工作关系研习手册--第一次

遠大管理顧問股份有限公司0工作關係研習手冊第一次研習會改善人際關係的基本要訣與四階段法的提示遠大管理顧問股份有限公司1開會前提前15分鐘到達會場。應準備的事項：-名牌紙板(約12㎝×20㎝)，每名學員1張-應充份準備-深色簽字筆數支(約3人1支)-應充份準備-講師名牌(事先寫好)-工作關係卡片(JR資料Ⅰ)-應充份準備會場佈置將座位排成V形。(另備椅子1張)白板(以1m×2m者最佳)白板擦白板筆(紅、黑)訓練員的責任檢查會場佈置是否適切物品準備是否齊全卡片置桌子下白板面桌遠大管理顧問股份有限公司25分經營者代表的致詞將0-2頁的抄本送交經營主管或其代表請經營主管或其代表於開會前致詞，會對結果有好的影響，並請提醒控制時間，請其在5分鐘內結束。訓練員致詞（參照0-3頁－經營主管或其代表未致詞時用之）到此5分遠大管理顧問股份有限公司310分開會1.訓練員將姓名寫於黑板上2.相互介紹讓學員製作自己的名牌，並將之放在大家容易看到的位置訓練員的自我介紹學員的自我介紹姓名－服務單位，工作崗位－現場督導經驗年數，所管作業員人數3.如有旁聽者，則說明如下：感謝他們對本次訓練非常關心他不會參加討論不會發問和發表意見4.強調這是我們的集會請各位踴躍發言會中所討論的人事問題，請勿對外洩漏除訓練員指示外，不要做筆記徵求同意到此15分遠大管理顧問股份有限公司410分督導人員必備的五個條件※今後各次研習會上，常常用到督導人員這種稱呼，※為了方便起見，今後說到「督導人員」時，一律把它當作「管理工作人員的人」或是「指揮別人工作的人」來解釋。※由此看來，我們都是督導人員。※經驗告訴我們一般督導人員必須具備五個條件。※這條件就是：一面講述一面寫於黑板1.工作的知識2.職責的知識3.教導的技巧4.改善的技巧5.領導的技巧遠大管理顧問股份有限公司51.工作的知識這是一種我們每一個人在特定職務上必須具備的知識。例如有關材料、機械、工具、工程、工作方法、工作上必要的技術種類等的知識。每天的工作有一定的規範，需要製造新產品或改善時就需要不同的新知識。因此必須努力充實自己的工作知識。在本研習會中將不予討論。遠大管理顧問股份有限公司62.職責的知識這是一種督導人員必須熟習的有關責任與權限方面的知識，例如有關公司或者工廠的方針、協約、合同、規程、安全規則、計劃、內部各部門之關係等，從事工作所必需的知識。職責常隨公司或者工廠的不同而異，職責的知識亦隨之而不同。每一位督導人員，就必須遵照規定來執行並完成所負的職責。因此，必須明瞭他們自己所應負的責任及所有的權限。在本研習會中仍不予討論。遠大管理顧問股份有限公司73.教導的技巧這是一種能使作業員經由訓練獲得優良工作能力的技巧。具有這種技巧，將可使作業員減少浪費、成品補修以及不合格品之產生，減少意外災害，減少工具及設備的損壞。我們即使具有優良熟練的有關工作的知識和技巧，但是如果沒有良好的教導技巧，那麼就無法將自己所有的知識和技能有效地傳授給別人。這種技巧是在工作教導研習會中學習。遠大管理顧問股份有限公司84.改善的技巧這是一種對工作的細部內容加以研究、分析、簡化、決定其有利的順序，並予以重新組合的技巧。有了這種技巧，就可以使督導人員有效地利用材料、機械、及人力，督導所屬建立更好的工作方法。這種技巧將另在「工作方法」研習會中特別討論。遠大管理顧問股份有限公司95.領導的技巧這是一種改進人與人間的關係，使作業員樂於同心協力的技巧。督導人員必須透過作業員來完成其工作，如果能適切運用領導技巧，可以避免問題的發生，對於已經發生的問題也能予以適當的處理。發現在某種情況下會發生問題時，就應預先採取預防措施。在事先知道某種變化不易為人接受時，或者某種微妙變化發生於相互的生產關係上時，採用預防措施，最為適宜。一旦發生了問題，那就需要用一套有條理的方法來處理它，這方法也會得到好的效果。遠大管理顧問股份有限公司10〔強調技巧是可以由練習而獲得〕技巧是什麼呢？可以說那是正確地有效率地做事的習慣。〔舉出具體的例子說明－如游泳、開車〕督導人員並不是生來就具有這些技巧，他必須從練習而獲得。從現在起5天，每天2小時的研習會中將討論所謂「領導的技巧」這也就是處理人際關係問題的技巧。到此25分遠大管理顧問股份有限公司1110分督導人員有關工作關係的問題1.許多人認為督導人員的工作並不複雜困難，事實並不如此，因為督導人員的基本責任是管理管理的要求是提高生產量和品質要做到這點不僅只靠機器，最重要的是要靠部屬，要靠部屬的忠誠合作和努力。遠大管理顧問股份有限公司12要得到部屬的忠誠與合作，應該如何做呢？這就是本次研習會的目的。我們必須知道部屬是人，不是一部機器，當工作場所要安裝一部新機器的時候，會附有安裝操作說明書，還會有專家來說明，不僅如此，還會有說明書詳細說明維持良好運轉的方法和處理故障和損壞修理的注意事項，但是我們所轄新進的部屬，並沒有附有說明書，卻比任何機器都複雜得多。遠大管理顧問股份有限公司13當我們配有這樣的新進人員，我們將如何做呢？如果他們不能把工作做好，又將如何做呢？這些新進人員，初進公司時，是從直接主管接待他們的方式來判斷公司整體的管理水平的。－你們記得第一天進入公司的情形嗎？－我是仍然記得的。（舉例說明，並且強調從這裏可知督導人員對作業員的影響）遠大管理顧問股份有限公司142.現在讓我們從督導人員的本身來觀察：有許多督導人員在不久以前還是普通的作業員，今後仍有許多作業員會陸續地昇任督導人員，這些人之中，有些具有長時間工作的經驗，有些卻沒有。不管怎樣，有一件事是可以肯定的，那就是他們必須瞭解透過部屬來完成工作的方法。這也就說他們必須認識，祇有透過部屬的合作才能完成自己的職務。這時，不管是新的或者資深的督導人員都會面臨兩種問題，那就是：－如何獲得從無工作經驗的新進作業人員的合作。－如何獲得雖有工作經驗，但工作性質卻不相同的作業員的合作。遠大管理顧問股份有限公司15對於新任的督導人員而言，還更要面臨另兩個問題，那就是：－如何獲得在工作技術上比他強的作業員的合作。－如何獲得年資比他久的作業員的合作。為了處理這些問題，為了爭取部屬的合作，有效督導部屬，就必須培養這方面的技能，也就是必須學習領導的特殊技巧。－這種與部屬共同工作的技巧，一直就被認為是衡量督導人員好壞的標準。遠大管理顧問股份有限公司16那麼，倒底怎樣才算是良好的督導人員呢？良好的督導人員乃是使部屬能按督導人員所希望的時間和方法心甘情願地去做督導人員希望他去做的事。這裏面包含了正確的督導管理，它的根本觀念就是要使督導人員，具有獲得別人忠誠合作的能力。現在已經不是權威領導的時代了，權威領導只會引起反感－例如，上級對下級強制命令「要這樣做」時，一定會產生「什麼，我才不信你這一套哩」的心理。遠大管理顧問股份有限公司17在這研習會中，我並不是與大家研習如何處理你的工作這方面的問題，事實上，我也不夠資格。我只是和大家一起來研習一種與部屬共同工作的技巧，它是由一群有經驗的督導人員共同研究出來的。它是可以從研習中學習得到的。它可以防止許多糾紛的發生，可以使督導人員避免浪費許多時間，現在讓我們來開始說明這種技巧吧！到此35分遠大管理顧問股份有限公司1810分督導人員的責任圖1.※各位的工作場所，擔任督導工作的各級人員，有些什麼職務上的稱呼。〔擦黑板〕換句話說，工作中或有困難時各位接受那些人的指揮？設法使大家說出下列的職稱，並寫於黑板上其中應包括學員的職稱經理課長股長主任班長組長※正如前面所說的，本研習會中所說的督導人員是指管理工作人員的人或指揮別人工作的人因此，黑板上所寫的這些人可以統稱為督導人員。遠大管理顧問股份有限公司19擦黑板在黑板左邊1/3處的上方寫「督導人員」並用線框起記得在某一集會中，有一位督導人員說「我是製造電線的」，這位督導人員是不是實際自己在製造電線呢？並不是。伳是在某一單位督導許多部屬，製造電線。這也就是說，這位督導人員是透過他的部屬完成他的任務。因此我們可以說督導人員必須透過部屬完成任務督導人員必須透過部屬完成任務督導人員寫在督導人員四字的上方遠大管理顧問股份有限公司20現在請各位想想看，做為一個督導人員負有那些責任。以這個圓來表示督導人員的責任。2.各位的上級主管指派給各位的有那些責任？※當然上級一定指派我們負有提高生產的責任※除了生產以外，各位還被上級指派些什麼責任？※圓上方空白部份代表其他所有未列舉的責任※在此我們並不打算將督導人員所負責任全部舉出來將學員舉出的各種督導人員責任寫在圓內並加以劃分。注意設法誘導出，但應包含在左圖中的各項目。也要注意舉出的是責任，而不是工作督導人員必須透過部屬完成任務督導人員訓練生產品質成本安全保養遠大管理顧問股份有限公司213.※現在我們來討論完成這些責任有那些共同的事項誰可以實際地提高生產？一面講一面劃責任圖※這些小圓圈代表部屬※其他督導人員的責任，是否也有這種有部屬的情形？※督導人員的工作中，是否有不包括部屬的？※沒有吧！※任何督導人員的工作都有部屬※所以部屬是重要的，對不對？※我們可以說部屬乃是督導人員工作的中心。遠大管理顧問股份有限公司22〔指著標題，講述下列字句〕※督導人員必須透過部屬完成任務※督導人員必須經常，且與部屬共同工作。※因此為了完成這些督導人員的責任，督導人員與部屬之間必須要有某種關係。〔在督導人員與部屬之間以一條線連結〕※以這條連結線表示這種關係。※稱之為「人與人之關係」。督導人員必須透過部屬完成任務督導人員人與人的關係訓練生產品質成本安全保養部屬。。。。遠大管理顧問股份有限公司23※「人與人的關係」是指各位與部屬之間每天的關係。※「人與人的關係」的良好與否將會影響大家工作的成果。※有時這「人與人的關係」的線會彎曲。※不管是好關係，或者是壞關係，總都是關係。※人與人的關係如果良好，會導致良好的結果，如果關係不良好，所導致的結果一定不好。※督導人員如果想將自己的責任有效地達成，必須與部屬保持良好的關係，這也就是說要將這種「人與人的關係」的線，保持正直強勁而且正確。到此40分遠大管理顧問股份有限公司2410分改善人際關係的基本要訣※根據過去的經驗，成功的督導人員，為了改善人際關係，應用某些基本原則。※這些基本原則能將人與人的關係的線，保持得強勁正直而且正確。※那未改善人際關係的基本要訣有那些呢？讓我們來看看。改善人際關係的基本要訣在黑板的中央上方寫標題遠大管理顧問股份有限公司25※我們身為督導人員應經常注意幾件事就可以將人際關係〔指黑板〕保持良好狀態。1.※例如我們應該讓部屬瞭解工作是如何進行的2.※其次部屬表現良好的時候應該加以讚賞工作情形應告知寫在標題下遠大管理顧問股份有限公司263.※其次對於部屬有影響的變更應事先通知他4.※其次使部屬的能力能充份發揮※這些基本要訣，無論對誰都是很重要的，由於使用這些要訣可使人與人的關係融洽和諧。※這些基本要訣是個基礎，經由這個基礎可以支持它的上層建築物「人與人的關係」，使其不會崩潰瓦解。切身變更先通知發揮其能勵其志寫黑板寫黑板遠大管理顧問股份有限公司27〔強調〕※我們稱之為預防措施或預防藥，乃是因為它可防止糾紛的發生。※但是強化人與人之間的關係是否僅限於這裏所舉出來的呢？並不是，這些僅是其中一部份而已，還有其他許多有用的方法，這裏沒有提到。※此外，我們還要瞭解這些基本要訣在使用的時候，還要加上好的常識與判斷。換句話說它們並不是萬能丹，如果加以活用，督導人員的工作就可以更加輕鬆容易。※但是僅僅認為這些是好的東西，是毫無用處的，必須每天在自己的工作場所實際使用才有幫助。到此55分遠大管理顧問股份有限公司2810分個人圖※到現在為止常常使用部屬這個名詞，但這些部屬是否全部是相同的呢？是的，每一個部屬都是不相同的，因此我們必須以獨立性的個人善待部屬。※當然，我們沒有一個人是完全相同的。※現在，在這些部屬之中取出一個人來看看為什麼不相同，將這個人橫過黑板帶到右邊來。以獨立性的個人善待部屬寫在黑板右側1/3的上方遠大管理顧問股份有限公司29〔以這個圓表示一個部屬〕※將這個人加以仔細觀察，是什麼對這個人發