、文件字号、数量以及审批意见等。第八条：办公室是公司档案管理部门，负责档案的归口管理。第七章办公室及办公设备的管理规定第一条：办公室（一）：办公时间不得擅自离岗，随意串岗，因公外出需向上级主管说明。（二）：不得在办公时间内因私会客长谈，确需会客处会客，并尽量缩短会客时间，来访客人未经允许不得带入办公区。（三）：严禁在办公室内大场喧哗、吸烟、闲聊、赌博或从事其他违法活动。（四）：使用电话时应注意文明礼貌，长话短说，尽量压低音量。（五）：会谈（会议）期间，应关闭传呼机，手提电话放在振机使用，手提电话每响一次，当事人罚款一百元。原则上不准接听电话，不准非会议人员或会议人员自由进出。（六）：保持个人卫生，保证地面及桌面清洁，文件资料摆放整齐，重要文件注意保管，每天下班后对桌面进行清理，将重要资料、物品放入柜内锁好，注意保密。（七）：爱护公司财产，包括各类办公设备，若无故损坏，视情节轻重给予相应处罚。（八）：员工上班时要注意仪容仪表。上班必须配戴工卡。第二条：大事记（一）：公司凡有需列入大事记的重要活动或重要客人来访需填写《大事记申请表》交部门主管、行政总监审批。（二）：办公室协同申请部门进行摄像、照相及文字资料等工作。（三）：大事记资料必须交办公室存档。第三条：办公设备包括：（一）：办公室的桌、椅、沙发、文件柜、保险柜等；（二）：办公通讯设备及计算机、复印机、传真机等设备；（三）：影视音响设备；（四）：其他设备。第四条：办公设备的管理措施：（一）：办公设备的登记，公司对各职能部门所使用的办公设备应有记载并造册，同时各职能部门对自己所保管和使用的办公设备应负责，加强办公设备的维护和保养。（二）：电话管理1、不得利用办公电话拨打私人长途电话；2、严禁在办公室内用电话聊天。（三）：电脑管理1、公司职员要爱护电脑，注意保养和维护，不经同意，他人不得使用。2、严禁在电脑上玩游戏，看黄色和不健康的内容；3、电脑储存的公司文件，需妥善保存，并注意保密。（四）：传真机管理1、传真机统一由办公室指定专人管理，负责公司传真的收发；2、各部门发出传真，由部门负责人或经理签字，办公室登记，传真发出后，进行编号，交办公室存档；3、各部门收传真，由办公室进行登记编号，各部门负责人签收；4、传真登记编号不能更改，办公室和各部门传真记录与传真机记录要相符，办公室每月核对收发记录，如发现没有登记的记录须及时处理。5、严禁用传真机复印材料。6、不准擅自翻阅甚至取拿传真件。7、不得传真私人资料和未经批准先行发出传真。（五）：复印机管理1、复印机由办公室指定专人管理，负责公司的复印工作。2、各部门和个人需要复印材料，必须填写复印申请单，不得擅自复印材料。3、凡复印公司文件，必须经公司领导或部门负责人批准。第五条：邮件公司所有的公发信件、邮件由办公室登记，负责寄发。第八章办公用品管理规定第一条：办公用品的分类管理（一）：普通办公用品：指公司日常使用的低值易耗品；（二）：计算机、